文书档案整理归档制度

类目

归  档  范  围

保管

期限

对外业务工作

一、

会议

文件

1.本局党组会议、党支部会议、局长办公会议的纪要、会议记录

永久

2.本局召开工作会议、专题会议的文件材料

2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

永久

30年

3.联合召开会议的文件材料

3.1本局主办的

3.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

3.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

3.2本局协办的

3.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要的正本或复制件

3.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的正本或复制件

永久

30年

30年

10年

4.本局举办的重要庆典、仪式、纪念活动，具有影响的重大事件、重大活动以及民族、宗教活动等过程中形成的活动方案、邀请函、参加人员名单、嘉宾签名册、领导、嘉宾讲话、贺信（电）、新闻通稿等材料

永久

5.本局领导出席其他重要会议的讲话稿

5.1市以上党委、人大、政府等召开的会议

5.2上级领导机关或业务指导机关召开的工作会议

永久

30年

6.本局工作人员参加上级领导机关或业务指导机关召开的与本局职能有关的会议材料

10年

二、

规章

制度

1.本局制定的规范性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料

永久

2.本局代上级机关起草并被采用的规范性文件、专项业务文件的定稿及正本

30年

3.机关联合行文的文件材料

3.1本局主办的

3.1.1涉及规范性、重大业务建设内容的

3.1.2基础性、技术性、操作性内容的

3.2本局协办的

3.2.1涉及规范性、重大业务建设内容的

3.2.2基础性、技术性、操作性内容的

永久

30年

30年

10年

4.本局转发上级机关法规和重要业务文件

4.1本局有具体贯彻意见、要求的

4.2本局无贯彻意见的

永久

30年

5.本局形成的行政管理工作制度、业务标准规范等文件材料

永久

三、

往来

文件

1.本局的请示与上级机关的批复、批示

1.1规范性文件、重大业务问题

1.2基础性业务问题或技术性问题

永久

30年

2.本局领导向党委政府等汇报工作的文稿

30年

3.上级领导机关对本局主要职能工作的指示、批示、谈话记录

永久

4.本局在协调办理党委、政府督办事项、人大建议、政协提案形成的文件材料

4.1有上级机关领导人批示的重要督办结论

4.2人大议案、政协提案的督办情况

4.2.1本局主办的

4.2.2本局协办的

4.3一般性事项、无明确处理结果的

永久

永久

30年

10年

5.同级机关、下级机关的来函、请示与本局的复函、批复等文件材料

5.1规范性文件、重大业务问题

5.2基础性业务问题或技术性问题

5.3一般性问题或机关之间征求意见的来往函件

永久

30年

10年

6.其他机关与本局业务往来过程中形成的有特殊意义的文件材料

10年

7.上级领导机关、业务指导机关印发的关于本局主要业务的意见、规定、标准等

30年

8.下级机关报送的文件材料

8.1重大业务问题的专题报告

8.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料

30年

10年

四、

计划

总结

统计

1.本局年度和年度以上的计划、总结

永久

2.本地区、本局综合业务年报

永久

3.本局年度以下的计划、总结、统计材料

10年

4.本局各种专项工作的计划、总结、方案等

30年

5.本局重要职能活动的总结、报告

永久

6.本局一般活动的总结、报告

10年

7.本局各科室年度以上的计划、总结、统计等

10年

五、

检查

视察

调研

1.省部级以上领导以及市委、市政府主要领导检查、视察、调研本局重要工作、解决重大问题时形成的通知、方案、讲话、记录等

永久

2.市委、市政府领导一般性检查视察时形成的文件材料

30年

3.本局工作汇报材料

30年

4.本局开展专题调研活动形成的通知、统计数据、调研报告等材料

30年

六、

档案

业务

监督

指导

1.本局制定的行政审批、备案工作制度、办事指南、办理流程、承诺事项等材料

永久

2.本局在实施行政处罚、处分及行政复议等工作中形成的文件材料

2.1处理结果为警告（不含）以上的

2.2处理结果为警告的

永久

30年

3.本局与有关机关开展的执法检查活动中形成的情况汇总、通报、整改通知书等

30年

4.本局对全市各类档案馆和各镇区、市直各机关、团体、企事业单位进行工作检查时形成的通知、通报、意见、建议、讲话、备忘录

