第一章 总 则 第一条 为适应计算机管理档案的需要，规范归档文件的整理方法，保证整理质量，有利于档案管理现代化，特制定本规则。 第二条 本规则适用于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织的归档文件整理工作。 第三条 本规则所称归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其它组织在其职能活动中形成的、具有保存价值、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 第四条 归档的文件材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档。 第五条 归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 第二章 归档文件整理程序 第六条 归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。 第七条 归档文件的整理，以件为单位进行。一般以一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册(本)为一件;正本与定稿合为一件；来文与复文合为一件；正件与附件合为一件。 第八条 分类 归档文件的整理，按下列步骤进行分类： 分年度：将归档文件按其形成年度分开。 分保管期限：将同一年度的归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。分职能：将同一年度、同一保管期限的归档文件按党群工作、行政管理、业务管理三种职能分开。 第九条 装订 归档文件应逐件装订，使用的装订材料应有利于归档文件的保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后：正件在前，附件在后。 第十条 排列 同一年度、同一保管期限、同一职能的归档文件按文件形成时间或问题排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。 第十一条 编号 在每件归档文件首页右上方加盖档号章(档号章格式见附图一)并填写有关项目。档号章的项目包括： 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 年 度：归档文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。 保管期限：归档文件的保管期限。 件 号：归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。 编制件号时，同一年度、同一保管期限的归档文件只编一个顺序号，件号不得重复。 第十二条 装盒 归档文件应按件号顺序装满档案盒，同一年度、同一保管期限但不同职能的归档文件可放在同一档案盒内。档案盒应采用无酸纸制作，由深圳市档案局监制，封底下部应印有“深圳市档案局监制”字样。 档案盒封面(格式见附图二)填写立档单位全称或规范化简称。 档案盒背脊(格式见附图三)项目包括： 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 年 度：归档文件的形成年度。 保管期限：归档文件的保管期限。 起止件号：盒内归档文件的起始和终止件号。 盒 号：档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 备考表(格式见附图四)项目包括： 盒内档案情况说明：说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理者：负责整理归档文件的人员姓名。 整理日期：归档文件整理完毕的日期。 第十三条 编目 档案目录即归档文件目录(格式见附图五)项目包括： 件号：归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。 责任者：制发文件的组织或个人。 文号：文件的发文字号。 题名：文件的标题。 日 期：文件的制发日期。 页数：每件文件(含文件处理单、发文稿纸)的页数。 备注：档案状况的必要说明。 档案目录封面格式见附图六。 整理说明应包括的内容：本单位的职能、机构设置与变化情况、主要领导人任职与变化情况；本年度工作概况；本年度归档文件的完整性、准确性、数量及整理方法。 整理说明应与档案目录一起装订成册，一式三份。
