进入21世纪，各国档案接收的速度明显加快，不断增长的档案馆藏和捉襟见肘的人员配备使档案馆整理工作面临前所未有的压力。
2005年，美国学者马克·格林（Mark A. Greene）和丹尼斯·迈斯耐（Dennis Meissner）的论文“更多的产品，更少的处理----改变传统的档案处理流程”，针对日益严重的存量和增量档案处理问题，提出应用灵活多样的方法，缩减接收和处理馆藏的时间。这一全新的思维赢得了众多美国档案同行的共鸣。耶鲁大学手稿和档案馆副馆长克里斯汀·魏德曼（Christine Weideman）受此启发，在接收新藏品和整理著录一大批家庭档案时应用了这些新方法，取得了可喜的成效。
克里斯汀·魏德曼发表于《美国档案工作者》2006年秋冬季号的论文----《接收与处理同步》，文中介绍的整理方法和思路或可为我们当前的工作提供一定的借鉴。
接收与处理同步
〔美〕克里斯汀·魏德曼
多年来，档案人员困扰于整理和著录领域一些似乎不可能解决的问题：不可能跟上档案接收的步伐，不可能减少积压的工作。马克·格林（Mark A.Greene）和丹尼斯·迈斯耐（Dennis Meissner）在其精彩的论文“更多的产品，更少的处理”中，为怎样完成似乎不可能完成的任务提供了认识基础。本文着眼于分析耶鲁大学手稿和档案馆在档案整理和著录实践中运用的新方法，这也可作为应用格林和迈斯耐建议的一项案例研究。
耶鲁大学手稿和档案馆有26名工作人员，档案排架长度58000英尺，年均查阅利用5000人次。档案馆下设6个部门。作为耶鲁大学手稿和档案馆的负责人，我的工作是管理预算和在查询台提供服务。我积极地参与档案征集工作，并对许多由我征集进馆的资料的处理过程实施监督。
因为这一系列的责任，加上在这个行业将近25年的从业经历，我强烈地感觉到档案馆在时间、经费和人员方面所面临的困难。近10年来档案行业发生了很大变化，工作范围不断扩大，如今的档案整理和著录包括准备在线检索工具，利用服务包括照片数字化、准备展品、负责复印和协助登记、回复因为电子邮件提交的便利而日益增多的查阅需求，藏品征集包括电子文件处理以及对捐赠者要求将重要视听资料进行数字化的呼声作出回应。要做的事太多，做事的时间太少，几乎每天我都能听到这样的抱怨。我相信不只耶鲁存在这种现象。
五年前我们对积压的工作做了一次分析，当时我们就意识到，若想使积压的工作有所减少，整理和著录就不可能做到案卷级。为了使情况有所改观，我们开始尝试实行所谓的“最低标准”——即能够满足研究者查阅需求和不辜负捐赠者期望的整理和著录的最低标准。这些标准包括文件仅整理到类别级，将文件放入无酸文件夹和无酸文件盒，编制由文件简要介绍、文件盒级和案卷级清单以及文件目录组成的书面检索工具。我们开始将这些标准应用于各部门所有文件处理项目，不仅用于积压的全宗，也将之灵活应用于新入藏文件整个全宗或全宗内部分文件的处理。然而，几年后我们发现，即使这些相当革命性的措施亦无法帮助我们有效地减少积压的工作，赶上文件入藏的速度。我们积压的所有档案都有一份文件目录和某种最低限度的著录，大多做到盒目级。现在我们认为，对大多数档案来说，这种级别的处理就可以了，我们也不会回头去做更多的工作。时任手稿和档案馆整理编目部主任的汤姆·亨利（Tom Hyry）在2004年美国档案工作者年会上提交了一篇论文，详述了我们思想中的这种转变。①
如今在耶鲁大学手稿和档案馆，大多数档案的处理采用类别级整理和著录文件目录及盒目的方式。格林和迈斯耐也曾如此建议，他们呼吁停止文件的重新整理和单件级保护，对此我们非常赞成。以往我们为了那些所谓的“旗舰”全宗，整理、著录、保护到案卷级甚至文件级，而事实上“旗舰”全宗少之又少，对其的整理、著录和保护大多需要财政拨款或捐赠者的赠与作支撑。五年前，这是我们处理馆藏的一贯方式，现在这种情况成了例外。
