深圳市城市建设档案移交进馆流程（试行）

    根据《深圳市城市建设档案管理规定》，深圳市档案局就深圳市城市建设档案馆（简称城建档案馆）档案接收工作制定了《深圳市城市建设档案移交进馆流程（试行）》，内容如下： 

序号

工作环节

工作内容

具体要求

备注

一 网上受理 建设单位向城建档案馆提出项目档案移交申请，城建档案馆对申报材料进行审查并向建设单位作出回复。 1、建设单位登录“广东省网上办事大厅深圳分厅”，办理档案移交申报。申报材料要求：
①《法人授权委托书》扫描件；
②《深圳市城市建设档案移交申请》（附件1）扫描件；
③案卷目录（加盖建设单位公章）扫描件；
④卷内目录电子文件；
⑤竣工档案电子数据；
⑥案卷及卷盒填写情况样例照片；
⑦竣工图纸折叠和归档章填写情况样例照片； 1、建设单位应在建设工程竣工验收后6个月内，按照档案专项验收报告要求完成档案的汇总、整理，确保档案真实准确和齐全完整、各份文件签字盖章完备有效、整理质量符合规范要求，完成向城建档案馆的移交工作。                           2、建设单位经检查确认档案符合向城建档案馆移交要求，方可填报《深圳市城市建设档案移交申请》，启动移交程序。         3、建设工程竣工档案原则上应将整个项目档案一次性移交。分期建设的工程，可以按照建设周期移交档案,但建设单位应事先提交工程分期建设的详细说明及档案分期移交计划，取得城建档案馆同意。
4、网上报送的各样例照片应能够反映案卷和卷盒上的栏目填写情况、不同图幅竣工图折叠情况，以及档号章填写情况、卷内目录上案卷号的编写情况。 2、涉及市政地下管线的工程，应在移交竣工档案前向城建档案馆办理地下管线信息数据录入。 3、城建档案馆自建设单位网上申请之日起5个工作日内，完成对网上申报材料审查，符合接收条件的与申报方约定移交时间，不符合条件的告知对方不予受理及不受理的原因。城建档案馆网上审查的内容：
①上传文件是否符合申报材料要求；
②《深圳市城市建设档案移交申请》和《法人授权委托书》签字盖章是否完备有效；
③样例照片反映的案卷整理情况是否达到合格标准；
④卷内目录反映的目录内容、页数和案卷号等是否与案卷目录相符。 二 现场接收 城建档案馆现场核验城建档案整理情况，符合条件的进行清点交接，不符合条件的予以退件并告知原因。 1、建设单位按约定时间将档案送到市城建档案馆，由城建档案馆工作人员进行核验，符合条件的进行清点交接；不符合条件且当日内无法完成整改的不予受理。城建档案馆核验内容：
①核对《深圳市城市建设档案移交申请》和《法人授权委托书》，确认其为原件并与网上报送的一致；
②查验档案移交人员身份证，确认其为《法人授权委托书》指定人员；
③核对实体案卷目录、卷内目录是否与网上申报的相符；根据案卷目录核对案卷数量，并检查实体档案是否达到照片样例反映的整理水平；
④对提前办理地下管线信息数据录入的工程，确认有关数据已录入。 　 2、符合要求的双方签署《深圳市城市建设档案现场移交工作记录》（附件2）着手对档案进行移交清点。不符合要求且移交人当日内无法完成整改的不予受理（《深圳市城市建设档案馆不予受理档案通知书》格式见附件3）。 3、城建档案馆和建设单位在5个工作日内完成档案清点工作，双方签署《深圳市城市建设档案接收凭据》（附件4），完成档案移交工作。 三 项目档案补充移交 建设单位在完成档案移交后提出补交档案申请的，如补交部分确属城建档案馆接收范围，城建档案馆予以办理接收。 建设单位完成项目档案移交以后如发现有需要补充移交的档案，可提出补交申请，城建档案馆按前述程序进行受理。 1、申请补交档案应说明原因并说明补充到已进馆档案的哪一部分。
2、涉及替换档案的，要说明替换哪一部分档案，并明确将被替换档案作废（但移交单位不得取走被替换档案）。
3、因档案清点移交过程中发现问题需补交档案的，原则上应一次性补交完毕。 市城建档案馆办公地址：深圳市福田区上梅林林丰路2号C座1楼； 联系电话：88125461； 市档案局投诉电话：88101627。