发现、讨论
在编码的过程中，三个方面的档案知识在所有档案利用专家的知识中显得最为突出：1)档案理论、实践和工作流程方面的知识；2)具备减少问题的不确定性和模糊性的能力(如分析结构松散的问题，找出解决方案)；3)具备学习知识的能力。下面我们将结合档案利用专家和利用新手的特征对以上三方面知识分别进行分析。
档案理论、实践和工作流程方面的知识
任何专家在本学科领域中都是很突出的。他们的许多共性对于学习档案理论、实践和工作流程都是非常重要的。在调查中，三个最显著的特征是：语言能力和对档案概念的理解能力；对规则的解释能力；评估自己与利用档案员的知识水平的能力。以上三个特征包含了广泛的知识和技巧，这些知识和技巧非常适用于有效地工作于档案馆和其他存储档案的机构。
语言的利用
正确使用档案术语的能力是主修知识水平的一个重要表现，因为这一能力不仅标志着语言的国际化，同时也包括语言本身所暗含的概念和意义。了解档案术语便于各种信息资源的使用，如查询目录、指南和档案网站。另外，良好的语言能力也便于研究者与利用档案员更好地沟通。最后，语言能力也有利于研究者区分图书馆和档案馆在利用工具及其信息资源方面的不同之处。
利用术语以及利用工具的识别是档案研究的重要内容。查询目录是非常普遍、非常基本的工具。然而，“查询目录”一词及其功能对许多受访者来讲，仍然不是普遍了解的。查询目录常用的术语包括：“指南”、“查询指南”、“目录集”、“目录装订册”、“装订集”。这些词都非常重要，因为最近的测试表明，受访者所使用的专门词汇和描述范围从物理性描述到功能性描述。研究发现，利用新手对利用工具的描述多是物理性描述，而更专业一些的研究者则能够确认利用工具的功能性。从下列对话中可以了解到，利用新手完全不清楚、或者模糊地知道利用工具及其用途：
采访人：你在档案馆研究这个项目时，有没有看到任何查询目录?
受访者：你得告诉我什么是查询目录?
采访人：他们是一些指南，你可以从中了解到从文章题目到更详细的著录。
受访者：我不太知道这个东西。没有人告诉过我有这个东西。是你们自己做的吗?
随着利用者所具备的专家知识的提高，研究者表达利用目的以及理解查询目录的内容的能力也日渐成熟。一名受访者指出：“如果我的回忆正确的话，有一些纸制的汇集，汇集内有不同的主题，描述了汇集中的内容。”这就和利用新手形成对手，利用新手根本不明白他们看到的东西。这一点从一名妇女对她所看到的利用卡片的回忆中可以得到证实：“你必须走到那儿，去查询他们的卡片目录。我确信我根本没有查看到我需要查看的目录的一半儿，因为你根本就不知道该查哪些卡片。”
这些叙述说明，随着档案利用体系的整体发展，利用者日益发现他们不仅需要了解查询目录，而且还应了解相互关联的、复杂的利用工具组合，利用者要想理解一系列的档案馆表达方式，则还需要具有其他方面的专家知识，因此利用者们在努力地理解这个层次的内容。下面是引用一位采访对象的原话，说明了利用者在做出这种努力时的情形：
“是的，是花费了一会儿时间，它太复杂了，关于东西在哪?如何归档的或没有归档?有时这些都是和直觉相反的……我完全不明白它是如何整理的。”
“……我以前用过的几乎都是查询目录……，要想使用他们的系统是一件非常困难的事。你必须要去查找一份索引，但又都没有有关索引的清单。你只好去找一名档案工作者，请他告诉你大概从哪一列索引开始查起，然后查到另外一列，又查到另一列，最后找到你要找的那捆信件。如果你前面都没出现错误的话，你才可以算出哪个信件是你确实要读的……”。
在更高一层的理解水平上，一些采访对象能够批评查询目录，并对目录的内容、疏漏提出意见和改进建议。这说明除了语言的积累以外，还要具有把利用工具概念化、概括化，以及将查询目录与证据确认联系起来的能力。通常研究者总希望能够在查询目录中找到更明确或更具体的信息。但是随着知识的积累，研究者就会深入分析查询目录的发展过程。一名采访对象对查询目录的利用提出了具体的修改意见，如吸取以前利用过查询目录的研究者的意见。但接着他又说明了这种做法的弊病：“另一个问题是，历史学家对利用查询目录提出了建议，但历史学家所提的建议是根据他或她所研究的问题而得出的结论。”
