档案网站的建设与发布

1 档案网站的总体设计

首先确定一下所要建设的档案网站的基本结构。一个网站并不是一大堆资料的简单堆积，而是将资料按照栏目分类、顺序排列。档案网站内容庞大、功能丰富，更应该注意这一点，确定好各个页面之间的关系，保持页面与页面之间的链接条理清楚。一般情况下，档案网站采用树状结构来组织信息比较适宜。这种结构就是整个站点有一个树根，即主页面，在主页面中列出整棵树的主干，建立站点的主要超级链接，在次一级的网页中又有次一级的树干。这种结构使得网站的层次分明、脉络清晰，用户在访问时不会由于组织结构的杂乱而迷失方向。

其次，根据所确定的目标受众和档案网站的定位，合理地规划和设立档案网站的栏目，选取和安排档案网站的内容。栏目设置除应围绕本单位自身结构和业务提供诸如本馆概况、机构设置、馆藏简介等栏目外，还应针对社会对信息的需求，开设一些公众服务栏目、艺术与欣赏栏目等等，吸引人们浏览。档案网站包含的内容则主要有以下几个方面：

1.档案馆室职能信息

包括档案馆室及其管理机构的基本职能、部门设置、主要领导、岗位职责、例行服务、联系途径以及档案馆室的历史背景、发展计划、近远期目标、实施项目等介绍性信息。

2.档案馆室藏资源信息

包括馆藏档案的二次信息和一次信息，特色档案图片资料。其中，检索性信息需通过便于在线检索的数据库系统加以组织。一次信息系指数字化后的档案原文信息，通过与其相应目录信息的链接挂接于网站。

3.档案利用服务信息

包括档案馆室服务对象、服务方式、服务政策和服务限制，档案馆室查档指南（查档手续、查档范围、查档方法、查档程序、查档收费等）、档案馆室开馆时间、为研究者提供的各种可用工具等。

4.档案工作信息

包括国家、外省市及国外档案工作动态信息，国家与地方的档案政策法规信息，全国档案工作的统计数据，档案会议信息，档案展览信息，档案刊物信息等档案工作新闻。

5.相关资源信息

与国内档案资源网站的链接，与图书、情报、传媒、政府部门等相关信息资源站点的链接。

2 网页材料的准备

档案网站的基本结构和栏目设置确定以后，就可以着手收集整理相关材料了。值得注意的是，根据目的有效地收集专业特色资料是一个网站生命力的源泉。档案网站特色资料主要有三个方面：一是馆藏资源，主要用来宣传自我，其重点是突出地方特色和馆藏特色；二是深层次信息资源，即档案馆利用专业方法和技能，对馆藏资源进行分析、鉴别并按专题进行知识的加工而得到的新信息资源，如编纂完成的编研材料；三是网上相关资源如图书馆、博物馆等的链接以及一些搜索引擎链接、热点网站推荐，以方便用户快速、便捷地查找所需信息。

准备好的档案信息还应该进行数字化处理，才能上网发布。档案信息必须经过数字化处理，建立包括档案目录数据库和档案全文数据库两大主体类别的系列高标准数据库，方能在互联网上发布、存储和传输。现代计算机技术，尤其是宽带多媒体综合数字信息网可以为用户提供文字、图片、动画、声像等多种信息的综合服务。

网页材料特别是档案信息的准备还要特别注意解决好上网的安全性问题。档案工作自身的性质决定了其在一定程度上的保密性要求，而互联网的特点之一就是开放性，且目前互联网的安全技术还不完备，因此，档案信息上网首先必须经过关于保密与开放的鉴定处理。已经公开的档案可以尽量开放上网，不能开放的档案则绝不能上网，严防失密泄密。

3 网页制作

网页制作是一项比较繁杂细致的工作，既有技术含量，又有知识含量，同时也要有信息储备和一定的审美观点。运作之前要进行大量细致的筹划，做好方案的设计和论证工作，不要贸然动工。

在制作页面时，可以先创建一个页面的草图，然后通过Frintpage的预览窗口查看制作的效果，如果不满意可以很容易地删除、修改。当然仅用这一种工具可能达不到预想的效果，这时可以综合运用多种用于美化页面的工具，如Adobe Photoshop、Coreldraw、3Dmax、Firework、Flash等。     

此外，使用不同的文字、图片、背景颜色及措辞等，以体现档案网站自身独具的风格和个性。在设计网页时，最好不要使用单一的浏览器和单一的分辨率，以防网页在互联网上运行时效果发生偏差；不要大量使用图片、滥用多媒体文件，防止为片面强调美观而导致网络传输速度过慢，反而丧失用户；避免文字啰嗦，使得用户不知所云，要有侧重地将重要信息突出显示，使用户一眼扫过即可得到网站的主要内容。

