1996年6月4日广东省档案局印发 粤档〔1996〕16号
第一条 为了加强各级国家档案馆的业务建设，不断提高科学管理水平，更好地为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和《档案馆工作通则》的有关规定，制定本细则。
第二条 本细则适用于我省县以上各级国家档案馆（以下简称档案馆）的业务建设。
第三条 档案馆是集中管理档案的文化事业机构，是永久保管各自分管范围内档案的基地和社会各方面利用档案的中心。
第四条 档案馆的业务建设受同级和上级档案局的监督指导。
第五条 档案馆的基本任务：
一、认真实施党和国家关于档案馆工作的方针、政策、法规以及同级和上级档案局制定的有关细则、办法、规定等。
二、在统一领导、分级管理的原则下，根据本馆的实际情况，制定并组织实施各项管理制度。
三、接收和征集本馆分管范围内的档案、资料。
四、科学地管理档案，维护档案的完整与安全。
五、熟悉馆藏内容，积极开发档案信息资源，按照国家规定，切实做好档案的开放和利用工作，提供咨询服务。
六、按照国家规定，研究公布本馆内属于国家所有的档案。
七、加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案史料，并积极参予编史修志的工作。
八、办理当地党政领导机关以及档案局交办的有关档案业务工作。
第六条 档案馆应根据分级管理的原则，接收、征集本馆分管范围内的各种门类各种载体的档案、资料，建立内容丰富、具有本地特色的档案馆藏，不断改善馆藏结构。
档案馆应根据国家档案局一九八六年颁发的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》和其他有关规定，结合本地的实际情况，制定实施细则，明确本馆收集档案的范围、期限、手续和要求等，经当地人民政府批准执行。
第七条 档案馆的档案必须按全宗进行分类、排列、编档号，并为每个全宗分别编写全宗介绍，反映立档单位和全宗的情况。
一、全宗设立
民国时间的档案和革命历史档案，根据现有档案的情况分别设一个或数个全宗。
中华人民共和国时期的档案，凡形成档案的机关、团体、企业、事业单位、乡镇（公社）、街道等，符合立档单位条件的，应分别设立全宗。同一立档单位的文书档案、科技档案、专门档案及声像档案等，属同一全宗。
二、全宗内档案的分类
同一全宗的不同门类的档案，应分别排列，分开存放。其中：文书档案按年度–组织机构（或问题）分类、排列；科技档案、专门档案和声像档案按各自有关规定分类、排列。
三、档号编排
全宗号，是档案馆指定给立档单位的代码。历史档案全宗与中华人民共和国时期的档案全宗，按流水号依次编排。档案馆应根据立档单位的情况，事先或按进馆先后编制全宗顺序表。同一个馆内全宗号不得重复。
目录号，是全宗内卷所属目录的代码。以全宗为单位编流水号，有几本目录，就编几个目录号。同一个全宗内目录号不得重复。
案卷号，是案卷目录每一案卷的顺序号。同一本目录中案卷号不得重复。
页（张）号，是案卷内文件每页（张）的顺序号。有文字、图表、印章等标记的每个页面均应编页号；背面无任何标记的不编页（张）号。同一个卷内文件的页（张）号不得重复。
四、全宗介绍的内容
包括全宗名称，立档单位成立的时间（如属撤销单位，应注明撤销时间和原因），立档单位的性质、任务、职权范围、隶属关系、内部机构和直属机构的设置及变化，历任机关负责人姓名，档案的数量、完整程度、分类原则以及整理鉴定情况等。
第八条 档案馆应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，采取库房建筑、使用设备和技术管理三结合的办法，有效地做好档案保管工作，最大限度地延长档案的保存时间。
档案馆应切实搞好库房内温湿度控制，防治有害生物，防火、防水、防尘、防人为破坏，使库房达到温湿度适宜，清洁卫生，无虫霉滋生，符合安全保管档案的要求。
档案馆应研究和改进档案保护技术。对已经破损或字迹褪色的档案，要按轻重缓急，及时修复和复制。
档案馆对档案和资料的保管情况，每年要进行一次全面检查；遇有特殊情况，要随时检查。检查应有记录，发现问题，及时研究，并采取有效措施予以处理。
第九条 档案馆对已超过保管限期的档案、资料，应组织鉴定小组进行鉴定。对确无继续保存价值的，可征求有关部门意见，报请主管领导机关批准销毁，并要有两人以上负责监销。
第十条 档案馆应对档案的收进和移出，全宗数和案卷数，利用档案以及设备情况等，及时准确地进行登记，建立统计台帐，并按规定向同级和上一级档案局报送本馆基本情况统计表（软件及手工表）。
第十一条 档案馆应积极宣传档案和档案工作的作用，努力创造条件，有效地为当地党政领导机关，为社会主义现代化建设各项事业服务。
档案馆应不断改善阅览条件，配备复印设备，建立利用登记、统计工作，经常收集、分析档案利用效果的情况，探索档案利用工作的规律进一步提高服务水平。
档案馆应按照《档案法》和国家的有关规定，结合实际情况，制定本馆开放档案实施细则，明确规定档案开放期限、范围和开放利用手续等。