国际法则
档案馆对档案的利用有非常明确的规则。在讨论档案馆与图书馆的区别时，采访对象多次对这些法规提出意见。这些建议非常有趣，因为虽然图书馆也很难回避这些制度，但多数档案馆老客户已经被同化了，他们将这些规定认同为图书馆的一部分，是理所当然的。这使得档案规则显得更加突出，特别是由于档案规则存在更多的灵活性。了解或知道这些规则只是认识这一领域的基础部分。正如研究者说的，只有理解了为什么要这样规定，才能形成对档案知识的深入了解。
“档案馆里有许多不成文的规定。不能将大衣放在那儿，不能将背包放在那儿。你只能使用铅笔或诸如此类。而且，你知道，当你走进一个象图书馆，但却没有书的地方，感觉太奇怪了。你知道，一个人走过来，然后再把你要的东西取来。”
另一名研究者清晰地讲述了学习档案法规时的情景：
“要用铅笔。在您取走案卷的地方作上标记。手持照片时应戴上手套。你知道，这些都是必须学习的。有些档案工作者喜欢反复强调这些知识的重要性，以确保你没有做错。这是件好事。因为作为档案工作者，他们既要保护这些文件，又要将这些知识与人们共享。”
习惯一些规则比习惯于一种文化更难。因为这直接影响到了研究能力，经常打乱了长期建立的研究方法和途径。档案法规需要你去建立新的研究计划，而略去了你的浏览能力，而在使用图书馆和因特网时，浏览是一个非常重要的方法。
“……不能自己找书，而是要通过查询什么东西，然后还要将这个东西马上放回到架子上……我的意思是说，这种方法使你无法在浏览架子的过程中，无意发现这书很象你正寻找或正想要的东西的可能性；“喔，这个看起来很有趣。”或你很快地翻阅几本书，“喔，是的，这根本不是我要的，可以马上放回去了。”
规则的积累是非常重要的，也是档案知识中比较令人疑惑的一部分。只有将这些规则看作是背景知识中的一部分，才有可能成为档案专家。当还是新的规则时，你的注意力就会集中在规则上，而不是考虑研究的问题。然而当这些规则成为定式时，研究者可以将注意力转向更高层的认知方面的研究，对原始资料的研究便被摆在了突出位置。一旦学会了，研究者就可以将更多的精力转向课题研究，去开发更具体的档案研究战略。
知识的了解：无所不知的错觉
有关档案理论、实践和程序知识的最后一个方面是了解自己在档案知识方面的极限，以及其他人(特别是档案利用员)知识的极限。获得档案专业知识的研究者都清楚自己的知识极限及(或)档案利用员的极限。正确地评估自己和档案工作者的知识水平对于精确地确定现有的限度，以及确立工作计划是至关重要的。几名受访对象都述说了他们的困惑，并经常提到他们被档案研究的经历“征服”了。而更多的专业利用者则显示出了对自身知识水平的了解：
“我需要与图书馆员谈，我需要依靠他人，因为我先前在这里的研究并不是很顺利，我对能够在这里研究，以及了解如何进行研究感到自豪。”
能够发现缺乏这方面的知识，并针对这一信息需求开展行动，说明研究者已经能够利用档案系统，使之满足他们的信息需求。
马丽·杰·鲍尔指出，研究者通常认定档案工作者为馆藏方面的专家。从这次研究的结果来看，采访对象对此的态度是很复杂的。虽然多数采访对象指出，他们都依赖于档案利用员，对他们的能力是非常有信心的，但很少有人认为档案利用员是无所不知的，正如一名采访对象所说：
“我并不只是说出问题：‘噢，我想找……’。我从不想信息会在哪里?因为档案员处理大量的收藏和主题，他们不会知道每一件事情。你需要通过帮助他们，来帮助自己。”
即使研究者不认为利用档案员是事事都了解的，但他或她仍然极大程度地依赖于他们。
“依我的经验，图书馆员和档案员都是知识丰富的。我想，如果他们不是知识丰富，如果他们只是业余工作的学生，并不具有很深的内含，就会阻碍你进行课题研究，这一点是很关键的。”
同时，受访者也指出了档案员的知识缺陷。