30年

七、

档案

管理

查阅

1.本局制定的应急预案以及在处理突发事件过程中形成的文件材料

永久

2.审核并接收全市各单位档案、文件及其电子文件过程中形成的

2.1往来函件、审核意见

2.2中山市档案馆档案接收登记簿及移交进库登记表（簿）、档案资料进馆接收单、可公开政府信息纸质文件接收登记簿、可公开政府信息交接单据、图书资料移交进库登记簿

30年

永久

3.档案整理、修裱、抢救、数字化等过程中形成的合同、技术标准、统计报表等材料

30年

4.档案馆库房日常管理形成的

4.1请示、批复、总结、情况汇报、统计报表

4.2中山市档案馆库房温湿度登记簿、库房安全检查记录表、档案资料消毒登记簿

30年

10年

5.对馆藏档案资料开展鉴定、销毁和统计工作相关请示、批复、总结、情况汇报、通报、统计报表、档案资料销毁登记簿

永久

6.档案史料征集工作相关计划、总结、情况汇报、鉴定意见、统计报表、收藏（捐赠）证书复印件及颁发登记簿

永久

7.档案、资料以及政府可公开信息查阅利用过程中产生的

7.1请示、汇报、总结以及年度以上的统计报表

7.2中山市档案馆档案利用登记表、档案外借登记表、密件借阅登记表、档案利用效果登记表

30年

30年

八、

档案

信息

技术

1.本局信息化建设过程中形成的各类项目建设方案、招投标文件、合同、施工文件、项目竣工验收材料

永久

2.档案科研活动形成的立项、验收材料及重要的实施材料

2.1省级（含）以上

2.2市级（含）以下

永久

30年

3.机房及各类信息化系统日常管理文件材料

3.1机房及各类信息系统管理制度、数据标准、业务流程等规范

3.2机房及各类信息系统管理工作日志、记录

30年

10年

4.本局各类信息管理系统建设、维护、推广过程中形成的材料

4.1请示、批复、通知、计划、总结、会议纪要、统计报表、可行性报告、调研报告

4.2 向上级及相关部门汇报的各种统计、报告

4.3各类系统日常维护记录、测试报告、测试记录、经验材料等

4.4各类上网信息审批表、数据迁移登记表等

30年

30年

10年

10年

5.局内计算机及相关技术设备的日常管理和维护工作有关材料

10年

九、

声像

档案

工作

1.声像档案工作发展规划、业务标准和管理制度

1.1全市范畴的

1.2本局范畴的

永久

10年

2.开展全市各类重大活动摄影、摄像和录音工作相关请示、批复、计划、总结、统计报表

30年

3、声像档案查阅移交进馆前的利用登记表、审批表

10年

十、

档案

编研

展览

1.本局大事记、组织机构沿革、基础数字汇编

永久

2.本局编印的反映本部门、本系统各方面工作情况和问题的综合简报、情况反映等

30年

3.本局编印的专题性简报、专项工作简报

10年

4.本局编印或出版的各种书籍、刊物及其定稿

永久

5.举办档案展览、陈列工作有关文件材料，包括计划、方案、预决算、文案、设计稿、讲话、总结、邀请函等

30年

6.开展市档案馆爱国主义教育基地建设和日常管理工作有关文件材料

30年

十一、

地方志

工作

1.全市地方志工作有关综合性计划、总结、调查报告、情况汇报、专题文章、统计报表等材料

永久

2.组织开展专题会议、业务培训等活动过程中形成的文件

2.1通知、议程、领导讲话

2.2有关单位的会议交流材料

30年

10年

十二、

档案

学会

工作

1.档案学会年度计划、总结、中长期工作计划

永久

2.档案学会理事会产生、换届、人事变更等文件材料

永久

3.档案学会经费及其使用情况文件材料

永久

4.档案学会举办的主要活动形成的文件材料 

30年

5.组织开展全市档案专业中级及以下资格评审工作过程中产生的通知、请示、批复、总结、汇报、名册、统计报表等材料

30年

十三、

培训

工作

本局组织举办的地区性、系统性干部培训、岗位培训、业务培训、继续教育培训以及其他专题专项培训工作形成的文件材料

30年

十四、

其他

工作

1.本局政务公开工作有关文件材料

永久

2.本局人员出国审批手续、执行日程、考察报告及其他文件材料

30年

3.本局处理人民来信来访的文件材料

3.1有领导重要批示和处理结果的

3.2其他有处理结果的

永久

30年

对内管理工作

一、

机构

编制

干部

人事

工作

1.本局内部机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料

永久

2.上级机关制发的关于本局机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料

永久

3.成立临时机构的文件

3.1经市委、市政府批准或同意、由本局牵头成立跨部门临时机构的通知

3.2本局内部开展专项工作、设立临时工作机构的通知

3.3本局参加由其他机关牵头成立的临时机构、临时组织的通知

永久

10年

10年

4.本局人事工作制度、规定、办法等文件

