数字档案馆建设实例

1 深圳数字档案馆工程建设情况

深圳数字档案馆工程于2000年5月经国家档案局批准立项，由国家档案局科研所、深圳市档案局、北京世纪科怡科技公司共同承担。同年月，在深圳召开了全国第一次数字档案馆建设研讨会；随后建立了研究开发组，并聘请有关专家担任项目顾问。2001 年3 月，该项目总体规划书通过国家档案局组织的专家评审； 2001年6 月，该项目又被列为国家计委高技术应用部门发展项目，并获经费资助。

“深圳数字档案馆工程”分三期实施，目前已完成一期工程，具体情况为：

（1）《数字档案馆总体规划书》已经通过专家评审，《第一期工程需求分析报告》、《工程实施方案》、《数字档案馆总体方案》、《数字档案馆应用需求分析报告》等综合性、指导性文件已经定稿并付诸实施。

（2）应用系统已基本成型，并完成《深圳市电子文件归档与管理办法》、《电子邮件公文归档与管理规则》、《电子文件元数据标准》等 种标准规范（征求意见稿）的起草工作。

（3）研制了数字化加工软件，建立了档案数字化加工生产线，日加工能力达5万页。现已完成数字档案馆第一期工程的扫描任务，共20个全宗160多万页纸质档案及3000多张照片档案，第二期的扫描工作也已着手进行。

（4）建立了档案局馆网站，向社会全面介绍档案工作的政策法规和规章制度，并及时公布一些开放档案目录。

（5）深圳市档案馆新馆（含数字档案馆）正在进行网络布点、布线，有关设备正在分批购置。 2002年10 月，市编办已经批复同意市档案局成立文件管理中心，副处级建制，定编9 名。文件管理中心的成立将为数字档案馆的有效运作打下良好的基础。

（6）总结阶段性研究成果，已完成《数字档案馆概论》一书的初稿。

建设深圳数字档案馆的一些体会：

1.领导重视和有关部门的支持是数字档案馆建设顺利进行的重要前提。

作为一个复杂的系统工程项目，数字档案馆不仅涉及新技术的推广应用，而且涉及到档案管理体制、管理方法、思想观念等诸多方面的创新和变革。同时，数字档案馆还是一项难度较大、创新程度较高的工作，需要必要的资金作保证。因此，领导的重视和有关部门的支持是顺利推进数字档案馆建设的重要前提。

深圳数字档案馆工程立项后，即得到国家有关领导的关怀和国家档案局、广东省档案局的高度重视。王刚主任在 2001年12 月全国档案局馆长会议的讲话中对数字档案馆的建设予以了充分肯定，要求加大工作力度，尽快取得实质性进展。国家档案局将这一工程列入了《全国档案事业发展“十五”计划》，广东省档案局将其列入了《全省档案事业发展“十五”计划》和《广东省档案信息化建设实施意见》。这些工作不仅为数字档案馆工程的开展提供了重要保障，而且为我局争取市委、市政府及有关部门的支持创造了极为有利的条件。

深圳市委、市政府也十分关心数字档案馆的建设，并给予了很大的支持。2001年8 月，市政府三届三十四次常务会议要求深圳“数字档案馆的建设应与市民中心交付使用同步完成”。广东省委常委、深圳市市长于幼军同志、深圳市政府秘书长胡爱民同志都多次过问数字档案馆建设，要求把数字档案馆纳入市民中心智能化系统一并整体考虑，并直接签批专款，启动数字档案馆建设。深圳市政府各有关部门也都积极支持和配合数字档案馆的建设。 2002年5 月该项目进一步被列入《深圳市国民经济和社会信息化“十五”规划（2001-2005）》 。文件中心应用系统也已被列为市民中心智能化工程建设项目，并要求在2003年4 月底完成。这些都为数字档案馆的顺利进行提供了重要保证。

2.实事求是，量力而行，是建设数字档案馆的重要原则。

建设数字档案馆要投入一定的资金，而且涉及部门众多，协调工作量很大，应该说是有一定难度的。但我们认为，只要根据实际情况，合理制订实施方案，数字档案馆的建设并不是很困难的。深圳市档案局在数字档案馆建设中，坚持实用、经济的原则，实事求是，量力而行，不摆花架子，不铺大摊子，按资金到位情况，选择项目优先次序，分步实施。在资金未到位时，我们重点务虚。搜集国内外相关信息，提出需求报告，并对数字档案馆运行的标准、规范进行调研。在资金逐步到位时，我们先购置一些既能服务数字档案馆，又能为社会档案工作服务的设备，争取设备不要闲置，将它们提供给学会管理的关联企业深档数码公司，使他们扩大规模，既能更好地进行馆藏档案的数字化，又能承接项目，为社会提供信息化服务。截至目前，他们已先后承接了深圳市政府办公厅、深圳市公安局、深圳市社会保险局、深圳特区报、中国人寿保险公司深圳分公司等单位的档案资料的数字化加工业务，共计300余万页，取得良好的社会和经济效益。数字档案馆的建设是个较长期的过程，只要量力而行，分步实施，不论投入资金多少，都会取得一定成效，对档案信息化建设将起到很好的推动作用。

