电子文件归档与管理系统

电子文件是在计算机、网络等数字设备中产生和运行的，电子文件的归档与管理也必须通过计算机来进行。采用纸质文件的归档与管理方法和相关手段来进行电子文件的归档与管理，认识上是误区，实践中也无法进行。实现对电子文件归档与管理可采取两种形式：一是在办公自动化等业务系统设计之初，档案人员明确提出电子文件归档与管理的要求，在办公自动化等业务系统中设定电子文件归档与管理功能；二是研制开发专门用于电子文件归档与管理的软件系统，与单位业务系统进行挂接，从而实现对电子文件的归档与管理。两种方式最重要的是档案管理人员必须向计算机技术人员提出电子文件归档与管理的各项功能需求，计算机人员运用相关技术来实现。因此，档案管理人员必须了解电子文件产生、运行的有关特征，了解国家和有关部门制订的关于电子文件归档与管理的法规标准，了解本单位的业务工作流程，在保证归档电子文件真实性、完整性、可靠性的基础上，提出本单位电子文件归档与管理的具体要求。

1 新管理理念的应用

电子文件归档与管理采用的技术手段与纸质文件有很大差别，在管理方法上也需要运用新的理念。上海市档案局、上海市静安区档案局等单位的科研人员在开展电子文件归档与管理的研究和实践中，提出“电子文件集”的概念和动态管理的方式，对于电子文件归档与管理系统的设计起着重要的作用。

1.电子文件集的概念和在电子文件归档与管理中的应用

电子文件集是指对需要归档的电子文件依据产生的计算机环境为特征，进行定期的批量处理而形成的一组结合体。也就是把生成于同一计算机硬件、软件（操作系统、应用系统）环境下的电子文件组合在一起。电子文件集是电子文件归档与管理系统应该具备的功能，或者说是对归档电子文件的组织、迁移和保存等采取的一种管理方法。

电子文件集主要是按照电子文件的特征进行分类，首先按照计算机的硬件设备，其次是计算机的操作系统，再次是产生电子文件的应用件以及版本。

电子文件集是由计算机自动产生的一种逻辑结构，由三部分组成：归档电子文件登记表、集内文件的目录信息、集内文件的背景信息（元数据）。集内文件内容与文件集只是一种链接关系，集内文件在物理上并不强求与文件集存放在一起。

电子文件集管理方式的运用最主要是为了方便归档电子文件“迁移”工作的实现。信息技术飞速发展，计算机软硬件的更新换代周期越来越短，电子文件集最显著的作用是把相同软硬件环境下产生的电子文件集合在一起，当单位的计算机设备发生淘汰更新时，档案人员可以很方便地找到在这些将要淘汰的设备中产生的归档电子文件，进行迁移。

2.动态管理方式

在电子文件归档与管理中需要采取基于电子文件集的动态管理方式，动态管理是指电子文件归档后，始终都对应其可运行的软硬件环境，保证归档电子文件的可读取。也就是运用计算机资源管理和电子文件集的对应，通过管理和技术措施把计算机软硬件的变更和电子文件集的迁移紧密结合起来。动态管理方式是档案人员对本单位产生并运行电子文件的计算机软硬件设备的一种监控，保证归档电子文件始终都有相应的计算机软硬件设备的支撑。对于一个具体的单位来说，其计算机软硬件设备的种类是有限的，其设备更新的周期相对是稳定的。档案部门可以对单位内部计算机设备进行登记，掌握本单位计算机设备的变动情况。电子文件归档时必须注明产生或可以运行的软硬件环境和部门，若干年后，一旦本单位要淘汰这些设备，必须先通知档案部门，档案部门可以找出在这些即将淘汰的环境中运行的归档电子文件，进行迁移，使之有新的运行环境继续支撑这些归档电子文件。在具体操作时，寻找需要迁移的归档电子文件，用手工方式是困难的，因为归档电子文件的数量可能是成千上万，又可能是很多种数据格式，要对应各种各样的软硬件环境和运行平台，用手工方式去一个一个查找将会费时费力，所以电子文件归档与管理系统必须具备自动查找需要迁移的归档电子文件的功能。

2 系统总体设计

1.系统整体架构

根据目前技术发展情况，系统应采用B/S结构。在当前普遍应用的Windows操作系统界面下，系统可以采用浏览器／Web服务器/数据库（XML技术）三层架构设计方式。这种方式可以使用户操作完全在浏览器中进行，不需要另配置客户端软件，减少后期维护及费用；应用软件放在中间层（Web服务器）上，在Web服务器上集中运行和管理，可提高数据传输效率、提高系统的可靠性和稳定性；数据可集中存放在数据库中，增加了系统的安全性。

