档案数据库建设实例（浙江省）
目录数据库建设是档案信息化的基础与关键，长期以来，浙江省档案馆高度重视目录数据库的建设与应用。早在20世纪80年代中期，作为全国计算机管理的试点单位，就开始了计算机档案管理的探索。经过近二十年的不断实践与摸索，同时借鉴兄弟省市的先进经验，逐渐形成了一套比较切合实际的做法，也收到了较好的成效。
1 目录数据库建设与应用的基本情况
目录数据库建设与应用工作大致可分为三个阶段：
第一阶段是20世纪80年代中期到90年代末，当时应用与上海交大共同开发的《档案管理信息系统》，先按照《档案著录规则》的要求与浙江省档案馆的需要选择著录项目做好前处理工作（即著录卡片），后组织工作人员进行录入，并应用软件所提供的自动标引功能形成关键词的著录以替代主题词。但因此阶段投入力量少，所形成的目录数据库规模不大，仅有建国后文件级、案卷级目录，民国时期档案文件组合级目录约40万条，只在档案利用接待室投入内部使用。
第二阶段是90年代末，根据中央档案馆、中国第二历史档案馆有关上报馆藏历史档案目录的统一部署，选用《兰台档案管理软件》开始了全省革命历史档案目录中心与民国档案目录中心的建设，按照全国统一的目录数据格式录入革命历史档案文件目录和民国档案案卷目录约13万余条。此阶段吸取了以往目录数据库建设的经验与教训，引进了项目化管理，以确保工作质量与工作任务的按时完成。
第三阶段是始于2002年的建国后文件级目录数据库建设工作以及对已建的建国后文件、案卷目录数据库内数据格式与质量的改造完善工作。这是为适应社会信息化发展的需要及其对档案信息开发利用的要求而全面铺开的一项重点工作。根据“十五”期间形成200万条目录数据规模的要求，采取了“两头在内，中间在外”的方法，由工作人员开展前处理工作与数据质量验收、汇总、入库工作，而对照档案实体所进行的数据采集、录入与校对工作通过招标的办法由社会组织承包，从7月至11月初已形成了建国后文件数据条目20余万条。本阶段根据数据处理与应用的实际情况，在数据录入与校对时采用承包方所提供的《泰宇文档管理及图文处理系统》（单机版，Windows平台，Interbasc数据库），而数据的汇总与应用则采用《之江软件》（网络版，Notes平台）（以与浙江快威等单位联合开发的《电子文件归档与电子档案管理》为基础，与清华同方共同改造而成），且根据档案的开放控制情况在局域网或公众网上公布，提供给工作人员、查档用户、Internet用户自行检索与利用。
2 目录数据库建设与应用的基本做法
1.明确目的与目标。
目录数据库建设一直以来存在着“管”与“用”两种不同目的的争论，这直接关系到著录项目的数量及数据库建设的速度。浙江省档案馆在反复讨论后认为：当前档案馆工作中存在的主要问题是档案信息资源开发的深度与广度满足不了社会对档案信息的需求，需要着重解决的是如何提高档案检索的快捷性、友好性，以及查准率、查全率，为此解决“用”的问题是目录数据库建设的必然要求，由此进一步确定将重心放在建国后文件目录数据库的建设上，力求在“十五”期间形成150万条文件级目录数据库。
2.制定计划与标准。
为使目录数据库建设与应用工作有计划地开展，明确目录数据库建设做什么、怎么做的问题，在对档案利用情况及目录数据库现状进行广泛调查研究的基础上，吸收兄弟省市的先进经验，制定了《档案信息数据库建设实施方案》、《文件级目录数据库结构与著录规则》、《案卷级目录数据库结构与著录规则》、《文件级目录数据库建设前处理工作办法》、文件目录数据库质量检查验收办法》、案卷级条目改造工作表》、《文件级数据库建设前处理工作单》、《文件级数据库建设工作流转单》等一系列工作计划、程序、方法与标准，增加了工作透明度与可操作性，保证了目录数据库建设工作的程序化、规范化与标准化，确保了目录数据库建设的有序进行与目录数据库的质量。
