档案数字化概述

档案文献的数字化，就是采用各种信息采集设备将不同载体形式的档案转换成数字方式的过程。比如纸质档案的数字化，就是利用扫描仪等信息采集设备，将纸质档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元（像素），并将光信号转换为电信号输进计算机内从而形成数字图像文件。

1 档案数字化基本原则

由于社会需求和资源配置之间存在不均衡性，我们目前还不可能将一个单位的全部馆藏都进行数字化处理，而只能有选择地将档案馆中的部分馆藏资源进行数字化，逐步建立起既比较实用又具有一定特色的全文档案利用服务体系。在具体的规划过程中，应当遵循以下几项原则：

1.价值性原则

即优先选择珍贵档案进行数字化的原则。人们在长期的社会实践中产生并保存下来大量的档案文献，其中相当一部分非常珍贵，而每个档案馆都有自己的珍藏，应是数字化信息的重要组成部分。将珍贵档案数字化，把档案原件珍藏起来，而将数字化的“副本”信息提供给社会各界利用，这样就可以一方面尽量减少对珍贵档案的损毁，使之长久地保管和留传下去，一方面将珍贵档案的数字化信息以更加方便、灵活的方式展示在世人面前，为更多的研究者提供研究素材。因此，在有限资源的情况下，优先选择珍贵档案进行数字化处理，既有利于珍贵档案的保护，又有利于人们共享宝贵的档案文献遗产，是我们在进行档案数字化的工作中应当首先考虑的一条基本原则。

2.实用性原则

即优先选择利用率较高的档案文献进行数字化的原则。人们之所以千方百计地管理好档案，就是为了满足利用者的需求，被利用者需要的档案无疑具有较高的利用价值，只有选择利用率较高的档案文献进行数字化，才能充分发挥档案信息的作用。当然，在具体运用这一原则时，还要注意考虑在不同历史时期、不同用户层次、不同研究目的的利用者，对各种档案信息需求上的差异。因此，要站在社会总需求的高度，把握党政机关、公民个人以及社会各方面的各种需要，确定不同的利用率作为选择标准。

3.开放性原则

即优先选择开放的档案文献进行数字化的原则。档案信息有绝密、机密、秘密和非密的区别。档案的机密程度，实质上是档案准许利用范围和利用程度的问题。在进行数字化的时候，应优先选择已经对外开放的那部分档案文献，以满足社会的利用需求。也就是说，非密的档案应该是数字化的首选。对于有密级的档案，可以按照档案的机密性随着时间推移递减的规律，及时把保密期限已满、可以解密的档案数字化。有条件的单位，当然也可以首先对尽可能多的馆藏进行数字化，然后根据密级将数字化的档案信息分为内部网和外部网两部分，查阅时根据所授权限提供相应的档案查询服务。

4.特色性原则

即选择本馆有特色的档案资源进行数字化的原则。在人财物力限制较多的情况下尤其要考虑这一原则。由于所处的地理位置、专业系统的性质、档案形成的特殊性及国家有关的专门规定等，每个档案馆收集的档案都有自己的鲜明特色，因此形成了自己的特色馆藏，而一般情况下这些特藏是其他档案馆所没有的。选择其他档案馆没有的档案文献进行数字化，全力以赴创立本馆名牌产品，为有关用户提供特色服务，体现了档案馆的特色与价值，是档案馆在合作与竞争并存的信息时代更好地生存与发展的重要保障，同时也可以节约资金，避免重复建设。如反映某一地区历史、现状和发展的档案文献，是具有地方特色的档案资源，应该尽可能齐全、系统地将这些档案信息数字化。

