推行工程竣工技术资料归档全过程管理新方式
攀钢矿业公司 谭伯红
近年来，矿业公司陆续开工建设的重点工程项目比较多，工程竣工技术资料作为工程验收和保证今后工程项目的安全运行的重要依据，就必须保证竣工资料的完整、准确、系统、齐全、真实的记述和反映施工、竣工、验收的全过程。做到原始资料和实物相符，技术数据可靠，签字手续完备齐全。同时，又必须规范、标准，符合归档要求。目前，随着工程竣工资料验收工作的展开，通过检查发现，竣工原始资料在施工过程中出现不准确、不齐全、不规范、管理不善、丢失等问题，严重影响工程竣工资料质量，严重影响了工程竣工验收，造成公司国有资产的流失和缺失，给公司生产经营带来诸多不良影响。为确保工程竣工技术资料归档的齐全、完整和真实，我们将系统科学方法应用到重点工程竣工技术资料管理，运用系统论、信息论和控制论的科学方法，突破了原有工程竣工技术资料管理的局限，进一步揭示重点工程竣工技术资料的普遍联系和跨领域的复杂性以及管理的难点和重点，探索推广了具有矿业公司特点的重点工程竣工技术档案全过程管理的新模式。
一、推动领导抓，强化组织领导
由于工程建设资料包括工程立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等各个阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。工程资料不仅涉及施工单位、监理单位，还涉及到公司相关管理部门以及工程使用单位（小甲方）。因此，必须加强工程资料归档工作的组织领导，明确责任。
1、成立了公司和厂矿（单位）两级工程资料归档领导小组，进一步明确了公司和厂矿（单位）两级领导小组组长、副组长，以及相关部室和科室为成员单位。领导小组下设办公室负责工程项目竣工技术资料检查、指导和考核的工作。
2、明确了领导小组主要职责。第一，将工程资料归档纳入工程建设的重要内容，做到与工程建设同时安排、布置、检查与考核，定期组织召开工程资料归档会议，研究解决存在的问题；第二，领导小组成员部门负责向小甲方工程项目部移交工程前期资料；第三，对参与重点工程资料归档的档案人员比照工程技术人员进行奖励。
3、明确了小组责任。第一，未将工程资料纳入工程管理的重要内容，未与工程建设同时安排、布置和检查，追究工程管理部门责任；第二，未及时对施工单位和监理单位的工程资料的收集、形成、积累和编制进行指导、检查，未组织开展专项验收，编制达不到要求，追究档案部门责任；第三，工程前期资料交付不及时，交付不齐全追究相关部门责任。
二、推动部门抓，管理横向到边
工程项目前期资料包括立项、地勘、招投标等主要在公司工程、规划等部门，为加强这部分资料的收集和交付，进一步明确相关部门的职责。
1、将工程项目资料管理纳入工程项目建设的重要内容，做到与工程建设同时安排、布置、检查和考核。明确了工程管理部门负责向小甲方工程项目部移交工程建设的招投标文件、开工审批文件等资料，编制资料移交清单（签字并加盖部门公章），负责确认移交资料的真实、齐全和完整。督促小甲方工程项目部对应归档的工程技术资料进行专项检查。工程完工之后通知档案部门参加竣工验收，配合档案部门组织工程参建单位参加工程项目档案的专项验收。
2、将工程项目资料管理纳入档案部门的重要职责，定期对工程项目管理资料和竣工技术资料的收集、编制和交付的公司相关部门、厂矿（单位）和参建单位进行检查、指导和考核；组织对重点工程项目档案进行档案专项验收，验收合格后报请集团公司进行档案专项验收；并负责接收、整编和保存一套规范、完整的工程项目档案。
3、将工程项目前期的设计、征地、拆迁、勘察、测绘等资料的交付纳入规划发展部门的重要职责，负责工程项目开工2个月内向档案部门填报《矿业有限公司重点工程档案管理登记表》，工程管理部门配合；定期向小甲方工程项目部交付工程项目前期的设计文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘文件资料等。编制资料移交清单（签字并加盖部门公章），负责确认移交资料的真实、齐全和完整。
