(一)城市概况
2002年1月1日由蒙特利尔岛28个城市合并而成的蒙特利尔市位于加拿大东南部圣劳伦斯河下游。城市绕山而起，面积494平方公里，人口180万。全市人口中75％信奉天主教。蒙市气候寒冷(半年以上是冬季)，因而在冬季许多活动都转入地下。
蒙特利尔是加拿大最大城市之一，全国最大的海运、内河航运港口和铁路、公路、航空枢纽，也是加拿大工商业、金融业和文化体育中心。
蒙特利尔岛早期为印第安人居民点。1535年，法国国王弗朗西斯一世派航海家雅克·卡蒂埃( Jacques CARTIER )率远征队到蒙特利尔，将该岛中部海拔255米的山称为“皇家山”，蒙特利尔由此得名。1642年，法国居民开始定居。1760年归属英国。19世纪前曾一度为英属加拿大政府所在地。
蒙特利尔港创建于1830年，是世界最大的内陆港，全年吞吐量占全国吞吐量的四分之一。蒙特利尔也是加拿大重要的工业中心，主要有电子工业、造船、航空、石油加工、机械、纺织、生物工程、制鞋及食品工业。工厂生产一般都由电脑控制。
蒙市的地下商业城很发达，全长35公里，面积360万平方米，是世界上最著名的地下城。市中心所有重要商业点，几乎都由地下商业街、地铁或铁路连接。
蒙特利尔还集中了加拿大主要的商业银行和保险公司。它的商业繁荣、销售网密布，除大规模的高档商店和庞大的超级市场外，还有众多零售商店。规模盛大的1967年《人与世界》国际博览会会址目前每年夏、秋季都有规模较大的展览会，其中中国馆占地约700平方米。别具一格的第21届奥运会会址平时除举行重要体育比赛外，有时也作展览用。
蒙特利尔是加拿大文化教育中心。共有4所大学，市内有众多的博物馆、图书馆、公园和其他文化设施，如国际会议大厦，艺术中心，都是规模宏大，多种功能的文化设施。最普及的体育项目是曲棍球。
蒙市有电台20家(其中法语11家)；电视台16家(其中法语8家)。报纸有法语、英语两种。由于历史原因，英语曾长期作为蒙特利尔的官方语言，1974年加拿大通过的《官方语言法》将法语定为蒙特利尔所在的魁北克省的官方语言，但英语在商业用语中仍有重要地位。
新合并而成的蒙特利尔市下设27个区，通过各区普选产生的市长（任期四年）和通过各区代表普选产生的73名市政委员(即市议员)共同治理蒙特利尔市。由市长在57名市政委员中指定的11人组成的执行委员会主持日常工作。
(二)与上海结好经过
1983年11月，应中国人民外交学会邀请来访的加拿大拉瓦尔大学教授保罗·潘肖向中国外交学会表示愿意促成蒙特利尔与上海结为友好城市，并与中国人民对外友好协会有关负责人商谈了此事。
1984年2月28日，魁北克省外事部长助理班蒂专程访沪，就蒙特利尔与上海结为友好城市问题与上海市人民政府外事办公室磋商。
1984年10月，魁北克省总理勒维克访问上海，在与汪道涵市长会晤中，面交了蒙特利尔市市长让·德拉波给汪道涵市长的信。信中说：蒙特利尔市是魁北克省的最大城市，同上海一样，也是面向太平洋的门户。门户对门户，两市应该建立密切的联系。他并代表蒙市全体市民邀请汪道涵市长在方便的时候访问蒙特利尔。汪道涵市长复函德拉波，表示积极响应他的设想，并邀请他访问上海。
1985年5月12日-15日，蒙市市长德拉波一行9人访问上海，5月14日德拉波市长与汪道涵市长共同签署两市发展友好关系总协议书、两市合作协议书和两市《1985－1986年友好交流项目备忘录》。在庆贺两市结好时，德拉波再次表示，两市将以实际行动发展友好和互补合作关系，双方可在经济、城市管理、新闻文化、植物园艺等各个领域开展实质性内容的交流和合作。两市市长在上海植物园一起种了一棵从蒙特利尔市植物园运来的友谊树----枫树。德拉波说，他一生仅种过两棵树，第一棵是1962年种在巴黎，第二棵是这次种在上海，它将是蒙特利尔市在上海的“大使”。