3.加强网络建设，是数字档案馆顺畅运行的根本基础。

网络是数字档案信息资源传输、交换和共享的必要手段。只有建设先进的信息网络，才能充分发挥数字档案馆的整体效益。深圳数字档案馆的网络建设包括三个部分：一是以本局馆为服务对象的内部网，即局域网；二是以政府部门为服务对象的政务网；三是以社会大众为服务对象的公众网。内部网和政务网主要向经过授权的用户提供未公开的档案文件信息，公众网向用户提供开放的档案文件目录及有关全文信息。这三网实行物理隔离，形成三个相互独立的网络。目前，深圳市档案局馆已建立了内部局域网，并对即将搬入的市民中心新馆的网络建设进行了长远规划。整个新馆布信息点1645 个，是深圳市民中心布点最多的单位；所铺设的光纤可连接内网、政务网、互联网、保密网等。政务网和公众网这两个网络的建设在深圳市政府的规划和领导下，发展也十分迅速。深圳市政府已构筑了连接 80多个市直机关和 6个区的光纤网络，并已开始试运行。三网的建立，为数字档案馆提供了重要基础，也为满足不同层次的利用需要确定了物质保障。

4.拓展和扩充信息资源建设，是数字档案馆建设的核心。

信息资源是国民经济和社会发展的战略资源，它的开发和利用是信息化体系的核心内容，是衡量国家信息化水平的一个重要标志。档案信息资源由于其特殊性，在整个信息资源中具有不可替代的作用。按照深圳市的信息化建设规划，深圳市数字档案馆要建成为全市的一个中心数据库，因此，我们在数字档案馆建设中，把资源建设作为核心任务来抓。

与传统档案馆比较，数字档案馆的信息资源更加丰富多彩，不仅涵盖了传统档案馆的馆藏档案信息资源，而且采集范围进一步扩大到各种组织和个人形成的现行、半现行文件、具有档案性质的各种资料等等。我们主要从以下三方面加强数字档案馆的信息资源建设：

（1）做好进馆档案的数字化工作。

我们研制开发了适用于档案扫描的专用软件，并于 2001年6 月在深圳市档案学会下成立了深档数码公司，由其负责馆藏档案的数字化工作。在这项工作中，我们首先扫描重要的且利用频率较高的档案，这样能够保证数字档案馆投入运行后有着较好的使用效果。

（2）在线或离线接收文件管理中心和有关立档单位的电子文件和电子档案。

为及时把非涉密的档案文件向社会提供利用，数字档案馆与文件管理中心和档案进馆单位联网，在线接收各种类型的电子档案文件。对未联网的档案进馆单位，则通过报盘离线接收的方式，丰富数字档案馆的信息资源。

（3）积极采集未列入进馆范围的档案信息资源。

除了上述档案之外，各种具有档案性质的专题信息资源库、未列入进馆范围的专门档案也是数字档案馆的重要采集内容。例如，通过网络在线采集或链接各种关系国计民生、与群众生活密切相关的专题资源库；大力征集公证档案、婚姻档案、老将军书画档案等，并将其数字化后上网提供利用。

5.加强标准规范建设，保证资源共享，是数字档案馆建设的前提和先导。

数字档案资源形式多样，加之信息技术的发展又日新月异，因此，在建设信息资源库的过程中，标准规范的建设极其重要，它不仅直接影响到资源库的制作质量和查询效果，而且是数字档案资源能否长期保存、进行交换和安全使用的关键。

为避免走弯路，我们在建设深圳数字档案馆标准规范时主要遵循以下原则：一是积极借鉴国内外先进的研究成果。例如美国、澳大利亚、加拿大、新加坡等国家在数字档案馆和电子文件管理方面研究较早，对于它们的标准规范，我们结合实际情况予以改造，大胆借鉴。二是优先采用相关的国际标准。数字档案馆的建设目标是实现资源共享，因此要充分考虑国家间信息化水平的互相接轨，对一些相关的国际标准优先采用，如标准通用置标语言、可扩展置标语言等等。三是结合实际需要制订一些新的标准规范。数字档案馆的研究在我国还刚刚起步，这方面的标准规范还很不完善。国家档案局也要求我们通过建设数字档案馆，为国家出台这方面的标准规范作一些探索。根据国家档案局的指示和数字档案馆建设的实际需要，我们按照分别轻重缓急的原则，先后起草制订了 8项标准规范。

