刘维荣
一
西方发达国家对本国私人档案的保护与监督管理给予了高度重视，在各自的档案法规中，都作了许多具体规定，一些国家把私人档案的范围限制在家族和个人档案之内，也有些国家则把不属于公共档案范围的其他所有档案都划归私人档案，私人档案在西方国家全部档案中所占的比重都是相当大的，这也是西方发达国家逐步加强对私人档案管理的重要原因。
把私人档案的管理纳入法治轨道，是当今欧美各国档案法规的重要内容之一。1968年，法国在法令中宣布，为了促进保管国家艺术遗产，必须将有关的私人档案移交给国家档案馆或省档案馆保存。1979年的《法兰西共和国档案法》，全文共6章36条，其中第3章私人档案有15条。以将近一半的篇幅对法国私人档案的登记、鉴定、销毁、转让、出售和输往国外等都作了详细的规定。法国国家档案馆每年得到政府的400万法郎专项经费用于购买珍贵的私人档案，该馆陆续购买了1731-1789年皇家金库和皇族开支的账册和路易十六王后玛丽的往来书信，还收购了关于法国革命和帝国时代的重要档案资料约2万件，向英国购买了有关费朗索瓦一世和路易十五的珍贵档案。目前，法国巴黎国家档案馆国家级的私人档案有600个全宗。
法国和意大利这两个国家均是以国家的名义，即以档案立法的形式规定国家档案管理机构对具有重要历史价值和涉及公共利益的私人档案的强行登记权、鉴定销毁权、出售批准权、出口批准权、优先购买权和转让否决权等。其中意大利的档案法规带有更明显的强制性。例如：要求私人档案占用者必须按照国家颁布的档案规章来管理档案，否则就让档案鉴定部门的人员进馆负责档案的整理与编目；要求私人档案占用者向学者提供开放利用；要求所有私人的重要历史档案都必须进行登记，并接受有关部门的鉴定；要求私人档案的所有者在有关部门批准之前，不得擅自出卖、转让或出口档案；最后，对违反法令各项有关规定的私人档案所有人，除了不同程度地处以罚款外，对于情节严重者则直接由政府命令撤消其档案馆，将其档案文件转交给国家档案馆保存。相比较，法国档案法规中的有关条款，尽管基本内容大致相同，但在措词上要委婉、温和些，在对私人档案所有者违反国家规定后的处置上，也主要是以高额的罚款为主。
在英国和德国，其特征是国家在档案法规中并不规定私人档案所有者的义务和国家的监督权利，而只是设立相应的机构，对全国私人档案的收藏情况进行调查和登记。其中德国在档案法规中明确宣布，私人档案的所有权受到国家的保护，任何人无权强迫私人档案占有者对其档案采取某种行动。德国力图在国家档案机构与私人档案机构之间建立一种合作关系，德国档案馆建立了一套私人档案索引卡片，通过这套索引来了解全国私人档案的收藏情况。英国专门设立了国家档案记录局，负责对英国公共档案馆收藏范围以外的地方档案和私人档案进行登记，并将私人收藏的档案编制成索引卡片。这两个国家实行的是分散式管理原则，不允许对对于国家和私人具有特别重要的意义的私人档案进行随意拆散或毁坏。
西方发达国家各国国家档案机构所收藏的私人档案，除了以遗赠、捐赠和购买(收购或征购)方式得来的以外，大部分都是私人根据双方签订的长期合同寄存在国家档案机构中的。私人档案收集中的保护可分为：档案实体所有权、档案著作权。(1)寄存，又称代管：档案实体所有权和档案著作权均属于私人档案所有者，且寄存档案的物权和著作权都是可以继承的。(2)捐赠：档案实体所有权属于接受捐赠的档案馆，但档案著作权的归属则没有明确规定。在这个问题上，档案馆可以灵活处理。不管捐赠人是否放弃档案著作财产权和档案著作人身权除署名权的其他权利，档案馆都应与捐赠人就档案著作权问题订立书面协定，避免日后可能产生纠纷。(3)购买：可以规定档案实体所有权归国家档案馆，还可以明确规定卖断著作权，并最好在卖断著作权合同书的附加条款中明确规定，档案著作权只保留档案著作人身权中的署名权、发表权、修改权、保护作品完整权等，其余的权利都归档案馆，至少要加上卖断著作权(著作财产权)条款。当然，著作权作为一种权力，受到时间、地域和权利自身特点的限制，私人档案著作权的保护也有其相对性。
二
