设备档案整理归档制度

一、归档范围

凡是作为本局固定资产的重要设备，包括单价1万元以上的办公设备、拍摄设备、专业设备、档案管理系统设备及相关软件等，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料以及随机材料均属设备档案，必须由局综合档案室集中统一管理。具体范围见《设备档案归档范围和保管期限表》（附后）。

    二、归档要求

    （一）归档的设备文件材料必须完整、准确、系统。设备档案的平时收集整理归档工作由设备管理部门指定专人负责，要与设备管理进程同步进行。档案文件文字及图样的表述与设备实体一致并有成套性。

    （二）科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点，科学分类组卷，保持文件材料之间的有机联系，方便保管和利用。

    （三）卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。字迹必须清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；卷内文件按A4规格折叠取齐，图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。

    （四）形成的电子文件，应按照有关规定及时整理归档。

三、归档时间

设备验收完毕投入使用后两个月，引进设备为索赔期满后两个月，其它次年3月底以前，由设备管理部门指定专人将开箱随机文件材料以及其他相关档案材料统一收集整理归档；维修方面的文件材料，待维修结束后1个月内归档。

    四、归档文件整理

（一）组卷。以单台（套）设备为单位进行组卷。1台（套）设备可组成1卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。案卷题名主要包括设备名称和型号、文件内容特征、文件名称三部分内容。

（二）排列。文件材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料，译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。

（三）编号

1. 编页码。整卷装订的案卷，以卷为单位编连续页码；散件装订的案卷，以件为单位编制页码。编号时，只对归档文件的有效页面编页码，空白页面不编。编号位置：正面编于右下角，背面编于左下角。编页号时采用打码机。本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页码。

2. 盖档号章。整卷装订的案卷不需盖档号章。散件装订的案卷，卷内文件逐件加盖档号章，档号章位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。图纸的档号章盖于图标上方空白处。

档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。

档号章示例：

档号：设备档案大类代字、设备代号及案卷号。

序号：卷内文件的排序号

（四）扫描。将永久、长期的无电子文本的纸质文件按要求转换成电子文件。

（五）著录。在市文档平台“文件著录”设备档案分类中先著录项目信息，再著录案卷信息，最后著录编好页号的卷内文件信息并上传相应电子文件，著录完毕并检查无误后，点击“归档”生成档号等信息，以案卷为单位完成“预归档”操作。

（六）装订

在市文档平台“预归档库”中打印出“案卷封面”、“卷内文件目录”。案卷装订采用整卷装订和散件装订两种方法。

整卷装订的案卷，将案卷材料按案卷封面、卷内文件目录、文件材料、备考表的顺序排列好后，采用“三孔一线”方法装订。

散件装订的案卷，在去除每份卷内文件的易生锈金属物后，薄的文件用不锈钢钉装订，厚的文件采用“三孔一线”方法装订。散件装订的案卷封面粘贴于档案盒正表面。图纸不装订，按A4幅面折叠后依次装入档案盒内。

（七）案卷装盒

整卷装订的，将装订好的案卷按照编号顺序装入档案盒内。散件装订的，将卷内文件目录、文件材料、备考表依次装入档案盒内。

备考表排列在卷内全部文件后，或直接印制在卷盒内底面。应标明档号、互见号或提供使用过程中需要说明的问题及立卷人、检查人、立卷时间、检查时间等。

装盒完毕后，在市文档平台“预归档库”中打印档案盒背脊标签，整齐粘贴于盒的背脊处。

（八）编制档案目录

在市文档平台“预归档库”中以设备项目为单位打印“案卷目录”和“卷内文件目录”一式两份，然后在市文档平台“编目管理”中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签各一式一份，用于编制《档案目录》。

《档案目录》要求制作一式两份，一份用硬皮目录夹装订，一份用牛皮纸等软皮装订。

（九）封装入库。在“预归档库”中选中需要封装入库的档案，对档案信息检查无误后，点击“封装入库”，档案封装入库成功后，档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。

附件：

设备档案归档范围和保管期限表