计算机在档案管理中的应用

计算机可以在档案管理业务过程的各个环节中都发挥一定的作用，但是，档案工作对计算机管理系统的主要要求是利用计算机来管理好档案的组织架构以及信息内容，以方便查询，所以编目管理（即目录管理），是计算机管理系统的核心功能。

计算机管理系统在档案业务中还包括以下内容：档案的收集、档案的整理、鉴定销毁、档案保管、档案检索、档案利用、档案统计、档案编研、数据交换、电子出版等。

我国档案计算机管理应用已有近 20年的历史，其间大体经历了以下几个发展阶段： 20世纪80 年代初期的实验应用阶段， 80年代后期到90年代初期的普及阶段， 90年代中期开始的网络化阶段，进入 21世纪后开始启动的以数字档案馆建设为标志的档案信息化阶段。

计算机在档案管理中的广泛应用，促进了档案管理现代化水平的不断提高，同时也在工作中积累了一些宝贵的经验。

1.档案计算机管理重在制定标准和丰富数据源。

我国档案计算机管理刚刚起步时，遇到的问题很多，例如计算机的选择、应用软件的开发等。实践证明，设备问题固然重要，但最关键的应该是如何保证档案机读数据的质量和数量。所谓质量主要是指按照标准和规范对档案信息进行的加工处理，即档案信息处理的标准化，而数量则是指应尽快地把能满足应用的较充足的数据装入计算机。搞好标准化，才有现代化，这是经过实践取得的重要经验。在此基础上才会有通用性强、可以满足多种应用的计算机软件。在档案计算机管理的发展过程中，可以看到某些单位的计算机几经更新，越来越先进，而应用效果却很晚才见到；以及在不少单位同时开发、制作者功能类似而互相难以通用的软件。原因就是标准化水平不高和数据量不足。与计算机的快速发展相比，标准的制定相对要缓慢一些，尤其是由一系列标准构成体系从而实现标准化，周期就会更长。从1985年开始公布了第一批档案工作标准，到90 年代初与档案管理自动化有关的标准才做到了基本配套，且数据量也日益充实。恰在此时，档案计算机管理应用的效果才逐步显露出来。积极支持、倡导和从事标准化工作，为增加档案机读信息而努力工作的档案工作者，可说是功不可没。

2.档案计算机管理要不断跟踪新技术的发展。

可以说，几乎计算机技术的每一项新进展，都在档案管理现代化中引起反响，并被用于新的工作环节，解决了档案工作中的一个又一个问题。从基于机读目录的自动编目、联机检索，发展到借助于光盘存储器的档案全文信息存储与检索；从一般文件信息处理，到录音档案、影像档案等多媒体档案信息的处理；从一般的档案管理软件算法，发展到使用属于人工智能应用的知识库技术和模糊集合运算技术解决了一些传统性难题；从人工著录标引发展到自动著录标引；从单纯的档案信息检索、利用管理发展到档案管理的各个环节，例如用于档案褪变字迹的信息增强恢复处理、档案管理安全监测、库房保管环境自动控制等；从一般的档案管理，发展到文一档一体化的文件全文信息自动著录标引；从专用软件发展到基于标准化系列的通用性软件和商品化程度较高的优质软件；从较封闭的单机和局域网应用方式，发展到档案与图书、情报信息共同运作的广域网工作方式，以及将部分档案管理信息联机进入国际互联网络；从一般的科技档案管理发展到以计算机辅助设计、计算机辅助制造为基础的包含科研、生产全过程的信息综合管理等，各种应用进展举不胜举。可以预见，随着计算机技术的进一步发展还会有更多的新应用出现。

3.要适应资源共享的需要建立综合性网络数据库。

网络数据库随着档案计算机应用的普及，档案数据库的建立已从内部库、局域网库开始进入办公自动化、图书资料和科技信息等综合性网络的共享库。档案计算机管理应用是从自建自用内部机读目录数据库起步的。到90年代初期，应用计算机的单位普遍建立了档案信息管理的局域网，而且一些部委、省、市及大型企业单位的档案管理局域网还加入了办公自动化或行业体系的广域网，形成了较大的互联网。例如某市政府办公自动化网络就是由包括档案在内的多个局域网组成，总站点数达到160个，年信息处理量有数千兆字节。可联机在网上查阅档案、图书、文件、新闻、电子邮件等多种信息。由于实现了多种信息的共享，网上用户的信息拥有量变得极为丰富，改变了以往孤立的档案信息系统中常见的应用方式封闭、数据量少和效益低的状况。

4.档案管理的多媒体信息处理已从技术探索逐步向实用化发展。

档年案部门从1992年 开始进行多媒体技术的应用研究，目前已经在档案馆指南、多媒体档案信息管理两种应用方式上进入实用阶段。一些已投入使用的多媒体系统，可以向用户提供该局的办公引导、测绘管理、业务信息查询等服务，图、文、声、像并茂，使用方便、形象而生动。随着计算机网络的多媒体化，网络的基本工作方式和运作功能也正在朝着多媒体化发展。有一些办公自动化网络带有多媒体视频会议功能或多媒体电子文件处理及归档功能。

5.档案计算机管理促进了软件市场的发展及通用化和商品化。

20世纪90年代开始，出现了以较完善的标准和规范为依托的通用化及商品化趋势，并开始形成较丰富的软件市场，对档案管理中的计算机普及起到更大的推动作用。例如，解放军总参档案局主持开发的文档一体化软件，就是以系列化的标准为基础，在军内得到推广，取得了很好的效益。国家档案局从1996年开始对国内的计算机档案管理软件进行了测评和筛选工作，从全国范围报送的150个软件中进行比较，在 1997年推荐了首批软件（共有两个），2000年又重新确定了6 个软件在全国范围推广，取得了很好的效果。这些被推广的软件，拥有的用户数量每年约增加3000左右。一方面使通用性的档案管理软件从质量上得到保证，另一方面也使用户以尽量少的资金而得到满意的应用效果。计算机档案管理技术支持的社会化对档案管理的计算机应用普及和现代化发展产生了极大的影响。