正如格林和迈斯耐论文中所言，为了满足研究者和捐赠者的需要，档案馆需要采用有别于以往的整理和著录方式，使馆藏尽快地为研究所用。档案馆现在接收的全宗比以往要大得多，而且，那些曾把所有时间用于文件处理的档案人员现在也要参与EAD（网上档案检索工具置标著录的最新标准，编者注）转换，规划和实施数字化项目，设计电子文件处理基础设施，申请拨款保护声像档案，设计新库房，接受新藏品。不断增加的馆藏和档案工作范围的扩大使档案馆压力倍增，尤其是在整理和著录领域。档案馆必须化更少的时间完成更多的文件处理工作。
接收与处理同步如今已成为耶鲁大学手稿和档案馆的目标。在接收过程中，只要有可能，我们就对材料进行整理和著录，包括编制检索工具，这样就为研究利用做好了准备而决不会增加积压的工作。简而言之，耶鲁大学手稿和档案馆在接收过程中应用了格林和迈斯耐建议的文件处理标准。
这种工作流程从我与一位捐赠者会面并讨论其捐赠的材料开始。当我对全部捐赠品都有所了解之后，我向捐赠者解释我们的目标是让这些材料尽快地为研究所用。我给最感兴趣的材料以及打算整理的重要类别编目，与捐赠者一起讨论每个类别内材料的处理。如果打算只做盒目，我会告诉对方为什么。如果想做盒目和案卷目录，同样地我也会跟对方解释。我告诉对方，除非绝对必要我们才会重新整理文件。我不讨论单件整理问题，但会向对方解释材料将存放在哪儿以及采取哪些措施使那儿成为长期保管档案的最佳场所。若有一台可上网的电脑，我会为捐赠者演示在线检索工具，以便对方可以看到最终产品，或至少目录之类。当捐赠者谈到大量杂乱无章的材料时，我开始和对方商量如何处理。我们谈论理想状况会如何，如果某些工作我们不打算做，我也会告诉对方原因以及替代方案。不做的原因几乎都是缺乏资金或工作的费时性。过去几年中有好多次，这种方式的谈话让捐赠者在把材料移交给我们之前自己将材料整理到了“理想”状态，或做一些初步整理。在讨论如何处理这些材料时，我总会问捐赠者全宗内是否包含“敏感”材料，如有，他是如何定义“敏感”的，我们将和捐赠者一起讨论如何合理地鉴别和区分那些材料。
这种与捐赠者之间关于怎样整理和著录文件的会谈是让对方了解档案馆所做的工作，并邀请他们参与对其材料保护过程的巨大努力的一部分。捐赠者没有存放材料的空间，没有阅档室或必要的目录数据库来保护材料并使其为研究所用。为了使捐赠的材料得到较好的保护和利用，他们愿意在材料的整理和著录方面助上一臂之力，尤其会对解释和应用诸如格林和迈斯耐建议的那些标准给予便利。
为了推进这一进程，我有时甚至会请捐赠者撰写全部或部分类别级目录说明。档案馆对类别级以下文件的整理和著录做得较少，因此关于材料的研究价值档案馆并没有多少发言权。相反，形成材料的捐赠者往往对文件材料的内容了如指掌，也能为其如何与全宗内其他材料配合使用提供好的建议。我通常会给捐赠者寄一份完整的目录清单复印件，告诉对方需要著录些什么。捐赠者将其著录的Word文档发给我，我再把这份文档复制后放入检索工具模板，必要时编辑一下，但这种编辑不会冒犯任何人。这是另一个让捐赠者参与我们所做的工作并能切实减轻我们负担的例子。
手稿和档案馆以往在接收任何超过1英尺排架长度的全宗时，会编制盒目和文件目录，开放该全宗用于研究，除非该全宗内含利用限制，或我们认为材料过于零乱无法提供利用。接收进来的新全宗几乎总会使档案馆积压的工作雪上加霜，档案人员需要做一张全宗分析工作进度表，上面详细列出需要进一步做的工作。数年后，当积压的全宗达到最高峰时，档案馆便依据全宗分析工作进度表决定该做些什么。