“我必须承认，当我坐在档案馆内，听到利用咨询档案员与新的利用者的对话……有时我特想跳起来说：“不是，你应该在这儿找；”但随后又想，“这不关我事。”而且我不想指导档案员如何去做。但是或许他们没能给出研究者需要的信息。部分档案员在某一领域中知识丰富。我的意思是说他们希望并尽力帮助研究者，他们都是好人。”
在采访中，有一个出入意料的发现，正如利用者过高地估计了档案员的知识水平一样，档案员也同样错误地估计了利用者的知识水平。这种过高的估计会阻碍研究过程。一些采访者对这一现象进行了评价，其中一名采访者恰当地说出了描述了这一现象：
“…当你处于利用咨询档案员的位置时，您会想象利用者懂得更多的东西，实际上不是这样。档案员们并没有真正将利用者作为对档案馆一无所知的人来进行交谈，有时我感觉那些利用者没有找到他们本可以找到的东西，就离开档案馆了。”
一名受访者谈出了当利用咨询档案员高估了他在档案方面的知识后，他本人的感觉：
“我检索了系统，在卡片上写下了调阅号。接着一位女士说：‘你必须说明你要的是哪个盒子，因为里面有4个盒子。”于是我说，‘好吧，我也不知道是在哪个盒子里，我猜想我需要从第一个找起。’接着她就会说，‘那儿有查询目录，你先查查吧。’”
对于档案员和利用者来说，在评估档案知识水平方面是个双方都普通存在的问题。特别是对于档案员来说，要调整对利用者的利用咨询帮助，以提高研究者的档案知识水平是很不易的；但是相反，如果你不做出及时的调整，就会使研究者留下一次很糟糕的档案馆经历。一名受访者形容了如何向利用咨询档案员说明自己的知识水平，因此就此帮助利用咨询档案员回答研究者的问题。
“有不同的问问题的形式，有一些我不愿去问，如“还有有关这个人的其他材料吗?你知道这里还有哪些线索、案卷我忘记去查了?”那都是最差的问法。但是我不怕问这类的问题：‘看，这个人曾在州司法部工作，我找不到他的照片。在19世纪80年代的时候，州司法部肯定有一个照片的。’接着我就会听到一些关于文件的介绍。现在我不怕问这类问题了。”
有关研究者必须学习如何与档案员沟通已经不是新的发现了。芭芭拉·C·奥巴克还发现利用者们都是小心冀冀地与档案员们接触，事实上，一名利用者认为：“成功研究的关键是如何使档案工作者帮助你。”
减少档案馆内的不确定性及模糊性：处理结构松散的问题和错误的结论多数档案查询单都表现出结构松散的问题。结构松散显示在“当问题被输入问题解决系统中的时候，有一个或多个特征的价值未被确定。”在档案馆里，这些事情确有发生，因为证据的存在与否经常是未知的，检索系统又是非常复杂的，而且(或者)许多证据需要翻译，并且证据本身或许就是含糊不清的。由于机构结构、文件保管的实际情况、存放的文件和稿件以及利用工具都不尽相同，所以各个库房针对具体查询要求的查询方法都会不同。例如：查找不同大学女子体育运动的起源就需要使用不同的利用工具，并主要根据大学以及对证据类型的考虑来查找不同的文件系列(如校董事会会议记录、运动办公室的项目计划、预算，以及与女子学院院长的联系函)。在这个档案馆内所查出的证据可能从来源和形式上完全不同于从另一所大学档案馆中查出的证据，更有甚者，由于信息来源被许多人翻译或再翻译过，致使许多查询要求得到的是错误的结论。
荷伯特·塞门认为，档案利用专家的部门工作便是将这些结构错误的问题重新进行调整。有很多次，档案利用专家在进行原始资料的研究时，开发出了减少模糊性和不确定性的数量的技巧。我们主要从两个方面减少模糊性和不确定性。首先，认定一名研究者制定研究技巧的能力，以此衡量他或她调整那些结构错误的问题的能力。其次，研究提问技巧或提出正确问题的技巧，以减少不确定性。
在查询过程中便可以调整结构错误的问题。因为在查询过程中，你可以识别或排除相关的原始材料。一位受访者形容在档案查询过程中自始至终都不清楚：
“因特网查询……总有一种感觉……你如何确定你已查到所有你需要的材料了呢?……也许档案员只是简单地领你查询了部分材料，你还错过了许多与主题有关的材料。这就是我记忆中的感觉……一直到最后我明白了，你永远都会有这种感觉的。”
