数字档案馆的定位与内涵

数字档案馆建设是一项全新的事业，从提出数字档案馆的设想，到理论和概念的探讨，再到在部分省市档案馆付诸试点实施，不过三、四年时间；数字档案馆建设又是一个复杂的系统工程，投入多、难度大、周期长。必须准确把握数字档案馆的定位和内涵，才能少走弯路，减少浪费。

1 数字档案馆认识沿革

数字档案馆虽然诞生的时间较短，由于其地位重要，对档案事业发展影响巨大，因此，关注和探讨其发展方向的研究很多。对数字档案馆的认识大体经历的三个阶段。最初是受数字化图书馆建设的启发，提出建设数字化档案馆的设想；其次是借鉴国外的建设经验和研究成果，在理论上或概念上进行虚拟档案馆或网络档案馆建设的探讨；最后根据国家和社会信息化发展对档案工作的要求，进行数字档案馆试点建设。

1.数字化档案馆提出的背景

20世纪90年代中期，随着数字化技术和网络技术的迅速发展和成熟应用，国内外兴起了建设数字化图书馆的热潮。图书和档案都是信息资源的重要组成部分，在信息管理方面有许多相通之处，由此，到了20世纪90年代末期，我国档案部门受建设数字化图书馆的启发，提出了建设数字化档案馆的设想。数字化档案馆建设的主要内容是将馆藏纸质、照片、音像等载体档案数字化，为信息社会提供数字化的档案信息资源，目的是实现档案的快速检索查询、信息资源社会共享。由于受技术、经费以及需求等因素的影响和制约，档案部门大规模开展数字化工作是2001 年以后才开始的。

2.国外数字档案馆研究和建设成果

国外档案部门在研究和关注信息技术对档案管理的影响方面起步较早，从20世纪90 年代初就开始从理论和概念上对数字档案馆进行研究和探讨，主要是对虚拟档案馆和网络档案馆等建立的可行性和作用等进行探讨， 1996年在中国北京召开的第十三届国际档案大会上，对虚拟档案馆和网络档案馆研究的关注已成为大会的主题之一。国外以美国、英国等国家为代表，数字档案馆建设不仅研究、起步较早，而且发展很快。在美国， 20世纪90 年代中期，作为数字化图书馆建设项目的一个组成部分，美国国家档案与文件管理局就成立了数字档案馆特别工作组，开始数字档案馆的研究和筹建工作。到了20世纪90年代末期，随着对数字档案馆研究和认识的不断深入，特别是美国国家档案馆发现其收集的电子文件种类日益丰富，除了文本文件、数据库文件之外，还有电子邮件、地理空间数据、数字影像等结构复杂的数据，数字档案的种类和管理难度日益增加，公众也迫切希望能够通过在线方式获取国家档案馆中保存的数字档案，这些促使美国国家档案与文件管理局决定自2000年起建立一个自动化程度很高的集成系统，在实现数字资源提供利用的同时，管理、维护各种类型的电子文件，保证其真实、完整和长期可读。2002 年6 月18 日，美国数字档案馆新馆建筑在华盛顿破土动工，标志着美国国家数字档案馆实体开始建设，数字档案馆建设已经进入新的阶段。

3.电子政务建设对数字档案馆建设的影响和要求

近几年，随着国家实施的“政府信息化先行”战略的不断深入，电子政务已在中央政府以及部分发达地区各级政府得到逐步推行。电子政务是指政府机构运用现代网络通信与计算机技术，将政府管理和服务职能通过精简、优化、整合、重组后在互联网上实现，以打破时间、空间以及条块分割的制约，从而加强对政府业务运作的有效监管，提高政府的运作效率，并为社会公众提供高效、优质、廉洁的一体化管理和服务。档案作为文件运行的最终归宿，在保证各级政府正常运转中起着承上启下的作用。电子政务的实施对档案管理产生重要影响，主要体现在两方面：一是电子政务中产生的电子文件，其归档方法、技术、手段等与纸质文件归档相比，有重大差别；二是档案局馆作为各级政府的一个职能部门，必须适应电子政务实施带来的工作方式的变化，档案工作不能游离于电子政务之外，也要按照电子政务的总体要求转变档案部门的工作作风和服务方式。建设数字档案馆是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求，数字档案馆是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分。

2 数字档案馆与数字图书馆的比较

数字档案馆建设与数字图书馆建设密切相关，不仅因为最早国内外提出建设数字档案馆的概念是受数字图书馆的启发，或者是作为数字图书馆项目的一个组成部分，而且是因为档案和图书作为信息资源的主要来源，在信息时代，它们的管理方法和手段存在许多共性，在一段时期还研究探讨过档案、图书、情报一体化管理的趋势。数字档案馆在提出之初和数字图书馆建设目标比较一致，随着社会信息化发展对档案事业影响增大，数字档案馆发展的方向已经发生了质的变化，从以馆藏档案数字化为主要建设目标，到能接收归档电子文件并有效管理，保证其真实性、完整性和长期可读性。数字图书馆建设同样也在不断深入和发展，最初，对数字图书馆概念和建设目标的认识也是将现有图书资料数字化，作为一个海量的数字资源库在互联网上运行，一个国家只需建立一个庞大的数据库，数字图书馆的建设目标是整合互联网资源，变无序为有序。但是现在数字图书馆界普遍倾向于将数字图书馆建设成一个个相对独立的管理系统。数字图书馆是一个复杂的分布式海量数据管理系统，它利用当今先进的多媒体和网络技术，将分散于不同地理位置的不同载体形式的信息资源以数字化形式储存，形成有组织的数据库和知识库，对外提供高性能的检索服务，实现资源共享。如同传统档案馆与图书馆存在相同之处和不同之处一样，数字档案馆与数字图书馆的建设内容和运行方式等同样有共性和不同之处。

