数字档案馆的规划与设计
数字档案馆建设是一项庞大复杂的系统工程，建设周期长，技术难度大，必须先做科学的规划与设计，并组织相关专家学者对规划与设计方案进行充分论证，才能保证工程顺利进行，少走弯路。
数字档案馆的规划主要包括预期达到的总体目标，分阶段实施的步骤、安排，建设的经费投入预算，需要配置的主要设备，管理系统的功能设计，风险评估等。
1 与地方或部门信息化建设同步发展
数字档案馆的规划和建设必须与地方或部门信息化建设同步发展。档案工作是一项服务性很强的工作，档案信息化建设如果滞后于地方或部门的相关信息化工作，将影响整体信息化建设，同样，档案信息化建设也没有必要超前发展。数字档案馆建设是档案信息化建设中综合性强、难度大的工作，必须在地方或部门信息化发展到一定阶段，才能有建设数字档案馆的需求，才能启动这项工作，如果时机选择不恰当，档案工作将非常被动或造成极大的浪费。
2 硬件配置
硬件配置应根据数字档案馆建设的需要先进行预算，再根据建设的进展和需要分期购置，在建设工期比较长的情况下，不能把所有的硬件设备都一次配备到位，因为计算机设备更新换代非常快，先行购置而闲置不用，将会造成极大的浪费。
数字档案馆硬件主要包括终端设备（微机）、处理设备（服务器）、存储设备（磁盘阵列、大容量硬盘、光盘等）、网络设备（交换机、路由器、网卡、网线等）、数字化设备（各种扫描仪、数码摄像机等）、其他（如打印机、刻录机、视频音频信息采集编辑设备等）。
3 网络设计
网络及其相关计算机设备是数字档案馆运行的基础，和传统档案馆的库房、装具等设施类似，在数字档案馆的总体规划设计和硬件投人中，占有相当大的份量。从便于管理和安全等方面考虑，数字档案馆的网络设计宜采取“三网一库”的形式。三网分别是档案馆局域网、地方（或部门）政务网和公众网（国际互联网），一库是保存档案资源的大型数据库。档案馆局域网是数字档案馆的核心网，负责数字档案馆档案的导入、存储、管理、检索、利用等，在数字档案馆建设初期，档案馆馆局域网的网络功能并不需要非常强大，重点是单机功能，能保证档案的有效管理和运行。地方（或部门）政务网是档案馆和地方政府以及各立档单位链接和联系的纽带，应具备档案的接收、利用查询、档案局馆的电子政务办公等功能，该网络的硬件设施由地方政府或有关行业主管部门负责投资和建设，而软件功能的设计和运行则由档案局馆负责，政务网是各级档案局馆通过网络行使档案管理职能的主要渠道。公众网是数字档案馆与社会公众联系和沟通的桥梁，通过档案网站等形式开展档案利用服务、宣传档案工作，也可以通过公众网捕获重要数字信息资源，作为资料丰富数字档案馆馆藏。为保证数字档案馆运行中的安全保密，三网应物理隔离。
4 数字档案馆功能设计
数字档案馆的功能设计在数字档案馆建设中占有非常重要的地位，可以说，数字档案馆建设成功与否，建成后运行是否达到要求，主要取决于其功能设计是否科学可行。数字档案馆的硬件设施不需要一步到位，可以根据需要和经费投入情况逐步配置。而数字档案馆的功能设计一旦确定，将在相当长的时间内决定数字档案馆的运行质量，而且轻易是不能改变的。功能设计是数字档案馆建设的灵魂。
数字档案馆的功能设计需把握几个原则：
第一，系统性要强、整体性要好。数字档案馆要实现的功能很多，包含许多子系统，应正确划分各子系统，确定各子系统之间的界限和相互联系。由于部分子系统是分阶段实施的，还应该注意它们之间的衔接关系。数字档案馆的功能设计应采用系统工程的原理与方法。
第二，灵活性要强、开放性要好。由于信息技术的飞速发展，数字档案馆建设过程中和运行后，数字档案的种类和数量以及管理技术方法都在不断变化，这就要求数字档案馆的功能设计能够适应可能发生的变化，系统应具备兼容性强、开放性好的特点。
第三，正确处理先进与实用的关系。数字档案馆的功能实现需要采用先进的技术手段，但并不是越先进越好，应尽量采用成熟稳定的技术方法，多在功能设计上下功夫。
数字档案馆应具备传统档案馆的“收、管、用”三大基本功能和系统维护功能。
1.档案接收
数字档案馆负责各类数字档案的接收、采集，主要包括三个方面内容：归档电子文件的接收、传统档案数字化、公众网数字信息采集。
归档电子文件的接收是数字档案馆接收功能中最重要的，也是实现技术难度最大的一项基本功能。要实现该项功能，除了采用先进的技术手段外，还需要提前对本地区、本部门目前已经形成的归档电子文件和将要形成的归档电子文件的种类、管理方式等有一个全面、系统的调查了解，才能为程序设计人员提供科学的、详细的接收要求。归档电子文件的接收应尽可能采用“打包”的方式，电子文件元数据同时接收，以保证归档电子文件真实、完整。