另外一名研究者在档案研究过程中对不确定性及模糊性感到灰心：
“你知道，档案馆的问题在于，你走到卡片目录处查阅，你认为你已查阅了所有的目录，实际上你没有。你甚至还没查到表面，因为他们有很多存放信息的地方，我的意思是说，你根本就不知道还有更多的信息，所以你就无法询问。”
更多的研究专家将档案馆知识看作是他们的研究技巧的一部分。他们能够将研究问题与研究环境联系起来。一名档案研究专家通过向自己提出一系列的问题，从而说明了他的研究技巧：
“我问自己，‘谁还会有兴趣知道并掌握这一信息?’我尽可能扩宽自己的思维，你知道，如果我生活在1973年，并且我在查找有关运输系统的问题，我为什么关心或为什么不关心这个材料呢?它是如何上下联系的，我如何将它归档呢?因为它看上去是有关经济问题的，如果我将它及其相关材料归到经济发展方面的文件中。它或许可以归地区失业问题中，因为运输业显然是失业问题最突出的一个行业。它也可以归在政府规则下面等，会有许多人对此感兴趣。因此在我查询它时，我必须思考谁会掌握我要查询的这条信息?或者谁会与这条信息最有关系?因为在查看查询目录时，你或许会找到一个案卷，案卷中或许有一页他们从别人手中得到的信件，这封信可能与本案卷的主题完全无关。”
另一名档案利用专家首先了解所研究机构的职能和体制，然后制定研究策略。
“对我而言，你无法从查询目录上得到的最重要的东西是……我称之为机械逆转设置……当你发现在你查阅的文件中注明那份仅有的文件曾抄送给几个人时，韦伯机械逆转设置就出现了……如果你无法查阅到其中的一份拷贝，你可以试着去查找另一份。”
读者或许会发现，后两名研究者都在进行功能分析，依靠来源原则组织他们的研究工作。但是，当他们被问到是否知道“来源”这一术语时，他们没有一个人能够从档案的角度很好地定义这个词，虽然他们对这个词已经很熟悉了。
正如前面所提到的，一名研究新手将研究过程归纳为“糊涂的开始和糊涂的结束”。更多的利用专家通过确定一个主要线索，即找到一个已经证实的文件线索，引导研究者查找其他信息，并以此作为研究过程的开始。
“所以我能够去浏览所有的报纸，我可以去查不同的盒子。接着我可以看不同的收藏。我就是这样研究财经档案的。”
进入档案馆并找到研究开始的地方是非常重要的。正是通过这种方式，研究者建立起了一些控制研究环境的能力，不再依赖于利用档案员了。因此，这就给了研究者一个机会，使他们有了安全的港湾(或是已知的地方)，他们可以从这里开始研究，逐步了解利用工具和文件收藏单位的规则，以自己的方式去查询档案。关于这个开始的地方的重要性的描写如下：
“他们继续说，‘嗯，例如，我知道在档案馆里有一个目录收集。’当你来到档案馆时，你会径直走向那个目录收集。它可以帮助你找到一个开始的地方。我想里面总有什么线索把你带进去。我曾这样做过几次，“我不知道里面有什么，但我只是从一个地方开始，以期了解情况……这个档案馆的程序是什么等。”
下文讲述了在参观档案馆前进行准备工作的重要性，但是事先了解从哪里开始研究是减少不确定性的重要方法。本次调查的受访者利用不同的资源确定起始点：同事、引用、过去利用文件的经验、与利用档案员商讨或在到达档案馆前，运用电子邮件与档案员进行联系。除了确定开始研究的地方，受访者还运用以上方法来熟悉文件收藏单位的特别规定和程序。
提出问题
提出正确的问题是得到恰当答案的关键。尽管有的研究者在与朋友聊天时谈到：“我真不知道有些人是如何学来的……他们好象天生就会……他们非常擅长与档案员对话，并擅于利用文件。”但是在档案馆或对档案员提出正确问题的能力并非与生俱来的。正如前面所述，有无数的条款建议利用档案员在与利用者进行面谈时，如何磋商问题。研究者也一样需要练习向档案员提问及何时提问。缺少了这种技巧，以一位受访的话说：“在你第一次进入档案馆时，你会有一点疑惑，你会不知应该去问什么，去哪里找?”