(三)与上海市档案馆交往大事记
1997年9月上海市档案馆馆长张乾率团赴蒙特利尔与蒙市档案馆签署合作交流协议。
1998年5月上海市档案馆副馆长史梅定率团赴蒙特利尔举办图片展。
档案工作已列入上海市和加拿大蒙特利尔市友好交流项目备忘录。根据两市友好交流备忘录，上海和蒙特利尔市将继续就档案保护技术、档案现代化管理和档案人员培训进行交流；上海市档案馆拟派2名档案专业人员赴蒙特利尔进修；上海市档案馆1998年6月4日至8月28日，在蒙特利尔市举办《上海发展在我心中》档案图片展。
1998年6月4日《上海发展在我心中》档案图片展在加拿大蒙特利尔市的市政大厅开幕。200多幅照片，展现了上海开埠150年以来，特别是改革开放20年来巨大而深刻的变化。在筹备过程中得到了蒙特利尔市政府、市档案馆、当地华侨和各界人士的大力支持。蒙特利尔市市长皮埃尔·布克先生、以上海市档案馆副馆长史梅定为团长的上海市档案代表团一行4人出席了开幕式。开幕式后300多名蒙特利尔市各界人士兴致勃勃地观看了展览。
1998年8月 作为上海与蒙特利尔两个友好城市文化交流合作项目之一，由上海市档案局馆选派两人前往蒙特利尔市档案馆进行为期三个月的进修。此进修是上海市档案馆与蒙特利尔市档案馆于1997年9月在蒙特利尔签订的友好合作交流协议的一部分。
1999年11月蒙特利尔市档案馆代表团来沪考察展览场地；为了办好2000年在上海的展览，蒙特利尔市档案馆夏朗馆长专程来沪考察展览场地，协商有关举办展览的具体事宜。
2000年7月14日 由加拿大蒙特利尔市档案馆主办、上海市档案局馆协办的蒙特利尔市“都市成长的脚印”档案图片展，在上海隆重揭幕。上海市副市长周慕尧、蒙特利尔市市长皮埃尔·布克先生出席开幕式并剪彩。出席开幕式的加拿大贵宾还有:蒙特利尔市市长特别顾问齐文、蒙特利尔市国际关系局局长罗伯特·史密斯、蒙特利尔市档案馆馆长迪安娜·夏朗等；上海方面出席的有:市政府外事办公室副主任吴金兰、新闻办公室副主任焦扬、市档案局局长张乾、上海图书馆副馆长缪其浩等。
“都市成长的脚印”回顾和展示了北美著名大都市蒙特利尔，从1833年至2000年，由一个名不见经传的小村庄，发展到拥有100万市区人口的历史进程。正如布克市长在开幕式致词中所言，它就像一本家庭相册，向上海人民展示了蒙特利尔的成长和成功，也展现了那里的人们所经历的艰难曲折；它代表了蒙特利尔对姐妹城市上海的友谊。
这次档案图片展览，是张乾馆长1997年赴蒙特利尔与蒙特利尔市政府秘书长雷翁·拉贝日先生共同签署的两个档案馆之间的交流合作项目，也是上海与蒙特利尔两个友好城市的合作和交流项目之一。
2003年10月27日，加拿大蒙特利尔市政府国际事务顾问雅克·贝斯奈尔先生在上海市外办友城处吴兴宝副处长的陪同下，前来市档案馆商谈落实上海市与加拿大蒙特利尔市2003-2005年度友好交流备忘录中两市档案馆的有关合作交流项目，市档案局馆仓大放副局馆长及办公室有关人员参加了会谈。双方初步定于2004年至2005年间在两市互办关于电子文件方面的研讨会和两城市比较展。上海市档案馆将于2004年适当时候组团前往蒙市就有关合作项目进行商定。会谈后，雅克·贝斯奈尔先生还参观了市档案馆库房、阅览室和信息技术部。