4、将设备随机资料和大中修资料的交付纳入设备管理部门的重要内容，负责对小甲方工程项目设备随机资料的齐全、完整和保存情况进行检查，向小甲方档案部门提供大中修设备清单、设备考察报告，设备选型、新购设备技术交流报告、技术附件审核等材料。向小甲方档案部门提供大中型设备的大中修记录、修改补充的图纸及修改说明，设备台帐、设备转让或报废记录。
5、将设备采购相关资料的交付纳入物资处的职责，要求将设备随机资料纳入设备采购合同条款，对供货单位提供的随机资料不全的，负责组织协调供货单位补齐，确保设备随机资料的齐全。负责清点设备开箱随机资料，按要求在设备随机资料移交清单上签字。
6、将安评、环评等资料交付纳入安环部的重要内容，明确了安全环保部的职责：一是负责向小甲方工程项目部移交重点工程环评（批复）、安全预评价、职业卫生评价、安全验收评价和安全专篇（批复）、劳动卫生等文件资料。编制资料移交清单（签字并加盖部门公章），负责确认移交资料的真实、齐全和完整。
7、明确了武装保卫部负责向小甲方工程项目部移交消防验收等资料。编制资料移交清单（签字并加盖部门公章），负责确认移交资料的真实、齐全和完整。
8、明确了财务部负责依据小甲方档案部门出具的资料交付合格认可证明，返还施工单位和监理单位的资料保证金。负责按照公司档案部门提供扣款事项，对施工单位和监理单位进行考核。
三、促使参建单位抓，管理纵向到底
工程项目竣工技术资料的主体主要集中在工程项目的施工单位和监理单位，为加强对施工单位和监理单位资料的收集和交付，进一步明确施工单位和监理单位的职责。
1、明确了工程施工单位的职责。一是加强对施工资料的管理、收集、编制工作，做到施工资料的形成和积累与施工进度同步。二是按照攀钢集团公司《工程竣工技术资料编制、交付和验收实施细则》要求，及时规范地向小甲方档案部门交付三套真实、齐全和完整的工程竣工技术资料。三是在工程项目竣工（竣工时间以实际竣工验收日期为准）后，施工单位必须在30 天内（其工程建安费在一千万元以上的项目可延长至45天）将经过工程质量监督部门、监理单位和使用单位审查合格的工程竣工技术资料移交工程使用单位。四是凡经审核交付的资料达不到要求的，自通知整改之日起，施工单位必须在30 天内（其工程建筑安装费在一千万元以上的项目可延长至60 天）整改完毕。五是资料员必须具备从事资料工作的职业资格。
2、明确了工程监理单位职责。一是加强对监理资料的管理、收集、编制工作，做到监理资料的形成和积累与工程建设进度同步。二是按照攀钢集团公司《工程竣工技术资料编制、交付和验收实施细则》要求，负责向小甲方交付三套真实、完整、齐全的工程监理资料。三是负责审查施工单位提交的工程竣工技术资料，并出具资料审查意见，确认资料合格后，在“工程竣工资料验收认可证明书”上签字认可。四是资料员必须具备从事资料工作的职业资格。
3、明确工程使用单位（小甲方）职责。一是小甲方工程项目部必须设立专职资料员，负责收集工程项目的立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，工程开工文件等前期资料，以及工程交工验收形成的文件资料，编制完成后向小甲方档案部门移交；二是小甲方工程项目部负责监督、检查各参建单位工程资料的形成和积累是否与工程建设进度同步，确保工程资料的真实、齐全和完整；三是小甲方工程项目部向小甲方档案部门报送工程项目图纸总目录（图号清单必须得到工程部门、施工单位和设计单位签字确认）和设备资料清单；四是小甲方工程项目部必须逐一对工程施工技术资料和监理资料进行审查，并出具审查意见，督促工程参建单位整改存在的问题；五是小甲方设备管理部门牵头负责检查、审查工程项目参建单位的设备随机资料、设备安装调试记录等交付的齐全和完整；六是小甲方档案人员负责初审和整编工程参建单位交付的工程资料（含光盘）。合格后，再由小甲方组织工程技术人员、档案人员、设备管理人员等进行复审合格后进行整编。向公司档案部门移交一套完整的工程项目资料。七是经集团公司档案管理中心验收合格后，由小甲方档案部门统一向施工单位和监理单位签认“工程竣工资料验收认可证明书”，返还资料保证金。