另外一名还不是档案利用专家的受访者也回忆说，他很晚才了解到恰当的问题对减少不确定性以及指导研究的价值。他非常后悔，因为他当时不擅于问问题：
“我是那种经常单独出行，不爱主动问任何问题或了解情况的人。我想如果我那样做，或许是在浪费时间。我想我或许已经浪费了很多时间，因为我没有向站在面前的人去询问。我得说，如果你有什么问题，径直去寻求帮助。如果你这样做了，你或许节省了后面的时间。……因此我想，如果你遇到了困难，应该去请教在档案馆或图书馆的工作人员。”
另一名受访也认为需要预先准备问题，清楚地表达自己的知识水平，甚至也可能是调查方向：
“除非我知道档案馆里有什么，文件收藏里包括什么内容，或者我已经事先做了必要的知识准备，否则我就不知道如何向利用档案员提问。我不想使用“看门人”这个词，但那个我必须要通过的人就象是“看门人”，而且假如我说：“嗯，你们这儿有什么?有什么东西能令我感兴趣?”这似乎是在浪费时间，还不如说：“能麻烦您帮我找一下这个吗?”
一位研究者着重强调了提问题的敏感性和评估利用档案员的知识水平的能力的重要性：
“我想当利用档案员不明白我的话时，我能够感觉的到，我曾经学习过如何引导利用档案员理解我的意图。例如，在刚刚进入到档案馆时，利用档案员并不理解我说的意思。但是当我谈到之前关于此事与他的老板互通的几封电子邮件，以及更详细地介绍我研究的主题之后，他就能更多、更准确地为我提供帮助了。我想，很明显，我比他(指利用档案员)更多地了解机构的历史，因为我做了准备。”(1号受访者)
柏门有关利用者语言表达方面的文章并没有真正从利用者的角度谈论提出问题的重要性，一名受访者认真思考了他的提问纲略以及表达方式：
“我想，如果我从简单介绍我研究的背景开始，介绍我已经查询过哪里以及我到这个档案馆的目的，那么希望利用档案员们可以跟上‘这列思考的火车’。接着利用档案员就可以从一个点切入，建议我做哪些改动等。这样工作效率就会提高。”
虽然研究者非常想从档案员们那里得到他们想要的答案，但是正如1号受访者所述，当他们能够发现利用员没能理解他们的意思时，他们就会调整他们的策略。
知识技巧
知识技巧包括理解文件、活动以及过程的表述能力。这些技巧对于设计解决问题的整体框架是非常重要的，而建立解决问题的整体框架又是专家知识的重要方面。在采访过程中，受访者的谈话体现了知识技巧的几个方面。其中一个突出的特点是建立整体研究计划的能力，以识别并利用原始资料。在此期间，研究者必须建立必要的联系，及培养进行这种必要的联系的能力。这些特征在两种行为中得以体现：将准备工作作为规划研究过程的方法之一，了解如何通过查询目录找到需要的原始资料。
准备工作
准备工作是知识技巧的一个方面，而先行进行计划是研究战略的象征，因为研究战略的建立主要依赖于提前建立起原始资料利用的框架。正如前面讨论的，专家在进入一个档案馆或手稿库房之前都清楚地了解应该从哪儿开始。而新手就不能进行这种联系，经常在来到档案馆前未进行任何准备工作，缺少一个制定好的战略计划和任何有关档案馆的知识。在下列例子中，一名利用新手出于对她家的一幅感兴趣而来到了档案馆，但马上就陷于困惑之中。
“当我到了那里，我看了看四周，心里盘算：‘好了，现在我该做什么?’接着我问了一些人，他们说：‘嗯，我们确定帮不了您，您需要去翻看那些卡片目录，看看有没有可能找到一条线索。如果这条线索不错，我们就去将文件取来。’于是我苦苦地查了两个多小时，但是什么也没有查到。事实上我根本无法找到任何东西，那里的东西太多了。”
在第二个例子中，一位稍有些经验的家谱利用者来到了档案馆，他以前查过法规，但是他这次没有做任何研究计划。然而，这位利用者锲而不舍，几天之后，他终于构思出了一个研究计划。
“我想这些材料的组织是存在一定规律的。在这些柜子开始的地方有各个城市的电话薄，年代从19世纪早期开始。这样你就能查到相应的人口普查年的地址……于是他们先帮你取出电话簿的缩微胶片，接着就查到了有关人口普查的信息。接着或许可以查到国籍或船运记录。文件都是按照年代顺序排列的。对于那些卡片，一旦我了解了它的顺序，我就都明白了。但是一开始的时候，这些／顺序并不特别明显。”
一名受访者慢慢认识到了缺乏基础的准备工作(了解档案馆规则)与有效地制定研究战略之间的关系。
“我无法做许多准备工作，因为我不知道应该去准备什么。如果我早知道需要花多少时间，或这里某些地方的程序，我应多申请几天。我明知道我的研究不够充分，因为我的时间不够，但是他们没准备，不能让我多留一天。”
另一方面，下列话证明，致电给利用档案员、查看档案馆的网站以及阅读二手资料都是重要的准备活动：
“首先我想应该给档案馆的工作人员打电话，简要地询问我可在网上的哪些地方查询，档案馆里有什么。接着，当我总结出他们有什么馆藏时……一旦我去档案馆后，哪些资料会对我有用。当我到了档案馆之后，我向利用档案员询问不同类的馆藏的内容是什么。只是访问了两个档案馆后，我就体会出不同的档案员的办事方式是不同的。……因此我必须注意这个问题，并问他们：‘那么你们这里是如何做的?我如何才能了解这些呢?”
