陶碧云
档案目录中心,就是以国家综合档案馆馆藏档案目录为主体,将本地区、本系统各级各类档案部门所形成的档案目录,按统一的著录格式和数据规范集中并形成统一的目录检索体系,利用网络进行查询的档案信息利用中心。目录中心的建设目标,就是要求能够将分散保存的档案目录进行联网,供用户了解其所在位置,便于提供利用,这是档案信息化建设的一项基本任务。
一
档案目录,从广义上看,泛指一切档案检索工具,它是根据档案文件全文内容进行著录加工而成的二次文献,是查找档案,提供利用的基本信息和必要途径。在手工检索时代,档案目录种类繁多,形式多样,不仅有卡片式、簿册式,还有各种分类目录、专题目录、重要文件目录和文号目录等等。长期以来,各种档案目录的编制,一直是档案部门一项长期而又繁重的任务。在信息化时代,计算机运用于档案检索,档案目录成为一次输入、多角度查找的工具,目录中的任何字段可以重新分类,随意组合成各种目录。档案目录的手工编制任务减轻了,而查找的途径和目录的利用率却大大增加了。计算机档案目录信息成为档案查找利用的重要途径和不可缺少的组成部分。目前,许多档案部门都已建立了各自的档案目录检索系统,能在本单位局域网的范围内方便、快速地查找到所需的档案目录信息,但因这些档案目录信息独立存在于各个不同的区域,不同的应用系统,无法做到信息资源共享。以上海为例,经过这几年的努力,市、区县两级机关及各级各类档案馆已建立档案电子目录600余万条,数据规模虽然可观,但是系统平台种类多样,数据结构也不尽统一,这些目录信息只能在特定的范围内提供利用,不能更大限度地发挥作用。随着网络技术的发展,计算机档案目录信息可以在更加广泛的范围内,更加快速、有效地实现资源共事,档案目录在网上快速查询和利用成为可能。正是在这样的条件下,提出建立档案目录中心,与以往档案部门以卡片为基础的目录中心具有以下不同的特征:1.目录信息数字化。所有档案目录信息均存贮于计算机中,成为机读目录。2.目录著录标准化,即对案卷目录和文件目录实行统一著录标准,按照统一的数据格式实现数字化。3.目录传输和查询分别集中并形成网络,覆盖本地区、本系统,乃至全国。档案目录中心,应该成为国家或地区,对档案目录信息进行传输、查询利用的一个结点,是全部档案目录信息的集散地,是档案查询、利用和咨询的信息中心。
二
档案目录中心具有四种基本功能:信息录人功能、数据传输功能、汇集统计功能、检索利用功能。
信息录人功能,就是要求将各单位的档案目录能够逐步输人计算机,全部成为机读档案目录。为此,目录中心必须向各单位提供标准、统一的目录录人系统。当务之急,必须在全国范围内,把机读档案目录标准统一起来,这是目录中心的一项基础性工作。
数据传输功能,就是要求开发的目录中心系统能够在网上或者以盘片形式接收各单位报送的目录数据。同时,还能将以前各系统所形成的各种目录数据转化为统一格式,通过网络集中到目录中心。
汇集统计功能,就是要求将各单位目录汇集起来连成一片,通过目录中心,了解和掌握所有档案的数量、内容、成分及其所在位置。
检索利用功能,就是要求目录中心能提供快速、准确、方便的档案目录查询,这是目录中心的主要功能。因此,在目录中心建设中,要突出查询检索功能的开发,不仅要有高级的专业查询,更要有适合一般利用者的简便式的浏览查询。随着目录中心数据量的增加,以及主数据库与分数据库的联机异构的一门式检索的建立,能否快速、准确地检索,将是目录中心成败的主要检验标准。
档案目录中心的设置,一般采用条块结合,以块为主的方法,逐级设立各级目录中心。目前,主要分为中央、省和地市三级目录中心,以省级档案目录中心为主要层次。在同一层次目录中心系统内,可再按条线分别设置若干专题目录中心。
目录中心档案目录的类别一般分为:文书档案、科技档案、声像档案和专业档案等目录;目录级别分别为全宗目录、案卷目录和文件目录三种。目录中心的目录还按档案的密级设“公开”、“内部”、“秘密”和“机密”等不同等级的目录,在不同范围内共享。其中,公开目录可上因特网;内部级目录可以公务网上进行一般性查询和利用;秘密和机密级目录,在公务网上有限制地提供查询和利用,而绝密档案目录则暂不考虑进目录中心。根据档案保管期限的规定,目录中心档案目录也可分永久、长期和短期三种。
三
档案目录中心建设是档案信息化建设的重要组成部分,是档案信息化系统工程中的主要方面,也是现阶段实现档案信息化的主要标志和手段。它在档案信息化建设中的作用,归纳起来,主要有以下几个方面:
第一、通过目录中心建设,可以加大档案信息资源的开发力度,通过目录中心建设,可以对社会的各项重大活动,确有保障地加强建档,档案目录是建档工作的标志之一。通过目录中心建设,可以充分挖掘现有档案史料,特别是各单位改革开放以来形成的大量现行档案,通过目录形成活的材料。这些档案由于种种原因,暂时还没有集中到档案馆;一些基层单位的档案,由于不属于档案馆的接收范围(国家综合档案馆规定只收集到二级单位的档案),许多重大而又珍贵档案无法汇集到档案馆发挥它的应有的社会作用。通过目录中心建设,可以将这部分档案信息集中起来,充分发挥各单位档案特别是现行机关档案的作用。将档案的目录高度地集中起来,使国家综合档案馆的档案信息得到补充和加强,更加有利于国家综合档案馆主体服务地位的完善和主体作用的发挥。