为丁加强对分布于全国各地档案工作的统一管理，意大利档案总局在全国10个档案区的18个国家档案馆设立档案总局的派出机构—档案监督处，负责本辖区的档案工作监督和培训，对机关档案馆和公共机构档案馆及被宣布具有重要历史意义的私人档案实行监督。同时，在总局设置监督处，负责协调上述全国18个中心的档案监督处的活动。每一地区监督处的工作人员按照《档案法》的规定和档案总局的要求检查、监督、指导所在地的档案工作。事实上，所有档案馆，包括私人档案馆都处于它的监督之下，这样总局的方针、政策能够迅速得到贯彻执行，同时下面的问题也能够及时得到反馈和解决，实现了国家档案总局对全国档案工作的统一监控。
在1963年重新修订的档案法令----《意大利共和国关于国家档案管理机构和管理人员的法令》中，对国家档案管理作了全面的规定，其中对那些宣布具有历史价值的私人档案同样要加以规范和保护。《档案法》对私人重要历史价值的档案管理作了如下规定：
1．私人重要历史价值档案的确立。私人重要历史价值档案的确立是由档案监督处处长负责，并以行政通告的方式向社会公布，同时阐明不管以何种名义为私人占有或持有的档案或单份文件，凡是具有重要历史价值的档案都包括在内，私人如不同意档案监督处长采取的措施，可在60天的期限内向内务部长提出申诉，内务部长则在听取档案最高理事会常务委员会的意见后作出裁决。
2．对私人重要档案的鉴定。不管以何种名义成为档案的所有者、占有者或持有者，其中包括近70年以前的文件，有义务在法令生效之日起3年内，如在生效后获得者，则应在获得之日起90天内，通知有关的档案监督处长和省长，进行登记，由档案监督处长对具有重要历史价值的档案或单份文件进行正式鉴定，未经有关档案监督处长的认可，私人均不得对文件进行处置。监督处长可以将私人建议处置的文件存放于国家档案馆，并且强调档案应作为有机整体予以保存，不得分散。
3．关于档案的寄存。私人档案的持有者可以采取自愿的原则，要求将文件和档案寄存在有关的国家档案馆内，同时私人也可以收回寄存的档案和文件。
4．关于转让与出售私人档案的相关规定。如私人档案持有人欲转让其档案必须事先通报，在通报有关档案监督处长之前不得以有偿或无偿的名义转让档案和文件的所有权和占有权。同样，凡以遗产和遗赠的名义获得档案和文件者以及参与有关事情的公证人也应在事情发生的30天内通知档案监督处长，否则，上述转让将视为无效。文件经营者和文件出售公司欲出售档案，须将拟出出售的文件清单报告给有关的档案监督处长，同时，管理出售动产的官员如发现在出售的物品中存有文件，也应报告。自报告之日起3个月内，档案监督处长一面通知报告人在其职权范围内应采取的措施，一面向地区行政领导汇报。当档案监督处长对此没有反映，可视为批准出售、公卖时，国家在3个月内可行使优先购买权。实行私人档案出口审批制度，未经批准，不得将档案和文件运出共和国国土。
5．关于档案的整理和编目。保存档案和文件，对它们进行整理并编目或同意有关档案监督处长负责整理和编目。编目后的副本应送交负责偿付费用的档案监督处长。
6．关于私人档案的利用。法律规定允许学者查阅档案文件，但查阅的要求须向有关档案监督处长提出，当被认为是非保密性的方可查阅，如需复制照片也需在监督处长的监督下制作，费用由学者承担。
7．关于档案和文件遗失或破损规定。档案文件如有遗失或遭破损或移交它处的情况发生，则应在事情发生后30天内报告有关档案监督处长，对损坏的文件进行修复，但不允许私自处置。
8．关于违反对私人重要历史档案的管理法律规定的处理。被公认为具有重要历史价值的档案和文件的所有者、拥有者、占有者，如全部或部分未履行所规定的义务，档案监督处长应给予他们一个相应的期限，以便他们履行义务或同意监督处长本人处理有关事项。如在规定的期限内仍不履行，且情况严重，国家可以明令撤消该档案馆，将其档案和文件存放于有关国家档案馆。
意大利《档案法》对私人档案的规范管理，这与意大利具有悠久的历史有着密切的关系。在意大利，非国家档案馆的数量很多，如大学博物馆、公证人档案馆、宗教档案馆等都是非国家的档案机构，但并不是所有的私人档案国家都要进行监督与保护，只有国家档案局宣布某些档案具有历史意义，才能对它们进行控制。
收集和保管来自个人、家族或非公共机构的具有学术研究意义的档案，是芬兰国家档案机构十分重视的一项实际工作。芬兰政府及有关部门先后颁布了几部涉及私人档案馆和私人档案的法律与法令，如芬兰法律规定，国家档案机构有权对具有学术研究意义的私人档案和文件进行登记；有权将一部分涉及公共利益的私人档案(如森林协会、癌症协会等)接收进馆；有权对具有学术研究意义的私人档案出境行使否决权；当私人档案中具有重要研究意义的档案明显地处于将毁坏、丢失或出卖、拍卖时，国家档案机构有权按市场价格优先购买(在资金允许范围内)或制作它们的拷贝。
