电子公文的归档与管理
1 电子公文的形成、传输与归档
传统档案和电子档案的真实性、完整性及法律凭证作用，在鉴定方法和法律认定上都有很大差别。长期保管电子文件还必须面对计算机软件、硬件的飞速发展问题，文件格式的多样性使得问题更为复杂。采用电子、纸质两套制归档方式，以现在的打印用纸和字迹材料的耐久性来看，显然还不是一个科学、有效、彻底的解决方案。
2 电子公文归档管理办法与要求
在电子文件相关法律、标准不完善的情况下，国家档案局研究制订了《电子公文归档管理暂行办法》（下面简称《暂行办法》），目的是加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性。
对于电子公文，《暂行办法》界定为：各地区、各部门通过国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的电子数据。明确规定由各级档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导，而且电子公文形成单位要指定专人负责本单位的电子公文归档工作。
《暂行办法》要求电子公文在办理完毕后三个月内，通过“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”向机关档案部门归档，对具有长期保存价值的电子公文，要求必须制成一套纸质公文与原电子公文一同归档。
为保证归档电子公文的完整性，《暂行办法》要求公文形成部门在公文处理系统中设置足够容量的暂存存储器；为保证真实性，要求在系统中设置符合安全要求的操作日志，实时记录电子公文的操作人员、时间、设备、项目、内容；对归档电子公文要求核对内容、签章，审核收发登记表、操作日志，检查相关信息和软件无缺损，纸质文件与相应电子文件内容、形态一致，处理过程无差错，未被非正常改动。
为了长期保管，《暂行办法》要求，归档与接受部门要对电子公文存储载体及其技术环境进行检验，载体要保持清洁，无病毒侵入，无损伤；存储载体应符合保管期限要求，一般不进行数据加密，必须加密的公文，其解密软件要一并归档；归档电子公文按本单位档案分类原则进行分类，使用耐久性好的存储载体，进行一式两份拷贝，分别用于封存和查阅。为了方便移交电子公文，可以通过公文传输网络进行交接，也可以交接存储载体。为了有效管理，需长期保存的电子公文，要在每一个存储载体上同时保存符合规范要求的机读目录；在完成公文归档移交后，文件形成部门至少还要保存归档电子公文一年，以备不测。
电子网络系统，特别是涉及到档案部门的事情，安全保密总是第一位的。为了安全保密，对于通过网络利用档案必须采取稳妥的身份认证和严格的访问权限控制，要遵守国家相关的安全保密规定。
3 电子公文可靠性问题——电子签章
短短的几年时间，网络的触角已经延伸到人类生活、工作的每一个角落。可以说，电子政务、电子商务，乃至普通的网络娱乐等等，正在从行为和心理两方面影响着当代人的生活。但是，这一切也随之带来了许多法律及伦理道德问题，诸如网络通信的安全与隐私保护、知识产权的保护、电子支付的可行性、合同法律效力、交易认证等等问题。而电子签章制度的确立，无疑是这一系列问题的一个关键点。
建立政务信任体系就要建立国家电子政务的PKI ，为此国家准备建立国家政务的跟踪服务器。
目前，国家正在制定标准，形成密文标记。电子文件是绝密还是机密，密级是要签入到正文中间，并做到不可随意修改的、不可随意添加的，这个技术要真正能把功能标记签到文中，当真正的密文要从服务器出来的时候，签入到正文里的密级标签，在要通过安全隧道过网关时，公务员使用这个密文的时候，它就要把公务员的身份、权限和电子文档的密文标记匹配时，才能从网关出来。目前这个技术国家正在规划，未来国家也要形成标准，否则，国家涉秘的密文、敏感性密文就无法真正很好地交换。
