机关文件材料归档范围四款原则规定,既是机关判断文件材料是否归档的价值标准,同时又赋予了机关在编制本机关文件材料归档范围的自主性和灵活性,便于各机关从实行工作出发,根据本机关具体职能活动,合理开展机关文件材料归档范围的编制工作。
《规定》对机关文件材料归档范围只是作上述四款原则上区分，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料，不仅包括非文书材料，如科技文件材料、人事文件材料等；不仅包括了纸质文件材料，而且也包括非纸质文件材料，如磁性载体文件、电子文件等。文件材料的内容及其载体差异性较大，内容也较庞杂，如果在《规定》中详细概括或全部指明机关文件材料的归档范围既不科学、也不实行，在技术处理上也存在操作的困难。因此，国家档案行政管理部门只对机关各类文件材料的归档作宏观、指导性规定。本着“先易后难，分开处理”的原则，《规定》对机关文件材料的归档范围有具体要求，对非文件和非纸质载体文件材料归档范围也提出了要求，即“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档保管期限，按国家有关规定执行”。
