档案信息化建设6
基层档案现代化管理现状的调查与思考
攀枝花市西区档案局（馆） 赵兴
随着社会的现代化发展。档案现代化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来，档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案现代化是做好档案管理工作的关键。
一、基层档案现代化管理现状
随着经济建设和社会各项事业的迅速发展，社会各界对档案的认识逐步提高，档案在社会上的作用得到逐步体现，档案工作的收集、整理各个环节形成了良性循环，档案数量急剧增加，档案利用范围、利用次数不断扩大，利用者利用档案的要求高。为此，只依靠传统的手工管理方法常常跟不上档案业务量的增长速度，不能满足利用者的需要。必须有现代化工具和相应档案管理软件，才能因势利导的去做好这一工作。2001年西区档案局领全市之先在全区推广计算机管理档案，首先推行“金沙文档”管理系统；2003年根据西区机关已全部实现计算机管理档案情况，要求对本单位永久、长期保存发文进行全文信息挂接入计算机软件，同年，对机关档案室文件级目录数据进行检查和接收；2004年党政网开通后，全区机关统一使用“四川省电子文档管理系统”； 2005年7月要求各立档案单位对需要永久、长期保存的收、发文进行全文挂接。掌握了全区基本情况，作了详细分析，制定工作方案，面向基层档案室推广，达到在一定区域内有一个通用性较强软件的目的，实现资源共享，便于对档案工作的编目指导和管理。具体做法如下：
首先，确定调查对象。调查对象是列入档案进馆序列的单位和档案工作比较好、有代表性的基层档案室；其次，确定调查内容为：计算机台数、计算机应用于档案管理情况、档案条目输入量、档案设施情况等。根据上述对象和内容要求，全区有综合档案室136个，（其中76个机关事业单位、16所学校、34个社区、10个村），兼职档案员138名，有档案库房2045㎡、铁皮档案柜 239套、密集架322立方米、空调机46台、去湿机 17台、防磁柜4个、计算机58台，共保管档案107283件、2184卷。从中得出“十二五”时期：还应加强对档案现代化工作的领导，有计划、有部署的开展工作。
二、档案工作在现代化管理存在问题
档案现代化管理工作省、市档案局都制定了规划，现代化管理档案也探索了多年。但，大多数档案馆（室）的现代化管理只停留在案卷级、文件级条目的数据库上。另外，单位经济实力不同，领导重视程度不同，人的适用能力不同，从而产生了现代化管理应用在档案工作中的差异，它主要表现在现代化管理工作发展不平衡，现代化管理档案工作的程度不一；人的观念、素质和环境不同，充分发挥现代化手段在档案工作中的作用和结果不一样。就其原因：
一是单位规模大小、领导重视程度、现代化设备与现代化管理工作程度成正比。从调查情况分析：一些大的和上规模、上档次的单位，不但有一定的经济实力，有相应的人才优势，计算机已成为一个单位从计划、预算、生产流程等各个方面的管理，其中包括档案管理工作，可根据领导和各方面的需要，得心应手做好工作，提供优质服务。这样对于这些单位来说，现代化管理的作用发挥了，领导重视了，档案现代化管理工作上去了。其二，有些单位就不同，规模较小，人才相对薄弱，收发文少，档案也不多，在日常的借阅利用等工作中，手工完全可以胜任，加之档案人员掌握专业知识不够，但为了升级达标，不考虑各方面的条件有否成熟，盲目地配了计算机，表面上已输入了目录，但没有全文挂接。实际使用还是手工检索，设备本身的自身作用发挥不出来，把计算机仅仅作为显示现代化管理的一种形式，根本体现不出计算机在档案管理工作中的优势。其三，有些领导本人不具备现代化管理这方面的知识，现代化管理的思路滞后，处于原始地、封闭地管理状态，何况档案管理呢？
二是档案管理人员专业知识程度与现代化管理手段在档案工作中运用所起的作用成正比。
档案管理人员包括档案馆、档案室的每个工作人员，知识水平不一，专业程度不同， 实际年龄与接受新兴知识的能力局限，在思想观念上跟不上现代化管理步伐。究其原因，与传统的档案管理模式有着密切关系：1、档案工作流程的封闭性。由于档案馆（室）人员长期以来眼睛向内，没有面向瞬息万变的现实世界，因而，对现代化管理知识渴求也不迫切，各个环节工作与现实社会的需求存在滞后、脱节的现象。2、档案管理长期属于传统管理。传统管理为什么能长期在档案系统存在呢？这是档案管理内在因素和外界需求不合拍所至。对此，在档案工作方方面面受到影响，简举一例：如果一个单位配备的计算机，档案人员得心应手使用计算机，对文书工作与档案工作实行一体化管理，整个工作程序流畅，工作事半功倍，大大提高了工作的效率，档案的标准化和规范化程度高，真正发挥了现代化管理手段的作用，体现了一个档案人员的专业知识水平。反之就不然。
三、档案现代化管理工作应采取的措施
（一）争取领导重视，加大对档案管理现代化工作的投入，为档案现代化提供技术保证和支撑条件。一是把档案工作列入同级政府现代化发展规划；二是在人员、经费两方面得到保证。
（二）要从稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型。 要保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。其一：抓紧吸收、招聘和培养档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；其二：提高整支队伍素质着手，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习，进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；其三：建立竞争机制，克服人的隋性，充分发挥人的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；其四：建立激励机制，合理设置岗位，工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。
（三）要从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式必须从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕各级党委、政府和档案部门的工作重点、社会关注的热点和档案的需求点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。对此，开展现代化管理工作，必须抓好以下几方面工作：1、档案管理软件的选择，推广要慎重，选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。在市级区档案馆对这方面要有指导意见，做到在一定区域内， 使用软件统一。这样将减轻监督指导的难度，利于档案收集和网络化建设。另外，要考虑售后的服务，软件的巩固提高问题。选择软件是关键，服务是基础，应用是根本。2、加强基础工作，确保信息渠道的畅通。主要抓好档案馆（室）的基础工作，建立档案数据化馆（室），它包括数据库建设、各全宗档案的文件条目、专门档案条目。
