档案数据库建设基本程序与要求
利用现代信息技术，将档案信息和档案的管理信息，按照一定的规则和格式转换成数字信息，建立起档案信息资源数据库。档案数据库，从广义的角度讲，就是以特定方式组织起来的档案数据集合。具体地讲，就是为满足多个用户多种应用需要，按照一定的数据模型将本单位所保管的档案信息存贮在计算机中以备使用的数据形式。
档案数据库的应用能够实现对数据的集中化控制，将所有相互联系的数据集中在一个数据库中进行统一的维护和管理，数据的格式具备一定的标准性，便于大批量的录入和修改及检索。不同用户只需从中取出所需的部分数据，减少了数据的冗余度，集中化管理避免了相同数据的重复出现而降低检索速度，减少数据冗余和存储空间的浪费，实现了数据共享，数据库系统的最重要的一个优点就是数据与应用程序相互独立，保证了各类应用程序对数据的需求，实现数据共享，充分发挥档案数据库的作用的同时也提高了档案的利用率。
1 档案数据库建设原则
档案信息数据库设计的总则应符合国际和国家规则，便于管理、传输、检索，符合档案著录规则，易于维护，通用性强，便于各系统应用及联系。
1.规范化原则
档案数据库如果不规范，比如数据著录项目的字段名与字段类型及著录项目的总数等各不相同，就会在客观上为档案数据库的规模化、网络化利用设置障碍。坚持规范化原则就可以扭转数据格式和元数据不统一的局面，建立一个操作性强、适用面广、科学实用的档案信息资源数据库系统。
档案数据库的规范化直接关系到档案信息资源检索体系的统一，它涉及档案业务工作的许多环节，概括起来主要有三个方面：首先是档案著录标引规范，以保证各级档案部门所生成档案信息条目一致、准确及具有自我说明能力；二是档案信息数据库结构规范，确保各级档案部门所生成的档案机读目录具有统一方便的检索与交换格式；三是档案计算机管理软件开发技术规范，用于营造统一的信息平台，将各级档案部门所生成的档案机读目录集成于一体。
档案著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据检索和利用的质量和效率。
统一档案机读目录数据库结构，对于档案信息化和网络化建设具有至关重要的意义。数据库结构的统一，是用于消除档案资源数据库联网检索数据对接时出现的不规范现象。统一使用规范化、标准化的机读目录数据库格式，有助于简化网上的档案机读目录数据交换与检索，从而能够使来源不同的数据库很容易地结合在一起，有利于在网上对档案机读目录信息的规模化利用，发挥出整体信息资源体系的优势。
2.检索优先原则
数据库建设旨在提供丰富的信息资源，实现资源共享，尤其是在网络环境下必须要求拥有完备的检索功能体系。检索界面简洁明了，易于操作，提供多途径检索。如主题词、责任者、分类号等，并能实现各项相互间的“与”“、或”“、非”的逻辑组配检索，而且可实现标引词的位置算符检索，在一次检索结果的基础上实现多次循环检索，以提高查全率和查准率。数据库还应根据用户的要求，提供多种显示输出方式，以便用户根据自己的需要挑选满意的信息输出形式。
其次，规范的标引体系系统。数据库信息检索的实现以其对信息的标引为基础，以检索软件为依托，在网络条件下进行资源共享。所录入的档案信息等有关信息的标引必须统一规范与标准，实现与因特网上信息资源检索的接轨。实现对档案信息规范化的标引必须以一定的“分类法”与“词表”为基础。前者是实现对档案知识学科的标引，后者是实现对档案的主题内容的标引。所以，应该根据《档案著录规则》、《中国机读档案规范格式》、有关档案及文献数据的标准标引，实现用户理想的检索效果。
3.可持续发展原则
可持续发展原则首先是数据的可持续发展。档案馆保存的大量档案资料是天然优势，能保证数据库的数据来源不断。数据源是数据库建库的根本，也是不断丰富完善数据库数据的关键。其次是数据库系统的可持续发展，随着技术与需求的发展，数据库要能不断地更新维护。再有是数据库开发在人力和经费等条件上要有所保障，决不能半途中断，这是数据库开发的基本保障。
2 档案数据库建设基本程序
1.前处理工作
档案信息的收集。网络中的档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件。除此之外，一些档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必须首先确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行全面的收集。