3.落实管理体制与工作环境。
在管理体制方面，继续采用已在目录中心建设中成功运作的项目化管理，建立目录数据库建设项目组，抽调责任心较强、工作踏实的专业人员组成，全面负责目录数据库建设工作；同时探索性地引入市场化运作，即目录数据库建设中的数据采集与录入工作由数据库服务公司负责，但置于项目组的全面监控之下，这既加快了目录数据库建设的速度，又保证了目录数据库建设的质量。此外，针对数据录入、应用的不同特点，分别配置了具有录入、数据互校功能的软件与具有检索、权限管理功能的软件，且为了确保档案及其信息的安全，即使是录入工作也在馆内专门场所进行。
4.规范工作程序与要求。
一是前处理工作。前处理工作是指在文件目录数据库建设中对入库文件的选择及一些著录项目内容的考证补充工作。考虑省档案馆处于全省中心区域的地位，以及各地因历史上的原因所造成的档案收集、保存不全，对入库文件选择采取“从宽”的方针，一般仅剔除未发文件与确实没有查考价值的文件，其他均选择入库，并以前处理单（或用卷内目录替代）、工作流转单进行实时登记。
二是录入工作。目录数据库的质量是数据库建设的关键与生命线，而目录数据库的质量关键在于数据的采集与录入环节，因此要求承包方采取“双机对录互校”的方式，即要求每一条目由两个录入人员分别录入，后由质检人员对两张数据表进行校对、修正，并进行其他事项的质量检查。同时要求录入人员、质检人员均凭前处理单（或卷内目录）翻查档案实体开展相应工作。
三是验收入库工作。根据承包方提交的数据，根据《文件目录数据库质量检查验收办法》进行验收，凡符合标准者入库，否则要求承包方重新进行质量检查，以至重新录入，严把质量关。
四是数据汇总与使用工作。数据验收合格后进行数据汇总，倒库进入建国后文件数据库，并采取“边建边用”原则，在局域网内根据开放与控制的使用标识分二级权限提供利用，外来查档人员在阅览室利用检索终端自行查找开放目录数据，一般工作人员在各自终端检索开放目录数据，而保管人员则提供全库检索。同时逐步实现开放目录数据在“浙江档案网（”公众网）上提供远程检索利用。
3 数据库建设工作的体会
1.领导重视、群众支持，从思想上、组织上保障了目录数据库建设与应用工作的健康、顺利开展。
一直以来，领导高度重视目录数据库的建设与应用工作，多次在不同场合强调目录数据库建设与应用工作应跟上社会信息化的步伐，抓住机遇，乘势而上，把目录数据库的建设与应用工作作为工作重点来抓，以应对社会信息化所带来的对档案信息化的挑战。当前既要明确目录数据库建设是一项长期任务，但同时又要突出重点，明确近期的主要任务，集中力量打好歼灭战。为此在广泛调研的基础上，经过多次讨论，形成了“十五”期间目录数据库建设的实施方案，确定了目录数据库建设的规模、内容与方法，在2003年目录数据库建设全面启动之际，又专门召开了由各处室负责人、相关处室人员参加的动员大会，明确责任与目标，并从人、财、物等各方面予以重点保障，在目录数据库建设启动之后，又经常了解进展情况，给予关心与支持。在领导的重视下，群众热情很高，全力支持、配合目录数据库的建设与应用工作，并献计献策，努力工作，为目录数据库建设与应用工作的顺利、健康开展提供了强有力的思想与组织上的保障。
2.突出重点、确保整体，以全宗为单元分期实施，积极稳妥地推进目录数据库的建设与应用。