传统档案数字化功能的实现，目前技术上已成熟可靠，主要是解决资金、人员问题。档案数字化的设备投入应视现实需要来安排，摊子不宜铺得太大，中小型数字档案馆建设不一定要完全靠自身开展数字化工作，可以依靠大型档案馆的设备、技术、人员来进行数字化加工。
公众网数字信息的采集也是一项重要的功能，通过网络在线采集现有的各种信息资源库如国土信息资源、人口统计信息资源，采集各网站的网页、历史照片、重要新闻报道、统计数据、重大历史事件的声像资源等信息，作为数字档案馆馆藏资料保存。
2.档案管理
档案管理功能主要负责对接收的各种类型数字档案进行整理、分类、管理，使大量无序的信息有序化。主要包括：数字档案标准化、元数据著录、多媒体档案标引、目录管理、档案鉴定、档案迁移、报表打印、信息统计等。
数字档案标准化是对接收来的符合或通过转换使其符合一定规范如电子文件元数据标准、数据交换标准、文件的语言格式、数据交换的物理存储介质标准和数据交换的逻辑格式标准，其数字信息及其元数据，根据采集时所带的目录信息，采取一定的分类方案，将这些数据有序地存储到系统中。
元数据著录是对采集来的数字档案信息进行内容、结构、背景信息等相应项目的元数据进行检查和缺项补著录，建立元数据库。
目录管理是档案管理功能的核心，对数字档案的管理实际上都是通过目录管理来实现的，通过目录挂接原文信息，来实现对整个数字档案资源的有序管理。
档案鉴定是对数字档案进行批量的内容鉴定和技术鉴定。是计算机辅助人工完成鉴定的部分工作。内容鉴定是根据档案开发所必须具备的条件，档案价值判定、保管期限划分的标准，档案真伪鉴别的主要依据等要素，同档案文件的来源、类别、责任人、形成时间、存储介质等众多信息相结合，制订鉴定规则，利用计算机的智能技术，建立起专家智能鉴定系统，进行档案信息的批量辅助鉴定。在此基础上再由专家对辅助鉴定的档案信息进行直接鉴定，予以确认。技术鉴定是对电子文件各方面的技术状况进行全面检查，包括文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体状况的检测。
档案迁移是数字档案管理的一项特殊要求，是为了解决数字档案长期保存和外部软硬件环境变化而采取的一项技术手段，目的是使数字档案能与外部软硬件环境相适应，从而保持数字档案的长期可读。主要包括档案信息资源变更登记、资源变更受理、迁出、迁入等功能。
3.档案利用
档案利用是通过网络向用户提供利用服务，可以使具备上网条件的用户在任何地点、时间得到权限许可的档案信息，真正实现数字档案信息资源的共享。功能主要包括档案信息开发、综合智能查询、网站信息发布、光盘发布等。档案信息开发是进行档案信息的编研规范化和素材编辑。综合智能查询是可提供馆藏数字档案的文档、图形图像、语音资源、视频资源的查询阅览及虚拟演播等服务。网站信息发布能够将馆藏数字档案相关信息通过互联网进行发布，提供对外服务。光盘发布是通过光盘刻录等形式提供利用。
4.系统维护
系统维护主要从保证数字档案馆系统安全运行方面考虑，从物理安全、信息资源安全和安全保密管理等几个方面着手。
第一，数据转移、备份恢复。数字档案馆采用三网物理隔离的方式保证系统安全，因而无法直接进行网络连接，产生了信息隔膜，需要通过系统的导入／导出功能进行数据转移；数字档案馆的重要设备、系统软件、所有数字档案数据等都需要备份，服务器宜采用镜像备份，档案数据应采用光盘等载体进行异地备份。软件备份利用关系数据库自身提供的功能，对元数据和存储文件的对象数据库进行备份恢复。
第二，病毒防范。采用先进的防病毒软件适时对服务器和客户端查毒、杀毒，随时进行软件升级，并建立严格的防病毒管理制度。
第三，身份鉴别、访问控制。身份鉴别和访问控制主要通过设置口令、密钥，安装智能卡，通过指纹、声音、视网膜等完成。凡是进行系统执行操作、档案网上移交、档案信息检索利用等都要进行身份鉴别和访问控制。
第四，信息加密和完整性校验。信息加密主要指信息传输加密，防止移交／接收档案时，发生窃听、泄漏、篡改或破坏等情况，加密方式通常有链路加密、网络层加密、应用层加密等。数字档案馆的信息存储一般不宜采取加密措施，防止因加密本身对档案的真实、完整造成损害，应尽量采用其他方式来保证档案的安全。信息完整性校验是采取适当技术手段如数字水印技术等防止档案被非法篡改、插入和删除。
