电子政务环境下档案工作发展策略
1 档案部门需要解决的问题
随着电子政务的建设与实施，国家行政机关的改革重组和业务工作流程的变化也是大势所趋，同时也将产生大量的电子文件。目前我们的档案工作定位能否适应电子政务的新形式，能否有效地履行保存国家记忆的职责？应该说，还有许多问题需要研究解决。
1.部门职能的变革
我们知道，计算机软硬件的发展速度及更新换代很快，电子文件又不可能脱离这个环境而独立生存。因此，如果按照原定的档案接收时间规定和原来的接收方法，电子文件在几年后有可能很难接收，况且随着时代和人员观念的更新变化，人员流动频率加大，有些信息、数据在原工作人员离开之后，就有可能无法有效掌握。档案部门能否在文件生成时就能进行干预，为电子文件归档做好前期工作，这需要以法律、法规、标准、规范和相关规定、办法，来严格要求电子文件生成者遵照执行，做好前期工作，使电子文件能够长期保管，并且能够有效利用。但是，这一切可能都需要变革机构职能，例如，类似于美国国家档案文件署的职能，即将文件管理职能纳入工作范畴。
2.内部机构调整
有效地管理电子文件，不但需要对外管理职能的变革，同样需要目前档案馆内部组织机构的适应调整。能否有效、及时地接收大量的电子文件，需要档案馆有专门机构负责电子文件的接收、整理、保管和提供利用。这个专门机构需要有复合型的技术人才及相应的技术平台。
3.档案工作者的知识结构
有效管理电子文件的基础是档案工作者知识结构以及随工作变化和新技术应用的适应能力。如同国家政务部门工作人员需要技术培训一样，档案馆工作人员的知识结构目前可能还不能完全适应电子政务环境下的档案管理工作。另外，我们档案馆的现实情况可能也不允许保有相当数量的 IT技术人员，依托社会技术支持目前也不合国情，但有一个小机构专门跟踪电子政务IT 技术发展也许是非常必要的。电子文件的管理需要跨学科的复合性人才，不但需要档案管理学的知识，而且需要掌握IT技术的应用技能。目前，无论是院校教育还是在职培养，都很难说已经做好了准备。
4.物质基础条件
保管电子文件需要相应的物质基础，这主要是计算机软硬件环境和与之配套的基础设施，而这些设备在不断更新淘汰，因此必须有稳定的经费支持。目前，除经济发达地区外，与政府行政机关相比，档案馆相对缺乏履行职责的基础条件与经费，包括场地、设备、运行经费等等。
5.工作定位需要明确
如果认为电子文件若干年后归档不能成立，而需要适时归档，那么，档案馆（室）在电子政务网络系统中的位置需要在系统设计时就要充分考虑。另外，数字档案馆作为电子政务的重要信息资源，也必须考虑档案馆局域网嵌入电子政务网络的方式。对此，必须提前规划，统一设计，统一投入，统一建设。档案馆局的工作职责，也有待于向文件管理延伸。
6.数字档案馆建设
随着数字图书馆的建设，数字档案馆也已经提出，并开始试点。但是，数字档案馆决不是简单地将原有纸质档案数字化，更重要的是明确数字档案馆如何与国家各级党委、政府的各个部门衔接，这个衔接包括接受档案信息和提供档案信息的利用，同时还要明确数字档案馆如何获取民众的档案信息和如何提供信息服务，例如和民营企业的关系。总之，如果数字档案馆能够像数字图书馆一样，成为社会各界所需要的社会组成部分，就必须解决好与社会各个成员的信息交互关系，否则，即使所有档案数字化完成，也没有生命力。
7.相关法律、法规、标准问题
纸质文件的管理已经有比较完善的理论与方法，而电子文件管理虽然有一些标准和管理办法（如CAD电子文件归档与管理国家标准等）但还远不完善，更重要的是相关法律、法规问题。同时，缺乏完整的标准体系和标准，如果不能及时制定一套比较完整的管理标准，将会非常被动，因为电子文件增长速度非常快。另外，要制定标准必须首先明确它的标准体系，否则将是混乱的，不完整的。
8.支持电子文件管理科研工作
电子政务和电子文件管理作为一个新的事物，没有现成的经验可以借鉴，因此，科学研究必不可少。需要组织档案馆局有关部门与大专院校、科研所，联合进行项目攻关研究，且刻不容缓。必须进行的科学技术研究课题可能包括：电子文件管理标准化体系和相关标准（收集、整理、鉴定、归档、保管、利用）；电子文件相关技术问题（生成、传输、接收、存储、转换、迁移等）；电子文件相关法律问题（凭证作用、隐私权等等）；电子政务、电子党务网络中，档案馆（室）的位置；档案馆局应对电子政务、电子党务的战略等等。
2 电子政务环境下档案工作思路
电子政务建设虽然不是一个全新的事物，但毕竟没有一套完整的经验可以借鉴，随着电子政务建设和电子文件大量产生，档案馆可能有必要在立足本职工作的基础上，尽一切可能开创档案工作新领域、新局面。
1.明确职责，主动服务