6.严格缜密的安全系统建设，是数字档案馆安全运行的保障。

网络安全目前已成为世界各国在信息化建设过程中十分关注的一个问题。据了解，网上黑客攻击事件每年以 10倍的速度增长，平均每20秒就发生一次攻击事件；网络病毒 10多年来以几何级数增长，每10天就出现一种有代表性的病毒；机密信息流失与信息间谍潜入案件每年以30% 的速度增加，大约有14%的部门曾出现过网上失窃和泄密事件。档案是一种重要的信息资源，而且许多带有一定的机密性，因此加强安全建设，是数字档案馆安全运行的重要保障。深圳市委、市政府也多次指出，一定要采取过硬的措施，保证数字档案馆的安全，绝对不能造成泄密。根据这些指示，深圳数字档案馆加大了保密措施的力度。一是实行内部网、政务网、公众网三网隔离，未公开的档案信息只放在内部网和政务网上，从物理上保证数字档案馆的安全；二是制定全面系统的管理制度，从组织领导、系统建设、信息上网审批、访问权限控制、密码管理、涉密载体的保管、网络维护、检查监督、奖励惩罚等多个方面，做出具体规定，进行网络管理和运转秩序的规范。其次，多技术并用，确保档案信息防护安全可靠。充分利用防火墙技术、计算机病毒防治技术、访问控制技术、加密技术、数字水印技术等，阻止非法用户的入侵、计算机病毒的破坏和网络黑客的攻击。通过上述措施，保证了数字档案信息资源和网络运行的安全，有效地做到“进得去、防得住、调得出、用得好”。

7.快捷、方便和充分满足广大群众对档案信息的利用需求，是数字档案馆建设的根本目的。

满足群众需求既是档案工作的出发点，又是档案工作的目的。建设数字档案馆，就是为了更好地为社会服务，进一步提升档案馆的服务质量和服务水平，这是档案工作贯彻落实“三个代表”重要思想的一个具体措施。

社会各界要求档案服务工作迅速快捷、方便周到、充分全面，在数字档案馆建设中，充分运用各种现代化技术，在服务手段上，加强智能化、自动化的检索，简化操作手续，进一步提高档案信息的查全率、查准率和查询速度；在服务方式上，打破传统档案利用的单一模式，利用者可以通过网络、电话等现代化工具，在任何地方、任何时候查询数字档案馆的信息资源；在服务内容上，突破传统档案馆馆藏的限制，向利用者提供历史的和现行的、馆内的和馆外的、开放的和未开放的（当然，这需要一定的身份确认、申请等过程）等各种档案资源，使数字档案馆真正成为社会各界了解党和国家方针、政策的窗口，成为社会各界查询信息的中心数据库。

8.培养一支懂得现代化、信息化知识的干部队伍，是数字档案馆建设的必然结果。

信息化人才对档案信息化建设的发展有着决定性影响。由于数字档案馆是一个新兴事物，所需的各种人才还十分缺乏。为此，深圳市档案馆把建设数字档案馆的过程作为锻炼队伍、培养人才的过程，通过各种方式，培养一支懂得现代化、信息化知识的干部队伍。一是建立培训中心，加强全市档案工作人员的计算机、数字档案馆方面的培训。二是邀请有关专家学者讲学、作报告，组织人员出去参观、学习，加快档案工作人员的知识更新。三是大力引进智力资源和加强合作，充分利用社会力量开展数字档案馆的有关工作，这样一方面保证了数字档案馆建设的顺利进行，另一方面，带动和促进了干部整体业务素质的提高。

