档案管理软件的筛选与测评

1 档案管理软件测评目的

我国档案管理软件的开发与应用已经有十几年的时间了。据有关部门的不完全统计，我国各部门先后开发的计算机档案管理软件接近1000个，其中仍在使用的软件不少于 400个。每年大约继续有数十个新开发的软件被推出，其中有不少称为通用性软件。有如此丰富的软件资源可供各级各类档案管理部门选用，应当说是很可喜的事。但从实际情况看，并非这么乐观，一方面很多档案管理者挑来挑去找不到满意的软件，另一方面一些软件由于其局限性或某些缺陷而难以推广。造成这种情况的原因主要有两个：一个是由于我国档案标准化工作起步晚，虽然近年有较大的发展，而且正在完善配套，但计算机技术的发展似乎更快。例如我们正在完善档案著录规则时，计算机已经开始大规模处理图文信息了；我们刚刚开始研究怎样制定这类标准时，能同时处理图、文、声、像的多媒体档案信息的计算机应用又成为热点，与此同时计算机网络化在档案管理中的普及很迅速，而且成为一种必不可少的平台。这些新发展都对档案信息管理的标准化提出更多、更新、更高的要求。标准化相对滞后的情况，使得具有广泛通用性的档案管理软件难以出现。另一个原因是软件的开发者没能按照产品生产或者商品化的规律办事，使得不少软件制作欠规范，功能设计带有随意性，隐性缺陷较多，售后服务不周到，后继开发和版本更新不及时等，于是这些软件难于推广或者寿命短暂也就是必然的了。

要解决上述问题，除了加快制定和完善标准之外，还可以采用其他一些办法，如积极促进档案管理软件市场的发展，凭借优胜劣汰的市场规律来改善软件质量，扩大优秀软件推广面，并起到抑制重复性开发，节约人力和财力的目的。软件测评工作就是力图筛选出工作平台新、通用性强、兼容性好、质量有保证的计算机档案管理系统。

国家档案局开展的档案管理软件测评工作，主要参照国家科委检测中心的检测条目和《国家计算机软件工程规范》，结合档案部门的实际情况起草了《计算机管理档案软件测评标准》。测评标准从十几个方面规定了检测内容，即功能度、兼容性、速度、易用性、容错性、安全可靠性、数据结构合理性、技术资料等。

由于软件测评的主要目的是为推广应用筛选出优秀者，所以侧重于软件的商品化程度，或者说是从用户角度出发把守质量关。在测评中可以看出不少软件属于用类似“手工作坊”方式开发出来的，距离商品化的要求有着较大的差距。如果说这些软件是由开发者自己使用，也许还能算是不错的东西，但是让其他单位使用就会出现这样那样的问题。商品化软件则主要是为社会化服务开发的，因此对通用性、易用性、售后服务等有着很严格的要求，显然不熟悉它们就不会制作出符合要求的软件。通过测评也可以看出有部分软件体现出一些商品化的特点，还有少数软件基本达到了商品化的要求。

2 档案管理软件测评方法

实际情况证明，由于软件的测评是以较全面的实测数据为依据，所以具有客观、严格的特点。常规的科研成果鉴定主要是依靠专家的学识，对科研成果的创新性、先进性、适用性以及推广效益等方面进行定性的评价，有其权威性，但是也有一些局限。例如有时难以排除某些人为因素的不利影响，成果的内在质量、推广过程中为用户提供的服务等商品化的属性难以确认和评价，何况有些软件并不属于科研成果管理范围，自然不需要通过成果鉴定这一形式来认定其优劣，造成推广的失控，如果是软件产品就必须要有规范的质量检测。而软件测评则弥补了这种不足或需求。

档案管理软件的测评遵循一套以质量认定为主的规范化的方法。测评涉及的功能度、兼容性等方面是在与国际标准、国家标准及其他一些关于软件开发的常用技术规范总体兼容的情况下，根据计算机管理档案的要求进行归纳确定的，指标得当、包容面宽，既适应计算机技术的发展又适应档案管理的实际情况。

（1）功能度测评，主要是考察软件的实际功能是否符合《档案管理软件功能规范》的要求，及与其标称功能的吻合程度，及该类软件应具有的常规功能是否齐全。作为一个软件的内在质量保证，应当做到所标称的功能都能正常运行，而且使用者所需要的功能也基本具备，这样才能保证具有较广泛的适用性。所测软件中与标称功能不一致的情况较少，但是某些功能存在缺陷或有所夸大的情况较常见。例如，有的软件标称的档案自动标引功能就把处理速度描述的很快，正确率说得很高，但是实测时因达不到指标就要被扣分。而另一些软件则把这类功能指标、运行的限定条件和注意事项等描述得较为客观、清楚，这样就较少被扣分。有的软件尽管内在功能不错，但由于开发前调研论证欠充分，忽视了某些常用功能，推广起来会遇到问题，因此也会被扣分。例如对于文书档案一体化的软件，就应把计算机辅助立卷、文书与档案机读目录格式的互相转换等功能作为常规功能。