现在我们只需在接收过程中稍微多花点儿时间，便能在接收工作结束后让这部分档案很快用于研究，而决不会增加积压的工作。譬如，最近我们接收了美国信息中心（Center for Information on America）16英尺排架长度的文件。该机构成立至今已30年，其职能是出版著作以增进公众对自治、民主进程的理解。尽管这个全宗超越了我们通常的接收范围，我们还是决定接收这批文件。美国信息中心的主要工作成果是其出版物，用文件证明其工作的最佳方法是收集其出版物。耶鲁大学一位熟悉该机构工作的教师证实了这种设想。现在这家机构的出版物已入藏耶鲁大学手稿和档案馆。
美国信息中心移交给手稿和档案馆的大多数档案形态完好，虽然没有特别加以整理，档案人员仍然能很快地从职能和文件类型，诸如行政（文件）、会议记录、报告、财务（文件）、出版物、来往函件/主题卷宗将重要的类别鉴别出来。主题卷宗似乎本来就按字母顺序整理过了，因此我们将其放在一起。没有明显让我们觉得该从全宗中分离出去的材料，也没有因为是副本或完全超越该机构工作范围而应剔除的文件，全宗内也没有明显需要处理的保密或保护问题。我们仅在文件未贴标签且需要鉴别案卷内材料时才打开案卷，既未对案卷内的任何材料作二次整理，也未实施单件级保护，材料仍留在文件盒内。我们编制了一份纸质盒内文件目录，一名助理档案员将之输入数据库。对于来往函件或主题卷宗，我们将盒内文件按字母列表。我们的目录总是以“文件概览”开始，包括与MARC文件链接的部分。一名专业档案员撰写并将信息输入概览项，助理档案员在此基础上编制文件目录，他们一起确定文件目录的检索点。一名学生准备文件盒标签并将标签贴到文件盒上。一名专业档案员创建EAD文件和纸质检索工具实例。在接收过程结束之际，新接收的这个全宗已全部编好目录，可为研究者所利用而没有增加档案馆积压的工作。
4名专业人员、1名助理档案员、1名学生总共花了320分钟接收并整理了美国信息中心的档案，他们做了极少的整理和著录，为16英尺排架长度的档案编制了目录，每英尺排架长度的档案平均花费的时间是20分钟。而我们用同样方法处理新接收的一个7英尺排架长度的个人全宗时，每英尺排架长度平均花费的时间是25分钟。格林和迈斯耐援引已发表的研究成果表明，档案馆用于整理和著录的平均时间为每英尺6至40小时不等。我们在接收档案的同时仅花了一点儿时间，就完成了文件处理，最终成果是完全可用的档案，其完好的形态可以延续好多年，而档案人员也无须回头去做更多的工作。
与此稍有不同的一个案例是布鲁克斯（Brooks）家庭档案的接收和整理。捐赠者艾伦·布鲁克斯（Allen Brooks）是美国著名的建筑史学家，其捐赠的档案成为我们馆藏重要的美国殖民家庭档案之一。布鲁克斯家庭档案分两批入藏手稿和档案馆，前后相隔六年，排架长度为40英尺，档案中包括艾伦的个人文件。
第一批入藏的布鲁克斯家庭档案排架长度为14英尺，1998年捐赠，其中包括许多信件、零散照片和大量未经整理的材料。档案馆仅为这部分材料编制了极少的盒目和文件目录，未对研究人员开放。2004年5月，艾伦打电话告诉我准备捐赠最后一批材料，补入原先的全宗。他对档案馆在文件处理上未取得任何进展亦表示了不满。我从艾伦那里接收了另外26英尺排架长度的档案，告诉他将在2004年的晚些时候开始文件处理工作。
