电子文件的概念和基本特征

1 电子文件的定义

由于电子文件产生的历史不长，人们对它的认识也不尽相同，而且随着信息技术的不断发展和电子文件本身在产生、运行中出现问题的不断增多，对电子文件的认识也会不断深入和变化。

国际档案理事会在档案术语中将电子文件定义为：“通过代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来进行整理。”国际档案理事会电子文件委员会将电子文件定义为“：电子文件是通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件，并具有文件的一般定义。”美国联邦法规将电子文件定义为“：电子文件包括数字的、图形的以及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并符合文件的定义。”

新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“：电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”

对电子文件的定义可以从两个方面理解。首先，电子文件是文件，电子是文件的表现形式，这一点非常重要，关系到对电子文件本质的认识，关系到电子文件及其归档管理技术方法的研究和确定。电子文件如不具有文件的一般属性，就不能纳入文件管理的范畴，其作用以及归档后档案的作用都不具有以往文件及其档案的特性。因此，严格意义上的电子文件应该是在完全办公自动化、电子政务等环境下生成的文件。当前许多单位应用字处理、CAD、表格等软件起草文件、辅助办公，而本单位并没有实现办公自动化，没有经过在网上文件运转、签发等过程，这些文件并不是真正的电子文件，不具有文件的基本特性。其次，从技术层面上理解电子文件的定义，电子文件是信息时代的产物，是计算机、网络等技术设备普遍应用的产物，与纸质文件的区别主要是其产生的环境、外在表现形式等有本质不同，这就决定了电子文件的许多特征，也决定了电子文件及其归档管理需要采取不同的技术方法。

从技术角度来区分，电子文件主要有：文本文件（字处理软件形成的文件）、图像文件（扫描等形成的文件）、图形文件（ CAD、绘图软件等形成的文件）、音频文件（音频设备或软件形成的文件）、多媒体文件（视频或多媒体设备、软件等形成的文件）、超媒体文件（由超媒体链接技术形成的文件）、程序文件（程序设计、编码文件）、数据库文件。随着信息技术的不断发展，新的电子文件种类还会不断产生，档案部门应该密切关注和了解不同种类电子文件的特性和运行方式，为其归档管理做必要的准备工作。

2 电子文件的基本特征

电子文件除具有一般文件的基本特性外，与纸质文件相比，还有一些自身的特性。主要有：

对硬件和软件的相对依赖性。电子文件一般是由数字设备生成的，产生于一定的硬件和软件环境。以前由于信息技术发展水平的制约，数字产品的硬件、软件更新换代后，相互之间兼容性较差，造成电子文件存储、读取等对原生成环境存在依赖性。随着技术的不断发展，这一问题在一定程度上有望得到解决。但在原始性、真实性保持方面的问题还需要从文件的生成运行过程中采取管理和技术措施进一步研究解决。

非直读性。电子文件不能为人直接阅读，需要借助特定的数字设备和相关软件才能阅读，这就需要采取迁移等措施和手段保持电子文件的长期可读性。

信息与载体的相对分离性。与纸质文件相比，电子文件的载体与其信息的结合是松散的，电子文件虽然也需要依附于一定形式的载体上，但载体相对于信息内容来说不再具有原始性、一致性和唯一性。

结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性。电子文件的种类、表现形式繁多，其结构复杂，增加了电子文件归档管理的难度。电子文件背景信息和元数据对保证电子文件的真实性、完整性、长期可读性更加重要，而且与电子文件本身的结合也是松散的，需要采取人为干预措施和技术手段才能使背景信息和元数据同时归档。

信息共享的便利性和安全维护的复杂性。电子文件的信息共享相对比较便利，在标准化的前提下，信息共享可以无障碍实现。在信息共享便利的同时，保证电子文件的信息安全相对比较复杂，除了采取必要的管理措施外，还要有相应的技术手段来保证信息利用、传输的安全保密。

3 电子文件的产生和运行过程

电子文件的产生和运行都是在单位或部门的办公自动化、电子政务、电子商务以及其它各种业务系统中进行的，其产生和运行过程由于各单位的文件运转要求不同而不尽相同，但是和纸质文件一样，有一个基本的程序，一般都分发文和收文两大类。发文的产生和运行过程一般为：起草文件 →处室领导意见（修改）→报送部门领导签批（修改）→文秘部门、办公厅（室）登记、赋予发文号（文字或形式修改）→报主管领导审查→单位领导签发→文秘部门加电子印章下发文件→文件暂存→文件归档；收文的产生和运行过程为：文秘部门接收文件、登记 →报办公厅（室）领导→批转有关部门或主管领导→有关部门提出处理意见 →报主管领导 →报单位领导 →根据领导签批意见办理 →文件暂存→文件归档。