2 档案数字化基本程序

无论哪种类型档案的数字化，都要认真做好前期准备、转换处理和后期数据整理等几个环节的工作。

1.前期准备

在着手档案数字化之前，首先要做好应有的一些准备工作，不打无准备之仗。一般来说，档案数字化加工的前期准备主要应重点注意做好以下两个方面的工作：

一是制订工作规划。在对需要加工的档案进行总体了解和统计的基础上，对档案数字化的任务量和进度、设备和人员的投入等作出安排，以便按计划有条不紊地进行。

二是档案原件的准备。比如纸质档案的数字化，要对拟扫描档案的纸张、规格、数量等进行清点、检查，做到心中有数，哪种情况扫描时要进行拼接，哪些需要彩色扫描，哪种字迹要进行灰度处理等，要制定出具体的方案。除去纸质档案上所有的金属物品，检查卷、件、页是否齐全，对字迹不清的文件予以誊抄或打印，拆卷、整理以便批量扫描等。

2.转换处理

转换处理包括档案信息的采集、处理、存储等一系列工作，是档案数字化加工的基础工作。转换质量直接关系到数字化档案信息的清晰度和还原效果，因此，必须采取一切措施保证转换加工的质量。

一是信息的采集。比如纸质档案的扫描，要针对档案原件的具体情况（如清晰度、纸张质量、字迹状况等），在扫描过程中采用相应的技术手段。对珍贵档案的扫描尤其要谨慎处理，要根据纸张的不同情况采用不同的扫描方式，以免损坏档案原件。

二是信息的处理。比如纸质档案扫描图像有时需要进行纠偏或除污，录音档案的音频信息需要除噪音等。

三是数字信息的存储。即以适当的格式将转换好的数字化信息存储在适当的载体上，以便长期保存和提供利用。

3.后期（数据）整理

档案扫描的后期整理，是直接关系到快速、准确检索利用的重要环节，丝毫也不能马虎。比如，扫描后的数据集中在一起，要认真检查卷、件、页是否准确，标题与正文应对应无误；对扫描不清晰的要查明原因，确属方法不当的要重新处理，属于原件问题要予以注明。经核查校对各种数据无误后，才能把数字化的档案信息并入到计算机应用系统中，或上载发布到档案网站上，供利用者检索查询。

3 档案数字化保障机制

档案数字化过程中，要采取必要的技术手段和管理措施，保证档案数字化加工的质量，确保档案原件的安全完整以及档案数字化信息的安全保密。

1.质量控制机制

为了保证档案数字化加工的质量，最重要的就是切实加强各个环节的检查。比如，扫描前要认真检查档案原件是否完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整；扫描后要检查图像是否保持档案的原貌，字迹是否清楚不失真，亮度是否适当，无错扫、漏扫，对图像质量有问题的应重新扫描；扫描图像文件与机读目录数据库的挂接是否准确无误；刻录好的光盘应进行质量检测，确认无病毒，保证文件内容的完整和准确等。

2.安全性保障机制

必须在每一个工作环节进行监控和限控，以确保档案原件和数字化档案信息的安全。比如，在整个流水作业过程中建立交接制度，确保档案原件不出现丢失等安全问题；在档案数据整合到数据库中或刻录光盘后，切实落实工作机暂存数据的删除制度，防止档案信息的扩散或流失；建立光盘数据备份制度，防止数据丢失等。数字化档案信息的利用也应有严格的规定并认真执行，特别是不能上外网的一定不能上。

3.可用性保障机制

数字信息的存储与传送受制于硬件、软件与服务分系统构成的技术系统与数字环境，离开了数字信息的工作环境，数字档案信息就无法利用，就会丧失其存在的价值。当硬件、软件、网络环境改变后，有可能造成数据不兼容时，就要将数据信息向新的硬、软件环境转移，确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用和长久地保存。保证数字信息长期可存取性的关键在于数字媒体选择、科学管理与成功的技术迁移。技术迁移是数字信息从一个硬件、软件配置向另一个硬件、软件配置转移，或是从老的计算机技术向新一代的计算机技术转移。当硬件与软件发生变更，并使用新一代技术维护该数字文献的兼容时，迁移可以保护原数字文献的完整性。