（2）兼容性测评，主要是考察软件在其所标称的多种硬件或者软件环境支持下的运行状况，及该类软件在所推广应用的范围内的常见机型上能否正常运行。这是直接关系到软件推广应用的重要方面，也是实测中存在问题较多的项目。总的来看，软件对主机硬件的兼容性较好，但对软件环境的兼容性上存在问题就多一些。尤其是在对汉字环境的要求上，标称的多种汉字平台中常发现有一些软件和设备不能完全兼容。而对于一些外围设备的兼容性就更差一些。例如一些带有光盘设备的图文系统，除了主机有选择余地外，像扫描机、光盘驱动器等必须专配，在兼容性上就打了折扣。对于网络系统来说，还要求图文信息的传递转换设计周到合理，才能体现出较好的兼容性，多媒体系统中的问题就更多。另外，从测评的情况看，为保证兼容性，使用的软件工具和平台并不是越新越好，应当在成熟性和先进性上统筹考虑才较为合理。

（3）速度测评，主要是考察软件运行中的数据库打开时间、数据查找时间、数据删除时间、索引时间、数据汇总时间、报表生成时间、打印时间，以及完成编目、联机检索、图文传输处理等特定功能目标所需要的时间。速度指标主要是从档案管理的实用要求来确定的，同时还要兼顾计算机技术的发展情况。例如对于联机检索则要求达到“瞬时”指标，即少于秒钟，而对于编目等批量信息处理则可延长至几十秒钟，甚至按分钟计算，如果附带有较复杂的排版编辑功能，时间还可以放宽。从实测情况看，软件平台应与硬件系统相适应，才能达到较好的速度指标。对于图文信息的处理，尤其是在网络环境下，考虑到档案用户的一般经济承受能力，速度指标适当放宽。例如，对于网络的图文信息检索、传送、显示的总时间定在15-20秒。因为据估算，对时间的限定每放宽一倍，则系统造价最多可减少三分之一。

实测中可以看出，由于计算机的数据库管理系统的发展与改进，再加上计算机存储器的容量已经足够大，所以纯顺序结构的数据文档已很难见到，而普遍采用了较先进的索引技术，于是软件算法的改进对提高速度指标的余地已经不大，加快信息处理速度将主要依靠计算机CPU的改进。

（4）易用性测评，主要是考察软件的易安装性、易操作性、操作引导的清晰程度、在线帮助信息的完整性、人机对话界面的合理性和易懂性、用户自定义功能的便利程度等。在实测中发现这类指标常被扣分，而且商品化程度高的软件与主要是自己用的软件在这项测评中的差距很大。值得软件开发者注意的是，以前那种由开发单位派技术人员上门安装调试，为用户办班授课推广软件的方式已经跟不上发展。一些开发应用软件经验丰富的公司和新技术掌握较快的大学、研究机构所提供的软件在这项测评中占有较大的优势。推广的实际情况也反映出易用性好是用户乐于接受该软件的重要条件。那种具有自动引导安装、自我说明完善、在线帮助完整、操作简便的软件是软件商品化的一种标志。

（5）容错性测评，主要是考察软件对各种误操作及不合理使用方式的屏蔽和示警能力。近几年开发的软件在容错性方面的进步是很大的，送测的软件在这项测评中多数有较好的表现，尤其是对于档案数据录入中的误操作及属性自动识别和限定功能已经是一种常见的容错性设计。但也发现对错误信息的处理方式上，有不少软件欠妥当。有的示警信息说明不够清晰完整，有的软件不能保留或返回原现场。这种情况属于反应失当，实测中也常把这种现象当作由于误操作引发的软件故障。分析起来，这种情况也可能是软件开发者对所使用的工具软件或平台缺乏深入了解，过分依赖这些环境提供的出错处理功能造成的。

