本机关制定的法规政策性文件材料，例如国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这份文件属部门行政规章，具有法律效力，国家档案局不仅要将其纳入归档范围，而且在保管期限的划分上要列为永久保管。本机关召开重要会议形成的主要文件材料，例如国家档案局每年召开一次的全国档案局长馆长会议的主要文件材料，包括请示、主管领导批示、通知、名单、日程、会议主报告等文件材料要永久保管，其他文件材料定期保管。本机关重要的报告、总结，比如国家档案局就档案移交工作给中办领导的批示，国家档案局每年的工作总结等，这类报告、批示和总结都是国家档案局重要的文件材料，应永久保管。总之，把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来考虑。
根据《规定》第七条，永久保管的文书档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房产基建，土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
