深圳市民营企业档案管理工作指南

    第一条 为了引导我市民营企业规范档案管理，有效保护和利用档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》和国家有关民营企业的法律、法规，制定本指南。
    第二条 本指南所称的民营企业档案是指民营企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的，对企业具有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式、不同载体的原始记录。
    第三条 民营企业档案属企业所有，受国家法律保护，但其中对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，民营企业应当按照有关规定妥善保管。
    民营企业及其工作人员都有保护本企业档案的义务。企业工作人员在职务活动中形成的档案，其所有权属于企业。
    第四条 民营企业档案工作的管理体制由企业自行确定。一般以统一管理、分级负责为宜，即：企业总部确定相关部门和人员统一负责本企业的档案管理工作，企业各部门或者各下属企业配备相应人员负责各自的文件材料积累、归档和档案管理、移交工作；企业总部档案管理部门或者档案管理人员，对本企业各部门或者各下属企业履行监督、指导职责，并根据实际对档案实行集中保管或者集中与分散相结合保管的方式。
    第五条 民营企业宜根据需要建立本企业的档案管理规章制度，包括各类文件材料收集、整理、归档、保管、保密、借阅和鉴定销毁等方面的规定，逐步实现档案管理的规范化和制度化。
    第六条 市、区档案行政管理部门应当根据民营企业的要求，为其提供档案法律法规咨询、业务指导、专业知识培训等服务。
    第七条 民营企业档案的收集管理范围主要包括：
    （一）企业设立和资产、产权变动等方面的文件材料；
    （二）股东大会、董事会、监事会和职代会形成的文件材料；
    （三）财务管理中产生的各种会计凭证、会计账簿、财务报告等；
    （四）劳动工资、人事、法律、行政事务管理方面的文件材料；
    （五）科学技术研究开发及技术引进、转让方面的文件材料;
    （六）产品生产及生产技术管理方面的文件材料；
    （七）质量管理、目标管理方面的文件材料；
    （八）知识产权和商业秘密方面的文件材料：
    （九）企业信用、形象宣传、企业文化建设方面的文件材料；
    （十）物资供应、营销管理方面的文件材料；
    （十一）仪器、设备方面的文件材料；
    （十二）境外项目管理方面的文件材料；
    （十三）基建项目方面的文件材料；
    （十四）教育培训方面的文件材料；
    （十五）工会等群众组织形成的文件材料；
    （十六）其他具有利用和保存价值的文件材料。
    第八条 高新技术企业宜重点收集、管理科技研发、技术改造、技术引进、技术专利、技术转让、科技成果产业化等方面的文件材料。
    现代物流企业宜重点收集、管理商务网络建设、仓储合同、运输调度计划、货运合同、物资调配等方面的文件材料。
    房地产企业宜重点收集、管理建设用地规划许可、建筑施工记录、建设工程竣工验收、工程评优、安全生产、房屋买卖、售后服务、客户信息和建筑新工艺新技术、新型建筑材料应用等方面的文件材料。
    第九条 民营企业各部门形成的文件材料，应当按照规定向本企业档案管理部门或者档案管理人员移交，企业各部门和工作人员不得拒绝归档或者据为己有。
    企业制发文件时应当尽量使用耐久性好的载体和字迹材料，避免使用复写纸、热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等。归档保存的文件材料应当为原件或者具有凭证作用，并保持其原貌。
    第十条 民营企业各部门形成的管理性文件材料，一般宜在办理完毕后的第二年上半年归档。
    科技研究、产品开发、基建项目文件在项目结束后三个月内归档，周期长的项目可以分阶段归档。
    设备仪器和引进技术项目文件在开箱验收或者接收登记后归档。
    其他文件材料可以随时归档。
    第十一条 民营企业文件材料的形成、积累、收集、整理和归档工作宜列入生产、技术、经营等各项管理程序，列入企业有关部门和人员的职责范围。
    第十二条 民营企业工作人员调动、离岗时，应当将属于企业的文件、档案移交给企业档案管理部门或者档案管理人员。
    第十三条 民营企业可以参照国家和本市有关档案管理的规范和标准整理档案。永久保存的文件材料，宜实行电子文件和纸质文件同步归档管理。
    第十四条 民营企业宜配备适合档案安全保管的库房和设施设备。暂不具备档案安全保管条件的企业，可以委托市档案馆或者具备资质的档案中介机构代管或者寄存。
    第十五条 民营企业宜根据档案的实际价值，确定档案的保管期限。除国家有明确规定的以外，具有长远查考利用和研究价值的档案宜永久保存，在一定时期内有查考利用价值的可以定期保存30年或者10年。
    第十六条 对不需要归档的文件和保管期满、经鉴定无保存价值的档案，按照本企业规定，经过董事会或者企业法定代表人审批后可以销毁。其中，会计档案的鉴定销毁按《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》的有关规定办理。
    第十七条 民营企业可以委托依法设立的档案中介机构进行档案业务咨询或者档案整理、保管、缩微、数字化、消毒、修复、软件开发等服务。
    档案中介机构应当严格遵守委托人的保密规定，不得擅自将档案信息向社会公开或者提供他人利用。
    第十八条 档案信息开发利用是民营企业档案管理的重要工作，应当重点服务于维护本企业合法权益、改善经营管理以及提高本企业产品质量、市场竞争力和经济效益。
    民营企业档案的开发与提供利用，应当执行本企业的档案利用和保密制度，防止失泄密。
    第十九条 民营企业可以本着自愿的原则，在保证企业商业、技术秘密不受损害的前提下，建立健全同行业档案信息资源共享机制。
    第二十条 民营企业有权公布、转让、出售、赠送其档案，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家 安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。
    第二十一条 鼓励民营企业向市、区档案馆捐赠档案。民营企业向档案馆捐赠具有重要保存价值档案的，有关部门应当给予奖励。
    第二十二条 经协商同意，市、区档案馆可以将具有代表性的民营企业的档案列入进馆范围。