法制与标准2
强化档案行政管理，促档案事业新发展
西区档案局 吴峰梅
内容摘要：强化档案行政管理，依法治档，给档案工作的发展营造良好的氛围，创造良好的发展条件，促进档案事业的快速发展
关键词：行政管理 档案事业 发展
“十一五”期间，通过认真贯彻《四川省档案工作规范化管理办法》、《开展社会主义新农村建设档案工作示范县、乡（镇）活动的通知》等相关法律法规，档案部门采取上下联动、横向联合，以各部门业务评估为平台和契机，把档案工作列入考核内容等方式，档案事业发展环境得到显著改善，档案工作取得明显成效。从机构与组织管理、基础设施、业务建设、开发利用等方面有很大提高，整体水平显著提升，档案事业发展呈现出可喜的发展趋势。但同时也存在监督指导机制不健全，贯彻执行档案管理规章制度不力，各种门类、载体档案及一些业务档案不能齐全完整收集归档和统一管理，区县机关档案专用库房难以保证等问题。 2011年作为全省档案系统 “基础业务建设年”，笔者认为应进一步强化档案行政管理，促档案事业新发展。
一是要强化档案行政管理部门的执法主体地位。《档案法》从立法角度确立了各级档案行政管理部门在档案管理中的行政主体地位及乡镇、机关、团体、企业事业单位和其他组织应履行的法定职责。规定县级以上地方人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导；乡镇、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员应负责保管本单位的档案，对所属机构的档案工作实行监督和指导。
行政管理是根据国家法律推行政务的组织活动。而现实工作中，由于档案的最终目的是服务社会，档案行政管理部门长期以来一直定位于“档案工作不是中心工作，是服务于其他工作”，尤其现在提倡服务型机关，档案行政管理部门更是把服务发挥得淋漓尽致：以开展业务指导来提高各单位的档案工作水平，且随叫随到；指导甚至行政执法时更多的时候都是直接跟单位的档案员联系，直奔档案室而去，不好打扰领导。这自然而然就形成了“档案是档案局的事”。遇到单位领导支持“我们”档案工作且档案员素质高的，该单位档案工作水平就高，反之，单位领导对档案工作认识不到位且档案员素质不高的，该单位档案工作水平就不高。单位领导对档案工作的认识程度及档案员素质的高低就成了单位档案管理水平高低的关键因素。而这个因素不是档案行政管理部门能控制的，但为了推动档案工作，又促生了档案行政管理部门大包大揽立档单位的档案整理工作及其对所属机构的档案工作实行监督和指导工作的现象，造成恶性循环。甚至有单位领导及档案员平时不重视档案工作，培训时以单位业务工作忙没时间参加，在行政执法时发现问题，单位领导则表示“我们给点钱，请你们档案局专门给我们培训一下”。档案局更像是“提供服务”的技术机构，而不是档案监督部门。
所以我们档案部门自身首先要正确认识档案行政管理部门的职责，正确行使监督职责；其次要让立档单位认识到认真开展档案工作是他们的职责。档案行政管理部门管理对象应该是本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织这个法人（机构），对该单位的档案工作实行监督和指导，而不是直接管理该单位的档案室或档案员。
二是加大行政执法监督检查，推动档案的规范管理。《四川省档案工作规范化管理办法》是技术规范不具有法律强制性。如果立档单位不自愿提出申请，档案行政管理部门不能强制要求其达标升级。同时，档案业务指导也是技术服务，没有法律约束力，不具有强制性，当行政相对人不听指导时档案行政管理机关不得采取任何强制办法。一些单位虽然建立了档案工作但仅限于满足达到档案规范化管理三级标准。由于立档单位缺乏主观能动性，而《四川省档案工作规范化管理办法》和业务指导又不具有强制性，仅靠立档单位自愿提出申请档案工作规范化管理很难实现档案工作水平的进一步提高，所以各单位档案管理水平呈现高低不同。而《档案法》却具有法律约束力，档案行政执法监督检查也属于强制性行政行为，一个单位只要档案工作中还存在不完善的地方，档案工作水平就还需提升空间，即使该单位不自愿提出申请档案工作规范化管理，我们也可以通过《档案法》和档案行政执法监督检查来实现。
三是切实履行对档案馆的执法监督与检查法定职责。档案馆长期游离于监管之外。档案行政管理部门负有对同级档案馆和下级档案馆进行档案行政监督检查和查处档案违法案件的职能。档案馆应该也是档案行政执法的重点对象，但是在实际工作中，历来仅行政事业单位是行政执法的重点，对同级档案馆和下级档案馆档案行政执法几乎是空白。
四是完善档案行政执法体制与工作机制。档案行政管理部门是《档案法》的执法主体，然而，区县档案行政管理部门却未设置档案法规科（股），档案法制工作通常是由业务指导科兼管。由于没有档案法制机构，无专职执法人员，业务指导人员以双重身份开展工作，难免顾此失彼，许多档案违法行为不能及时发现，难以有效查处档案违法行为，影响了档案行政执法工作的有效开展。行政执法监督检查有流于形式之嫌，大大降低了执法效力。在党和国家“依法治国”和“建设法制政府”的要求下，档案部门应当以更加积极的姿态参与法制政府建设。区县档案行政管理部门应当设立档案行政执法机构，配备充实的行政执法人员，使档案行政执法工作得以有效开展。解决机构、编制、人员、经费以及管理体制、机制等方面的难题，是国家档案行政管理部门迫在眉睫的事，应从政策上给区县档案局建立法制机构以有力支持。
五是完善档案管理制度。档案管理制度不够细，可操作性差，执行不严。档案管理制度是单位实行档案工作法制化、规范化、标准化的重要手段，所以制定切合实际的、可操作的、完整的、系统的档案管理制度是《档案法》的基本要求，是规范档案工作的重要前提。所以首先要把一些业务标准细化到各项制度中，特别是进一步完善档案收集、归档制度，保证各单位形成的各种门类、载体档案完整归档。各单位承办、参与重大活动、重大事件、重要会议形成的档案资料及时采集归档。收集制度必须明确各部门的归档范围、移交文件材料的内容、移交时间、档案载体的要求、移交质量及奖惩办法等，明确各部门要主动移交文件材料并出具移交清单一式两份，由档案室和业务部门人员双方清点核对后签字，各存一份备查，以明确责任，避免推诿扯皮，档案室说业务部门没有移交业务文件，而业务科室说档案室没有说要业务文件。其次要避免公文处理过程中文件的流失，要建立规范的公文处理流程。还要避免档案借阅中的丢失，档案借阅制度不能流于形式，一定要严格执行。其次，档案管理制度不能形同虚设，要加强执行力度，确保制度落实到位。要加强对《档案法》、档案管理制度等法律法规的学习与宣传，不断强化干部职工的档案意识，逐步提高干部职工依法管档、科学用档的观念。
强化档案行政管理，依法治档，必将给档案工作的发展营造良好的氛围，创造良好的发展条件，促进档案事业的快速发展
