档案数据库的总体设计

1 档案数据库结构设计方法

1.根据档案信息管理特点进行系统分析

在设计一个有效档案数据库时，首先要了解档案数据库系统中设计的情况和档案数据处理过程，即：①有关档案管理系统的限制和档案管理目标方面的资料，包括档案管理的目标，以及处理方式、硬件的选择和对设计数据库的影响。②档案数据库数据的描述方法及其数据之间的关系，各项数据项的大小和数据量，用于完整性、可靠性和保密性的一些规则。③档案数据处理的要求，依照数据使用方法对数据量、频度、使用先后顺序和性能等进行的规划和控制。

2.建立概念模式档案数据模型

在前阶段分析系统需求工作的基础上，建立一个数据库的概念模式，即分析档案系统限制及每个用户的信息要求和处理要求，清除冲突和数据之间的差异，最后综合成一个概念描述档案数据库，从而理解档案数据库系统的各种处理要求和限制。概念性模型是用户和设计人员之间的桥梁，一方面它是明确地表达用户要求的一个模型，另一方面又是设计档案数据库的基础。

3.实现档案数据库的逻辑设计和物理设计

在确定档案数据库的基本要求和处理方法之后，应用数据库管理系统如Foxpro、Mfoxbase等应用软件，输入概念模式的数据库结构，在具体设计过程中还应充分了解档案管理中的表格应用，如档案日常管理中案卷目录、卷内目录的打印格式，借阅登记和各类统计报表的管理。在档案数据库设计过程中应考虑到系统的完整性、一致性、可恢复性、安全性和可扩充性等问题。还应考虑到对时间、空间、效率、维护代价和各类用户要求进行权衡，其结果可能产生多个方案，在权衡数据库管理简易和用户使用方便等方面后，再选择一个较优的方案实施。

2 档案数据库的数据准备

档案数据库作用的发挥，最重要的问题就是档案文献的数据准备，也就是著录与标引工作。没有好的机器设备和优秀软件，就难以达到很好的检索效果，然而即使有了好的设备和优秀的软件，而没有相当数量的规范化的档案文献信息输入计算机，仍然形成不了一个实用的档案信息资源数据库系统。许多档案馆室购置了计算机，准备或正在建立档案数据库，但是档案的整理和规范化工作跟不上，工作就很被动。例如，二次文献的准备工作大都是手工操作，影响了录入速度和质量，使机器“吃”不饱，出现了所谓的数据加工“瓶颈”问题。因此研究解决档案数据库数据的准备方法就成了档案数据库建设过程中需要解决的迫切问题。

1.档案数据库数据准备的几个误区

一是按照《档案著录规则》搞标准著录，原有检索工具全部废弃，一切都得从头来的误区。由于这种认识的误导，加之档案著录本身要求很高，便产生了畏难情绪，影响了档案著录工作的开展。实际上，现行的案卷封面、案卷目录、全引目录、专题卡片、人名卡片的著录项目5-12个不等，有很多项目与《档案著录规则》规定的著录项目相同或大体相同，只要我们对原有检索工具稍加改造或增补，是完全可以符合《档案著录规则》要求的。

二是档案著录标引必须一次到位的误区。很多单位在这种观念影响下，档案著录工作进展十分迟缓。实际上，档案著录标引工作较难的只有两项，这就是标引“分类号”和“主题词”，各单位完全可以根据实际情况，跳过这两个难点，待条件成熟或经验丰富后再补著补标。

三是关于著录、标引可使检索准确率、网罗度达到100%的误区。规范档案著录标引工作，与原有著录标引工作相比，在检索准确率、网罗度方面，已是质的飞跃，至于要求检索查全率、查准率达到100%的提法，是不现实的。至于标引到何种深度，检索准确率、网罗度多少为宜，应根据各档案馆（室）的实际情况而定。

