档案网站建设的必要准备
建立档案网站的目的一方面是政务公开、方便群众的需要，但更重要的是提供一条查阅档案信息的新的便捷途径。凡是牵涉到档案信息上网运行的，必须解决好有关保密等方面的问题，同时还须具备技术成熟、设备先进配套、档案工作人员业务素质提高等诸多软硬件方面的条件。要使档案网站的建设达到预期效果，需要着力做好前期准备工作。
1 目标受众的确定
档案网站的访问者有两种类型：一种是没有明确目的的信息浏览者，一种是希望获得某种特定信息的信息查找者。由于第一种信息浏览者没有明确的目的，所以当他在浏览到具有新意、能引起其兴趣的东西时才可能仔细阅读，这就要求档案网站及时发布最新信息，提供丰富翔实、特征鲜明的信息内容，同时还可以增加一些趣味性强的栏目，如营口市档案馆网站提供的“九一八”事变纪念馆（网络版）、老照片等链接。至于信息查找者，由于他们是带着问题来访问网站的，所以对于他们不仅要有信息内容的保障，而且还要提供有效的检索工具和深入的、专业化的信息服务，或者提供一些链接，把用户引向更专业化的网站以弥补馆内资源开发建设的不足。
服务对象和目的决定服务内容，档案信息上网的主要目的是为互联网上的全体用户服务，而非单纯的档案管理者。因此，在工作中应当严格区分档案网站建设和档案信息上网这两个完全不同的概念。尤其是在档案信息上网处于刚刚起步，档案信息数据库还远不能满足网络需求的现阶段，对上网档案信息进行选择、分类和处理制做更应注意在力争满足广大用户需求的同时，明确自己的核心用户和主要服务宗旨。档案馆除应适时发布社会所关注的焦点信息外，还应将馆藏的特色精华部分优先加以开发利用并推介给广大网络用户，尽快获得用户充分的支持。
2 档案网站的定位
档案网站建设必须首先确定档案网站所要实现的目标及其拟发挥的功能。 1999年1 月发布的《政府上网工程白皮书》指出：政府上网是指各级各地政府部门利用Internet/Intranet 等计算机通讯技术，在Internet上建立正式站点，推动我国政府办公自动化与政府网上便民服务，在网络上实现政府在经济、政治、社会生活等诸多领域中的管理与服务职能。档案网站的功能应与此类似，也是以便民为目的。根据网络环境所能提供的条件及档案工作发展的需要，档案网站建设的目标宜定位于：
1.服务窗口
建立档案网站的首要目的是向公众提供档案信息的查询服务，使档案用户借助网络实现即时即地的档案信息查询，并通过网络完成档案信息的传输服务（ FPT服务）。为此应当首先将开放档案目录信息乃至于部分公开档案全文信息挂接上网，建立网上档案信息库。
2.宣传窗口
档案网站应成为网络环境中档案部门形象和档案职业形象的缩影，起到档案职业形象宣传、馆藏档案资源宣传、馆室档案服务宣传的作用，通过网络改善档案职业的社会形象，提升档案部门的社会影响力。
3.对话窗口
档案网站通过设立公告栏、用户发言栏、提供网站管理员邮箱等手段，收集档案用户的反馈意见，征询社会各界对档案部门服务工作的建议，并答复用户的提问，使档案网站成为档案部门与社会对话的窗口。
4.中介窗口
档案网站应同时建立与全国档案工作信息网龙头网站和相近档案网站、信息资源网及其他相关网站的直接或间接链接，实现信息资源在网络空间的整合，起到各类资源服务的中介联结作用。
5.交流窗口
借助网站提供的用户发言栏，使档案网站同时成为档案用户、档案专家、社会公众相互交流，研究探讨档案工作和档案学理论的交流园地。
档案网站建设是全国档案信息网络建设的第一步，档案部门通过建立档案网站，实现网站的上述功能，打开通向网络世界的门户，迈出走向网络时代最坚实的一步。需要指出的是，出于安全上的考虑，档案网站必须与档案馆室内部的局域网在物理上实现相互分割。
3 档案网站建站方案的选择
档案部门应根据自身条件采取切实可行的技术实现方案，由小到大，由简而繁地建立其档案网站。档案网站的几种建站方案及其特点如下：
1.虚拟主机方案
虚拟主机方案是指网络服务提供商（ISP） 在自己的服务器硬盘空间上建立若干虚拟主机，每台虚拟主机都具有独立的域名和 IP地址，具有完整的Internet 服务器功能。档案馆室通过租用这些虚拟主机设立档案网站。采用这种方式的档案馆室不必自己购买昂贵的服务器设备，不需租用通信线路，也无需配备专业技术人员对通讯资源及通讯线路进行维护，从而大大减少了档案馆室在网站建设上的财力、人力投入。
在档案网站建设的初期阶段，或者在专线调通之前，档案馆室完全可以利用电信部门有可能为之免费提供的磁盘空间做虚拟主机，制作档案馆室主页，发布相关信息。在技术力量有限的情况下，还可委托、联合ICP/ISP 制作部分主页和信息。
虚拟主机方式不仅运营投资费用极小，而且因信息主机与ISP 主机同在一个局域网内，访问速度较快，具有带宽优势。此外，该方式可利用现有的计算机作为信息制作、发布和更新的工作计算机，在需要更新网站内容时，通过modem 电话拨号上网，传到ISP 的“虚拟主机”，几乎无须添置任何设备，建站维护十分方便，工作量也很小。该类模式的缺点是网站的实时性和交互性不太强，不适合在线交互式的实时性操作。
2.主机托管方案
主机托管是指由档案馆室购买网络服务器，提供服务器设备，自行或委托ISP安装网络应用软件，并把建立好的服务器放置于ISP 机房内，由提供良好的运行环境，日常维护由ISP的网络管理人员完成的网站建设方式。进行托管的服务器拥有独立的 IP地址及域名。
主机托管的特点是：投资有限，档案馆室不必投资建设机房及购买路由器、DTU 、集线器等设备，不必申请 DDN数据专线，也不用聘请专业工程师维护软硬件，建设周期短，无线路之忧，一旦条件成熟可以将设备移至用户单位，保证其投资的延续性，档案馆室可随时随地以远程登录方式对站点进行维护。所以，这一方案对经费和技术力量都有限的档案馆室较为适用，也是网站建设初期的较佳方案。主机托管方案具有同虚拟主机方案相同的缺点。
3.专线接入方案
专线接入方案是指档案馆室自行配置的网站服务器通过数据专线直接连到公共信息服务网上，实现档案馆室的 Web服务器连接上网。
专线接入可选择不同的线路类型与传输带宽，线路类型包括不同的传输介质（双绞线、电缆、光纤、无线传输等）、不同的传输模式（电路交换、报文交换、分组交换，同步传输、异步传输等），选择的主要依据是档案网站建设近期和远期发展规划，以及不同线路类型的性能价格比。
档案网站主要专线接入方式有：PSTN 拨号接入、ISDN 专线接入、X25专线接入、帧中继专线接入、DDN专线接入等。上述联通专线方式拥有固定的IP地址，网站维护可在本地进行，管理维护方便，便于及时更新。由于专线专用，通信量较大，安全性、可靠性、保密性较高，实时性和交互性较强，传输速率较快，可以吸引更多的档案用户上网。其缺点是初期投入较大，不仅需要投入服务器、路由器、交换设备、接入设备和相应软件等，还需要投入专线铺设、租用的经费，此外，还需设专人维护网络设备。
