摘要：人事档案是在组织人事工作管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录。它是国家档案的重要组成部分，和会计挡案、科技档案等同属专门档案性质。建国以后，人事档案一直发挥着不可替代的作用。为人事调动、人员聘用、转正定级、干部提拔、专业技术职务晋升以及离退休、养老、医疗保险手续办理等工作提供了很多便利和帮助。是发现人才、使用人才、管理人才的重要依据，在人力资源开发。人才预测和人才政策制订方面具有十分重要的作用。
关键词：人事档案；归档；分析
2009年7月，中共中央组织部下发了修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》。较之1996年下发的规定，修改了很多条款。这也是随着社会经济的发展，时代不断进步，根据新形势，新任务需要制订的法现性文件。本次修改后的规定，摒弃了旧糟粕，增加了新理念，以下就依条款之序，对两份文件做一一比较。
1第一章，总则
(1)2009版新规定（以下简称09版）第一条加入了“为维护干部的合法汉益”。这一点是对干部人事档案作用的诠释。某些时候，人事档案中的材料可以作为法律依据。
(2)09版规定所依据的法律法规较96版有所扩充。新增厂及中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔作用工作条例》。
(3)09版规定中，归档工作的原则是“真实、全面、及时、规范”。这比96版中提到的“实事求是”更进了一个层次。对档案收集归档工作提出了更高的要求。
(4)09版中增加了第四条。明确了本规定的适用范围。而96版中未提及这一点。从本条款可以看出，因为依据的法律法规不同，工作人员和管理依据不同，单位性质可以分为三大类。这三大类单位的人事档案管理工作都要参照此规定执行。
2第二章，归档范围
09版规定中所提及的归档范围，显然更具有可操作性。并且握弃了以前带有明显时代特色的文件，增加了更适应新时代发展需求的文件材料。
增加了第七条，报告个人有关事项的材料，即“领导干部个人有关事项发生变化的报告表”。
增加了第八条。考察、考核、鉴定材料，即“在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；后备干部登记表等。
在第九条审计材料中，强调了“经济责任审计结果报告”。摒弃了96版中“离任审计考核材料”。
在学历学位材料中，将各类文件材料更加细化，尤其是“毕业证书、学位证书复印件”，另外增加了出国(境)学习的材料，包括中外合作办学学习印国内外学历学位认证材料。新增了培训材料：为期两个月以上的学院培训登记表等材料。
新增了职业（任职）资格材料，这个也是顺应社会发展的需求。
在第十三条中，专业技术职务资格评审中的材料反而简化了许多。
第十四条中，增加了反映科研科研学术水平的材料。尤其是当选为院士的材料，遴选博士生导师的材料等等。比1996年规定的范围要扩大很多。
第十六条中，增加了“计算连续工龄的材料”。这一点在1996版中未提及。
第十七条中，删除了团员退团材料，但是增加了退出民主党派的材料。
第十八条，表彰奖励材料中明确了材料审批形成的级别。凡是县处级以上党政机关、人民团体等户以表彰的材料都应归档。
第十九条，涉纪涉法材料的收集范围明显扩大，涵盖面增广
第二十条，招录、聘用材料中增加了选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表等。
第二十一条，增加了公务员管理的材料：援藏、援疆、挂职锻炼登记表等。
第二十二条，辞职，辞退，罢免材料中，主要范围为公务员和部分事业单位。
第二十三条，增加了享受政府特殊津贴的材料。
第二十四条，增加了外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
增加了第二十八条、第二十九条，包括干部人事挡案报送单，人事争议仲裁裁决书，公务员申诉处理决定书，再生育子女申请表等有参考价值的材料。
在这一章中，减少的材料包括：干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材，离婚材料，因私出境(出国)审批表等。
3第三章，收集归档要求
这一章中把96版的第三章收集方法和第四章归档要求合并在一起，并且对归档材料的审核，归档的原则进一步规范，明确了什么样的材料才能归档，要求更加具体化。
(1)09版的规定中减少了原来旧的一部分，并且规定了复印件存档的具体要求：注明复印时间，并加盖公章等。
(2)时间上更加明确：形成材料后一个月放入本人档案袋，一年内整理归档。
(3)载体的变化：由原来的16K扩充到16K或A4。但是笔者认为，目前大多数单位的人事档案卷本大小都是16K，因此，只有等全部人员的档案卷本都扩充到A4后，才能统一收集A4的归档材料。
(4)明确了归档材料不规范应该如何处理：材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审批(或出具组织说明)并加盖公章。
(5)减少了96版中第二十八条，适时布置填写干部履历表，或补充表等。
4第四章，纪律和监督
本章取代了96版的“监督检查”。在这一章中，明确了干部人事档案工作人员和干部本人必须严格执行本规定，并遵守织律：明确了违反工作纪律的人员的处理。
5第五章，明确了1996年版文件的废止
纵观整个新版《干部人事档案材料收集归档规定》，对进一步加强干部人事档案材料收集归档工作，充实、完善干部人事档案内容，更好为干部人事工作服务具有重要的指导意义。本规定进一步明确了人事档案材料的收集归档范围，以及对各种材料进行归类，鉴别，审核的程序。为确保干部人事档案信息全面、真实，为公道正派的选人用人。维护干部合法权益提供了可靠依据。