2.系统总体流程

第一，接收电子文件，包括两个部分：一是电子文件形成部门将办理完毕符合归档范围的电子文件向档案部门移交，二是档案部门接收应归档的电子文件。

第二，电子文件鉴定、整理。档案部门对接收来的电子文件进行真实性、完整性、保管期限等鉴定，进行相关信息输入、整理。

第三，电子文件归档，档案部门将经过整理、鉴定，符合归档范围的电子文件送交文件形成部门、相关领导审批（视各单位规定情况而定）后，给予归档标识，表明电子文件已转换成归档电子文件，管理权限已移交档案部门。电子文件形成部门对电子文件已没有管理权。

第四，归档电子文件管理，运用电子文件集和相关技术方法对归档电子文件进行有效管理。

第五，归档电子文件利用，根据利用者的要求以在线等方式提供登记、查询、借阅、审批等各项利用服务。

3 系统功能要求

1.电子文件形成部门移交属于归档范围的电子文件。

电子文件办理完毕后，形成部门可采用在线或卸载两种方式将文件传送或移交至服务器中的指定目录，应同时传送电子文件元数据和背景信息。

2.档案部门接收属于归档范围的电子文件。

档案部门随时在指定目录和地址中查看是否有电子文件移交，检查其完整性、有效性、唯一性，是否属于归档范围等，如发现问题，由文件形成部门补充或修改相关信息。

3.给予电子文件归档标识。

经过档案部门检查合格的电子文件经过一段时间积累，可将电子文件传送至相关责任人审定，采取电子签章、权限设定等方式对应归档的电子文件进行审定，之后由档案部门给予审定后的电子文件归档标识，传送至新的指定目录和地址。给予归档标识后电子文件内容将无法再修改。

4.对归档电子文件进行整理。

组建电子文件集，就是将运行软硬件环境完全相同的归档电子文件逻辑上放在一起，主要目的是为了便于归档电子文件的“迁移”操作。

归档电子文件编目，对已归档电子文件按一定条件（如部门、时间、保管期限等）进行编目。

5.归档电子文件迁移。

迁移是指在归档电子文件保存过程中，本单位的计算机软硬件环境发生变化后，需要将归档电子文件转移到新的软硬件环境中。系统需要设定资源变更登记来记录业务部门软硬件环境的变化情况，设定“迁出”“、迁入”功能键来进行迁移操作。

6.卸载保存。

归档电子文件一方面在服务器中进行日常管理，另一方面还需要卸载至光盘，进行异地备份保存。

卸载时可采取按照电子文件集、部门文件、时间大流水、保管期限等几种方式或者组合式的方式进行组盘。

7.查询利用。

查询利用分在线浏览和光盘借阅两种。

在线浏览是查询利用的主要方式，需要采取权限控制手段。光盘借阅由利用者到档案部门办理借阅手续，一般在利用时间较长、利用量较大的情况下采取这种方式。

权限划分一般分为领导、特许、文件产生者、普通利用者四类。查询利用时，系统会首先验证用户身份，根据不同用户提供相应需要利用的归档电子文件。

领导权限：可以任意查询文件目录、内容，无限制。

特许：先到档案部门进行申请，档案管理人员根据有关规定或领导审批特许授权。获得特许授权的利用者可以在规定时间段查阅经过授权的档案目录和内容。

文件产生者：可以查看本部门或本人产生文件的目录和内容。

普通利用者：对目录查询必须受两个条件制约，即密级和划控标志，只能查看没有任何权限设定的档案目录及内容。

4 系统管理

归档电子文件的管理必须是归档电子文件的数据（文件内容）、载体（服务器硬盘、光盘）和赖以生存的计算机软硬件环境三者的统一管理。所谓系统管理就是电子文件归档与管理系统对归档电子文件赖以生存的计算机软硬件环境进行管理。

1.计算机信息管理

输入电子文件形成部门所有计算机软硬件的信息，该数据可以根据相关设备是否淘汰不断进行维护。信息内容主要包括：计算机型号、系统环境、应用软件、数据库以及IP变化后的记录更新。

2.用户信息管理

部门管理：输入单位的各个部门名称和代号。

用户管理：对使用该系统的用户进行登记并设置密码，其内容有部门、姓名、密码、注册时间权限。

功能管理：可以建立并输入或删除功能信息。