档案馆管理档案整理归档制度

档案馆管理档案整理归档制度

一、归档范围

凡是档案馆在开展相关业务管理过程中形成的，具有查考利用价值的文件材料均属档案馆管理档案归档范围，具体范围按《档案馆管理档案归档范围和保管期限表》（附后）所列条款执行。

二、归档要求

（一）归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统，应归档文件材料的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料，均应齐全、完整；与归档文件材料相关的电子文件，也应按照有关规定及时整理归档。

（二）归档的文件材料原则上应为原件，字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

（三）所有文件材料按年度归档，并遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，根据《档案馆管理档案归档范围和保管期限表》的规定，准确划分档案材料的保管期限。

三、归档时间

档案馆管理档案由档案管理科负责收集、整理、归档，在文件形成时即时整理归档，最迟于次年6月前完成并向局综合档案室移交。

四、归档文件整理

档案馆管理档案归档文件采用单件归档整理方法，同一形成年度不同保管期限的档案编一流水件号，不同年度的分开整理。

（一）编页码。没有编页码的归档文件，以“件”为单位用打码机对有效页面编连续页码，正面编于右上角，背面编于左上角。本身有正确页码或单页的归档文件不需再编页码；归档文件各部分已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。

（二）扫描。将永久、30年的无电子文本的纸质文件按要求转换成电子文件。

（三）著录。在市文档平台“文件著录”档案馆管理档案分类中著录每份归档文件的相关信息并上传电子文件，检查无误后点击“归档”生成档号等信息，完成“预归档”操作。

（四）装订。每“件”单独装订，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，定为永久和30年保管期限的文件须去除易生锈的金属物，薄的采用不锈钢钉装订，厚的采用三孔一线方法装订。

（五）打印档号标签。在市文档平台“预归档库”打印出档号标签，裁剪后粘贴于归档文件左上角空白处。

（六）装盒。将装订整理好的归档文件按档号顺序放入档案盒中。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。同年度同类归档文件装盒完毕检查无误后，在市文档平台“预归档库”中按盒打印一份“归档文件目录”分别装入相应档案盒内，然后在“编目管理”中打印“档案盒背脊标签”整齐粘贴于盒的背脊处。

（七）编制档案目录

在市文档平台“预归档库”按年度打印“归档文件目录”一式两份，在“编目管理”中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签一式一份，用于编制《档案目录》。

《档案目录》要求制作一式两份，一份用硬皮目录夹装订，一份用牛皮纸等软皮装订。同一年度不同保管期限的归档文件目录可按永久、30年、10年的顺序装订在一起，不同保管期限之间用彩色纸隔开。

（八）封装入库。在“预归档库”中选中需要封装入库的档案，对档案信息检查无误后，点击“封装入库”，档案封装入库成功后，档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。

附件：

档案馆管理档案归档范围和保管期限表