理查德·巴瑞
介 绍
通信技术的大规模全球发展和新旧两种信息获取和利用方式，使档案馆和文件中心面临巨大挑战，而这些挑战已超出人们对档案文件管理所需技术和经费的传统理解。由于法律、经营、技术等方面的变革，各国产生的文件数量均在增加。
许多文件管理专业人员都关心各种新的、不断变化的文件保管方法和技术，这些无法在业外被了解，他们看到现实与公共政策官员和大众的认识之间的鸿沟日益扩大，其结果是文件保管领域越来越丧失紧跟数字文件生成步伐的基础。他们担心，没有公众的理解，没有去满足火箭式上升的需要的资源，以及接二连三的失败，终将导致失去那些记录了政府工作和问责制状况的证据，从而也将失去公众对政府的信心。
为了了解这种观点的广泛性，作者在2002年11月6日至11日在网站(www.mybestdocs.com)上做了一项全球范围的调查。调查询问了答复者对档案馆/文件中心及其工作人员的社会认知状况的看法，共列出了9个基本问题(问题1～9)，1项个人意见(问题10)和3个人口统计问题(问题11～13)。调查收到来自世界各地和一些国际组织的671份答卷，其中96％的答复者来自北美、澳大利亚和欧洲。1/4的答复者在问题10这一项中发表了自由意见。
这项调查的目的
作者进行“社会与档案调查”的目的，一是要弄清档案和文件管理者以及其他专业人员是如何看待全社会和形成最大量文件的那些公共机构的负责官员对档案的认识和理解的；二是要为促进档案认知的有关政策获取真知灼见。
对档案和文件管理者而言，这个问题非常重要，因为它关系到公众及公共政策制定者怎样充分利用文件资源，关系到预算的多少，关系到公众、立法者、文件形成者以及其他用户所需要的支持。
我们专业人员如何看待档案和文件固然重要，但社会和文件形成者怎样看待文件和文件管理，怎样看待档案工作者和文件管理员则更为关键。社会形成了人类对文件在维护人权、保护人类遗产和法治、实现民主制度等方面的作用有所期待和需要(或没有期待)之源泉。作者意识到，同一个词在不同的地方有着不同的含义，对“文件”、“档案”、“档案馆”、“文件中心”、“档案工作者”以及“文件管理员”这样的一些词语，各国的理解差异很大，甚至在同一个国家，有时也会产生不同的意思，这种情况为国际调查项目提出了种种挑战。鉴于地区差别，作者在调查报告中使用了“档案和文件管理”这个词，以表明这两个领域全都含盖在内。
这项调查的局限
除了上面提到的挑战，这项调查也遇到任何一项国际调查都会遇到的困难，比如答复者的母语不同；不同国家和地区在文件和档案管理传统上的差异等，这些都是作者难以控制和克服的。除此之外，当然还存在其它一些局限。
调查工具
这项调查使用的系统是Zoomerang(http://www.zoomerang.com)。这个系统对于本调查的设计、散发和使用相对方便和优异，可被任何答复者在网上或通过电子邮件使用。调查通知先发送到8个国际档案和文件管理论坛邮件地址管理器，然后再转发给其他人。
精彩案例
在本项调查过程中，一些参与者还提供了其他一些类似调查的信息，介绍了他们认为值得推荐的公共推广计划。下面是作者从中选出的三个典型案例，它们反映了解决文件形成者和社会的档案认知问题的多种可能性。当然，最重要的是，档案宣传推广计划不应是一次性的公关把戏，而是有益于公众的持续的行为。
澳大利亚新南威尔士州文件局出版的《重要标志》杂志
新南威尔士州文件局(以前称州档案馆)自2002年开始每年出版3期《重要标志》。这是一本非技术、非理论类杂志，面向地方遗产保护团体和公众。杂志外观漂亮，编辑精良，引人入胜。刊物的内容也非常丰富，传递了大量档案资料的信息，大力宣传了文件和文件保管工作。《重要标志》展示了档案馆和档案工作者的超前视野，反映了现代档案馆和档案工作者的重要作用，开辟了一条接触社会的有益途径。
美国佛蒙特州档案馆“持续的问题”计划
佛蒙特州档案馆以州议会、媒体和公众为目标推行了一项“持续的问题”计划，取得巨大成功。该计划及其相关的网站证明了档案文件对于现代公共政策问题的价值和重要性。如今，州议员和新闻工作者们经常会向州档案馆查询与现时公共政策相关的档案信息。
