一、凡我市被国家、广东省授予的国家级、省级荣誉称号，所获得的奖牌、奖杯、奖状、锦旗等，应统一交至市委或市政府办公厅，再由办公厅移交市档案馆归档陈列。
二、各单位工作人员在公务活动中摄录的反映我市重大活动的声像材料，包括重大历史事件、重大庆典活动、党和国家领导人来我市考察及外 国元首访问我市的照片、底片、录音带、录像带，应统一交至市委或市政府办公厅，再由办公厅移交市档案馆归档，任何个人不得据为己有。
三、为了确保反映我市重大事件的照片完整收集，今后市委办公厅、市政府办公厅、市外事办、市接待办在安排市领导的重要政务活动、重大外事接待活动时，将通过市档案馆派出专人进行摄影，照片经整理后制作两份，一份直接由市档案馆归档保存，一份交有关主办单位。
四、市外事办在每年 12 月 31 日以前须将当年市领导在对外交往活动中收受的应交公的礼品、纪念品登记后移交市档案馆归档陈列。现有的礼品和纪念品一次性移交给市档案馆。
五、荣誉档案、声像档案及市领导对外交往中所受交公礼品、纪念品的归档、管理工作，由市档案局依法实行监督、指导，市档案馆具体负责整理、保管。
