档案计算机管理的发展趋势与对策

1 档案计算机管理发展趋势

1.档案计算机管理的网络化趋势

档案计算机管理的发展是计算机等新技术的社会化发展大环境中的一部分。 20世纪70 年代，随着计算机存储容量和运算速度的增加，人们认识到计算机其实是信息处理机。到 80年代初，又有人提出网络就是计算机，或者说网络才是真正的信息处理机。不过这个认识直到90年代初才被大多数人所承认，原因是这时计算机网络有了全球性的发展，在短短几年中就几乎深入到世界的各个角落。从以下几个方面可以看出网络化的含义。

用户上网意味着其信息拥有量迅速扩大。国内联网的各类大型数据库已有一千多个，而与其相联的国际互联网拥有4000万个IP级用户，即主机用户。它们大多拥有自己的上网数据库，此外每个IP用户还联有众多的小用户或个人用户，几乎也都有各自大大小小的数据库或数据集。可以想象，上网用户可查找的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。档案工作者面临两个问题：一是如何借其扩大视野，依托网络丰富信息资源；二是如何突破封闭的管理模式，把应当开放的档案通过网络及时提供给社会。

网络大大缩小了信息传递的时空，使得社会生活的节奏加快，效率提高，网络化对推动经济发展，提高国力起的重要作用已得到公认，其对档案工作的影响也不可小看。国家政府机构和一些企事业单位的办公自动化网络发展很快，网络环境中运行的电子文件的作用，开始从辅助文件转向正式文件，甚至在某些部门中已开始尝试“无纸办公”的工作方式。此外，国家正在大力推广计算机辅助设计和计算机辅助制造等技术应用，由此将产生大量的CAD、CAM等形式的电子文件。这些电子文件最终会成为电子档案，必然给档案工作带来革命性的变化。

网络化促进档案信息的开放和利用。国际上一些发达国家正在下大力量解决档案信息尽快加入互联网络的问题。不少国家的档案机构已经明确提出加速实现档案信息的电子化和网络化的两个主要目的是减少纸质档案的库存和更方便地向社会提供利用。他们担心的主要问题是如何尽快把大量的纸质档案转变为电子档案和如何让利用者不被复杂的操作和长时间的等待而吓倒。对于档案的安全保密等只是作为内部技术措施而不过分公开强调。这种对档案的电子化和网络化的开放管理的积极态度也许会成为我们的发展趋势，而且预示着档案工作者观念上将要发生的重大变化。

2.电子文件增加迅速

档案计算机管理的应用进一步扩展，在办公自动化的电子文件管理、计算机辅助设计、计算机辅助制造等方面的应用发展进一步加快。随着计算机应用的普及，各类电子文件的数量增加很快。例如，一些省市或部委的办公自动化网络中的电子文件数量，有的一年产生约万件。这给档案管理带来了很大的变化，也造成了很大压力。一方面电子档案的管理同其转化之前的电子文件同样方便，另一方面其作为档案所应具备的原始性、真实性、完整性和可靠性等也需要特殊的技术保证。CAD电子文件的管理方法研究已纳入国家重点支持的科技进步计划，进展较快。与此同时，国家档案局也积极推动了对于办公自动化电子文件归档管理方法的研究工作，并取得了初步进展。

3.与档案计算机管理有关的一些新技术的发展

语音识别、文字扫描模式识别、超文本和超媒体信息处理等方面的应用已逐步从研究阶段进入实用领域。计算机的每一项新的技术发展，几乎都会在档案管理中找到用武之地。档案信息的多样，及其巨大的数量，为新技术的应用提供了广阔的天地。例如，某些档案馆利用OCR技术已建立起较大的档案全文（文本）信息数据库。

4.计算机多媒体技术的发展

计算机多媒体技术的发展很快。随着多媒体计算机的普及，多媒体互联网络的发展也加快了速度。美、欧、日，甚至一些发展中国家都在参与新一代支持多媒体信息处理的因特网的设计和技术更新，其中美、欧之间的竞争甚至已达到白热化的程度。美国于 1998年4 月宣布。将在一项私人投资项目中由国家再投入5亿美元加速发展Internet2。其目标是建立一个比现有网络快100-1000倍的高速且可靠的网络，能在1秒钟内传送全套30册大英百科全书，并能进行实时影像和声音的传送。尽管该网络是一个研究与教育网，暂时不对公众开放，但其技术必然逐步应用到公共网络中去。