2005年6月由上海市档案局综合规划处处长邹伟农率领的上海市代表团一行四人，与蒙特利尔市议会秘书长兼档案馆馆长雅克琳娜·勒迪克女士领导下的蒙特利尔市档案工作者，在蒙特利尔就研究与评估2003年签署的上海—蒙特利尔备忘录中有关合作项目举行会谈。双方就举办研讨会，组织传统及数字档案展览合作项目达成共识。
2006年4月10日至12日 蒙特利尔市档案代表团来沪参加《面向用户的档案数字化》专题研讨会；上海----蒙特利尔“面向用户的档案数字化”研讨会在市档案馆外滩新馆开幕。上海市档案馆馆长吴辰和蒙特利尔市档案馆馆长雅克琳娜·勒杜克以及中加有关专家40余人出席此次研讨会。
加拿大蒙特利尔市是上海的友好城市，也是最早同上海交流档案工作的国外城市之一。中加两国档案、信息技术方面的专家以“头脑风暴”的形式，研讨交流以人为本、方便用户的档案数字化及档案信息化建设的最新研究成果，这对上海档案开发更好地融入数字上海建设之中起到积极的推动作用。“十一五”期间，上海档案事业发展将以信息化建设为突破口，实施“城市记忆开发工程”，通过不断借鉴吸收“外脑”智慧，着力进行自主创新，抢救性征集和发掘有关上海城市发展的历史文献、图片、声像资料等各种形式的档案信息资源，并采用数字化手段进行完整记录和开发，依托上海档案信息网等平台，面向社会推出各类档案数字化文化产品和服务项目，重点展示上海百年名企、名校、名人档案，为本市“四个中心”的建设和成功举办中国2010年上海世博会提供服务。
2006年10月上海市档案代表团赴蒙特利尔参加《数字信息的永久保存》研讨会。
(四)城市档案工作简介
蒙特利尔市档案馆现设于市政府大厦内，分为文件与档案管理两个部门，其主要职能为指导监督该市各行政机构文件工作及对全市范围内档案实施管理。
1913年，蒙特利尔市政府设立档案处。1918年，档案处并入市政府秘书处，成立自成体系的档案管理部门。1919年，开始动工兴建Gosford档案库房，用于档案的排架和保管。1947年着手进行档案缩微。1952年，动工兴建第二个档案库房Vauquelin。1989年，蒙特利尔市档案馆分设文件和档案管理两个部门。1992年，该馆成功举办《蒙特利尔的民主进程----1830～1992》展览。1994年，蒙特利尔市档案馆开始利用计算机系统进行档案管理。1998年，该馆位于蒙特利尔市政大厅底层的新阅览室开始提供利用。
1、蒙特利尔档案馆基本概况（源自2001年年报）
2001年对于蒙特利尔而言是一个非常特殊的年份。魁北克政府颁布170号法令，宣布蒙特利尔市政府重组。新组建的蒙特利尔市分为27个行政区，蒙特利尔档案工作由此进入了一个新阶段。
蒙特利尔档案馆的职能是确保市政机构创建的行政管理信息得以保存，开发利用蒙特利尔市的档案资源。
（1）文件管理处职能
为市政机构行政管理信息的创建以及制订文件保管期限表提供信息咨询。进行文件缩微，确保文件入库，文件中心为形成单位提供文件调阅服务。
（2）档案管理处职能
蒙特利尔档案馆馆藏机构和私人文件的鉴定、整理、保管和利用。
（3）人力资源
共20人。包括1名馆长，2名处长，1名行政秘书，4名文件和档案管理分析员，2名文件和档案管理技术员，4名办公室工作人员，2名缩微拍摄人员，2名缩微机器操作员，1名市政公报分发员，1名办事员。
（4）办公场所
蒙特利尔档案馆坐落于蒙特利尔市政厅，东圣母院路（rue Notre-Dame Est）275号。文件中心位于拉萨尔城（Ville de LaSalle），韦昂第大街（boulevard de la Verendrye）8585号。第二文件存放点位于皇家山（mont Royal）的山区木屋。