3个月后，我们开始着手整理艾伦的第二批材料。此时，我读到了格林和迈斯耐尚未发表的那篇论文，我决定验证一下文中的建议对家庭文件和大型机构文件或个人文件是否同样有用。手稿和档案馆之前还未试过将“最低标准”流程应用于家庭文件处理，但从时间和经费角度考虑，新的整理方法显然值得一试。我告诉艾伦，只能为这批档案做一份盒目。一名非常聪明的学生协助我工作，我们讨论如何检索这些文件，他做实际操作工作，我复审。我们决定把整个全宗分成四个类别：艾伦母亲米尔德里德的文件；艾伦父亲哈罗德的文件；艾伦的研究文件；艾伦的非研究文件。在将这些文件归入各自类别的过程中，我们将文件重新装盒。文件处理最容易的部分完成了，接着得确定每个类别内文件整理、著录和保护的级别。
我们仅对艾伦的材料进行了整理，因为类别Ⅲ，艾伦的个人文件、来往信件和著作显然适合于做一些分类别整理，考虑到其潜在的研究价值，我们决定对类别Ⅲ----艾伦的研究文件做更精细化的整理。当同一类别内的材料易于归并时，例如米尔德里德的日记或艾伦的信件，我们就把它们放到一起。能够鉴定的零散材料放入案卷内，贴上标签；仅能粗略鉴定的零散文件放入贴着“总卷”标签的案卷。我们按年整理了四个类别内所有来往信件和艾伦的短文，自始至终尽可能保持文件原来的顺序，尤其是艾伦的研究文件。
我们为每个类别撰写了简短的说明，其详细程度有时甚至超过盒目和案卷标题。现在回过头去看，我认为对米尔德里德、哈罗德和艾伦的非研究类文件不必著录得如此详细，因为艾伦的研究文件更具潜在的研究价值，著录此类文件显然更为重要，但艾伦对此很满意。一名主修妇女史的大学毕业生花两小时评估了米尔德里德的日记，她认为，米尔德里德的日记详细记录了一名典型的中产阶层白人妇女的生活。现在这名学生撰写的有关米尔德里德日记中所探讨主题的摘要已放入类别说明中。对于组合级案卷，我们仅拟写一个统一的标题，然后在检索工具和案卷标题的括号内注明案卷数量。这么做的目的是让研究人员无须接触文件盒，就能找到第一份有特殊标题的案卷，且认为它是唯一有标题的文件。只要有可能我们就在案卷标题上注明文件的起止时间，这对研究人员和档案咨询人员都很重要，文件级著录亦如此。为了获得文件的起止时间，我们很快地浏览案卷内容，当然其精确度尚无法证实。此外，我们还创建EAD文件，编制纸质检索工具。
至于保护，我们只在原案卷破损的情况下才会更换封套。有时案卷封套上有艾伦写的大量有价值的笔记，如果案卷破损不得不更换封套，我们就把包括笔记在内的那些原始记录复制下来，然后把复制件放入新的案卷内。装在塑料封套内的材料被取出放入新的封套内，捐赠者放在翻盖盒内的案卷被取出放入文件盒中。卷成管状的底片本来用酸性的纸衬着，我们拿掉了纸，把这些卷成管状的底片放入小小的档案盒。艾伦有时用粘胶便条写材料说明，我们把粘胶便条揭去，把那些材料说明复制下来，然后把复制件放入相应的案卷，但很可能我们也遗漏了一些。
在处理这个全宗时我们并没有做很多事情，没有整理类别Ⅰ、类别Ⅱ米尔德里德和哈罗德的材料，很少整理案卷内的文件，尽管艾伦的24个短文案卷内发现的个人文件可能含有未发表的文章，我们仍没有花时间为其开列清单。我们不打算对艾伦提供的有关全宗内录像资料的相当全面的说明再作加工，只是在其易于鉴定时才在类别说明中提及。我们没有将信封中的信件取出（并且在类别说明中提及这一点），也未将艾伦的许多幻灯片和底片从其原来的装具----塑料盒、图片处理机专用的卡片纸板盒及金属盒中取出。我们认为这些幻灯片和底片在原来的装具中保存完好。为了安放艾伦的这些塑料盒、卡片纸板盒和金属盒，我们用了各种不同的档案装具，其中一些在物资供应仓库已放了好多年。除了揭去一些明显的粘胶便条，从卷成管状的底片中抽去所衬的酸性纸，我们没有实施其他文件级保护，也没把照片夹入其中。
从处理这个全宗所花费的时间来说，每英尺排架长度平均所需时间仅为2.5小时稍多一点。尽管没有具体的基准，但基于我的经验，毫无疑问我们处理这个全宗的速度远快于以往，虽然我们应用的是自己的“最低标准”。