目前，在芬兰有许多私人档案馆，这些档案馆是在国家档案机构不可能关注、保管更多的私人档案的情况下，由一些非公共机构、团体、协会、组织和个人，为更好地保管自己形成的具有保存价值的文件、档案、资料而建立起来的。
1974年和1977年，芬兰政府颁布了专门的法令，规定国家档案馆有义务在财政上支持部分私人档案馆。为此，国家档案馆在众多的私人档案馆中选择了11个符合以下条件的私人档案馆作为支持对象：该私人档案馆所保管的档案必须是具有国家级学术研究意义；该私人档案馆内必须配有一个正规的档案学者；该私人档案馆必须有一个利用中心并能对公众开放服务。
被选为从财政上支持的11个私人档案馆是：芬兰5个政党档案馆、1个体育档案馆，1个中央企业档案中心，2个工会档案馆，2个作家文学档案馆。其中规模最大的是中央企业档案中心，最具特色的是集档案、图书、博物于一身的体育档案馆，而最享受特殊待遇的是两个作家文学档案馆。国家财政每年单独拨给国家档案馆1．5亿芬兰马克的专项经费，用于支持这11个私人档案馆。国家档案馆给两个作家文学档案馆所需经费的100％，而给其余9个私人档案馆80％的经费。
国家档案馆不仅在财政上支持这些私人档案馆，而且从保管技术等方面也经常给予种种帮助。按法令规定，国家档案馆有权对这11个私人档案馆进行监督，但这种监督通常是通过私人档案馆向国家档案馆所作的年度报告来实施的，而日常的指导帮助则更多的是通过培训来实现的。私人档案馆如不能履行自己应尽的义务，国家档案馆有权决定停止对其的经费支持。但事实上，这11个私人档案馆都非常珍惜他们所享受的高额经费待遇，在与国家档案馆的协作上保持着一种非常积极的联系。
对那些没有享受到国家财政帮助的私人档案馆所保存的具有学术研究意义的档案，国家档案机构有时花钱去购买一部分或拷贝一些复制品。此外，国家档案机构常常通过大众媒介、专业刊物或关心档案的专业研究人员向公众广泛宣传，强调向国家档案机构捐献或寄存某些私人档案在历史学研究及保护文化遗产方面的重要作用。私人档案是被作为礼品赠送给国家档案机构，而且赠送以后的私人档案如同公共档案文件一样必须对外开放，除非档案拥有者在赠送时有特殊的限制。鉴于国家档案馆在国家的地位及形象都比较高，私人档案拥有者常常会为能把自己拥有的档案存放在国家档案馆而感到自豪。对希望将私人档案寄存在国家档案机构的，寄存者必须事先同意所寄存的档案允许或在若干年以后允许公众利用，否则国家档案机构将不接受对其档案的寄存。
虽然法律、法令赋予国家档案机构很多的权限，如1994年10月1日生效的芬兰档案法对私人档案作了专门一章共5条的规定。这些规定除了进一步明确了私人档案拥有者的权利与义务外，还明确了当私人档案中具有重要研究意义和文献或档案明显地处于将毁灭、丢失或被出卖、拍卖时，国家档案机构有权指令将这些私人文献或档案立即向国家档案馆、省档案馆和其他被认为能安全保存档案的保管地点移交，直到所说资料的购买、拷贝问题依法律解决。如果根据法律购买、拷贝的要求被正当地拒绝时，这部分档案的信息在其保存阶段内不得提供给任何未经授权的组织和团体。在与私人档案馆的关系上及对私人档案的管理上，基本上是以协商为主。在国家档案馆专门有一个私人档案部，在这个部里工作的档案官员与私人档案拥有者建立了良好的关系，这些都为协商解决问题奠定了坚实的基础。国家档案馆并不鼓励私人都将档案存放到国家档案馆来，而注重将存放在国家档案机构以外的具有学术研究意义的私人档案进行登记，并出版这些私人文件登记目录，这样做一方面可以使公众了解到这些私人档案是受法律制约的，在转移这些私人所有权时必须依法办事；另一方面可以使公众清楚地了解到在他们需要研究某类问题时，能去何处找到或利用这些私人档案。
现在，美国国家档案馆收藏的私人档案有200万立方英尺，排架长度为520英里；英国的私人档案有28万立方英尺，西班牙国家行政总档案馆排架长为275公里；法国国家档案馆，其中巴黎馆存有私人档案100公里、枫丹白露馆的私人档案有150公里长；瑞士联邦国家档案馆及其沃州档案馆则有私人档案36公里长，全瑞士260个各类档案馆共保存有6千多个私人档案全宗，其中联邦档案馆保存了500个私人档案全宗，并每年能收进约15-20个全宗的私人档案。
(仁尔摘自《中国档案》2004年第5期)