办公和休息场所
R.113（包括档案整理室） 224m2
R.110 110m2
S.1.06 58m2
实验室及东南缩微室 159m2
东北缩微室 122m2
休息区 45m2
查阅场所
Conrad-Archambault阅档室：R.108 133m2
市政章程柜台：R.106 31m2
（档案）存放场所
Des Baillets存放点 801m2
皇家山山区木屋 498m2
Vauquelin库房 375m2
Gosford库房 414m2
缩微库房 45m2
（5）近期新进展
文件管理处与蒙特利尔体育、娱乐和社会发展等行政部门合作为新蒙特利尔市27个行政区和250家体育、娱乐和社会发展领域的合作团体制作包括专业用语、技术和行政文件的光盘。这项工作无疑对所有这些活动的参与者共享信息作出了贡献，同时也使文件管理处在为新的行政需求提供新的解决方法等方面有了新进展。
蒙特利尔市因加拿大档案理事会（魁北克档案信息网）的档案保护项目获得一笔经费，用于档案缩微保护和Maisonneuve城档案资源的传播。
（6）各类文件的处理
司法文件：检察官办公室对一些文件的保管期限进行了修改，以便保存在文件中心的这些文件可以移至文件存放点保存。
经济和城市发展文件：正着手将大部分已缩微的执照和检查文件公诸于众。1829盒文件中，86%已清洗过，留下的文件中82%已完成缩微。2001年夏职业介绍项目安排4名学生对1864份文件进行处理，制成5741幅缩微胶片。已着手将1326幅缩微胶片的内容公诸于众。
（法院）书记室文件：于2001年修改了档案保管期限表，修改的目的是为了简化文件公诸于众的程序，缩短文件面世时间，便于蒙特利尔新建制背景下的档案利用。
正是从这一年开始，对各种类型的文件作了数字化试验。最后，确定实施剪报数字化项目。该项目主要对1989至2000年间的剪报进行数字化处理。1989年前的剪报已缩微，而2000年之后，剪报产生的同时即进行数字化。
在总监察员要求下，一名分析员修订了重组后蒙特利尔范围内电子文件交换保存的有关指导方针，便利不同机构采用统一的电子文件信息保存规定。
文件管理处已经征集和开始采用新的软件系统对存放在文件中心的文件以及缩微和光盘备份实施管理。
2、蒙特利尔市档案馆工作特色
（1）编制检索工具，满足社会需要
Conrad-Archambault阅览室为市民及希望查阅蒙特利尔有关历史文件的研究人员提供服务。为此，档案馆编制了大量通用及专用检索工具，以最大限度地满足公众及研究者利用档案资源的需要。
通用检索工具包括《蒙特利尔市档案馆档案指南》和《蒙特利尔市档案馆馆藏资料内容摘要》两种。其中，《蒙特利尔市档案馆档案指南》是最基本的检索工具，涵盖了所有馆藏市政机构档案和私人档案，简短的介绍使利用者对档案馆丰富的馆藏有了基本的了解。而《蒙特利尔市档案馆馆藏资料内容摘要》是将有关剪报、市政主题的资料及个人传记按照不同的专题做成摘要卡片，并放置于不同的抽屉柜中。这些卡片为利用者查档利用提供了极大便利。
专用检索工具包括市政委员会及市政执行委员会有关决议的索引、法令及合同索引、照片索引，以及地图目录、数字化全宗目录和文件中心的文件目录等。
蒙特利尔市档案馆保存着1796年至今所有市政当局的决议，对此所做的索引自1796-1983年全部以缩微胶片提供利用，1983年以后的索引须向阅档室有关人员咨询。法令及合同索引所涉年代自1831-1979年，这一检索工具全部以缩微胶片提供利用。照片索引起迄年代为20世纪30年代至1990年，利用者可依据不同专题通过缩微阅读设备或其他特殊装置查阅这些照片。蒙特利尔市档案馆馆藏地图自最早的1913年始，均已按年代制成纸质目录。
