档案网站建设实例

1 北京市档案馆网站建设概况

1.网站建设的基本情况

早在1996年，北京市档案馆就在北京经济信息网上建立了主页。当时国内档案界在因特网上建立网站的还不多，缺乏可供借鉴的经验。北京市档案馆也仅仅意识到档案部门利用因特网这种新的信息传播渠道一定大有作为，但对到底能用因特网来做什么、如何利用因特网这些问题都没有进行深入地思考，因此北京市档案馆网站的第一个版本非常简单，只有一些档案馆基本情况的介绍。在某种意义上，这时还仅仅是北京经济信息网上的一个栏目，不能称作一个真正的网站。

1998年，随着政府上网工程的启动，北京市档案局、档案馆分别申请了独立的域名，正式建立了网站。由于有市政府的统一部署和上网两年的经验，这次建立的网站与以前相比有了明显的进步。栏目丰富了，信息量加大了，并且设置了计数器、网管信箱等，具备了一个完整网站的雏形。新网站建立后，在社会上有了一定的影响，访问量稳步增加。与此同时，社会各方面特别是档案界同行给北京市档案馆提出了很多意见和建议，特别是集中在网站更新方面。这些意见引起了北京市档案馆领导的高度重视，党组专门开会研究解决办法。 1999年底，北京市档案馆制定了《北京市档案局、馆网站管理办法》，规定了各栏目内容更新的频率及责任处室，并指定专人负责网站的管理工作。北京市档案局馆的网站建设从此进入了新的阶段。

2000年底，北京市档案馆在档案馆网站上增加了第一个功能性栏目——档案检索，推出两个数据库， 34万条开放档案目录供网站访问者检索。2001年，北京市档案馆又推出了17.6万条开放目录，并且计划在2002年内实现全部开放档案目录上网。北京市档案馆对此并没有特意做宣传，只是在局馆网站上发了一条短短的消息。但是社会的反响却出乎北京市档案馆的意料，多家网络媒体转载了北京市档案馆的消息，网站访问量直线上升。

2002年，北京市档案馆又对网站进行了全面改版，新版的档案馆网站在7月份投入运行，档案局网站的改版工作正在进行中。这次的改版北京市档案馆对局馆网站进行了明确的定位。档案局网站以政务公开、网上办公为侧重，凸显其政府网站的特点。档案馆网站的特点则以服务性为主，提升其文化、学术品位。在新版的档案馆网站中，北京市档案馆对栏目进行了重新设置，充实了内容，除保留原有的52万条开放档案目录外，脚本文字从1.2 万增加到9.3 万。增加了网页全文检索、网站地图等方便访问者的功能，同时为了国际交流的需要还特意制作了英文版。

2.网站建设的主要体会

通过几年来的实践，北京市档案馆对网站建设中的一些问题的认识有了转变，具体表现在以下几个方面：

（1）网站功能从档案宣传、馆藏介绍向综合服务转变。

最初，北京市档案馆仅仅把网站当成一种档案宣传、介绍馆藏的工具。因此网站上的内容只是对档案馆基本情况的介绍，例如机构、职能、馆藏以及举办的活动等。实践中，北京市档案馆逐渐认识到，档案网站的功能绝不局限在宣传、介绍上，服务才是网站的生命力所在。在北京市档案馆的第一个服务性栏目——档案检索推出前，网站累计访问量只有1万多人次，平均每月不足500人次。而当北京市档案馆推出了网站检索栏目后，第一个月的访问量就达到 1400多次，并且直线上升，2002 年8 月份的访问量已经超过 1万人次，累积访问量达到了11.6万人次。

档案网站能够提供的服务也是多种多样的，除了档案检索以外，在展览、档案编研、档案教育等方面也有广阔的空间。同时，网站还为服务创新提供了新的舞台。

北京市档案馆在网站上提供了现行文件阅览服务。北京市档案馆并没有按照通行的作法去收集现行文件的实体，而是利用政府各部门在因特网上的网站，将其中有关政策法规、行政审批的栏目链接起来。访问者通过北京市档案馆的网站，可以方便地查阅各政府部门在网上公开的文件。这样既可以满足利用现行文件的要求，又免去了收集实体的高昂成本，同时还保证了现行文件更新的及时性。

另外，北京市档案馆还提供了网上预约调卷服务。利用者通过网站检索到所需的档案后，可以预约来馆时间。经过确认后，利用处会提前准备好其所需要的档案，利用者来馆后可以直接阅览，节省了时间。

（2）网站设计从以我为主向以人为本转变。

北京市档案馆早期的网站，无论从栏目设置到语言风格，都没有考虑到浏览者的需求，完全是以我为主，从自身出发，自己有什么东西就放什么东西，平时话怎么说，网站上就怎么写，结果造成栏目设置意图不明，行文刻板生硬。通过几年来的实践，北京市档案馆认识到网站要充分发挥作用，吸引更多的访问者，必须改变这种现状。

