档案管理软件的基本要求
1 选择档案管理软件应遵循的原则
1.标准与规范性
档案管理软件应符合档案的相关标准，包括著录标准、信息分类和主题词标引规则、整理标准、数据交换标准、电子文件存储标准等。
2.灵活性
灵活性和标准性、规范性是辩证的统一。国家、行业、地方标准存在一些差别，系统只有具备一定范围的灵活性，包括灵活的实体分类、标准著录与动态著录、报表灵活设计与输出等，才能适应各种标准。
在配置的灵活性方面，要允许用户选择操作系统、数据库、单机网络环境、体系结构等。
3.可扩充性
随着业务的发展，用户会有新的需求，包括新的档案管理方式、更高级的计算机体系结构、更大容量的存储要求等，档案管理软件必须能够方便地扩充才能满足新的业务需求。
4.安全性
存储的安全性：数据需要长期保存，数量大，数据整理和录入花费巨大，系统必须提供多种存储备份方式，保证数据的安全；数据要有相应级别的安全管理措施，防止被非法修改、删除，保证数据的原始性。
存取的安全性：档案数据中涉及单位和国家的机密，系统必须提供访问的权限控制。
传输过程中的安全性：档案数据在传输过程中要保证安全。
5.检索效率
检索方式：档案最大量的应用在查询，查询用户水平参差不齐，思维习惯各有特点，系统需要提供灵活的检索途径和方式。
检索速度：随着系统的使用时间加长，档案数据量不断增大，系统要保证数据量的增大不会降低检索速度。
6.开放性
档案产生于各业务部门，计算机档案管理系统与许多系统之间都存在必然的联系。档案系统中的数据要能和其它系统无缝衔接，如办公自动化系统、计算机辅助设计系统等。
7.易用性
档案数据各种操作都应当便于掌握，易于操作。
2 档案管理软件功能要求
我国档案部门应用计算机辅助档案管理已有多年，研制开发了大量的应用软件，对于提高档案管理现代化水平起到了积极的作用。但是，应用于辅助档案管理的软件系统究竟应该具备哪些基本功能，以前很长一段时间没有一个统一的要求。这就引起了多方面的问题，如重复性开发时有发生，其中低水平重复现象较多；不少软件在功能设置方面存在缺陷，或造成主要功能不完整，或很少用到的次要功能又过多过繁，甚至有的为赶时髦采用了一些不成熟的技术造成较大隐患；对软件系统的鉴定和评价缺少一致且相对稳定的评测依据，降低了这些工作的权威性。这一方面造成人、财、物的大量浪费，另一方面也阻碍了全国档案管理现代化水平的提高。有关部门感到，在进行业务指导的过程中遇到这类问题时很难发表明确的意见，各地基层的人员对此反映也很强烈，制定出台关于计算机档案管理软件功能要求方面的规章制度非常迫切。其目标：
1.加强宏观管理，促进计算机辅助档案管理的规范化发展，使其更适合实际工作的要求并跟上相关技术的发展。
2.为档案管理软件的开发提供功能设置的依据。
3.与其他法规规章和标准配套，使计算机档案管理系统的开发工作科学化、标准化、规范化。
4.为计算机档案管理软件的质量管理提供测评依据及合理的技术指标。
1999年4月，国家档案局将《计算机辅助档案管理软件功能要求暂行规定》课题列入国家档案局年度科技项目计划。课题组在起草过程中遵循了下述几条基本原则：
1.围绕功能设置解决档案管理计算机应用方面的一些问题，做到与专家鉴定和技术测评在管理方法上互补。
2.采用较为成熟的技术，保证性能的可靠与稳定，使相关产品做到规范、实用、先进。
3.具有较大的覆盖面，力求适用于主要的档案管理模式，如综合性国家档案馆、机关和企事业单位档案部门等。
4.适用于多种类型的档案管理，如文书档案（包括企业的党群、行政管理、生产技术管理、经营管理档案）、科技档案、财务会计档案、干部职工档案等。
2001年6月，国家档案局颁布实施了《档案管理软件功能要求暂行规定》。该《规定》共9章34条，分别是总则、基本要求、数据管理、整理编目、检索查询、辅助实体管理、安全保密、系统维护、附则等。
在第一章总则中，对本规定的制定目的、使用范围及有关软件的开发原则等进行了描述。
在第二章基本要求中，分别对档案管理软件的基本功能、设计开发应遵循的标准，以及安全保密、实用性、数据管理、技术资料等方面提出了总体要求。这些要求综合了各类档案管理业务对软件的需求，如机关档案管理、企事业档案管理及综合性国家档案馆档案管理等。
在第三章到第八章中，从数据管理、整理编目、利用查询、辅助实体管理、安全保密、系统维护等方面提出了具休要求。