5.新型计算机技术的发展

随着技术的发展，信息技术和电脑技术还会出现新的飞跃。各种功能奇特、先进实用的电脑将会使人们的工作和生活更加方便快捷、多姿多彩，同时也会给档案工作带来更多更大的变化，如高性能，低能耗计算机的普及，智能化计算机的开发应用，便携式办公系统的推广，新型高密度、高可靠性存储设备的应用等。

2 档案计算机管理对策

需要研究的主要问题和对策主要包括以下几个方面：

1.加强领导和统一规划，把以往各单位分散的小系统设计转变成多单位、多部门，甚至全国性的基于大系统工程的社会行为。做到以档案行政主管部门牵头，结合科研、教学等多方面的配合，将有限的资金和技术力量调配好，实现以下目标：

（1）从技术开发到推广应用形成有机联系在一起的多层次结构；

（2）从标准化上由针对某事的独立标准，形成集信息处理、设备选用、技术开发等多方面结合的立体化结构；

（3）在技术人才方面，由相对封闭的“档案工作者与非档案工作者”的简单划分，转变为“参与档案工作的”社会化观念，寻求更为广泛的社会服务和技术支持。只有如此，才能使当前的“人才危机”问题得到根本解决。

2.适应计算机应用的普及给档案管理的基础工作和管理方法带来巨大影响。

计算机在档案管理中的应用不仅带来了高效率和高质量，而且也改变了档案工作的传统方式。例如，对著录标引的标准化要求，由于计算机文档一体化管理应用的普及，对档案信息的著录标引项目提出了增加对电子文件和电子档案的生成、运转、鉴定等管理性信息的著录项目，以确定其法律效力及保管方式；一些单位由于用计算机直接管理文件级档案，产生了是否还需保留案卷级管理的问题，有些部门应用计算机管理档案中已经根据新的《归档文件整理规则》改革了文件整理方式；档案电子化带来的某些原件是否保留的问题等。层出不穷的种种问题对档案管理的基本理论、传统方法、思想观念等带来了巨大的冲击。这些问题逼迫我们认真研究和分析，求得正确的解决方法，否则会带来很严重的不良后果。

3.须认真研讨档案计算机管理网络安全问题的严重性及其对策。

随着网络化的发展，档案信息的上网管理及其安全性、可靠性、加密技术“、防火墙”技术，以及档案信息与其他信息资源和处理软件的兼容性等问题会日益突出。怎样妥善解决这类问题将成为研究重点。网络安全问题已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的效益和网络的危险性均以几何级数增加，可说是“挡不住的诱惑”与“难以防范的危险”并存。根据发达国家的经验，保证网络安全的方式已经引起了最高领导层的重视。不少国家制定了严格的安全措施。如，加强与网络信息安全有关的立法，限制和打击网络犯罪活动，对网络的安全性进行科学认定。依据发达国家的经验，对付电子文件和电子档案涉及的网络安全问题，不仅作为工程技术问题解决，还必须从政府行为和社会行为上来综合采取措施，才可能是有效的。

针对档案管理有关的网络及信息安全问题，我国档案部门已在科研、标准化方面进行了重点支持。1998年确定的与计算机档案管理的科研项目中，有三分之一与网络及信息安全有关。2000 年后陆续有一系列技术措施和标准出台。这些标准和技术措施将对档案管理网络安全等级划分及测评、档案信息上网前的密级控制、网络中的档案信息的安全管理等提供规范化的要求或解决方法。

4.随着计算机和网络的多媒体化，应注意促进档案多媒体信息管理的实用化。

首先，应注意解决多媒体信息演示系统开发方式的工具化问题。一些单位已经制作了效果不错的多媒体信息演示系统，如档案馆指南、利用者借阅引导等。但多数是专门性开发，软件缺乏通用性，每制作一个系统就需要重新投入一次人力。如果其开发软件实现了工具化，就可以做到通过改变参数来调整功能结构，并随机填充相应内容，即可得到完全不同的多媒体演示应用系统，从而节约大量人力、物力，使其能广泛地普及应用。