档案信息的前处理。这是一项基础工作，为数据库提供经过加工处理的数据。主要是将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来。著录标引必须达到规范化、标准化的要求。这是建立数据库的必要过程，也是保证检索质量的前提条件。
确定数据结构。这项工作主要由技术人员根据档案人员提供的著录信息来完成。
2.数据采集、录入、校对工作
将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录入过程需要较严格的校对审核。如审查字段的数据形式是否正确，字段长度与确定的结构长度是否符合，各种标识符号是否有误等。这其中还可能包括对不同格式的数据进行转换等工作。
3.数据质量验收、汇总、入库和网络发布
由于计算机硬件不断更新，计算机网络技术迅猛发展，数据库系统发生着很快的变化。虽然它的基本组成部分仍然是数据、软件和硬件，但是它们的范围、规模和复杂性都大大地扩展了。其中最主要的变化就是数据库产品具有了Web连接性，利用网络作为查询和发布库中数据的手段，数据库方式成为网络信息资源组织与发布的重要方式。对于档案信息资源来说，数据库也是其在网上的有序组织形式。数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条件，是信息系统的核心。数据库技术与网络技术的融合极大地方便了档案信息的管理与开发利用，提高了档案工作效率。因此许多档案机构都把数据库建设作为当前档案信息发布的核心工作。档案数据库建设越有成效，网络档案信息管理与服务也就越有保证。
3 档案数据库建设质量保障措施
档案信息资源是档案信息化的核心和基础，必须采取措施保证档案数据库建设的效率和质量。
1.认真做好工作流程调查，确定工程深度和进度。
在档案数据库系统建设过程中，如果不能提出一个工程的总目标和当前工程要达到的目的，就会造成工程缺少计划性，想到哪干到哪，到处打补丁做改动。于是施工周期被不断延长，开发的档案数据库系统成了“胡子工程”。因此，要做好数据库系统一定要明确工作流程，明确流程的每一步都要干些什么，画出明晰的工作流程图，严格按流程图组织施工。这样做既便于实施人员按既定的明确思路工作，易于控制系统的整体质量，也可以尽快看到工作的成果，对系统进行评价，提出下一阶段的工作目标，进而逐步实现整个系统需求中提出的目标。
档案数据库建设是一个极庞大的系统工程，也是一项长期的持续性任务，需要的人力、物力、财力很多，不可能一蹴而就。而且一进入实施阶段，就可能要持续进行下去。因此，抓好推进策略是保证其实施成功的关键所在。
2.做好新开发数据库的检测工作，避免工作漏洞。
对系统进行分调和总调，解决各种技术问题，使之达到系统设计要求的各项指标，实现各项功能，弥补在系统设计中考虑不周之处，使系统能够正常运行。
按照系统设计的要求对档案数据库系统进行测试，是一个不可缺少的环节。测试的内容在系统设计中应有明确规定，大体上包括：功能测试、数据完整性和准确性的测试、安全测试、系统响应时间的测试以及各项错误信息的保护功能的测试等。根据测试结果和试运行的实际情况对档案数据库系统进行评价。任何一个数据库系统都是人为工程，人为造成的缺点或漏洞难以完全避免。有些对系统正常运行有影响的问题要及时发现，立即改正。有些属于需求分析中的疏漏但又不影响系统使用的问题，可以等到系统更新时再解决。
3.重视数据库运行和使用人员的培训工作，确保数据库的使用寿命。
当软件提交使用后，软件进入运行维护阶段。该阶段的主要任务是使软件持久地满足用户的需求。由于系统操作者水平参差不齐，许多操作使用人员并不拥有掌握数据库系统的能力，所以必须加强培训，提高使用者这方面的能力。由于信息技术的飞速发展，培训应是多方面的，不仅是简单的系统操作能力，还应该包括计算机操作系统使用能力的培训，使用者对系统不再只是简单地掌握，还能够对计算机系统的使用方法有比较深入的认识，这样当系统技术有所变化的时候就能较好地应对。只有这样，档案数据库系统才能在整个生命周期内正常地发挥作用。