在档案馆网站改版的过程中，北京市档案馆对网站的浏览者进行了分析，针对不同的用户群设置不同的栏目。如“馆藏介绍”是面向初次访问北京市档案馆网站的用户，“档案检索”针对的是档案的利用者，其中多数会成为网站长期用户。“档案展览”面向的是普通公众，特别是青少年用户。“史料出版”针对的是利用档案的学者、专家。“学术研究”则面向广大档案界同行等。这样一来，北京市档案馆在确定栏目的内容、风格时就更有目的性，能够更好地为利用者服务。

北京市档案馆特别注意采用简明、通俗、贴近百姓的语言，尽量使用对话的方式揭示内容。例如“，馆长致辞”栏目，就是以馆长口述的方式告诉人们什么是档案馆，档案馆的任务，提供的服务以及“十五”期间的目标等“。检索问题解答”“、查档问题解答”用尽量通俗的话语解释档案专业问题，便于利用者理解。

为了使利用者能够方便地使用网站，北京市档案馆特别设计了网站地图，用简明、直白的语言对网络的结构及一、二级栏目进行说明。北京市档案馆提供了站内全文检索，使利用者可以迅速找到自己关心的内容。每个页面都设置了导航条，利用者可以方便地在不同层次间切换。在页面布局、链接设置上也都尽量从利用者角度考虑，力争亲切友好。北京市档案馆专门开设了“读者建议”，并且保证这个功能在任何一个页面都可以方便地使用。

（3）网站管理简单、粗放向科学化、专业化转变。

办网站如同办刊物，从某种意义上讲，网站比传统刊物的读者群更广泛，影响力更大，见效更快，成本更低。定期大规模的网站改版固然重要，而网站的日常维护更关系到网站运行的好坏。以前北京市档案馆试行过按处室设置栏目，由处室负责栏目的更新。这种分散式管理，没有总体规划，缺少处室间沟通，相关业务在网上没有链接，给利用者带来不便。北京市档案馆也尝试成立了编委会，编委由几个和网站内容相关的处室人员担任。由于编委是兼职，各自都有自己的业务工作，不可能长期全力以赴投入网站工作，缺少对网站问题的思考和研究。

为此北京市档案馆计划设立一个专门机构，工作人员由采编人员、技术人员、管理人员组成，制定网站管理制度，有正常的经费保证。网站维护人员要研究不同用户群的需求；研究网站栏目的设置，实现栏目设定的目标，预测栏目的发展；负责内容更新、统计分析、解答问题，建立与用户的联系，保证网站的正常运行。

北京市档案馆现在对网站的管理已经逐步摆脱了以前的盲目、凭感觉办事，进入了依据可靠的数据分析进行决策的阶段。网站的所有栏目中都设置了计数器，每天自动统计访问量，根据这些数据制定栏目的发展规划。北京市档案馆在1998、1999 年曾经有一个栏目是《北京档案》杂志全文上网。在两年多的时间里，这个栏目的访问量始终低于每月100人次，对网站总访问量的贡献不足5%，可是维护这个栏目的工作量却占到当时网站总维护量的60%以上。根据这种情况，北京市档案馆于2000年停办了这个栏目，把精力投向更受利用者欢迎的方面。

2003年，北京市档案馆还引入了专业的网站管理软件，进一步提高了网站的可管理性。对访问者来自哪里、在网站停留了多长时间、查看了哪些栏目等等都可以进行监测，为科学决策提供更加细致、可靠的数据。

在几年来网站建设的过程中，北京市档案馆越来越深刻地感觉到，网站作为一种全新的档案宣传、服务的途径，其作用还远远没有充分发挥出来。档案网站将在档案业务工作中占据什么位置？如何利用档案网站这一公开政务的窗口，推动政府网上办公？如何借助档案网站这一提供利用的公用平台，紧密档案工作与社会的联系？这都是档案网站建设要思考的问题。北京市档案馆坚信，搞好档案网站建设必将拓展档案工作新的发展空间。

2 浙江省档案互联网站建设基本情况

建设高度网络化、系统化、开放性、交互式的档案互联网站，一直是浙江省档案部门近年来孜孜以求的奋斗目标。档案信息化建设必须坚持以档案信息资源为核心，以信息资源利用共享为目的，这是从浙江十几年来档案计算机管理中总结出的经验与教训，也是档案事业发展的必然选择。因为要使档案工作跳出传统的窠臼，跟上新时代的浪潮，获得新的飞跃，就必须延伸自己的发展空间，从幕后跳到台前，全面融入社会，做足做好服务文章。毕竟，服务是档案工作的生命线和支撑点。

网站，是迅速采集并满足社会需求的有效载体，也是能放大档案公众形象的宣传工具。借助互联网站，让档案信息资源在无限宽广的领域内得到共享；借助这新生的第四大媒体，打破原来的边界羁束，扩大档案工作的影响，创建档案工作开放的、积极的、务实的、人文的新窗口。