蒙特利尔市市政附属机构的档案已经过数字化处理，且已制成纸质目录。有关文件中心及蒙特利尔市政府现行文件的利用，须向阅档室有关人员进行咨询。
（2）完善制度、规范利用
蒙特利尔市档案馆专门配备了两位工作人员从事利用者的接待服务工作，另有两位专家可为利用者进一步提供有关馆藏档案资源的咨询服务。
档案利用除亲自前往查档外，亦可通过电话、传真或信函等方式。
利用者查档必须在阅档室进行，且须接受工作人员的管理。大衣、包裹、公事包等个人物品须寄放于专用寄存处。阅档室禁止携带任何食品入内，并须保持安静、轻声细语。蒙特利尔市档案馆的全部档案，除部分不宜对公众开放的以外，查档者都可利用。任何档案不得外借或擅自带离阅档室。蒙特利尔市档案馆优先以缩微胶片形式提供利用，若确有需要，查档者也可要求档案馆提供档案原件。只有档案馆的工作人员才能进入档案库房。
文件的调阅须加倍小心，工作人员须戴上棉纱手套进行操作。该馆要求工作人员一手拿文件夹，一手拿文件。文件须置放于小纸袋或用以保护文件的信封内。文件夹须按顺序排好。若案卷或文件顺序被打乱，应及时告知有关人员。
禁止涂改或仿制文件。不准揉皱、折叠、剪坏、弄脏或损毁档案，上述任何破坏档案的行为都应告知有关人员。做记录时应使用细铅笔。阅档室提供专用纸质书签以方便须复制有关档案的查档者。
文件的复印或缩微、照片的翻拍须告知阅档室有关人员，办理有关手续，并支付相关费用。
(五)附录
附录A：蒙特利尔档案馆档案安全政策和程序
安全政策
1．宗旨
蒙特利尔档案馆采用的安全政策和程序力求为工作人员和文件创建一个安全的环境。
2．指导方针
蒙特利尔档案馆根据其职能和保护策略，采取一切必要措施为工作人员和保存在该处的文件提供永久保护。
任何情况下，首先应确保工作人员的安全。
3．设施保护
市政厅大楼安全处负责确保办公场所和蒙特利尔档案馆库房的永久安全。
库房安装的屏蔽门须用安全锁锁闭。
所有通向工作间和阅档室的门均须锁闭。
大楼接待处安装监控摄像头或配备安全警卫。参观者根据颜色标记可找到相应的楼层（每种颜色对应一个楼层）。
划定进入的区域范围。对公众开放的区域是阅档室。仅限工作人员进入的区域是档案整理间、办公室和库房。库房的进入严格限定在工作人员及由档案馆批准可以进入的人员。
工作间、阅档室和库房间建立一套快速高效的通讯联络系统（电话、对讲机）。
4．特别安全措施
蒙特利尔档案馆对新进工作人员、合同雇员和实习生都要进行安全调查，核实他们的身份和个人履历。对其提供的个人信息仔细核查，防止录用那些可能犯有偷窃等轻罪不法行为的人员。
蒙特利尔档案馆开列了一份获准自由进入档案整理间的工作人员名单。用钥匙和密码磁卡进入的人员仅限于档案馆正式工作人员。
阅档室布置的方式必须有利于监控和降低风险。设置安全镜，阅档桌须在工作人员视野范围内。
档案馆馆长对档案馆内人员和文件的安全负全责。
5．人员保护
为确保工作人员的永久安全，阅档室工作人员可以摁动按钮直接向大楼安全管理处报警。
每个工作岗位都有一份紧急情况下通知有关人员的电话号码清单。
6．文件保护
为了确保对文件的保护，蒙特利尔档案馆制订了一份针对查档者的规章。这份规章强调保护的重要性，并对查档者取用文件和使用设备的责任作了详尽规定。
规章张贴在阅档室醒目处。需要时，可向新利用者分发复印件。
安全程序
1．设备检查