2 青岛市数字档案馆建设构想与实践

1.数字档案馆建设项目的提出

青岛市数字档案馆建设项目是根据青岛市信息化建设总体进程和档案事业发展客观要求提出来的。青岛作为我国经济较发达的沿海开放城市，国民经济获得持续快速健康发展，综合经济实力显著增强，信息产业迅猛兴起，网络信息技术在政府行政管理、社会公共服务、企业生产经营等领域得到广泛应用，广电网、电信网、计算机网“三网”逐步融合，覆盖全市的宽带网正在建设当中，一批规模较大、特色鲜明的网站脱颖而出。全社会的信息化建设有力地推动了档案信息化建设的发展。从上个世纪九十年代初，青岛市档案馆便着手档案现代化管理和档案信息化建设，经过十年的努力，在基础设施建设、软件开发应用、档案信息化管理和人才培养等方面取得了较大进步。1996年青岛市档案馆投资100万元建设《青岛市档案馆计算机管理信息系统》，以目录数据作为主要管理对象，到2000年底，已经完成了馆藏档案案卷级目录、文件级目录、人名索引、大事记等资源数据库建设，输入各种目录数据270万条，在档案利用中发挥了重要作用。同时，在信息化建设过程中，也培养了一批档案信息技术管理人才。为了促进档案信息化建设向更高层次迈进，在此基础上，我们提出了建设数字档案馆工程，得到青岛市委、市政府及有关部门的重视和支持，列入了《青岛市信息化建设和信息产业发展“十五”规划》和《青岛市国民经济和社会发展第十个五年计划纲要》，与此同时，国家档案局也把青岛列为档案信息化建设试点城市之一。

2.数字档案馆建设进展情况

2001年，青岛市档案馆按照数字档案馆建设要求，首先进行了详细的调研论证，基本弄清了数字档案馆的基本内涵、应达到的主要目标、工程的各个组成部分及功能设计、建设数字档案馆的方法步骤等。为了稳妥起见，青岛市档案馆还请国家档案局和青岛市有关部门组织专家进行多次评估论证，并组织参观学习外省市档案数字化、信息化建设经验，进一步明确了目标，开阔了视野。

鉴于该工程技术含量较高，青岛市档案馆与软件公司合作研制开发相关的软件，共同论证硬件设施的配置，并很快取得实质性进展，包括电子档案信息接收、多媒体信息采集处理、纸质档案数字化、档案信息网站及办公自动化在内的十二个子系统的研制开发已到了最后阶段，少部分子系统已投入试运行。

2001年以来，青岛市财政分两次拨付青岛市档案馆数字档案馆工程专项资金400余万元，数字档案馆工程主要设备都已基本到位，并逐步投入使用，主要包括服务器 8台、光盘镜像服务器 1台、交换机 8台、缩微胶片数字化设备1套、视频音频信息采集设备1套、数码摄像机3台、数码照相机 3台、计算机 90台、扫描仪20 台，以及相关的编辑、喷绘、光盘刻录等设备，改造装修了计算机中心、信息处理工作间、扫描工作间、喷绘工作间等，馆藏档案数字化已进入实施阶段，电子文件归档、接收正在试点，多媒体信息采集已大规模展开，青岛档案信息网已正式开通，有关部门专门为该馆铺设了连接市委、市政府计算机中心及国际互联网的光缆。这一切，为青岛市数字档案馆建设奠定了有利的基础。

3.数字档案馆建设基本构想

青岛市数字档案馆建设主要包括三大目标：

（1）构建起一个包括各类软硬件设施在内的数字化设备体系。这个体系的构建没有绝对的标准，从实际情况出发，主要配备了这样一些设备：一是包括各类扫描仪、微胶片转换仪、数码摄像机、数码照相机、视频音频信息采集、网络信息采集等一系列数字档案信息采集设备；二是包括服务器、光盘镜像服务器、磁盘阵列柜、磁带机、光盘刻录机等档案信息存储、备份设备；三是包括各类计算机、投影仪、多媒体信息编辑、播放等信息处理和应用设备；四是包括局域网、政府网、国际互联网三网并存的网络传输设备等。

（2）构建起若干个档案信息资源数据库。青岛市数字档案馆工程目前主要构建了四个大型数据库：一是档案目录数据库，档案目录信息原本附着在全文信息之中，但以其功能的特殊性，有必要建立专门的目录数据库，包括馆藏档案目录数据和未进馆的档案目录数据。建立目录数据库，既是数字档案信息管理的需要，又是形成区域档案目录中心，满足用户查询的需要。二是档案全文数据库。这是数字档案馆建设最大的工程，它既包括将馆藏现有档案数字化，也包括接收各单位源源不断形成的电子文件和信息。从形式上看，既包括各种文本文件，也包括各种图像文件、图形文件和各种数据文件。对于这样一个大工程，不可能在短期内完成，我们计划用十年左右的时间，通过扫描、转换，完成馆藏重点档案文献约600万页的数字化任务，同时接收各机关形成的电子文件，并通过网络接收各种有价值的信息。三是照片档案数据库，青岛市档案馆保存数万张各个历史时期的照片，并且仍在源源不断收集进馆，鉴于它的规模以及数字化过程中特殊的采集、存储方式，需要建立专门的数据库。四是多媒体档案信息数据库。2001年以来，青岛市档案馆加大了音像档案的收集、拍摄进度，除了接收各单位移交的音像档案外，直接参与全市重大活动、重大项目、重大事件的拍摄工作，2002年又实施“城市记忆工程”，拟将青岛市的基本面貌拍摄一遍，为后人留下宝贵的反映城市历史面貌的音像档案资料。