档案馆应认真做好开放前的准备工作，凡属开放的档案，应有开放目录或卡片供利用者检索。同时，对重要的使用频繁的档案，应逐步做到以复制件提供利用。
第十二条 档案馆必须建立各项管理制度，不断提高工作效率和质量。
一、收集制度，包括接收、征集档案、资料的范围、方式、时间、要求和手续等。
二、保管制度，包括档案、资料的安全保护和库房、设备管理措施等。
三、保密制度，包括档案、资料的保密措施和对档案人员的保密要求等。
四、利用制度，包括档案、资料利用范围、方式、审批手续等。
五、岗位责任制，包括每个档案人员的职责、权限、任务以及对其考核的要求等。
第十三条 档案馆工作人员应忠于职守，遵纪守法，具备专业知识，胜任工作，并保持相对稳定。
档案馆要加强对本馆工作人员的思想政治教育和职业道德教育。对不具备档案专业知识的人员，必须经由省档案局组织的档案专业培训班进行系统培训，学习《档案法》和专业课程，并考试合格，取得结业证书。
凡对本馆的档案接收、征集、整理、保护和提供利用，以及在档案学理论研究，档案科技工作和档案史料编研等方面取得显著成绩的，由本馆或同级、上级人民政府给予奖励。
第十四条 档案馆业务建设总的要求是：行政管理制度化、基础业务规范化、库房设施逐步现代化、开发利用效果好。为了实现目标管理，必须在全省范围内认真开展档案馆工作达标升级活动。
档案馆工作达标升级，分为省二级、省一级和省特级档案馆工作达标单位三个等级。
一、省二级的基本要求
（一）行政管理
1、档案馆有基本适应工作需要的专门事业经费。
2、档案馆人员已按规定定编，并配有馆长。
3、全馆专业人员必须具备相应的文化水平和专业知识，实行了专业职务评聘工作。
4、建立健全了馆内各项管理制度。
（二）基础业务
1、按国家规定，基本完成档案、资料的接收工作，并对社会上散存的反映本地历史面貌的档案、资料进行了征集。
档案馆的档案馆藏量计算公式：馆藏量=每年进馆案卷基数×（解放后本行政区域的设置年数－按规定档案馆接收档案的期限）＋历史档案卷数。馆藏档案的排架长度＝馆藏卷数×0.01Ｍ。
档案馆每年进馆案卷基数，省馆不少于2500卷，计划单列市馆不少于2000卷，其他市级馆不少于1000卷，县级馆不少于600卷。
2、馆藏档案进行了整理，划分了全宗，进行了分类，理顺了档号。馆藏资料也进行了系统整理。
3、采取多种措施，搞好库房管理，保障档案安全，并开始对破损褪色的重要档案进行裱糊或复制。
4、建立了手工检索体系，有档案目录、全宗名册、档案资料存放示意图（表）、重点全宗介绍以及两种以上专题目录或索引。
5、能及时准确地完成上级规定的统计任务。
6、能开展正常的鉴定工作。
（三）馆库设施
1、档案馆库房基本符合要求，适应安全保管档案的需要。
2、配备打字机、复印机、去湿机、温湿度计以及人工消防设备等。
3、有符合要求的档案装具。
（四）开发利用
1、设有接待阅览室。
2、接待人员热情主动，熟悉馆藏、调卷迅速准确。
3、坚持做好利用效果登记和分析工作。
4、汇编了档案史料并提供利用；编写有小型的参考资料。
5、按国家规定，陆续对外开放档案。
6、参与地方史志编修工作。
二、省一级的基本要求
在实现省二级管理的基础上，还要做到：
（一）档案馆有较为适应需要的事业经费；配备了适应开展工作需要的人员，专业人员大专以上文化水平的达到30％以上；聘任有中级以上专业人员。
（二）按国家规定，完成了档案、资料的接收和征集工作任务，建立了比较合理的馆藏结构，并有一定的地方特色；完成了破损、褪色的珍贵档案的修复，有人分工负责档案的保护技术工作；编写了全宗介绍或《档案馆指南》。
（三）档案馆库建筑基本符合《档案馆建筑设计规范》，基本适应业务的开展和档案保管的需要；档案保管条件有了明显的改善，重点库房的温度控制在14℃－24℃，相对湿度控制在45%－60%。
（四）设有陈列室，介绍本馆本地基本情况，根据需要不定期展出本馆的有关专题史料；按规定应开放的档案已全部开放；编写有中型的综合或专题参考资料，汇编了较大型的档案史料。对档案史料的研究取得了初步成效，每年有人在省以上档案专业刊物上发表专题文章，市级馆不少于3篇，县级馆至少2篇。加强档案宣传工作，及时报导档案工作动态。
三、省特级的基本要求
在实现省一级管理的基础上，还要做到：
（一）档案馆工作人员知识结构与专业人才层次结构较为合理，能适应档案现代化管理的需要。省、市级馆聘有高级专业职务人员。
（二）对需要抢救的破损、褪色档案全部进行了修复。建立了完整的手工和电子计算机检索体系。
（三）库房温湿度记录、检测、控制、安全报警自动化；开放利用的重要或珍贵档案、资料进行了缩微复制。
（四）具备了良好利用条件，设有开放阅览场地等；已开放的档案、资料，设有供利用者自行检索的目录或卡片。
（五）汇编和编写了大型的档案史料和参考资料；对档案史料的研究取得了一定的成果，发表了较高水平的学术文章。
第十五条 有关档案馆工作达标升级办法和考核标准，由省档案局另行制订。
第十六条 专门档案馆、部门档案馆的业务建设可参照本细则执行。
第十七条 本细则自一九九六年七月一日起施行。