“在我去档案馆之前，计划之一是看这个档案馆内是否有我想要的东西。并且我还发现，在因特网上我可以查找查询目录，这样我参观档案馆的计划就变得更加具有实效了。因为从提出查看文件系列或盒子到你实际拿到这些之间还有一段等待的时间。等我到了档案馆，首先是寻求档案员或保管员的帮助，但许多次我都发现，如果讨论所有我可能查询的方向，我们的谈话就很难有什么收获。所以我更倾向于独立工作，也许这不是最好的方法，但是这是我最近最常用的办法。当我有了更具体的问题时，档案员们的帮助就会是非常有用的。我喜欢先搞清状况。我曾试着在没有询问这个档案馆的情况及馆藏的情况下，先行查看排在架子上的查询目录，结果一点线索都没有查到。我曾去过6个或7个档案馆，每个档案馆整理材料的方法都不一样。”
对表达方式的了解
了解查询目录与原始材料之间关系的实质是成为利用专家的重要方面。对于利用新手来说，他们都缺乏确认这种关系的能力。下面是一个采访片断，一位利用者为寻找她家房屋照片而因惑于一张利用卡片，从而说明了这个问题：
“我需要一个人帮助我了解我所查看的东西……我特别想亲自看那些照片，因为那才能确认，因此我才能知道我接近目标了。但是因为你看的是一张卡片，你一张张地查，‘这个可能是，这张不是。’对于是否决定要让档案员们取来，验证我理解的这张卡片就是我想要的那张照片，我感觉很为难。我很清楚，当我读什么东西的时候，除非我亲眼看到了，否则我无法将两者进行联系。”
具有更多档案知识的利用者就能够在查询目录与原始资料之间进行联系，有时他们有意识地将上述两者进行联系，以了解档案馆的表现方式(著录)。
“其中一项任务是将查询目录与档案里的内容进行对比，以了解查询目录的情况。所以我搜索了一个收藏，一个小的收藏，查看了所有的盒子，对盒子里面的内容有了一定的感觉，并将实际内容与查询目录进行对比。”
能够区分查询目录及其与实际文件之间的关系的差别，这是另外一级专家应具备的能力。
“我使用查询目录最多的是在档案馆。我想大多数查询目录是在网上，然后我到了档案馆，看见查询目录都被放在一个书架上，每一本都有这么大。看到先前在网上看到的东西确确实实地在我面前，看看它们到底有多大，确实是很有帮助。但是当你实际打开它时，我当然是利用查询目录中的内容帮助我过滤实际的文件收藏。”
当一名利用者意识到查询目录与原始资料之间的关系不起作用时，能够建立起另外的方法来弥补这种关系，这便是具备了更高层的档案利用专家知识。具备了建立替代办法的能力说明利用者了解档案系统，以及查询目录与原始资料之间的关系。在下列例子中，这名利用者意识到查询目录非常概括，他需要别人为她提供更好的利用手段，否则他便需要长时间地胡乱翻不必要的盒子。
“当我看到有关州政府组织结构的收藏时，发现它太大了，而且有点儿乱，直到我慢慢熟悉了，我才看明白查询目录的结构。同时我发现查询目录实在太粗糙了，指给了我一系列盒子，大约一百多个盒子，而不是具体哪几个盒子。基本上我要找的是……听说是一些手稿，这些内容都存在1973年、1974年东北部的州政府档案里。于是我找到这些盒子的唯一办法是与负责的档案工作者谈，他将我带出利用室，到几个架子前，说：‘这些盒子是州政府的档案，大约是这15个盒子。”