此外，还需在主页、搜索引擎设计等方面下功夫。由于受监视器大小和分辨率等的限制，主页的制作不可能无限制加大。因此，在主页设计和制作时应针对自己的馆藏，编制出高度凝炼的主页。搜索引擎可以为用户提供最方便快捷的查询检索，设计一个好的搜索引擎，将大大提高用户查找所需信息的速度，提高访问的兴趣。网络服务器的容量、速度和网络通讯速度直接影响信息的使用，这就要求进行信息处理时对每一类信息的制作标准加以明确，特别是针对图片、动画、声像等大容量信息的处理，更应本着在满足使用的前提下，节省存储空间的原则。

档案网站的设计过程中，还应当设立与用户联系的电子邮件通讯系统和远程服务，使用户可以在网上提出咨询问题，不受地域限制；建立用户访问统计，统计访问用户数量并分析用户群，得出有价值的结论，以便今后对网站的设备、内容及形式等不断进行组织和改进。

4 档案网站入网的基本程序

档案网站的入网建站包括一系列的工作，其主要程序如下：

1.递交入网申请

向所选的ISP 递交“入网申请”。需要指出的是，所选的ISP 必须是经国家信息产业部或省（自治区、直辖市）邮电管理部门授权从事计算机信息网络国际联网业务经营者。

2.签订入网协议书

在入网申请得到批准后，与ISP签订有关入网协议书》，并从 ISP处索取《入网许可证明》。《入网协议书》和《入网许可证明》是十分重要的凭据文件，必须存档备考。

3.申请专线

如果采取专线接入方案，需凭ISP开具的《入网许可证明》，到当地邮电部门办理专线申请手续，在申请通过后，督促邮电部门及时安排专线的铺设、开通工程。

4.办理IP地址和域名申请

在办理上述手续的同时，向ISP 索取IP 地址申请表，办理本网站的IP地址和域名申请手续。

5.准备入网设备

根据网站建设的需要，购置或租赁网站建设和入网所必需的设备环境，其中最主要的硬件设备有两类：服务器和连接设备。一般情况下，档案网站需配备两台以上的服务器，分别用于电子邮件服务器和网络域名服务器。其中，网络域名服务器要求有两台，即主服务器和备用服务器。主服务器可单独设立，备用服务器可与电子邮件服务器共用。连接设备有路由器、网桥等。路由器的主要作用是在IP层对IP数据信息进行选路、转发和过滤。网桥的主要作用是在数据链路层对数据链路层信息进行转发及过滤。入网设备的配置必须符合网站建设的实际要求，并考虑到将来的发展，切忌盲目贪大求好，浪费资源。

6.开通网站

在完成上述工作，并在专线开通后（专线接入方案），通知ISP正式开通网站。

7.办理网站备案手续

按国家规定，向公安部门办理网站备案手续。

5 档案网站的发布

网站发布的过程就是将本地网站文件传到远端服务器上特定目录的过程。为了能使制作好的网站内容发送到互联网上，需要具备以下三个条件：

第一，确保计算机能够登上互联网，这是网站发送的最基本的条件。比如可以通过调制解调器以拨号方式与互联网进行连接。

第二，购买一台主机作为服务器或在网上申请一个存放站点的空间；申请网站域名。注册域名不要太长，最好在 5个字母以内，太长的域名难记，同时最好能和网站的主题相关。有个合适的域名后再找个合适的ISP 提出申请，网络服务提供商就会在他的服务器上画一块硬盘空间来存放该站点。服务商提供的网站空间是得到保障的，而且大都能支持后台程序，接入速度往往也很快。另外顶级域名更是方便日后对档案网站进行宣传。

第三，必须具有发布站点的软件，如Frontpage 2000、Dream Weave4.0或 Cute FTD 等，它们都能将网站很方便地上传到服务器的硬盘空间上。

6 网站的宣传

档案网站在互联网上落户以后，谁也不希望看到自己的网站门可罗雀，档案网站同样也需要宣传。

首先，可以在各个搜索引擎上登记。登记的时候要注意的是网站内容介绍的填写，尽量加入搜索频率最高的关键字（当然要实事求是）。还可以通过 meta 标识在 heml 的 head 部分加入 Keywords（关键字）对象。这样做当搜索引擎对登记的网站进行网页搜索的时候将起作用。

其次，多和其它的网站作链接交换，加强与同类型网站的联系，例如文博网站、图书馆网站。大家不但能互通有无而且更容易产生互动效应，有利于信息资源的共建共享，吸引更多的浏览者。

再次，可以在档案网站主题相同的论坛上作一些毛遂自荐的宣传，邀请网友来自己的网站做客。例如北京市宣武区档案馆的主页，通过区政府网址上了互联网，他们把区档案馆简介、工作职责、查阅档案手续以及该馆举办的《北京宣武地区史情展要》展览，图文并茂地进行了宣传。