30年

5.本局人事任免文件

永久

6.本局关于干部职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料

永久

7.本局关于人事考核、职称评审工作文件材料

永久

8.本局干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根

永久

9.本局干部、职工名册

永久

10.本局干部、职工年度报表

永久

11.同级人事、编制部门制发的关于人事、工资、机构编制工作的规定、意见等

10年

二、

奖惩

材料

1.本局先进单位、劳动模范、先进工作者、优秀党员、先进党支部的文件材料

1.1受市级（含）以上表彰、奖励的

1.2受市级以下表彰、奖励的或本局内部表彰的

永久

30年

2.上级机关或本局对本局有关人员的处分材料

2.1受到警告（不含）以上处分的

2.2受到警告处分的

永久

30年

三、

党务

工作

1.本局党组织工作报告、总结，换届选举结果

永久

2.本局在参加上级党委统一部署开展的重要专项活动中形成的本局工作方案、报告、总结等

永久

3.本局党组织建设工作、入党发展对象的选拔、培训、考察、吸纳等工作形成的文件材料

30年

4.本局党费收缴和管理工作形成的文件材料

30年

5.本局党员名册，批准加入党组织的文件材料

永久

6.本局党员年报表

永久

7.本局组织和承办对党员的管理、培训、考察，对党员进行党性、党风、党纪教育，形成的文件材料

30年

8.本局中心组活动及党支部民主生活会会议记录、汇报材料

10年

9.本局开展机关作风建设意见、方案

30年

10.本局制定的党建责任制

30年

四、

纪检

监察

工作

1.本局纪检监察年度工作计划、总结

30年

2.本局纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

2.1处理结果为警告（不含）以上的

2.2处理结果为警告的

2.3无处理结果的

永久

30年

10年

3.对本局党员、干部进行廉政教育工作，预防渎职、失职事件发生所形成的规章制度等文件材料

30年

4.本局行政效能测评、行风评议过程中形成的材料

10年

五、

审计

工作

1.本局在效益和内部控制制度的执行过程中所形成的文件

30年

2.审计机关和本局在专项审计（包括违纪事项）、离任审计工作中形成的审计报告、情况汇报等材料

永久

六、

工会

工作

1.本局工会组织工作报告、总结，换届选举结果

永久

2.本局工会会员名册

永久

3.本局工会年度工作计划、总结

30年

4.本局工会会费收支、安排意见、通知

30年

5.本局工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件材料

永久

6.本局工会组织职工联谊活动形成的材料

10年

7.本局工会会费的收缴、管理工作形成的文件材料

30年

8.本局职工之家情况汇报、总结、验收

10年

9.本局特困职工调查报告、调查表

10年

七、

共青团

工作

1.本局共青团组织换届、改选、发展等工作形成的文件材料

永久

2.本局共青团年度工作计划、培训、开展活动等文件材料

30年

3.本局团员名册

永久

八、

妇女

计生

工作

1.本局妇女组织年度工作计划、总结

30年

2.本局计划生育工作计划、总结、报表、基本信息登记表等

30年

九、

文秘

工作

1.本局制订的机关内部管理规章制度

30年

2.本局公文处理、机要、档案等工作形成的记录本

10年

3.本局综合办文部门关于秘书、保密、档案等工作年度以上的计划、总结、统计材料

10年

十、

财务

管理

1.本局财务预算、决算报告

30年

2.本局财务工作制度、规定

30年

3.本局财务收支情况报告

永久

4.本局财务工作年度总结、财务分析报告

永久

5.上级财政部门下达、追加本局年度经费的通知

10年

十一、

固定

资产

管理

1.本局物资（办公设备及用品等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料

30年

2.本局国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料

2.1房产等价值较大的

2.2办公用品等低值易耗品

永久

10年

3.本局与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

3.1固定资产投资、数额较大、有特殊意义的

3.2一般性活动、数额较小的

永久

10年

十二、

接待

工作

1.本局接待工作计划、方案

1.1党和国家领导人对本局工作进行检查、视察的

1.2市委、市政府、市人大、市政协等领导机关对本局工作进行检查视察的接待计划、方案

1.3兄弟单位对口接待的

永久

30年

10年