1.加强对档案互联网站建设的领导与规划。

2002年8月，全省召开互联网建设会议，对建设互联网站进行全面动员。会议要求各地以积极的态度、严格的制度、严谨的作风搞好网站建设，明确布置了各地的工作任务。韩李敏副局长在会上阐述了建立互联网站的必要性与可能性，他说，档案互联网站建设，是档案部门全面贯彻落实“三个代表”的实际行动，是贯彻《全国档案信息化建设纲要》的措施；是一种创新的服务机制，是档案信息化的重要组成部分。另外借此能改变局馆工作面貌，树立开放形象，促进档案的基础工作。会上组织了对各市档案局（馆）技术骨干的网站制作培训。

2.独辟蹊径，开创网站建设的全新模式。

浙江省档案馆从2000年就开始探索建立网站的方法。先是依托外部力量，于 2001年开通了省馆网站，受到了社会的欢迎。到 2002年7月份，网站的访问量达2万多人次。但网站运行中也暴露出不少问题，如开发成本较高，安全与维护的技术要求较高等等。为了找到一条能让全省各级档案部门轻松建网的道路，彻底解决束缚网站建设的人财物问题、技术准入问题，省局联系了“数字浙江”“。数字浙江”是个自助式网站应用平台，可以让用户无技术障碍地建立网站，并轻松实现维护。这样，低门槛的进入方式，使很多困扰档案部门已久的疙瘩都迎刃而解。

3.把握现状，逐步实现从量的扩张到质的提高的转变。

截止 2003年春，全省 96个档案局（馆）中，已有 93个档案局（馆）建立网站，其中除了8家单位保留原有的自建网站外，其余的网站是依靠“数字浙江”网络平台创建的。一个覆盖全省的网络体系已初具规模。现在，只要通过省档案局（馆）的门户网站，就能搜索到各市、县档案局（馆）的信息，还能查到国内外主要档案网站的信息。从 11月份起，省档案局将一般无密信息和文件，都开始从网上传输。

从已建成的网站看，无论内容还是形式，网站功能还是网页设计，都比初建时有了长足的进步。各网站都集文字、图片、声音、动画等于一体，融合了知识性与观赏性。网站的栏目设置除了档案工作业务栏目外，还有馆藏介绍、档案开放目录、文件中心等，为社会提供方便、快捷、优质的档案信息服务。

经初步统计，有三分之一以上的档案网站设计美观，内容丰富，有的还将开放档案数据库信息上网，邮箱运作高效；但还有相当数量的网站亟待完善，信息量少，更新速度慢，邮箱闲置弃而不用。这些都需要在今后的网站建设中逐步改进。

今后一个阶段，针对未建网站的部分局（馆），省档案局将继续督促和支持其早日建成；在此基础上，全省网站建设应该调整战略，将提高网站的质量作为工作重点，从内容和形式上狠下功夫，特别是要尽快将开放档案的目录、现行文件的全文等放到网上，因为为社会大众提供档案查阅服务，是建立档案网站的最根本目的。

4.浙江省档案局（馆）门户网站简介：

目前，浙江省档案局（馆）共建有两个网站——浙江档案网、浙江省档案局网站，网址分别为www.zjda.gov.cn、www.zjsdaj.zj001.net。两个网站都链接了省内各市县档案局（馆）网站，为此已基本成为具备全省档案信息搜索引擎功能的门户网站。

两个网站因其风格不一，用户群体不一，从而能达到优势互补、动态平衡的格局，而且能充分挖掘各自的潜力，做得更为专业，提供更好更全面的服务。浙江档案网定位于社会公众，内容主要反映浙江省档案馆的馆藏信息，目的是通过在网上发布、披露开放档案信息，方便用户查档利用；浙江省档案局网站则定位于档案系统（涵盖各行业档案室），内容主要反映档案行政管理职能的信息，目的是通过政务公开，建立网上处理政务的快速通道，提高档案行政管理的透明度，提升行政效率。

浙江档案网现设置栏目有：本周历史主照、档案馆简介、档案动态、馆藏一览、现行文件、档案检索、名人手迹、百年百人、浙江之最、本周历史事件、老照片、查档指南、历史上的今天、档案商务、在线咨询等。网站秉承贴近百姓、为民服务的宗旨，深入揭示馆藏，突出互动性与亲和力，体现民本主义。网站的开通，取得了很好的社会效益，点击直线上升。其中，老照片、现行文件、档案检索、在线咨询等栏目，特别受到用户的青睐。

浙江省档案局网站刚刚起步，网站栏目初步设置有：图片新闻、视点聚焦、机构职能、动态信息、政策吹风、法规标准、政务平台、学术天地、教育培训、档案学会、业务咨询等。未来的计划是与局（馆）办公自动化平台衔接，真正成为网上处理政务的高速跑道。