目录数据库建设工作量大，任务重，不可能在短时间内全部完成建库任务。为此，在某一时间内只有根据全宗形成者的地位及全宗档案的利用频率，分清轻重缓急分期实施，同时在实施过程中要求确保全宗内文件入库的整体性，凡符合入库条件的文件应在目录数据库中均有反映，以最大限度地提高全宗内文件的查全率，放心地使用目录数据库替代传统目录开展档案检索工作。
3.项目化管理、市场化运作，有效地解决了当前目录数据库建设过程中所存在的质量与数量的矛盾。
根据目录数据库建设的任务与职责，专门成立项目组，抽调兼具档案专业知识与计算机应用知识，又较熟悉档案馆藏的人员，建立项目责任制，全面管理、监督、参与目录数据库建设与应用进程。同时，考虑到工作量大，以及人员的构成现状，成功地引入市场化运作，通过招标的方式与数据库服务公司签订合同，明确双方的权利与责任，经简单培训后，即由他们负责数据的采集与录入工作，而项目组则采用制定与监督工作程序、标准的执行的办法通过质量验收来保证目录数据库的质量，从而有效地在保证质量的前提下加快目录数据库建设的速度。
4.边建边用，以用促建，在“第一时间”发挥目录数据库的实效，从而进一步推动目录数据库的建设。
目录数据库建设的目的在于使用，只有使用才能发挥其实效，领略目录数据库所带来的便利，才能从另一方面更加说明目录数据库建设的重要性与迫切性，从而为目录数据库的建设与应用工作营造更加友善的工作环境，来进一步地推动目录数据库的建设工作。因此，凡已验收合格的数据均应马上做好汇总入库工作，并投入正式使用，让工作人员及利用者通过局域网上的检索终端自行检索全部数据或开放目录数据。
4 目录数据库建设与应用的注意事项
1.保证档案及其信息的绝对安全。
在目录数据库建设过程中始终以档案实体作为工作对象进行前处理工作、信息的采集与录入工作、目录的校对与验收工作，档案及其信息一直处于流动之中，且接触人员又较多，还包括承包方人员，因此档案及其信息的安全问题就显得格外突出。为此，在进行安全保密教育的同时建立了安全责任制，严格档案及其目录数据库的交接清点、清除制度，加强日常督查，并明确规定如承包方发生安全问题，则停止合同执行并依据法律法规追究法律责任。这样从思想上、制度上确保目录数据库建设与应用过程中档案及其信息安全保密工作的万无一失。
2.采取一切措施确保目录数据库的质量。
目录数据库是馆藏档案的概要反映，是档案进入实际应用领域、发挥作用的主要桥梁，如果质量不好，势必造成许多有价值的档案因无法得到检索而不能发挥其作用，影响到社会各项工作的顺利开展，后果将不堪想象。为此浙江省档案馆在总结以往目录数据库建设的经验与教训，采取一系列的有力措施，从思想上、制度上确保目录数据库的质量。一是在思想上从严要求，站在对历史负责的高度以“严、细、实、合”的工作作风做好目录数据库的建设工作；二是在人员的配置上，选用责任心强的同志组成项目组；三是从工作程序与方法上要求承包方在信息采集与录入时按照档案实体采取“双机对录互校”的方法，最大限度地避免错误的产生；四是建立多道质检关，前处理检查、录入中校对、数据汇总抽查等环节层层把关，确保数据库的质量。
3.全面规划，综合考虑目录数据库建设与应用中的一切细节。尤其是从目录数据库建设与应用的长远发展来妥善处理目录数据库结构与著录要求，如目录数据库应用中分不同用户赋予不同利用权限的设置，就涉及著录项目中开放控制著录项的设置及其取值范围，否则等将来需要时再对目录数据库进行修改，势必会造成较大的浪费。
4.慎重对待原建目录数据库，采取一切技术方法予以充分利用。原建目录数据库都是原来工作的结晶，有其一定的历史性与可利用性，一般可以借助于现有的技术手段，按照现有目录数据库的建设标准对其进行嫁接、改造，这样可以在一定程度上节约开支，加快目录数据库建设的进度，并且可以积累经验，为今后类似的工作提供宝贵的经验或教训。