与此同时，每天接收青岛电视新闻及部分专题节目，形成数量庞大的多媒体档案信息，建立多媒体档案信息数据库就必然提到日程上来了。至于究竟应建多少个数据库，青岛市档案馆坚持一切从实际出发的基本原则，不片面追求数量。

（3）构建起一整套数字档案信息采集、存储、加工、传输、利用系统。建设数字档案馆，并不是将馆藏档案数字化就完成任务了，还要建立起一套完整的数字化体系。例如，各进馆单位在各项工作活动中形成的数字档案信息，我们不能让其转成纸质档案接收进馆，然后再搞数字化，必须有一套数字档案信息采集系统；又如，我们不能将数字化档案信息还原成纸质的再去整理鉴定、著录标引，而应直接面对数字档案进行整理鉴定和著录标引；从利用角度看，不论是搞展览、搞史料汇编、出画册，还是通过媒体公布档案、网上发布等，面对数字化档案信息，都必须能直接进行编辑、加工、制作和发布，利用者也可以通过各种网络，直接查询、利用所需的档案信息。按照这一要求，青岛市数字档案馆工程构建了从档案信息采集、加工到开发利用共12个管理系统，建成后将给档案馆的整个运作机制带来全新的变化。

4.数字档案馆建设的几点体会

（1）增强数字档案馆建设的紧迫感和责任感。

尽管目前对数字档案馆的基本概念还有若干不同的解释，但这并不影响数字档案馆建设的实施如果指望把一切都弄得很清楚再去动手，我们就会落后于社会发展，或者说如果不动起来，我们可能永远得不出正确的认识，实际上，不论对数字档案馆的概念如何阐释，都离不开将档案资源数字化，都要配备相应的数字化设施，都要构建一套便于数字档案信息采集、处理、存储、传输、利用的管理系统。数字图书馆的建设，已经为我们提供了一些可资借鉴的经验，鉴于数字化技术在一些发达地区已广泛运用，如果我们不能尽快将数字档案馆建设提上日程，必然造成大量数字档案信息资源的浪费，同时也不能满足观代社会快速、便捷利用档案资源的要求。因此，从本地区经济和科学技术发展现状出发，从档案工作自身发展需要出发，加快数字档案馆建设是势所必然的。

（2）统筹规划，渐次推进。

所谓统筹规划，既包括全国范围内对数字档案馆建设的统筹规划，也包括一个特定的数字档案馆在建设过程中统筹规划。作为中国这样一个大国，不可能也没有必要建立一个包揽全国档案资源的巨大的数字档案馆，那么对全国数字档案馆建设的统筹规划，很大程度上是为了防建设过程中的浪费，少走弯路，有序发展。对于一个具体的数字档案馆建设而言，也需要统筹规划，例如必须保证所配置的设备与数字档案馆发展总目标或阶段性目标相配套，必须保证馆藏档案资源与尚未进馆的档案资源在数字化标准上的一致性等等。数字档案馆建设不是一朝一夕能建成的，必须在统筹规划的基础上渐次推进，譬如我们可以先确定档案数字化的有关标准，先搞档案的数字化，然后再构建数字档案馆，也不妨先从进馆单位做起，使之形成的电子文件按规定的标准先行归档，将来适时地接收进数字档案馆之中等等。

（3）配备一支与数字档案馆建设相适应的人才队伍。

数字档案馆与传统的档案馆既有不可分割的联系，又有质的区别，因此要建设数字档案馆，必须进行思想观念、管理机制、工作方法、技术手段的全面更新，必须有一支与之相适应的人才队伍。所谓人才队伍，既包括懂数字信息技术的工程技术人员，也包括能够把握数字档案馆发展方向和建设目标的管理人员，还包括能熟练操作数字技术设备，从事数字档案信息采集、存储、加工、传输的专门工作人员。要建设一支有不同层次、不同类型人才的队伍，在各档案馆人员基本饱和的情况下，除了适当引进少量工程技术人员外，更重要的是加强对现职专业人员的教育和培训，同时广泛借用社会力量来推进数字档案馆建设，也不失为加快数字档案馆建设有效途径。