设备须定期检查。需要时，可就人员和文件安全预防提出有关设备维修或添置专门材料的建议。
办公场所家具和阅读机安放有序，保养得当。
2．进入库房
只有获准（进入）的人员才能进入库房。所有其他人员必须有一名准入人员陪同。
工人、维修人员或其他未获准人员，未经批准、无监督条件下不能单独在档案整理间通行。
查档者及参观人员禁止进入库房或其他仅限档案馆工作人员使用的区域。
确保钥匙和密码的使用处于可控状态。草拟一份拥有备用钥匙人员的名单，标明用于通行的钥匙数。
3．关门时刻
蒙特利尔档案馆专门指定一名工作人员负责每天按以下程序关闭档案馆：
关闭电脑、阅读机和缩微复制机；
最后巡视一遍工作间和阅档室，确保档案整理间不留一人；
关掉所有灯；
关上并锁闭所有门；
将任何有关人员或文件安全不合规定或反常的情况告知大楼安全处。
4．安全预防措施
定期更换电脑口令和密码。
销毁或撕碎所有整理或确定保管期限时用到而无须保存的文件。
有关档案征集、转让或缴款的操作应在工作时间内进行，并须得到有关权威机构和人员的帮助。
建立一份珍稀物品和文献清单。标出其确切保存地点。核实并标出最近一次核实的时间。若有遗失应及时告知负责人。
保持对偷窃等不法行为的必要敏感，发觉此类行为时及时通知有关人员。
5．阅档室
注意将包袋、手提箱、大衣和雨伞置入衣物寄存处。
不能使查档者处于无人监视的状态。
请求查档者在填写登记表时提供身份证件。交给查档者一份总规章复印件。执行规章不允许有任何例外。
检查核实查阅过和归还的文件。核实档案袋或档案盒内文件的情况。阅档者一次只允许调阅相当于一档案盒的文件或档案袋。
特别留意那些具有重要史料价值和可观经济价值的文件。需要时，监督文件查阅过程，确保其操作符合规范。
6．偷窃或破坏文物行为发生时
保持镇静；
迫于环境绝不单独行动；
通过对讲机或电话立即通知该区域负责人；
必要时使用应急按钮；
对犯罪情况和规模迅速作出评估；
商定应采取的干预（行动）；
将风险减至最小；移开所有档案文件；
小心行动，保持警惕，不要危及任何人的安全。
遭遇严重犯罪行为时，首先应确保人员安全。一有可能即向大楼安全管理处报警。
在对某地、某人有所怀疑时，可向档案馆负责安全事务的人员征询建议。
7．惯犯或可疑情况
惯犯或阅档者有扰乱秩序行为时，应将其带至档案馆负责人处。
附录B：蒙特利尔档案馆文件操作政策和程序
文件操作政策
1．宗旨
蒙特利尔档案馆文件操作政策和程序为工作人员及档案用户小心谨慎地查阅、运输和整理各种不同类型的文件提供指导，以推动档案保护工作。
2．指导方针
为与永久保存市政档案遗产的职能相协调，蒙特利尔档案馆以尊重档案保护原则为指导，对其所保管文件的操作和进库务必小心谨慎。
3．操作
全体工作人员及档案用户都应小心谨慎地取用档案文件。
所有工作人员、合同雇员和实习生都应掌握操作程序，尊重使用规章。
所有棘手的操作应交专家或档案保护负责人处理。
文件操作程序
1．操作指导
所有文件的操作均应小心谨慎。
戴上干净、不起绒毛的棉质手套。
取用档案多用档案盒等装具而非直接接触文件。
查阅文件之前先使用检索工具。
避免使文件徒劳无益地暴露在光线之下。将文件整理好尽早放入封套，并归入相应的档案整理间。
用双手或不易变形的临时支撑物取用或运送文件（用支撑物装文件而非相反）。
操作、整理或运送易碎、较重、大尺寸、折迭或卷起来的文件时可请求帮助。
用铅笔做笔记。锐器、粘性物应远离文件。
决不改变文件最初的分类。将其放回原来的位置，调阅的文件不可延期归还。
用手将封套里的文件排列整齐（避免放在桌上拍打）。