由于查询方式的增多，利用者通过文件的表达方式而想见出收藏品的能力便变得更加重要了。因为针对同一个文件全宗或收藏，利用者可能遇到多种不同的网上表达方式。例如，在密歇根大学，针对同一个原始资料的收藏，利用者可以潜意识地穿过官方图书馆门径和国会图书馆，通过OCLC和RLIN系统以及地方数据图书馆，在两个不同的颗粒水平(包括MARC文件和EAD)上利用五种不同的表达形式。利用者如何处理这些越来越复杂的、重叠的档案系统尚未可知，但这种档案系统将越来越成为未来档案知识的重要部分。
档案利用者教育启示
“我想我在公共图书馆的经历是很多在那里工作的人们常见的情况，我想他们认为帮助我们走出困惑是他们的责任……在公共图书馆里，他们的工作真是非常有用的。无论是在哪个档案馆，那里大多数人似乎完全知道如何做每一件事，他们就在那里，他们帮助那些常来的利用者拿出他们查询的东西，你知道可能是缩微胶片或任何他们需要的东西，这似乎已经成为一种文化。但是他们看上去似乎不会去教你如何利用档案。你应该已经知道如何利用档案。你理解我的意思吗?所以当你走进档案馆时，似乎你就应该具备利用档案的知识。”
许多例子表明，档案利用者教育仍被看成是档案宣传。当档案工作者制定档案利用者教育计划时，他们需要考虑这一术语内在的意义。甚至在制定原始资料信息知识计划，以帮助利用者了解档案知识时，档案工作者需要对计划的内容进行定义。不再只针对“如何在这里进行利用”，而是对档案馆和检索战略进行更概念性的介绍，或许可以为利用者提供更多的档案利用知识，训练出更多的知识技巧来应对多种形式的档案馆，更好地识别原始资料。
本次调查说明，原始资料信息学应从一站式档案宣传课转变向更宽泛、更深层的范围。专家知识不可能通过一节课获得。档案利用专家知识需要时间来传授，需要一个传授的过程，甚至只有那种长期的、反复利用的原始资料利用者才能获得。几名多次利用一个档案馆的受访者指出，他们没能跟上现在的发展，现在已和常规教给他们的知识不同了，特别是现在提供利用的几种网上查询方式。“我想过了一会儿，他们就认为我已经知道了或者我应该知道了，或者除非我忘记了，否则我就应该早就知道。”
除了传授地方档案馆的知识，档案利用者需要扩大范围，教授档案词汇及其内在含义，包括一些高级档案概念，如“来源和职能分析”。制定检索战略以减少确定性，以及使用模拟一数据利用工具，都是档案学应该教授的重要内容。最后，利用者还需理解原始资料的表达关系。一名受访者提到：
“其他历史学的同行们……在大学里，我们曾被教会如何制做利用卡片，以及如何使用这些卡片。但是他们根本没教过查询工具。这种知识在学校、在历史学院都是从没教过的。”
总 结
建立原始资料的信息学是一项非常困难的工作。或许是因为他包含三种不同的专家知识：主修学科知识，基本知识和对档案知识的了解。而档案工作者显然不可能在上述三个方面都提供帮助。然而，档案工作者可以从档案知识的各个方面开展档案利用者教育。本文检验了档案知识的三个方面：档案常识、减少不确定性及模糊性的档案知识和战略，知识技巧，并讨论了在档案研究中上述每一项与利用者知识之间的关系。在档案知识的这三个方面里，我们还识别了一些专家知识特征。当然，我们绝不是说上述三个方面是档案知识构成的唯一方面；也绝不是说与这些方面相关联的要素是唯一可能的专家特征。我们需要进行更多的研究，来确认其他的原始资料信息学课程的内容。本文只是通过确认一些在试验分析中比较突出的特征，尝试性地对利用专家知识进行定义：并提出建议，在利用新手中鼓励开展专家知识教育，以加强和扩大档案原始资料的利用专家知识的发展。
（陈慧涵摘自《外国档案工作动态》 翻译：李文栋）