四、推动专业人员管，实行“五级”审查制
为改变工程项目技术资料交付的工程前期资料、施工资料和监理资料等的不全、不齐、不规范等问题，推行“五级”审查制，解决工程项目资料存在的问题。
第一级，实行工程竣工技术资料（工程有监理单位）先由监理单位先审核，并出具全面、完整的审查意见。对达不到要求的施工资料，监理单位要求施工单位进行整改，直至达到要求为止。
第二级，监理单位审查合格后，再送小甲方工程技术人员对工程技术资料进行审核，出具资料审查意见直至合格。
第三级，经监理单位和小甲方工程技术人员审查合格后，施工单位和监理单位再向小甲方档案部门进行移交。小甲方档案部门必须见到监理单位和小甲方工程技术人员分别出具的资料审查意见和整改合格的意见后，才可接收移交资料。否则，小甲方档案部门有权拒收工程竣工技术资料。
第四级，对小甲方档案部门初审合格的工程项目资料，再由小甲方组织工程技术人员、档案人员、设备管理人员等进行复审，合格后进行整编。
第五级，对小甲方编制完成工程项目档案，公司档案部门组织人员进行档案专项验收合格后，报集团公司进行档案专项验收。
通过“五级”审查制在选矿厂磁滑轮抛尾工程竣工技术归档的实际运用，彻底改变过去工程竣工技术资料交付不真实、不齐全、不完整、不规范的“四不”问题，提高该工程竣工技术资料的质量和水平，顺利通过集团公司的档案专项验收。
五、实行全方位考核，做到违规必究
为改变过去工程项目资料归档只有检查、指导，效果不好的实际，结合工程项目竣工技术资料参与的部门、单位等职责，制定出考核实施细则，将“十项”内容纳入考核事项，做到从严考核。
1、对公司部门和单位，没有达到要求一项（次），考核责任部门或责任单位500～3000元。
2、对施工单位的施工资料和监理单位的监理资料没有与工程进度同步进行，工程技术资料的形成和积累明显滞后于工程节点进度的扣5000元—20000元。
3、对施工单位未按规定时间移交，每拖延一天从竣工资料保证金中扣除1000 元，超过10 天加倍扣款，直至扣完竣工资料保证金。
4、对施工单位未在规定时间内整改完毕，每拖延一天从竣工资料保证金中扣除1000 元，超过10 天加倍扣款，直至扣完竣工资料保证金。
5、审查发现施工单位应当交付的变更材料未交，除要求施工单位补齐外，每缺一张变更材料从施工单位的竣工资料保证金中扣取300 元。
6、施工单位编制和交付归档的竣工资料经审查和整改尚未达到国家规定和公司要求，按工程监理费或工程建安费的0.12%—0.20%扣取竣工资料整改编制费用。
7、工程监理资料交付不全，缺一页或监理资料填写不达要求一项（次），从监理保证金扣取300元。
8、监理单位不审核或不认真审核施工单位的工程技术资料，施工单位因资料交付不全、达不到要求受到考核的，监理单位承担连带责任。
9、施工单位或监理单位交付的工程竣工技术资料经审核达不到要求经整改后，仍达不要求，影响工程竣工验收，要承担违约责任，资料保证金不够扣取的，将从质量保证款中扣取。
10、施工单位、监理单位从事资料的人员不具备从业资格，扣5000元。
考核实施细则制定后，通过对公司相关的工程项目竣工技术资料的同步形成、交付资料情况的检查，对违反规定的白马二期工程相关的工程小甲方、施工单位和监理单位进行经济考核。
通过实施工程项目资料归档新管理模式，确保工程项目竣工技术资料的收集和交付的齐全、完整和真实，为公司生产经营和工程建设服好务。