这个项目证明了今天在考虑整理和著录时灵活的重要性，这也正是格林和迈斯耐所强调的。我们的大多数工作只做到类别级，只有一些做到了案卷级和文件级。是否需要做到文件级，须视各全宗的情况而定，窍门是找到一种快乐的方法，而我们对自己的方法深信不疑。当然，这种新的整理和著录方法还需不断完善。回顾整理和著录许多全宗的过程，我们为所取得的成绩而感到高兴，我们也认识到，这种方法对捐赠者、工作人员、研究人员和档案咨询人员至关重要。
譬如，与潜在捐赠者最初的会谈需要就藏品状况和档案馆将做的工作而进行广泛讨论，参与这些讨论的档案专业人员对档案整理和著录实践必须相当熟悉。略感遗憾的是，应用新的整理和著录方法的文件处理人员与资料的接触远不如过去紧密。我们都知道一名好的档案工作者，其首要的兴趣是与资料的紧密接触，上述这些整理和著录方法使档案人员很少有机会这么做。我们期待文件处理人员熟悉一系列整理和著录方法，并且能在任何接收的档案全宗中领会和灵活运用这些方法。
由于在类别级和案卷内只做了如此少的工作，检索工具的准确性可能会受到研究人员和档案咨询人员的质疑。因为与捐赠者事先进行过会谈，我们相信艾伦原来所组的案卷和粘贴的标签是准确的。然而，要是这是一个在这些年里经过多次重新装盒和重新组卷的全宗之一，或者捐赠给我们时那些案卷的两边贴有明显不同的标签，那我们该怎么办呢？在那种情况下（似乎家庭文件比大型机构文件出现这种情况更为普遍），我们可能不得不在案卷级内花更多的时间了。
在处理这个全宗前，文件处理人员，一名主修宗教的大学毕业生在“旗舰全宗”处理方面已积累了广泛经验。他认为不重新组卷节省的时间最多，但他也觉得略微多花点时间我们就能做更多的著录。那些做档案盒目的人大多是输入速度很快的录入员，因此，比方说，我们可以为艾伦的短文编制目录。这样无需多花很多时间，却能为研究人员提供一份有价值的著录。
我们认为布鲁克斯家庭档案的检索工具满足了捐赠者和研究者双方的需要。艾伦已经看到这一点，他很高兴。如果你担心捐赠者对基本上只有盒目有可能感到不满，那千万不要低估目录上网的价值。我的经验是，当捐赠者看到上网的文件目录，无论详细到何种程度都会令其赞叹不已。我们有一名研究人员目前正准备使用布鲁克斯家庭档案，他在使用检索工具查询其所需的材料时还没碰到过什么问题。
在我作为档案咨询人员的那些年里，我意识到较少的整理和著录会极大地影响档案咨询人员回复查阅需求的程度。我想我们将不得不作出调整，将更多的回复查阅需求的工作交给研究者本人，特别是那些远程利用者，他们可能不得不更经常地雇用助理研究员。那是另一种权衡，但至少馆藏能得到利用。我们有时将不得不因为著录不尽详细而为研究人员检索更多的文件盒，对于我们来说，相对于使材料更快地为研究所用和不增加我们积压的工作而言，这是可以接受的代价，但对于工作人员有限的小型档案馆，可能这不见得是一个好主意。
格林和迈斯耐的论文是对以往档案行业各种整理和著录情况分析及文献的出色概况，它为档案馆的实践提供了切实可行的可供选择的方法。我们能证明应用其建议可使馆藏比过去更快地为研究所用。然而，他们最重要的贡献在于，激励人们用灵活和创造性的方法去思考整理和著录工作。每家档案馆（和每个档案全宗）特有的状况将决定在整理和著录领域能够和应该做什么。过去，主要是案卷级和/或文件级整理、著录和保护。对于许多档案馆来说，这不再是我们接收或已有的每个全宗现实的选择。如同一些档案馆已经开始做的，我们得尝试新的方法，分析其结果，使其日臻完善，并且与所有档案界同行分享我们的经验。
注释：
①托马斯.亨利：《我怎样学着停止忧虑爱上积压的工作：使用最低标准和鉴定处理现代馆藏》，2004年美国档案工作者协会年会提交的论文。
(曹胜梅编译，张新审定)
