音频视频档案整理归档制度

音频视频档案整理归档制度

一、归档范围

本局在各项工作活动过程中形成的有保存价值的音频、视频材料均属音频视频档案归档范围，具体范围见《音频视频档案归档范围和保管期限表》。

二、归档要求

归档的音频或视频应真实、清晰、完整，并符合以下要求：

（一）真实原始性要求

收集的音频或视频应是用摄录设备直接摄录或由原始摄录的音频或视频通过信号或格式转换形成的音频或视频文件。

（二）文字说明要求

收集的音频或视频应具有完整准确的文字说明，包括活动的时间、地点、内容、主要人物姓名或景物名称、摄录者等要素。文字说明宜用“TXT”文件保存。

（三）信号转换和存储格式要求

属于模拟信息或不符合归档数字格式要求的音频或视频应先按以下要求转换为标准数字格式：

1、音频（MP3、WAV、FLAC、APE、OGG、MID、MIDI等）应转换为MP3或WAV文件格式，并保留原始格式。

2、视频（MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等）应转换为MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同时保存一份FLV格式便于利用。

三、归档时间

原则上，各科室负责拍摄的经办人应在活动结束后1个月内将拟好文字说明的音频视频材料移交至声像档案科，声像档案科将整理完毕的音频视频档案定期移交至本局综合档案室。

四、音频视频整理

音频或视频按“件”整理归档。音频、视频档案不管其载体形式（磁带、光盘、其他），只看内容记录形式，如既有声音又有影像的，则为视频；如只有声音无影像的，则为音频。非本局形成的电教片、宣传片，不作为档案保存，可作为音视频资料。音频、视频档案的保管期限均为永久。

（一）按内容分件。一项工作或活动所形成的音频或视频作为一件档案材料。

（二）剪辑。按一次活动为一件的原则将接收的音频或视频剪辑成相对完整的音频或视频片段文件，并按规则命名(“摄录日期•地点•活动内容•摄录者”规则命名)后存储在工作计算机中。属于模拟信息或不符合归档数字格式要求的音频或视频应先转换为标准数字格式再剪辑。

（三）著录上传。在市文档平台“文件著录”音频档案或视频档案分类中上传剪辑后的音频或视频文件，然后修改每份归档文件的基本信息，检查无误后点击“归档”生成档号等信息，完成“预归档”操作。

（四）归档存储。将“预归档”库中的音频或视频存储到移动硬盘上备份，并在“特殊载体”中按要求为备份载体编号。

（五）编制档案目录

本年度音频或视频归档完毕后，在市文档平台“预归档库”中按年度打印“音视频档案目录”一式两份，在“编目管理”模块中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签各一式一份，用于编制《音频视频档案目录》。

《音频视频档案目录》要求制作一式两份，一份用硬皮目录夹装订，一份用牛皮纸等软皮装订。《音频视频档案目录》可一年或若干年装订成一本，若干年装订在一起的，每年之间用一张彩色纸隔开。音频类与视频类档案目录要分开装订。

（六）封装入库。在“预归档库”中选中需要封装入库的档案，对档案信息检查无误后，点击“封装入库”，档案封装入库成功后，档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。

附件：

音频视频档案归档范围和保管期限表