档案网站概述

档案网站是档案部门在互联的公共信息网络上建立的站点，它以主页方式提供相关信息和相关服务，构成公共信息网络的一个节点。或者说，档案网站是由档案部门建立、被链接在一起并通过因特网或各级公共网络向社会提供档案信息查询服务的电子文档集合。其内容主要包括档案部门政务公开和档案信息网上查询两大部分。档案网站建设是档案部门网络化建设的一项基础性工作，是档案部门面向网络世界的窗口。

档案网站最早于1995年在北美开始建设，如美国国家档案文件署、加拿大国家档案馆等。1995 年11 月建成的加拿大国家档案馆网站，水平一直比较高，该馆的技术人员还承担了国际档案理事会网站的建设和维护工作。档案网站随后在世界各地得到迅速发展。 1998年，有关文献报道当时在国际互联网上已经开通有 2000多个档案网站，其中国家档案馆网站20 个。至 2002年初，与联合国教科文组织档案门户网站实现链接的档案网站达到了4000多个，涵盖国际组织以及国家、城建、工商、军事、宗教等各种类型的档案馆，其中国家档案馆网站95个。

我国档案网站建设开始较早。1996年，北京市档案局、档案馆建设完成自己的档案网站， 1997年6 月通过北京市公众信息网正式开通，开启了我国档案网站建设的先河。随后，上海市档案局、档案馆于1998年10 月通过上海科技信息网开通了自己的网站。截至目前，我国各种不同类型的档案网站已经超过30个，18 个省市自治区都有了自己档案馆的网上窗口，有的还初步建成了本地区的门户网站。互联网络上分布式、开放型的档案信息资源正在逐步丰富起来。特别是2002年底国家档案局网站的正式开通，标志着我国档案网站顶层设计的初步完成。国家档案门户网站的建成，以及各省级平台相继与龙头网站实现互联，为逐步构建全国档案工作信息网奠定了基础。

加强档案网站建设是信息社会发展的必然要求。目前，中文信息不足因特网上信息的千分之一，这和汉字拥有最广泛的使用者是不相称的。我国各级各类档案馆、档案室掌握着极其丰富的原生性档案信息资源，通过网站将这些信息整理上网，不仅是充分发挥馆藏档案价值的需要，更是加强我国对外文化交流，提高我国国际地位的战略需要。加强档案网站建设是档案事业自身发展的必然要求，是档案部门实施网络应用的着眼点和立足点，它既是档案部门和档案信息通达社会公众的一个最基本的起点，又是实现档案部门之间互通互联并最终构建全国档案工作信息网的必由之路。因此，档案网站的建设在档案信息化建设的宏伟工程中具有极其重要的地位。

档案网站的作用主要体现在以下两个方面：

1.档案宣传的新途径

档案网站为档案部门宣传自己提供了新的方式和新的窗口。互联网络作为新兴的已被公认为是继三大媒体之后飞速发展起来的第四媒体，能够克服传统的档案宣传形式的许多局限，成为档案部门加强和深化宣传工作的新窗口、新阵地。档案部门可以充分利用因特网覆盖面广、信息流量大的宣传优势，把需要让外界了解的信息如馆藏概况、档案管理情况、先进经验、开放利用服务等的信息制作成精美的网页，放在因特网上，让全世界的人通过浏览网页来了解情况。档案部门还可以通过网站发行电子刊物和进行精彩档案利用实例发布等，向全社会宣传推介自己，从而提高社会档案意识和档案事业的影响力。还可充分利用网络及计算机的巨大储存能力和快捷的处理功能，通过举办网上档案展览、网上档案编研成果展示等形式，在互联网上开辟社会主义精神文明宣传和爱国主义教育宣传的新天地。

利用主页网站宣传档案工作主要的优点有：生动活泼，图文并茂，甚至加入声音、图像等多媒体技术，容易被广大利用者所接受；传递迅速，宣传面较广，不受时间及空间的限制；针对性比较强，档案网站的来访及利用者的素质一般都比较高，可以说集中对路，能取得较好的宣传效果；兼容并蓄，容纳或与报刊、广播、电视等多种宣传途径互补；档案宣传和档案利用结合得比较紧密，宣传的同时也可提供档案信息资源利用，使受知者更乐于接受，这也是主页网站宣传的独特魅力所在。

2.档案信息服务的新手段

档案网站为档案馆、档案室提供了改善服务的新手段、新渠道。档案馆、档案室可以充分利用网络分布广泛性、开放性、动态性和非线性等特点，通过网站在网上公布馆藏指南和检索目录，定期或不定期进行特色档案信息发布等，在互联网上开辟一个为社会各界服务的新渠道。如北京市档案馆在其网站上载了对外开放的余万条开放档案目录，开通以来访问该站的人次已经超过余万，效果非常明显。

为提高档案信息资源的利用效果，充分发挥档案信息资源的作用，除正常接待查档外，许多档案馆开展了函电代查、代抄、代复制、档案咨询等多种形式的服务活动。因特网的发展，又为档案馆提供了新的服务手段。电子邮件是因特网提供的一种快速、高效、方便、价廉的信息传递方式，通过电子邮件，不仅可以传递文字信息，还可以传递声音、图像、影像等多媒体信息。档案馆通过电子邮件这种形式可以突破函电代查、代抄、代复制的局限，给利用者提供更加及时、准确、全面的信息服务。一般档案馆都在主页上公布一个可供联系的电子邮件地址，这样远在外地的利用者可以把他的查档要求通过电子邮件告诉档案馆，档案馆再根据其要求查阅后，将结果以电子邮件的形式传送给用户。