（6）安全可靠性测评，主要是考察软件对非授权用户的识别与抵制、对网络非法用户侵入的防范、口令密码设定与管理的严密程度、数据传输加密和解密的安全性、对极限使用方式和极限环境的适应性、硬件和软件运行的故障率等。实测中发现，多数软件考虑到了这类功能，但是又或多或少存在问题。例如一些软件开发者对防止非法拷贝采取的措施较为严密，但是对为用户提供的信息安全保密方法却非常简单。不少系统只设置了普通口令，而对系统维护性操作未划分权限，这样会对安全造成很大的隐患。一些系统设置的对使用过程自动记录和建档的日志功能很好，但对这类信息也应做加密处理，并采用隐蔽性保护措施，防止被破坏。对单机系统的安全性要求相对低一些。而网络系统的安全可靠性设计上问题就更多。这是因为网络上的信息库必须按共享要求设计，提供公共接口、遵守通信协议等。许多设计者对网络的不安全隐患的严重性缺乏足够的认识。

（7）数据结构的合理性测评，主要是考察软件所建立的数据集的逻辑结构和物理结构在满足功能要求的情况下是否合理，并与《档案著录规则》等国家标准是否兼容，数据操作是否简捷、高效、节省存储空间、操作权限明确、各种派生数据集生成方便和一致性好、网络环境中的数据集分布与流动是否合理等。数据结构设计好坏往往决定了系统整体技术指标的高低，这也是档案管理软件的重点测评项目。原因是档案信息量很大，只有做到数据的逻辑结构和物理结够均合理，才能保证系统高效、可靠。测评中发现的主要问题是，一些系统的数据记录过分依靠数据库管理系统提供的现成的定长结构，这种作法固然省事，但会造成较大的存储空间的浪费。还有的软件所建立的数据库结构过于零散，不能体现出较完整的结构关系。例如，有的软件按档案分类建立多个子数据库，可是检索时按分类检索的情况又很少，必然对多数检索的效率产生不良影响。此外，一些常见的问题是图文系统普遍把机读目录放置在硬盘上，而把与之对应的图形信息存在光盘上，形成伺服软件、索引文件、目的信息的分离。这种状况发展下去，在数据量多到一定程度时，就会形成多个硬盘文件对应多个光盘片的复杂关系，必然会对信息维护、交换和长久保管带来不利影响，甚至会造成灾难性的后果。由于相应的标准还未制定，在这批测评中对这类问题暂时采取了较为宽容的态度，但这些问题确实应引起重视。

（8）资料的测评，主要是考察软件操作使用所必须具备的资料是否完整、清晰、可用性强。对于软件开发过程生成的资料不作为测评重点。其实在实测中，通过对操作手册的检验也可以间接看出软件的开发是否规范。这项测评也可以说是区分商品化软件与一般自用软件的标志。

从送测的资料可以在某种程度上区分软件从论证、开发、调试、维护等方面的差别。那些管理科学、工作程序严谨、技术水平较高的软件在资料测评中均会有较好的体现。而那些开发水平较低或自用的软件，资料也往往粗糙，而且漏洞较多。甚至有的软件如果按手册操作却经常“碰壁”，使手册的引导变成了误导。较普遍的问题是资料偏重于指导操作，缺少系统维护或故障对策等方面的内容。

在进行了上述全部项目的测试后再汇集起来对软件作一个总体评价。

3 档案管理软件测评的作用

1.为软件的推广提供了可靠的依据。

国家档案局在筹划和开展测评工作时明确地把着眼点放在软件的筛选和推广上。通过这项工作的实际开展，确实起到了这样的作用。经过测评筛选后达到优秀和良好等级的软件无论是内在质量，还是展示出来的外在形象都体现出较高的水平。组织这项工作的国家档案局科技成果推广部门也认为测评是成功的，获得的结果让人信服，对筛选出来的软件进行推广感到有把握。

2.对软件开发起指导作用。

实际情况是，与其说测评是对软件开发结果的评价，不如说是被测软件进行改进的起点和过程。一些软件开发单位在送测前就很详细地了解了测评的内容和要求，送测后又对测评中发现的问题认真地修改，然后继续送测，使测评实际上成了提高软件质量的重要手段。实测中能一次达到优秀的可能性极小，最终能达到这一等级的几个单位都体现了精益求精的态度和坚韧不拔的精神。

3.对软件的商品化起促进作用。

商品化的档案管理软件应当是什么样的，通过测评方法的制定，对其提供了较规范的模式。可以说，测评方法将影响今后的档案管理软件的开发工作，使“手工作坊”式的软件开发向规范化、集约化、社会化的方向发展，当高质量的商品化软件大面积推广之时，那种低水平重复开发软件的现象自然会得到抑制，这将大大节约档案部门的人力和资金，产生很好的社会效益和经济效益。