已经实施电子政务的地方，档案馆有责任为当地电子政务服务，有责任完整地收集电子文件，即使是在没有一套完整的管理方法和技术条件保证的情况下，也要以暂行办法收集电子文件。国家档案局已经以文件形式发布了电子文件管理的暂行办法，国家档案局职能部门也制订了CAD电子文件光盘归档及档案管理办法国家标准，电子文件归档与管理规范国家标准，电子文件著录规则也已经完成了起草工作，另外，国家档案局也正在积极参与有关保管真实性电子文件国际研究项目。
2.统一规划，分步实施
按照中共中央办公厅关于加强党委办公厅系统信息化建设文件精神，各地档案部门应尽可能将档案馆（室）纳入当地电子政务建设总体规划。档案馆纳入电子政务系统总体规划方案，有利于和党委、政府机关文件生成、保管部门和档案馆平滑连接，使电子文件顺利归档，形成电子档案，也有利于安全地提供信息服务。
3.协调工作，理顺关系
积极协调党委、政府档案工作部门与档案馆的工作关系。积极主动地与党委、政府机关协调工作关系，共同研究解决电子文件在生成、流转阶段，如何保证电子文件方便、真实、完整归档，并且有利于长期保管，有效地提供利用问题。如果能够由此明确档案馆在电子政府中的工作职责与工作位置，将可以为档案馆创造一个全新的工作局面，也可以为数字档案馆建设提供一个坚实的基础。
4.更新观念，改革发展
与电子政务建设同步进行改革，为社会公众服务。电子政务建设不仅是政务的电子化，重要的还有促使政府职能的转革，其中重要的一点是为社会公众服务，档案馆同样也要随同政务改革进行职能改革。改革首先是观念的更新，改变先前的工作观念和思想观念，改变档案馆在社会公众心目中的形象。研究档案馆如何为社会公众服务，是目前档案馆的一项重要工作，例如，如何为民营企业提供档案管理服务，如何为社会公众服务并保障公民的隐私权。广泛地为社会服务，不仅是档案馆社会形象的变化，也可能是社会地位的变化，而社会的需求是一个事业或事物生存、发展最重要的因素，政务、党务工作进行改革，档案馆的工作也必然会随之改革，只有被动与主动的差别。
5.脚踏实地，夯实基础
为政务工作和社会公众服务是一项艰巨的工作，广泛收集社会档案信息，本身就十分繁重、繁琐（例如，加拿大国家档案馆每日收集广播电视等社会信息）。同时，一个优质的服务还需要对收集的档案信息进行加工处理，如同石油只能作为一种能源资源，而有效的利用则需要进一步的加工一样，信息资源的深加工是有效利用的先决条件，而不是由用户简单地通过分类和关键词检索利用，即便如此分类、著录已经是非常繁重的工作。另外，档案与图书资料在提供利用方面，一个本质上或原则上的差别是分密级提供利用，由此而来则需要对档案信息进行开放与保密的有效控制，特别是在通过电子技术提供利用时，更为严重和重要。如此种种，都需要一个繁重、繁琐、细致、规范、长期的基础工作支持，例如，电子信息密级与提供利用程序的划分与控制等等。
6.技术更新，改善基础条件
参加并服务于电子政务需要一定的前期工作和物质环境，因而有必要加紧进行信息系统建设和数字化档案馆建设。信息系统建设包括计算机网络系统建设和纸质档案的数字化工作，中央档案馆正在进行纸质档案数字化的标准化、规范化的研究、试点工作。数字档案馆建设则更为复杂，可能包括工作模式、流程、标准、规范，甚至包括责、权、运行机制和经费等问题。服务方式、方法、技术手段和技术设备的应用、研究与实践也是一项重要的基础工作，有效的服务工作可以引起社会的关注与支持。
7.继续教育，加快人才培养
电子政务工作的实施，需要大量的复合型技术人才，任何广义的系统中人才总是第一要素，档案馆有必要尽快引进或培养所需要的技术人员。鉴于全球性的分配制度问题，档案馆保有大量IT技术人员不太现实，况且纯 IT技术人员并不能完全胜任档案工作，因此，通过继续教育培养人才，可能是切实可行的方法。引进并保有少量IT技术人才，跟踪IT技术发展，以便在新技术产生后不断地引入档案工作领域。
8.机构调整和经费支持
随着电子政务体系建设的发展，档案馆有可能需要调整内部组织机构，以对应党委、政府有关部门的工作，也可能需要根据档案馆工作内容的重新整合，调整内部组织机构。同时，由于电子档案管理需要电子系统环境支持，而且随着科学技术发展而不断更新，电子政务系统往往会追求新技术的应用，这有可能逼迫档案馆更新设备，理清渠道，取得稳定的经费支持。
9.科研工作为档案馆工作服务
由于电子政务工作是新事物，没有经验可循。因此，有必要依托大专院校、科研单位和档案馆，有计划、分步骤、系统地开展研究工作。特别是针对电子政务工作引发的一系列改革和变化，研究电子文件的完整、真实的收集、整理，研究长期或永久性地保管电子文件，研究安全、有效地提供利用服务等等。总之，进行较为广泛的科学技术研究工作，将有助于科学决策，正确应对电子政务所遇到的具体工作问题，拿出科学合理、切实可行的办法。