美国新英格兰档案工作者的创举：“档案现在进行时”工程
新英格兰档案工作者开展了一个深入到普通公民的创新活动——“档案现在进行时”工程，邀请人们带着他们的档案资料(家庭文件、旧书、日记、书信、照片等)到一个地方(如图书馆、历史协会、家谱协会、老年人/年轻人中心等)，由专业人士向他们解释这些家庭档案的历史价值，以及可以用哪些方式来保管它们。专业人员还会介绍一些基本的保管和保护技术，并说明如果把这些资料捐赠给有关机构会怎样。
上述这些创新活动可能会引起争论，比如新南威尔士州和佛蒙特州的档案工作者走出了州档案馆，在当地社会中发挥了更为显著的作用。不仅如此，他们还主动卷入了档案文件的诠释性工作。特别是在佛蒙特的“持续的问题”计划中，我们看到档案工作者提醒公共政策制定者这样一个事实，即若干现时问题的历史背景的确值得关注，它们可能对立法人员和其他决策者当前的思考至为重要。决策者本人因此会越来越多地把历史信息同现时的辩论联系起来。记者们听到这些说法，也开始直接利用档案文件或采访州档案馆馆长。
这种显见的作用对有关的档案人员来说并不十分舒服，他们清醒地意识到，尽管曝光有助于在公众眼里树立起一个全新的档案和档案管理者的形象，但他们必须谨慎行事。尽管档案馆和文件中心是世界上最干净的场所之一，但人们在提到它们时总是会用到“灰尘”这个字眼，档案工作者和文件管理员通常也被视为乏味或怯懦的人。档案工作者走向社会显然是一件值得关注的事，它能够提高社会的档案意识，让公众发现文件和档案管理人员的潜能。
然而一些专业人员却强调，档案工作者应避免扮演任何诠释者的角色，认为那是历史学者的责任。档案工作者完全不应该对文件本身产生兴趣。
调查结果概述
社会上的多数人或者对档案馆、文件中心以及那里的工作人员没有什么认识，或者认识很浅。同样，多数人对档案的价值也缺乏认识。档案工作者和文件管理员对改变这种状况的前景持有不同的看法。
公众看到的文件价值主要在于它们所提供的家谱、历史、文化等信息，而不是那些被专业人员视为对公民社会十分重要的莫测高深的价值：如保护人权；树立和保持公众对政府的信心；实现政府的法治；以及通过官员的政务公开促进民主。
这是人们对变化中的档案馆/文件中心的社会需求的理解与现实之间的“巨大鸿沟”。调查显示，档案和文件管理界提高社会认识的主要做法，通常就是多做宣传和推广，使公众倾听；他们较少去做“市场研究”，倾听和了解社会的认识和需要，或促进公众对文件或其它服务的直接利用。
调查显示，国家、州及地方档案馆和专业协会的领导，还有那些经常利用档案的专业人士最有可能为改变社会的档案认识做出积极的贡献，他们应该进一步地发掘自身的潜力。
文件形成部门的民选官员和负责人通常缺乏对档案的了解和对档案工作的支持。上面提到的几个例子反映了档案部门的一些创新做法。除了让公众了解文件和文件管理工作外，这些措施也有助于提高公众的期望，完善政策的制定和立法工作，促进文件的利用。
应该再做一项更为综合的国际研究和域国别研究，从而找到更多的最佳模式，为提高公众认识提供及时的战略性信息。
附件：调查问卷列出的问题
1、你认为社会对档案馆/文件中心和档案工作者有怎样的认识?
2、你认为社会是怎样看待档案/文件中心和档案工作者的价值的?
3、你认为公众已认识到需要改变他们对档案资源和档案问题的理解吗?
4、你是否认为在社会对档案馆文件中心日益变化的需求的理解与现实之间存在巨大的鸿沟?
5、你是否认为公众已意识到需要改变他们对档案馆/文件中心及其工作人员的认识?
6、如何改善社会对档案馆/文件中心及其工作人员的认识和这些部门的现实状况?
7、各类人群在改进社会的档案认识方面有何潜力?
8、就上个问题提到的同类人群而言，他们为改进社会的档案认识有何实际的行动?
9、你是否认为公共文件形成机构的民选官员和部门负责人对档案馆/文件中心及其工作人员的认识同整个社会的认识是一样的?
10、其它意见/事例
11、你主要的专业/工作经历
12、你的工龄
13、你的居住地
（陈慧涵摘自《外国档案工作动态》 翻译：李音）
