（2003年7月8日广东省档案局、广东省工商业联合会印发 粤档发〔2003〕24号）
一、本指引所称的民营企业档案是指民营企业在生产经营、经济交往等各项活动中直接形成的对企业生产、经营、管理具有查考价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。
二、民营企业档案属企业所有，受国家法律保护，民营企业及其工作人员都有保护本企业档案的义务。
三、民营企业档案是反映本企业生产经营管理活动的真实记录，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，加强对本企业档案的管理是民营企业保护自身利益的重要方面。
民营企业内部的档案工作体制以统一管理，分级负责为宜；即母公司除对公司本部的档案工作进行统一管理外，还应对其子公司的档案工作进行指导和监督，层层落实，分级负责。在此基础上，视本企业实际，对档案实行相对集中或部门分别保管。
四、民营企业可以根据自身需要建立科学的档案管理制度，逐步实现档案管理的规范化和标准化。档案管理制度包括对各类文件材料的归档整理、档案保管、保密、借阅和鉴定销毁等内容的规定。
五、企业在生产经营、经济交往等各项活动中，应当遵守有关保守、保护国家秘密的法律、法规，同时采取相关措施防止企业保密档案资料的泄密和丢失，从而有效维护国家和企业自身的利益。
六、企业档案管理人员应当忠于职守，同时具有相应的档案专业知识和业务能力。
七、文件制作应尽量使用耐久性好的书写材料和纸张，避免使用诸如热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久的书写材料。
企业各部门按照本企业有关归档制度的要求积累所形成的文件材料，积极采取相关措施防止文件材料的散失，如指定专人负责收集保管本部门的文件材料、专人跟踪收集有关项目管理和实施过程中形成的文件材料等办法。
八、应归档的文件材料要保持齐全完整，努力做到原件归档。
基建、科研等科技活动要从项目筹备阶段到最终验收阶段的全过程的文件（包括有关图纸等）收齐一同归档。
正式归档的文件材料应按照一定的分类规则进行区分，档案整理标准可参照国家和省有关业务推荐标准和规范的要求，并编制目录等辅助检索工具。
电子文件的归档管理推荐使用质量好的光盘如金盘等作为存储载体，永久保存的文件材料还应制成纸质文件同步归档管理。
九、落实有关库房保管制度，切实保障档案的保管安全。配备适合安全保管档案的库房或专柜，采取措施，满足温湿度控制、防火、防盗和防有害生物等档案保管技术要求。
十、努力开发和利用档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务是企业档案工作的最终目的。企业档案管理部门应做好档案的借阅利用工作，并通过建立档案利用台帐，编制档案参考资料等手段，积极为企业的需求服务。
十一、企业对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按照本企业有关鉴定销毁的规定，经企业法定代表人批准后进行销毁。其中会计档案的销毁应按财政部、国家档案局 1998 年 8 月印发的《会计档案管理办法》办理。
十二、企业可以向有关档案行政管理部门或中介机构进行档案业务咨询、参加业务培训或委托代为整理、保管档案等中介服务。