为了保障我国电子商务、电子政务能够健康发展，从而推动国家信息化建设，受国务院信息化工作办公室委托，中国电子信息产业发展研究院（CCID）承担了我国第一部《电子签章条例》的研究及起草任务。现已到了草案阶段，并正在广泛征求意见。
可以预见，《电子签章条例》的制订和颁布将是我国信息化事业发展道路上的一个里程碑，标志着我国信息化事业进入了一个规范发展的新阶段，正如同软件把版作为第一个正式版那样，随着我国第一部《电子签章条例》（草案）进入征求意见阶段，可以预见，我国电子签章的“1.0 时代”已为期不远。
2002年4月，国务院信息化工作办公室向中国电子信息产业发展研究院（CCID）签发了委托后者研究起草《电子签章条例》（草案）的任务书，随后CCID组织了以信息化研究中心成员为主体的起草小组，从而拉开了我国第一部《电子签章条例》出台的序幕。
我国电子签章立法的具体内容和其他国家一样，电子签章、电子合同、电子记录、电子认证的法律效力问题也是必须解决的问题，这些问题可以通过规定电子签章与签章效力等同，电子合同、电子文件符合书面形式要求的规定，电子形式的要约和承诺有效，电子记录和电子文件在满足一定条件下具备证据力的规定等来解决。
4 可以参考的一种过渡解决方案
有一种提法认为“：防火墙”和“电子文件管理”是一种神话，实质上表达的是电子信息攻防技术优劣形势的不断转换，但也说明电子信息安全防护技术的难度。现在纸质和电子文件双套归档的办法，由于现在的机械纸根本不能和历史上的手工宣纸相比拟，况且激光打印机墨粉和机械打印机墨水的牢固程度及耐久性都不能令人信服，所以不能认为是一种有效的解决方案。人类社会毕竟从龟甲和牛骨记事，发展到使用纸张记事，科学技术的发展也许终将解决电子记录永久保存的问题，但不是现在。
可以参考的一种解决方案，即“数字影像整合解决方案”。我们也许可以考虑，在一个可靠、完整的解决方案出台之前，使用数字影像整合技术解决当前的工作问题，它能否成为一种最终解决办法则有待时间检验。这种办法是：利用先进的信息处理技术，将缩微技术和光盘技术有机结合起来，对各种规格的纸质档案进行高速扫描形成数字化信息，对办公自动化和计算机辅助设计形成的电子文件进行规模化整理，然后批量处理输入胶片打印机，形成可以相对长期保存的缩微品，从而实现光学扫描和缩微拍摄同步进行，并实现各种载体之间数据的相互转换，形成各种技术兼容并存、优势互补、配套使用，以达到对档案信息的快速、灵活的利用和长期、安全保存的目的。
缩微胶片的法律凭证作用已经得到了解决，在百年时间跨度内保存胶片已经得到了时间的考验，一部分档案工作者认为：在文件形成及高频率的利用时期，使用硬磁盘作为文件存储载体，因为目前硬磁盘毕竟是访问速度最快的信息载体，在线信息存储基本采用磁盘技术；在文件利用频率降低之后，拷贝转移信息到光盘，近线存储使用光盘是由于光盘存储器是目前单位面积存储信息容量最大、最经济的存储器；而在文件的低利用时期，拷贝转移信息到缩微胶片存储，不但可以长期保存，复制和读取信息，都不会受到类似于计算机信息存储那样的技术条件制约，所以常常采取这种手段进行离线存储。
在当前技术发展水平条件下，采用数字技术和模拟技术相结合的方式，即将计算机技术、光盘技术、缩微技术结合起来，有利于实现档案信息在各种载体之间转换，发挥各自优势，一旦有需求，可以很快地将离线存储的档案信息加载成为在线存储，由此达到对档案信息快速利用和长期安全保管的目的。另外，技术的发展及档案信息的法律效力等问题决定了纸张、缩微胶片、光盘三种载体可能在很长一段时间内共存、共用。因此，在相当长一段时间内，应用多种载体实现档案存储、管理和利用是一种可供参考的有效解决方案，新加坡国家档案馆已经进行了这方面的工作。