文件放平在桌上阅览。
不要在文件上放置任何东西。
不要触碰文件首页的原文。
不要靠在文件上，也不要把文件当作支撑物。
不得在文件上做记号或去除任何内容。
不得揉皱、折迭、弯曲或弄脏文件。
不得在档案原件上使用粘胶带或自动贴。
不得擅自将文件摊开、展开或放平。将此项工作交专家处理。
操作过程中若有疑问，征询负责人的意见。
2．整理和运送指导
不得同时堆放或运送两只以上的档案盒。使用四轮运货车搬动数份文件或档案。
长距离运送份量较重或体积较大的文件时使用四轮运货车。
四轮运货车不得运载太多文件，运行路线须预先设计。
操作人员务必小心缓慢地驾驶四轮运货车。
档案盒内文件的排放务必留有充分的空间，避免塞得过满，工作人员取用文件时应不费力。
未装满文件档案盒的富余空间须用无酸纸板填满，以免文件下陷或变形。
小心仔细地把文件放入封套和档案盒内。确保档案盒内文件的排放有序，可翻折的部分翻合自如，不得压坏文件或封套。
每天工作结束所有档案文件务必排放有序，保护得当。注意所有抽屉都须关上。
安排足够的空间用于文件的查阅、处理和整理。档案文件决不能放在地上，即便有装具也不可以。
操作或整理文件时使用搬运（装卸）工具。
3．操作特别指导—阅档室
（1）工作人员操作指导
核实查档者阅毕归还的文件。
文件复制时避免将文件紧紧压在复印机的玻璃板上。
尽可能为查档者提供复制件而非档案原件。
查档者不得独自操作易碎或大尺寸的文件。留意为其提供足够空间，需要时为其操作此类文件。
确保监控措施实施到位，不得让查档者独自留下。
上述规章制度的执行不得有任何例外。
（2）查档者操作指导
档案文件不得外借。
不得以任何借口将档案文件带出阅档室。
每次只能抽出一个封套，查阅一份文件。
其他未查阅的文件留在档案盒内。
不要直接从档案盒中取出文件。先将封套取出，再从封套中取出文件。
把文件留在小纸袋或保护信封内。
不得在文件上做任何记录或擦去任何记录。做笔记时用铅笔。
不得（用透明纸）描文件。
用无酸纸质书签夹在需要复印或记录的地方或页次。
不得压坏、折迭、剪下、弄脏或损坏档案文件。任何损坏文件的行为均须报告有关人员。
尊重封套（原有）排列顺序。案卷或文件杂乱无章须报告有关人员。不得擅自对散页文件重新分类。
4．按文件类型操作
（1）文本文件
将文件放入法定尺寸的无酸封套内。封套排列整齐后放入相应大小的档案装具或无酸档案盒内。
展开、放平卷放的文件。若文件无法自如展开，把文件绕在一根惰性塑料管或无酸纸板上，然后放在高处、不常用和安全的地方。
（2）照片文件和大尺寸文件
大尺寸文件的操作只在其能被完全支撑时方可进行。
利用足够大的空间放置文件。避免一个或数个角在桌子边挂下来。
打开一份大尺寸文件时，务必动作轻柔缓慢，不得压平皱褶。避免折迭和展开折叠着的文件。文件折叠处有裂缝时，通知有关负责人。
将尺寸相仿的文件放在同一个封套或文件夹里。
搬动一份大尺寸的文件之前，规划好通行路线，请求一名或数名工作人员的帮助，清理通道，打开大门，清除路障，安排一个足够大的空间放置文件。
将地图文件和大尺寸文件平放入合适尺寸（即轻便而更大）的保护封套或无酸文件夹内，然后放入专用地图柜或可平放大尺寸文件的柜子。
（3）精装本文件
不得直接用书脊卷边取用精装本文件。此类文件的取用应先将同一格密集架上相邻的文件推至搁板底部，然后抓住书背边上的一面顺势将需要取用的精装本文件取出。
查阅时用一张桌子。不得强行弄开精装本封面。
用双手轻轻地拿取精装本文件，避免让其重量落在仅有的一根铰链上。需要时使用支撑材料（参阅第5款）。
