档案管理软件应用实例（黑龙江省）

黑龙江省科协于2000 年8 月购置了世纪科怡档案管理系统软件（单机版）。购置前曾经使用另外的软件，并已输入大量档案数据。科怡软件公司解决了数据转换中的难题，成功转换数据3000多条，保证了软件系统的正常运行。

1.科怡软件的特点

科怡软件通过管理接收登记，处理、分发、传阅过程记录，发文登记，归档录入，检索利用，借阅归还登记等文档处理全过程，实现了文档一体化综合管理，摆脱了历年繁重的手工检索操作。该软件的安全性、灵活性、开放性、通用性和可扩展性具有较高的优势。

（1）安全性。档案的大量录入，安全最为主要。此问题在科怡软件中得到了解决。初步进入科怡软件时，在登录窗口中可输入自己的密码（此密码事先在“用户管理”中设置），非本机人员无法登录。

（2）灵活性。在文件的收发管理、档案管理、资料管理、主题词自动标引、全文录入和数据的多媒体存储、任意条件和智能模糊检索等体现出强大的功能，并且标准规范，界面清晰，易学易懂，运作起来灵活性很强。

（3）开放性与通用性。查阅快捷，利用方便。通过联网，可为领导、各部室及时提供档案信息，达到信息资源共享，为经济建设和各项工作服务。

（4）可扩展性。科怡软件具有可自定义的个性界面、可组合的功能模块，灵活、通用，并能根据应用部门的实际情况加以修改、补充、完善。

在实际工作中，科怡软件还有如下一些特点：

（1）检索速度快。检索一份文件只需若干秒，查找一个专题的档案材料，少则一两分钟，多则十分钟左右即可检索完毕。

（2）查全的可能性大。可在数据库中逐一进行搜索查找，遗漏的可能性小。

（3）查准率高。只要标引准确，经过校对，计算机输入时不会发生差错，有很高的准确率。

（4）检索途径广泛。科怡软件能在程序控制下自动工作，达到一种输入多种输出，一次输入多次利用，一处加工多次使用，一种方式加工多种方式应用。根据工作人员的指令，可以将输入的著录项目自动分别编成按日期、责任者、文件种类、收发文字号、保管期限、密级等排序的目录和索引，用多种方式输出，以满足利用者从各种途径查找档案的需要。

（5）检索方便。只要把档案的信息输入到数据库内，组成档案机读目录，就可以在同一时间进行多专题检索。利用者提出的检索要求，能在较短的时间内得到回答，十分方便。

2.科怡软件使用过程中的改进意见及解决程度

科怡软件还需进一步改进和完善，主要存在以下问题：

（1）个别信息有重复输入现象。文件管理中的收文部分存在重复输入问题，比如：收文登记与文件分发中都有“密级”，文件处理与文件分发中都有“拟办意见”“、批办意见”。

（2）某些索引标识不够明确。比如，档案保管中的档案存放地点索引表不科学，即案卷起始号与案卷终止号指向的档案保管期限不清楚，无法确定指的是“永久”“、长期”“、短期”中的那一项。

（3）打印页码编排设置。制作目录中的全引目录与卷内目录应该能够连动，即按分类号排序打印时第一页为全引目录，第二页起应为卷内目录。

（4）应取消部分项目。文件分发中应该取消“拟办意见”“、批办意见”。

（5）数据导入。数据导入应考虑按①组卷年度②分类号（或案卷号）③保管期限（加项）设置。

（6）衔接性问题。输入文件时各项处理工作应具有连续性，即：文件在进行收文登记后，转入文件处理程序应马上显示该文，不需再定义查询条件；文件处理如果需要进行查询，查询条件应增加收文日期。

（7）二套卷问题。二套卷如何设定值得研究。黑龙江省政协采取的是在打印二套卷时，先在实体分类中单设一项。二套卷录入完后，再重新按保管期限选项，被选中的文件，将在二套卷中消失。这样虽然暂时完成立卷归档任务，但对今后利用档案将造成不必要的麻烦，不便于工作，还需进一步研究解决办法。

（8）增加全引目录序号。全引目录打印没有序号，与卷内目录合一时，显得不协调；全引目录打印输出选项太少，应与卷内目录打印选项相同。

黑龙江省政协将上述问题随时反馈给销售商，其中第2、5、6项都已得到及时解决，余下部分属数据库改动问题，已由厂家反馈给总厂进行改进。

通过应用科怡软件，黑龙江省政协的文书档案管理更加规范化、现代化，为无纸化办公打下了基础，为档案信息共享创造了条件。