档案网站的管理与维护

档案网站开通以后，随之而来就会有大量的管理和维护工作要做，甚至有时显得比初期建设更重要，而且是一项长期性的工作，否则网站应有的作用就难以发挥出来，严重的就会门可罗雀，虽有犹无。

档案网站的日常维护包括诸多方面的内容，比如网站的更新、网站的备份与恢复等。

1 网站内容的更新

社会经济科技发展日新月异，档案馆作为一个专门的信息服务机构，为了赶上时代发展的步伐，为用户提供本馆最新最快捷的档案信息，档案网站就必须经常更新，并且网站的更新也是吸引用户再次光临的重要途径。如果用户每次登录后发现内容没有什么变化，下次可能不光顾了，这就失去了档案馆建立网站的意义。丰富翔实的内容和常见常新的面貌是吸引用户不断访问的两大要素，而这一切都需要档案工作者付出长期辛勤的劳动， 蹴而就是无法建立一个优秀的网站的。

档案网站的更新有两层含义：一方面是在网站中不断添加内容和功能，另一方面要对网站内容不断地更新，特别是信息类的内容。站点的维护及更新最好由各级档案部门的人员来进行，既可以保证随时更新的及时性，又能保证网站的亲和性，即接近档案工作的具体情况，便于更新。网站的维护人员应该具有档案和计算机两方面的知识与技能，特别是对网页制作比较精通，还要有一定的编辑和审美能力。

2 网站查询管理

档案网站的主要功能之一就是提供档案信息网上查询服务。不断增多的利用者的网上查询活动，都需要档案人员进行适当的管理性工作。北京市档案馆制订了网上查询管理办法，还安排有专人负责处理通过网站查询开放档案目录的管理工作。网上利用者的档案信息查询管理工作还要有较高的政策水平。

3 网站的安全管理

1.网站的备份与恢复

当网站制作完毕并且发布之后，就制作一个备份，存放在安全地方，这是为了预防服务器出现问题，预防黑客入侵该网站。有了网站数服务器据备份，如果Web服务器 出了问题，对网站造成了损害，利用备份就可立即恢复网站。恢复最简单的方法就是将原来最新的备份数据文件再发布一次就可以了。

2.知识产权保护

作为新生事物，档案网站建设、维护将衍生新的权益关系和利益冲突，可能造成法外知识产权的流失和侵权。为避免侵权行为，维护合法权益，档案工作者必须认真研究各类材料的著作权状态，妥善处理著作权的授让问题。

档案网站所提供的内容中有可能涉及到著作权问题的，主要是相关资源信息和档案馆藏资源信息。

相关资源信息指档案网站通过与国内其他档案网站及图书、情报、传媒、政府部门等相关信息资源网站的链接而间接提供的信息。虽然，对这种借助网间“链接”而提供信息的行为如何定性尚无规定或结论，但有许多专家认为，“以超文本链接方式向公众传输被链接的作品的，应认定为网络传输行为”，因而必须通过适当的手段获得相应的网络传输权。

网站提供的档案馆藏资源信息既包括馆藏档案的二次信息和三次信息（编研信息），又包括馆藏档案的一次信息。对于馆藏档案的二次信息和编研信息，只要不违背档案开放规定，上网公布并不涉及侵犯他人著作权问题。因为这两类信息都是档案馆室编目、编研工作的成果，作为“编辑作品”，其著作权是由档案馆及其编辑人员享有的。这两类信息上网应考虑的是如何保护档案馆所享有的著作权。通常的做法是在网站首页注明版权所有。

4 网站资源的归档

网站建设过程中主要涉及两类材料：网站内容和网站设计开发材料，其中有一些是属于需要予以归档保存的网站资源。

1.档案网站设计开发的有关材料

设计开发材料是对网站内容进行设计编辑而形成的站点的屏幕显示、网页组织、使用模式、操作控制等网站界面和控制网站内容及界面的网站源程序。

出于提升网站设计或网络建设的专业化水平，或者提高投资效益以及确保建设质量等方面的考虑，档案部门常常将部分网站设计或网络开发任务委托给专业公司，如委托网络服务公司设计维护档案网页，委托网络工程公司开发专用的网络软件系统。在此情况下，档案部门应当与受委托单位签订书面委托合同，除对有关著作权问题做出明确规定外，应要求受委托方将有关材料移交本单位进行归档，并对设计制作过程中所涉及的有关信息履行保密义务。

2.档案网站的内容

网页内容是网站提供给网站访问者的全部内容，是访问者通过浏览器看到的文字、图形、音像和其他材料等。档案网站通常提供以下类信息：一是档案馆的基本职能、部门设置、例行服务、历史背景、发展计划等职能信息；二是档案馆馆藏资源信息；三是档案馆服务对象、方式、查档指南、开馆时间、可用工具等利用服务信息；四是档案工作动态、工作新闻、档案政策法规等档案工作信息；五是图书、情报、传媒、政府部门等相关资源信息。应根据具体情况选择需要归档的材料，比如保存历次维护更新过的版本，特别是被新内容替换掉的部分尤其应注意鉴定是否需要予以归档保存。