中国人民解放军68024部队 王大青
由于形成、传输和利用方便，电子文件的数量剧增。尽管这些文件的储存空间远远小于纸质文件，但是，数量庞大的电子文件会增加电子信息系统的负担，既降低系统响应检索访问的速度，也增加维护保管的费用。况且，有些电子文件的确没有长久保存的价值，对这部分电子文件进行销毁是必要的。
从目前电子文件销毁的现状来看，有些情况还是不容乐观的：一是销毁的随意性较大，在电子文件产生后、往往受到经费、载体容量、思想观念等因素的影响，许多具有保存价值的电子文件被扼杀在归档之前；二是电子文件销毁的实施者多为形成者，具有专业素质的档案部门却难以控制到它的操作；三是销毁方法不规范，有的将废弃的电子文件连同载体一起随意弃置，为信息保密工作留下了隐患。
电子文件的设备依赖性、信息与载体的可分离性、信息可更改性决定了电子文件的销毁范围、时机、方法和实施者与纸质文件是有区别的。
一、鉴定出需销毁的电子文件
电子文件的鉴定包含三个方面的内容：
首先，对电子文件内容价值的鉴定。针对电子文件在归档之前容易“流失”的特点，可尝试用“职能鉴定”即以职能为基础进行鉴定的方法。在电子文件形成之前或形成之初进行首次鉴定，通过软件系统进行相关设定，将没有保存价值的电子文件剔除出去。
其次，对电子文件原始性的鉴定，以保证文件的凭证价值。这要考虑计算机技术和电子文件的管理两个因素，主要是对记载电子文件相关特征的记录进行检查，确认电子文件的原始性。
再次，对电子文件保存、识读有关的技术状况的鉴定。主要从信息和载体两个角度进行，检查信息的完整性、载体的完好性。
那些没有保存价值的电子文件，或者虽有保存价值的信息、载体已受损且无法修复的电子件，不属于归档范围，在履行必要的手续后，可进行销毁。
二、电子文件销毁的时机与实施者
纸质文件在鉴定完毕后，不需留存的文件由档案部门统?销毁，是实践中行之有效的做法、但如果电子文件也一律按此办法销毁则是不经济的，也会影响到工作效率。
电子文件的鉴定工作决定着电子文件销毁的时机、实施者。如果使用统一的办公软件，在系统设计之初就可根据职能鉴定法决定文件的存留，经过文件形成者确认之后，应该销毁的电子文件就应由软件系统自动删除；如果所使用的办公软件没有相应的鉴定功能，可在档案部门的参与下(档案部门可派人前往，条件成熟时，也可直接通过网络进行控制)，定期对电子文件进行批量鉴定，及时将没有保存价值的电子文件销毁；经过初次鉴定后的电子文件，在归档时，由档案部门进一步鉴定，被剔除出的电子文件内档案部门统一销毁。
三、电子文件的销毁方法
电子文件的销毁可分为信息销毁和载体销毁两大部分。
电子文件的信息销毁是通过软件系统改变载体的状态，将电子文件数据从记录载体上彻底消除的一种方法、这种方法适用于可重复使用的记录载体，如硬盘、软盘、可擦写式光盘、磁带机等。它的优点是可重复利用载体，节约了资源、经费，销毁方法简单。缺点是，销毁过程具有非直观性，主要是通过计算机软件系统来完成销毁工作，如果销毁不彻底，容易留下失泄密的后患。
电子文件的载体销毁是指将电子文件的载体连同信息一起销毁的方法，主要适应于一次写入不可更改的记录载体及受损伤不可修复的载体。它的优点是销毁比较彻底。缺点是，浪费资源。从目前看，电子文件载体的回收、再生工作开展得不够，还存在着载体的销毁处理会给环境带来不利影响的问题。
从电子文件的管理全过程来看，电子文件的销毁只是一个很小的环节，它的重要性容易被忽视。实际上，电子文件销毁的范围正不正确、方法得不得当，能对电子文件的管理产生重大影响，做好这项工作，十分有利于电子文件管理工作的健康发展。鉴于电子文件销毁工作的现状，需要我们在实践中不断摸索，从理论上进行研究，切实找准电子文件销毁工作的特点和规律，为电子文件管理工作的稳定发展做出贡献。
(郭红解、李军摘自《中国档案》2004年第7期)
