会计档案整理归档制度

一、归档范围

本局在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体范围见《会计档案归档范围和保管期限表》。

二、归档要求

（一）应归档的会计材料应齐全完整，按报表、帐簿、凭证和其他类的形式和特点分别归档、排列。

（二）会计档案由会计人员按归档文件整理方法整理立卷、装订成册后移交局综合档案室。

    （三）实行会计电算化之后，需永久保存的年度财务报表、报告等，在打印纸质归档的同时，需将其相应电子数据上传到中山市文件与档案管理服务平台中归档保存。

三、归档时间

会计档案，在会计年度结束后，由会计人员保管二年，期满后移交局综合档案室统一保管，并办理相关移交手续。

已移交档案部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

四、归档文件整理

2014年起，会计档案采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号，不同年度的要分开整理。“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为1件。一份会计报表为1件、一本（份）账簿为1件、一册（本）凭证为1件。 “件”题名应准确概括该件会计档案的形成单位、时间、内容、文件名称。

（一）划分类别及保管期限

1.对同一年度的会计档案归档文件按报表、账簿、凭证和其他四个属类分开。

2.按《会计档案归档范围和保管期限表》对各属类的归档文件划分保管期限。

（二）排序

在同属类同年度下面按照时间顺序或重要程度排序。同属类同年度归档文件如有不同保管期限的，先排保管期限长的，后排保管期限短的；相同保管期限的按时间顺序排列。

（三）装订

每“件”单独装订，大张的文件要折叠，残破的文件要修补裱糊，定为永久保管期限的文件去除易生锈的金属物后，薄的采用不锈钢钉装订，厚的采用三孔一线方法装订。账簿、凭证，会计部门已经装订好的，保持不变。

（四）编页码

没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，背面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分已有独立正确的页码时，不用再编页码，合并计算其总页数即可。凭证类不需要编页码。编页号时采用打码机。

（五）著录上传

在市文档平台“文件著录”会计档案分类中著录每份归档文件的相关信息并上传相应电子文件，无相应电子文件的归档文件（保管期限为永久、30年,会计凭证除外）需扫描上传。检查无误后点击“归档”生成档号等信息，完成“预归档”操作。

（六）打印档号标签

在市文档平台“预归档库”中打印出档号标签，裁剪后粘贴于归档文件左上角空白处。

（七）装盒

将装订整理好的归档文件按档号顺序放入档案盒中。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。同年度同类归档文件装盒完毕检查无误后，在市文档平台“预归档库”中按盒打印一份“归档文件目录”分别装入相应档案盒内，然后在文档平台“编目管理”中打印档案盒背脊标签整齐粘贴于盒的背脊处。

（八）编制目录

在市文档平台“预归档库”中按年度打印“归档文件目录”一式两份，并在市文档平台“编目管理”中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签各一式一份，用于编制《档案目录》。

《档案目录》要求制作一式两份，一份用硬皮目录夹装订，两份用牛皮纸等软皮装订。同一年度的会计报表、账簿、凭证和其他类的档案目录可以装订在一起，各类之间用一张彩色纸隔开。

（九）封装入库

在“预归档库”中选中需要封装入库的档案，对档案信息检查无误后，点击“封装入库”，档案封装入库成功后，档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。

附件：

会计档案归档范围和保管期限表