2.档案数据库的前期准备工作

要建立档案数据库，必须做好前期准备工作，也就是说兵马未动，粮草先行。档案数据库的前期准备工作主要有以下两点：

加强标准化、规范化建设。档案工作标准化体现在各项基础业务建设中。基础业务建设达不到标准化、规范化的要求，直接影响档案著录标引工作，影响档案数据库的建立。关系档案数据库建立的标准化工作主要有两项：一是全宗划分问题。尽管制定了有关规范，但由于多种多样的原因，很多单位还没有按规范要求完成全宗调整工作，以至于影响了整个基础建设的开展。全宗是档案馆管理档案的基本单位，全宗没有按标准划分和管理，全宗不固定，档案馆的其它工作就无从谈起。二是档号问题。档号存在的主要问题是不按规范要求进行编制，存在重号、漏号现象，特别是目录号的编制问题较多。档号不固定，等于档案的位置不固定，档案数据库就无从建立，即使搞了也是废品。因此，应加强档案整理工作，搞好档号编制，固定档案位置，为档案著录工作的开展奠定基础。

培养一支较高水平的著录标引专业队伍。要搞好档案著录工作，建立档案数据库，关键是要大量培养档案著录人才，没有大量的档案著录人才，档案著录工作是搞不好的，弄不好，还会走弯路，造成人力、物力、时间的极大浪费。

3.档案数据库数据准备的方法

除常规的著录标引方法，即按《档案著录规则》要求开展标准著录之外，档案数据库数据准备还有以下几种方法：

改造原有检索工具。原有的检索工具虽不规范，但并不意味着必须废弃。这些旧式检索工具也是多年辛勤劳动的成果，为档案开发利用工作也作出过一定的贡献，有的仍不失为一种较为实用的检索工具。假如把旧的检索工具全部推倒，重新搞标准著录，将造成很大的浪费。因此，改造利用原来的检索工具，按照《档案著录规则》要求，填平补齐缺少的主要项目，从而基本达到新的著录要求。

探索和实践自动标引。档案主题标引采用人工标引方法，对标引人员要求很高，而标引的速度和质量却难以保证。解决的出路就是探索和实践档案自动标引的方法，它将使档案主题标引面临的主要问题得到一定程度的改善。

直接录入法。即录入人员或著录标引人员将档案文件的有关著录项目和主题内容直接输入计算机，而不再摘著录卡片或著录标引工作单，好处是省去了一些工作环节，录入速度大大加快。缺点是对录入人员或著录标引人员的要求更高了，即不但要懂微机、会操作，而且要熟悉著录标引的有关规则，熟练地掌握《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》，因而，直接录入法普及的难度较大。

改革现行的编目方法和格式，实行编目和标准著录一体化。即在文书立卷后期，编制案卷目录、卷内文件目录和全引目录时，按《档案著录规则 要求，将编目和著录工作溶为一体，同步进行，案卷目录格式采用《档案著录规则》中的书本式案卷级条目著录格式；卷内文件目录格式采用《档案著录规则》中书本式文件级条目著录格式，全引目录则将两种格式综合。这样，不但减少了工作程序，避免了重复劳动，而且为实现机关档案管理现代化打下了基础，同时也可减轻档案馆现行档案著录工作的压力。

4.综合规划问题

制定细则。制定适合本单位实际情况的《著录标引细则》。《档案著录规则》是进行著录的依据，带有总标准的性质。由于各单位实际情况千差万别，档案管理标准化和现代化的进度也不一致，因此，制订一个档案著录标引实施细则是十分必要的。细则可对档案著录的范围、对象、著录项目的选择、著录方法的具体要求、某些内容和形式及其特殊档案的著录方法以及《档案著录规则》中其它未尽事宜做出具体的规定，便于实际操作。

制定规划。档案著录标引工作是一项长期工作，不可能一蹴而就。因此，一定要制定好长期规划和短期安排。制订计划时可以掌握这样的原则：一个档案馆内不一定所有的全宗都同时进行著录，一个全宗内不一定所有的案卷都同时著录；一个案卷内不一定所有的文件都同时著录。也就是要根据需要和本单位实际情况，分清轻重缓急，先后主次，抓住重点，避免盲目性。

加强档案著录工作的组织管理。一要纳入领导的议事日程，提高认识，加强对这项工作的引导和研究；二要纳入基础业务建设之中，把它作为一项长期业务建设抓好抓实；三要纳入目标管理之中，通过目标管理和定额管理等先进管理方法，推动档案著录标引工作健康发展。