1.共同性

档案和图书都是信息社会重要的数字资源，数字档案馆和数字图书馆的基础和管理对象都是数字化的信息资源。在建设数字档案馆的过程中，数字档案一方面来源于接收立档单位的归档电子文件，另一方面就是对现有馆藏档案中珍贵的、利用频率高的、易受损的档案进行数字化转换。数字图书的来源也有两个方面，就是新接收进馆的电子图书和将馆藏的珍本、善本等图书转换成电子形式。

数字档案馆和数字图书馆本质上都是一个复杂的数据管理系统，是一个大型的数据库，都具有接收、整理、储存、检索、提供利用等基本功能。

2.不同性

第一，数字档案和数字图书的数据类型存在显著差异，数字档案类型众多，有文本、图像、各种类型数据库、CAD 、电子邮件、音像、多媒体等，而数字图书一般只有文本（占绝大部分）、图像、多媒体等少数几种类型。这样一来，数字档案馆的管理系统就会比数字图书馆管理系统复杂得多。

第二，和传统档案馆、图书馆保存的档案、图书一样，档案存在地区差异，具有唯一性，而图书中善本、孤本则很少，馆藏基本类似。这一点可以说，除了国家图书馆和部分科技图书馆外，建设数字图书馆过程中的数字化工作任务非常轻，只需购买已有的数字图书资源就行。而档案馆的数字化任务则非常重，而且数字化后，主要以图像数据格式保存，这样中小型数字档案馆存储所需的空间也很大。

第三，数字档案馆和数字图书馆的管理方式存在差异。由于档案和图书面向社会的政策和需求不同，因而数字档案馆的管理相对封闭，一般采取“三网一库”的建设模式“，三网”采取物理隔离的方式。数字图书馆则完全开放，直接与国际互联网挂接。

第四，安全性要求不同。数字档案馆不仅要防病毒、防黑客，而且要采取异地备份、镜像备份等措施，防自然灾害、突发事件可能对数字档案馆造成的损害。

第五，数字档案馆在保证馆藏数字档案的真实性、完整性、长期可读性、法律凭证作用等方面也有特殊的要求。

3 数字档案馆的定位

目前关于数字档案馆的定义，认识各有千秋，还没有完全统一。从有利于数字档案馆的实际建设，有利于建设的可行性论证、投资预算、功能设计等方面考虑，数字档案馆是适应信息社会发展需要，充分运用计算机和网络等信息技术手段，能够对数字（或电子）档案实施有效控制和科学管理的档案馆。关于数字档案馆的定位可以从两个层面上来认识。

1.数字档案馆仍然是档案馆

数字档案馆仍然是档案馆，其对馆藏档案的管理功能没有改变，同样具有收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编研等功能，只不过采用的技术方法、管理手段、管理对象等有了较大的变化。

当前数字档案馆的规划、投入、建设，都是由地方单独完成的，与传统档案馆的建设模式并没有差别，而且这种状况在短期内是不会改变的。

2.数字档案馆是信息时代的产物

数字档案馆的规划和建设是信息技术对档案事业发展影响和要求的必然结果。数字档案馆建设过程中要充分运用先进的计算机和网络等信息技术，配置先进的软硬件设备，研制高性能的信息管理系统；数字档案馆要解决信息技术发展和应用给档案管理带来的复杂问题，要保证归档电子文件的真实、完整、长期可读。

数字档案馆是电子政务、电子商务、单位办公自动化的一个必需的组成部分，是信息社会中档案管理新模式的集中体现，代表着新世纪档案馆工作的发展方向。

4 数字档案馆的发展

数字档案馆建设是档案工作者面临的一项全新事业，随着信息技术的不断发展，投入实际运行后，经验的不断丰富和问题的不断出现，人们对数字档案馆的认识将不断丰富和深入。

1.形式的发展

近期内数字档案馆建设将主要表现为一个个相对独立的局域网系统，地区相连乃至全国互联互通是不现实的。但随着档案开放程度不断加大，社会公众档案意识和需求不断增强，网络安全性不断提高，数字档案馆将向网络化、公众化方向发展。

2.技术的发展

信息技术的飞速发展对数字档案馆建设将是一把双刃剑，一方面能解决数字档案馆建设中遇到的许多技术难题，如格式转换、海量存储、智能检索等；另一方面也会使数字档案的种类更多、管理更加复杂。

3.管理的发展

由于目前国内还没有数字档案馆建设完成并真正投入运行，对数字档案馆管理模式的认识将不断发展。如管理体制问题，数字档案馆内部机构如何设置才能保证其有效运转和档案的安全保密；数字档案馆的人才问题，数字档案馆需要高素质的技术型、管理型、复合型人才，如何培养和留住人才，等等。