将精装本文件原封不动地放入保管条件良好、大小合适的密集架中。工作人员应站立着将其垒齐、排紧，使之取用自如。
厚重的、大尺寸的文件或者精装本封面或铰链易损的须平放着整理。避免把两份以上的文件堆放在一起。
（4）照片文件
避免触碰照相乳剂一边的表面。
未经允许不得将照片从保护封套中取出。
查阅照片须保持坐姿，且每次只能操作一份（照片）文件。轻轻地用双手或其他支撑物拿着照片。
将照片和底片各自放入封套或无酸小纸袋及分格封套。
把正片放入正片盒或活页照相簿。
操作底片和正片时拿住其两边。
查阅照片时需要一张明亮的桌子上。绝不可将一张正片或一张底片从封套中取出看。
将胶片绕在质量较好的卷轴或滚筒上放入惰性塑料盒或干净无氧化、没有变形或凹凸不平的金属装具中。
不得粗暴地拉出及绞扭胶片。
（5）照相簿和文件汇编
用双手拿照相簿。把照相簿放在一张干净的桌子上或在查阅时使用一个支撑物。
照相簿查阅或合拢时不得压坏或折叠。小心谨慎地合拢照相簿，注意使里面的照片排列有序。照相簿一旦合拢，不得有任何东西超出其边缘。
质量较好的照相簿原封不动地垂直放入密集架。厚、重或大尺寸的照相簿平放在密集架上。
将易碎或受损的照相簿放入大小合适的装具，平放在密集架上。
（6）磁性存储体
注意不要擦坏、折叠、弄皱、绞扭或拉长磁带。
将音像文件笔直地放入干净的惰性塑料装具，远离磁场。
5．搬运材料
使用货物升降机将重的文件或装具从一层运送至另一层；使用坚固、标准和惯性四轮运货车运送数只档案盒、案卷或装具；使用踏步梯或安全的活动扶梯调阅密集架高处的档案；借助抄纸、淡黄纸、垫子、泡沫垫块、（形如摇篮的）座架、陈列架或暂存书支撑精装本，笨重、损坏或易碎的文件；使用小链条、钟锤、细绳系住散页；使用大桌子查阅大尺寸的文件；需要时用干净、无酸的大纸板覆盖工作台。
附录C：蒙特利尔市档案文件著录规则应用指南
1990年生效的《档案文件著录规则》（RDDA）使加拿大所有档案机构拥有了档案文件著录的标准。该标准使档案机构的著录趋向一致，从而为数据库建立奠定了基础。
《档案文件著录规则》源于1980年加拿大档案工作组报告的出炉。该报告认为：标准的缺乏已成为加拿大建立信息系统的一大障碍。1986年，档案著录标准工作组在其名为《档案著录标准》的报告中建议采用《英美编目规则》第二版的标准，该标准为北美和英国的图书馆所广泛采用。
《档案文件著录规则》建立在以下基础上：
--根据众所周知的尊重全宗原则而著录（保护产生或接收的自然人及行使其法定职能的法人的文件的完整性）；
--分类后再进行著录；
--从一般到特殊进行著录（全宗-系列-次系列-案卷-文件）；
--仅对获得的文件进行著录。
《档案文件著录规则》分为两部分。第一部分是著录，分为十章。第一章为著录总规则，第二章是关于特殊载体档案及特种文件的著录。每一章分为九个著录项，每个著录项包含一至九个要素。最常使用的著作项为：
--著录项1：标题及负责人批注
--著录项4：产生日期
--著录项5：授与权
--著录项7：档案文件著录
--著录项8：注释
第二部分为立档机构种类及人名的选择。第21章的可选项包括出处、保管状况、标题及其他（主题除外）。第22至24章是关于人名、地名及机构名的选择，有的则是来源的选择。第26章附注部分是对人名、地名及机构名的校阅。
如同魁北克及加拿大的其他档案机构，蒙特利尔市亦采用《档案文件著录规则》著录档案文件。目前的方法适用于《档案文件著录规则》各著录项及各元素的全宗级著录。
（杨红，曹胜梅）