其次，要解决多媒体档案信息处理的标准化和长久保存问题。多媒体信息技术的设备兼容性较差，其信息存取和交换有诸多不便。目前已有几项多媒体档案信息采集或存储等方面的标准在制定和论证过程之中。但离实际需要和形成体系还有较大的差距。与多媒体档案信息长久保存有关的载体筛选工作还很薄弱，面对层出不穷，花样繁多的光盘等介质，研究滞后，尚未有明确结论。上述工作投入大、周期长，需要引起有关部门的足够重视，采取更为有力的措施。

此外，还应注意用多媒体技术实现档案管理功能的更新。计算机已经从内部信息的多媒体处理转向处理功能的多媒体化。例如，文字信息的录入可以用语音方式实现，同样计算机之间的信息交流也可以从单纯的字符转换成语音、图像和影像，此外还有超媒体技术等。这些技术的应用不仅可以方便快捷地进行档案信息的录入，还可以使计算机拟人化，改善了档案工作者与计算机的信息交互方式，使计算机的普及应用提高到一个新的层次。

5.解决计算机普及速度加快而档案部门计算机专业人员短缺的问题。

随着计算机技术服务的专业化与社会化，档案管理软件的通用化和商品化将成为主流。档案部门中的计算机专业人员所占的比例会进一步降低，必须采取措施吸引和寻求社会各方面的科技人员参加和关心档案管理工作的现代化，而同时注意普及档案工作者的计算机技术知识和对计算机的操作使用技能。从发达国家的经验看，计算机技术服务的社会化是必然的发展趋势。我国在计算机档案管理应用的初期，使用计算机的单位不多，但平均每个单位拥有的计算机专业人员曾经达到 2.4个（1987 年）。当时发达国家的档案部门反而达不到这个数字，而他们的计算机应用水平却高于我国。当前的实际使我们终于认识到自己也逐步发展到这样一个阶段，遇到了与发达国家类似的问题，即档案部门完全靠自己的技术力量解决计算机普及应用的问题代价高昂，而且越来越困难。出路是采取以下措施：一是要提高档案工作的标准化程度，充分认识档案工作现代化的基础是标准化，计算机在档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等问题都以一系列的标准规范。二是要在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会化服务，这是档案部门获得高质量的技术支持和减少人力、物力投入的最有效的途径。三是要加快在档案工作者中的计算机知识普及，尽快使应用计算机的知识和技能为每个档案工作者所掌握。

6.解决电子文件归档和电子档案的长期保存问题。

电子文件的归档问题应引起更多的注意。应加紧制定有关的国家标准或行业标准。一方面对办公自动化和CAD等产生的各类电子文件的真实性、完整性和安全性予以保证，同时为档案馆接收电子文件形成的电子档案提供指导和规范化的要求。电子文件生成的数量已很惊人，而其与纸质文件的区别又很大。目前在生成和使用电子文件的部门，对其如何安全长久地保管考虑不充分，而面临电子文件归档管理的档案工作者对其特性又很陌生。这个问题必须从现在起就引起广大档案工作者的重视。

国家档案局把电子文件的研究项目作为重点， 1998-2000年先后确立了二十多个与电子文件有关的科研项目。研究范围包括：电子文件管理的理论问题，纸质文件与电子文件配套管理的方法，电子文件通用格式转换和归档系统的研制，电子文件真实性和凭证作用的保障，电子文件存储载体及其信息的保护技术研究，市区县级政府电子文件归档及管理系统的建立与试点等。

进一步研究各类电子文件的特性，对从生成机制到归档保存的一系列环节进行剖析，在此基础上从档案管理角度提出确保其真实性、原始性、安全性等方面的技术措施。应当研究的电子文件的主要特性有：数字化信息属性、设备的依赖性、非直读性、原样复制性、与载体的分离性、信息结构的复杂性、共享性、易更改性、对数据源的依赖性、多媒体集成性、非实体归档的可能性、对标准化体系的依赖性等。

与电子文件的形成部门主动配合，共同制定相关标准，并严格执行。由于电子文件的管理工作跨部门、跨行业，因此标准化涉及的种类多、范围广，标准化的必要性和工作难度都大大超过纸质文件。应提前为电子文件归档后形成的电子档案的管理提出要求，解决逻辑归档的安全性、物理归档的载体选择、设备更新快与电子档案载体长久保存之间的矛盾等问题。

7.解决新型载体的安全使用和长久保存问题。

随着计算机存储技术的多样化，应随时跟踪技术的新发展，注意及时对档案信息新载体的使用和保管方法进行实验论证，深入研究，以保证档案的安全可靠和长久保存。