对于已经实现办公自动化的单位和部门，文件档案一体化管理更有利于电子文件归档与管理的进行。而许多单位文件和档案在没有实现一体化管理的情况下，要求档案工作者尽早参与电子文件的管理，目的是保证归档电子文件的真实、完整。目前，很多单位的办公自动化系统设计之初没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档在管理方法和制度上存在着不少问题。如一些单位的电子文件在批办过程中管理较严密，而归档后则管理不严，存在被删改的可能；在多数单位，电子文件处于文秘部门和档案部门分段管理状态，造成归档时背景信息不全；有的单位由于存储器的容量设置较小等问题，使新产生的电子文件不得不覆盖旧的电子文件，造成电子文件不完整；有些部门对电子邮件形式的电子文件未明确收、发单位谁负责归档，致使这类电子文件处于管理混乱的状态；有的电子文件存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机网络系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；少数单位已采用了“无纸化”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果；在部门内部的封闭网络中，电子文件的“法律”地位通常是处于被内部“默认”的状态，而一旦面向社会，出示于法庭，其法律效力却难以被认可。以上种种问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，所以要求档案工作者要提前介入电子文件的管理。

另外，对电子文件的管理工作必须从文件生成部门抓起，档案部门必须协同其他部门采取综合性措施，以求尽快使电子文件的管理全过程严密有效，做到有章可循。保证电子文件真实性的措施有：

（1）保证电子文件的原始性。电子文件信息的原始性是确定其真实性的基础。必须从电子文件生成时就开始对其严密监管，建立对各项操作的跟踪记录。

（2）保证原始性的基础上，建立真实性的认定方法和手续。明确判定电子文件真实性的检验要素。必要的检验要素有：电子文件生成过程的不同版本、各位责任者的签署手续、操作处理的权限核对、交接程序审核等。这些必要的检验要素，总体上就构成了电子文件真实性的充分条件。

（3）建立符合法律要求的电子文件真实性鉴定规则和程序。根据电子文件的运作范围及司法要求，分别制定相应的鉴定规则和程序，来规范鉴定工作。

（4）明确电子文件真实性鉴定的执行部门和责任者。具体操作鉴定的人或部门应有合法的权限。

保证电子文件的完整性的要求有：

（1）建立电子文件的收集和积累制度。依靠完善的制度来明确收集和积累电子文件的责任是一种普遍有效的办法。对于电子文件来说，收集的范围应尽量宽一些，这是因为电子文件易受误操作的影响而被删除，或因存储分散而收集不全，所以比纸质文件更易散失。

（2）在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间。电子文件办理完毕后暂时保存的地址可能很分散，如果等到归档时再集中，可能已经产生了混乱。最好的办法是建立一个空间足够大的共用存储库，随时把办理完毕但尚未归档的电子文件集中保存起来，以备统一进行鉴定归档。

（3）在电子文件处理过程中对必要的背景信息项目作出规范化的要求，并随时进行登记。背景信息数量可能较多，甚至在形式上图、文交错，对其进行规范化的管理尤其重要。在办公自动化等业务系统设计时应使系统运行过程中能自动把相关的背景信息和电子文件连接到一起，无论是文字还是图形信息，即使存储区域不同，也必须组成一体化管理的信息库。

（4）制定电子文件元数据管理规范，并在电子文件归档或移交时按要求对元数据进行登录和说明。较好的方法是以电子表格的形式进行登录管理，使一些项目和数据登录实现自动化，免除人工造成的差错。

电子文件的产生和运行完全是由相关系统来实现的，不是靠文秘部门或档案部门采取手工干预来实现的，因此，在单位办公自动化等业务系统功能设计之初，档案部门应该协同相关部门参与到整个办公自动化等业务系统设计之中，提出相关要求，才能避免应系统设计缺陷造成归档电子文件的不完整、不真实和不可靠。