在功能设置时，考虑了不同类型的档案管理对软件功能的要求存在的一些差别，例如机关档案管理侧重于档案管理与文档一体化功能；企事业档案管理侧重于档案管理与生产、经营、管理、科技活动的衔接，如计算机辅助设计的CAD电子文件和光盘存储及其他技术型档案的管理等；综合性档案管理侧重于档案保管、利用统计、借阅管理等；此外，一些档案部门还对涉及到特殊类型及载体的档案如原文、照片、录音、影像等多媒体信息的管理。对上述这些具体要求，分别在这几章中列出相关条目，并力求做到既保证功能要求总体分类条理清楚，又兼顾对专门要求的针对性。
各具体功能的要点如下：
1.对数据管理功能的要求。在规定了常规的建立、修改、删除等功能基础上，还专门确定了数据应采用DBF格式，因为这种数据格式被所有主流数据库管理系统兼容。此外，还从使用角度规定图纸幅面为AO、图纸处理精度为200dpi。这些指标的确定一般是满足应用要求的下限，利于实现合理的技术设备的成本投入。另外，还对其他种类的信息的格式也作了规定，如文字型信息采用XML文档和RTF、TXT格式，扫描图像数据采用JPEG或TIFF 格式，视频数据采用 MPEG、AVI格式，音频数据采用MP3、WAV等格式。这些格式的确定为档案信息的传输、交换和长期保管及有效恢复创造了条件。
2.对整理编目功能的要求。这部分功能要求突出了文档一体化的管理，对电子文件自动归档操作中包含的主题词设置、自动标引及归档涉及的封面、表格自动打印等作了规定。这些规定把计算机辅助档案管理中已实用化、且可以高效率完成的功能正式确定下来，有利于发挥计算机的效能。
3.对利用查询功能的要求。这是计算机辅助档案管理中的最常用的功能。为适应现阶段技术水平和兼顾近期发展，对全文检索和图、文、声、像一体化检索功能提出了要求。
4.对辅助实体管理功能的要求。这部分功能对综合性档案馆、机关、大型企业和企业集团档案管理部门是很重要的。规定的功能包括：档案征集、接收、移交、鉴定、密级变更处理等，还要求对上述处理的时间、来源、数量、种类、载体、人员等进行管理。这些功能利于把与此相关的工作较系统地纳入计算机的自动处理流程。
5.对安全保密功能的要求。为确保档案信息的安全，要求档案管理软件的研制、安装、运行必须符合国家的安全保密规定。使软件系统达到相应的安全保密等级，以确保在安全基础上采用新技术提高工作效率和工作质量。
6.对系统维护功能的要求。这部分功能主要是针对保证系统的可维护性、可运行性设定的。其中的权限管理、运行日志管理等，不仅是重要的安全措施，也是使软件系统适应电子文件管理的重要要求，兼顾了电子文件管理发展对软件的要求。
3 档案管理软件的组织体系结构
系统体系结构从整体上说来是二层结构与三层结构的结合，应用层与业务处理层的相互渗透较深。系统基本上采用组件技术进行系统的构造，系统组件分为核心（基本）组件和扩展组件，组件的整体设计思想是：对业务中基本的、一致的处理进行分类、提取成为核心组件；将各个独立的、不一致的处理提取为扩展组件。核心系统主要是通过组装核心组件形成；扩展的产品系统通过核心组件与扩展组件组装而成。
对于一个特定问题领域，不同的行业、地区的用户需求基本上是一致的，表现在计算机系统中就是应用表示层、业务处理层及数据存储层基本上也可以是一致的。但对于文档管理这样的领域，其空间与范围比较大，而档案工作的标准化还不够完善，对于单一或某类用户来说，需求常带有一定的特殊性，所以不一定要求实际的产品系统能覆盖整个领域，而是要求包含领域中一个相对完整的子域，这种子域的划分理论上是不可胜数的。即便是对同一问题的处理，不同用户的需求也可能有差异（例如对某项权限的控制）。因而用一个应用系统来覆盖整个领域较为困难。解决该问题的办法之一，就是“软件复用”，即在运用某类用户的软件基础上进行修改以适用于另一类用户。这种办法对每个新用户都有一次“二次开发”。实践证明，在特定领域内软件复用较容易获得成功。另一种方法是，采用可变参数的通用性设计，开发难度较大，同时用户在使用前必须设定自己的参数，对用户来讲增加了一些工作量。以上两种办法都较常见。
系统化的复用将为软件企业在竞争日益激烈的市场上赢得有利的地位，因此，对软件复用的研究和实践越来越引起学术界和产业界的高度重视，直接面向系统化复用而提出的“领域工程”也日愈成为目前软件工程领域的一个重要研究方向。一般认为，领域工程是为一组相似或相近系统的应用工程建立基本能力和必备基础的过程，它覆盖了建立可复用的软件构件和构架的所有活动。领域工程实施的目标是产生，DSSA即“专门领域软件体系构架”。DSSA 最外显的组成部分是“应用构架库”和“软件构架库”。