4 纸质文件与电子文件的配套管理

当前计算机应用非常普及，许多单位虽然没有实现完全意义上的办公自动化，但文件的生成和运行，有一部分是通过计算机来实现的，也就是说，产生了电子文件与纸质文件共存的情况。一般来说，存在这种情况的单位，纸质文件还占主导地位，归档后起凭证作用的仍然是纸质档案，归档电子文件仅仅起便于利用的作用，这时候，电子文件作为纸质文件的补充，其管理要求并不非常严格。但是，档案部门不能因此任其发展，而是应该加强管理。做好这个时期电子文件与纸质文件的配套管理，可以起到两个方面的作用：一是减少纸质档案数字化的工作量，利用信息内容相同的归档电子文件，提高档案利用效率；二是为今后单位实现真正办公自动化后电子文件的归档工作积累宝贵经验。

这种情况下电子文件的归档管理主要是收集齐全，与相应的纸质文件配套，并不存在许多技术难题。主要需要解决以下一些问题：

（1）草稿性电子文件处于“自生自灭”状态。我国使用计算机进行办公和事务性管理的单位，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视。据了解，一些较大的部委或省级机关，每年产生大约万份草稿性电子文件。这些电子文件的绝大多数未被保留，而是被新起草的文件不断地覆盖，或因其存储介质用于其他信息的存储而被清洗。这是一种资源浪费，因为不少单位在开发利用档案信息资源过程中，耗费大量的人力、物力，把普通纸质档案数字化，有的以图形方式存储，有的还被转换成文本文件。如果草稿性电子文件被保留着，将来做这项工作就会方便得多。同时，在一些草稿性电子文件中，包含着许多重要的修改过程信息，具有查考价值，应列为归档内容进行保存，不可任其清除。

（2）辅助性电子文件处于无人管理的状态。在一些单位的办公自动化网络中，虽然纸质文件仍然是正式文件，但已开始把电子文件作为辅助性文件使用。如为提高效率，在发文时，先经网络发送电子文件，接收单位先按电子文件承办，正式的纸质文件随后按正常发文程序发送。凡采用这种工作方式中的单位，人们对电子文件比较重视一些，但是，一旦纸质文件到手，电子文件就常常处于无人管理的状态。这些辅助性电子文件的数量比较大，有些单位由于计算机系统中的存储容量不够，为了接收新的电子文件已开始清除部分原来的电子文件；多数单位对这部分电子文件未采取严格保管措施，人们甚至可以随意对其进行增、删、改等操作，使其原始性、真实性、完整性受到威胁。

（3）正式电子文件往往只进行了逻辑归档。我国已有一些单位开始将电子文件作为正式文件使用，而其纸质拷贝件则作为辅助性文件。对这些电子文件在网络中的安全保护，已引起一定程度的重视，但是就其归档管理来说，存在着很多问题。最突出的是大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与意见，因此，对电子文件的归档考虑不周，设计得不够稳妥，措施不够严密。多数系统只设计了逻辑归档功能，也就是说电子文件生成时存在什么位置，归档后仍未改变。只是把与其相关的目录信息归并到档案工作者使用的终端上，而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上。这样，一旦网络系统出现问题，电子文件就会被搞乱，甚至全部丢失。

（4）有些电子文件的存贮载体不安全，信息记录格式不标准。由于没有统一的规定，对电子文件的载体选择难免带有随意性。很多单位的电子文件就直接存在硬盘存贮器上。一般情况下硬磁盘是可靠的且存取效率较高，但它不便于脱机保管。所以，一旦系统出现故障或被病毒感染，就极容易造成数据的损失。有一些单位的电子文件以软磁盘作为存贮介质，由于软磁盘极易损坏，其可靠性和保管期限都存在较大问题。还有一些单位的电子文件以光盘为存贮介质，光盘有许多种，其中有不少种也存在一些不利于归档保存的问题。如多数光盘的存储格式是非标准的，或者只是企业和厂商标准，互换性差；也有一些光盘在可靠性和保存寿命上存在问题等。

（5）电子文件生成的设备环境数据，缺少登记，一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。电子文件的生成环境是很复杂的，而且电子文件对设备有依赖性。一些单位保留电子文件时，没有注意保存其生成软件及设备等方面的参数，如果某系统被毁，或被更新，那么由原系统生成的电子文件就可能难以读取或恢复原貌，所以保留电子文件的同时，也应特别注意保留其相关软件及设备等各种必要的参数。

鉴于以上列举的种种问题，必须从办公自动化或计算机辅助设计（CAD）、辅助制造（CAM ）等系统设计及生成时，就采取措施，并与纸质文件的规定协调起来，从归档角度提出一些要求，在此基础上做好电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档等工作。