第二、通过档案目录中心建设,可以进一步摸清家底,便于档案行政管理部门对档案资源进行整合,合理配置,科学管理,最大限度地发挥各单位各种档案的作用。虽然我国档案工作实行的是集中统一管理,但由于面广量大,各级各类档案馆和各单位档案室不计其数,档案资源更是难以统计。同时,由于机构调整,以及人们对档案的重要性认识不足,档案信息资源家底不清,有的甚至未经整理,无目可查等等。通过档案目录中心的建设,可以促使各单位做好档案基础工作,加强各种档案的监管力度,把档案的集中统一管理落到实处。同时,国家综合档案馆还可以从全局出发,对全部档案资源进行重新整合,科学、合理地配置和利用档案信息资源,避免重复浪费,防止疏忽遗漏,更好地发挥好档案馆档案信息利用的主体辐射作用和档案室的信息利用的辅助作用。
第三、通过档案目录中心建设,可以进一步明确标准,统一格式,规范档案应用系统的开发工作,从而大大推动各单位档案信息化基础工作。由于地区之间的差异,各地区、各系统、各单位档案工作的水平不同,档案信息化程度差别很大。为了推动全社会档案信息化的发展,通过目录中心建设,可以明确档案工作的基本要求,制定相应的标准与规范,促使各单位采用计算机管理档案,编制机读档案目录,从而为档案管理部门实行标准化管理创造条件。档案目录中心建设将大大推动档案基础工作和标准化管理程度。
第四、通过档案目录中心建设,建立广泛的档案目录查询和利用网络,健全检索体系,初步实现档案信息资源共享。建立统一的档案检索体系,并通过各级目录中心,进行档案信息的网上查询和利用,以达到资源共享的目的,这是档案信息化建设的出发点,也是档案信息化的目标。档案目录中心建设,是档案信息化建设的一条捷径。通过目录中心,使档案部门率先联网,使社会快速全面地利用档案信息。这是档案信息化建设的窗口和形象工程,也是档案信息化的标志之一。
四
档案目录中心建设的前提条件是档案目录的信息化,它包括了档案目录信息的标准化、数字化和网络化三个方面的内容。
在标准化方面,我国档案系统第一个国家标准是《档案著录规则》。它实际上就是档案目录的手工著录标准,这个规则为档案目录信息标准化管理打下了坚实的基础。目前,从案卷目录到文件目录,在目录的项目名称、著录方式以及目录格式等方面基本上是统一的。但是,在计算机输入时,机读目录数据格式,即字段的类型和长度等方面,缺乏全国性的统一标准,给目录数据的集中和交流、资源的共享带来了很大的障碍。因而,档案局馆要以集中收集电子档案目录为抓手,要求联网单位档案计算机管理逐步趋向规范和标准。档案行政管理部门必须对所有档案目录实行标准化的统一管理,逐级上报,从而形成相对集中的目录中心。
在数字化方面,档案数字化可以分为三个层次,即档案全文数字化、档案目录数字化和档案编研成果数字化。随着办公自动化的深入发展,全文级的数字档案将日益增多,但在目前情况下,档案的全文数字化仍然是以馆(室)藏档案为主要对象,采用以灰度扫描形式而获得数据,这就决定了档案全文数字化带有较大的局限性:第一、面广量大,即使在相当长的时间内也难以将馆藏全部档案数字化;第二、有些历史档案残缺不全,字迹褪变,已经无法数字化;第三、有相当数量的档案未经鉴定,玉石不清,没有必要全部数字化;第四、有些特殊档案,如绝密档案、实物档案等,不能全文数字化;第五、由于档案的特性决定了档案全文数字化后,档案原件不能丢弃,仍然必须保留,特殊利用需要时非档案原件不可;第六、许多涉密档案,虽经数字化,但利用面较窄。凡此种种说明了档案全文数字化虽然是需要和必要的,但却不是主要的,更不是全部的。全文数字化并不是档案数字化的唯一标志。现阶段,档案数字化,首先要求档案目录数字化。档案全文数字化一定要与档案全文内容的内在质量联系起来,一定要与数字化目录相匹配。那种埋头全文扫描却没有机读目录(特别是文件级机读目录)进行快速检索为前提的做法是毫无意义的;那种不加区别,盲目地、草率地把全部馆藏逐一全文扫描的做法更是错误的。档案数字化的过程实际上就是电子档案的建档过程,从历史上看,一定要吸取第一次纸质档案建档时的历史教训,在这关键的第二次建档过程中,从一开始,就要把好数字档案内容的质量关,这是档案数字化的质量要求,是数字化能否发挥实效的关键。因此,档案数字化的过程,是一个漫长的历史过程,需要有一个过渡阶段,那就是档案目录数字化。把档案目录率先数字化,为将来逐步过渡到全文数字化创造条件,这是档案信息化建设的一种策略和行之有效的途径。全部档案目录的数字化,既是必要的,也是可行的,这是档案信息化建设的一项首要任务。
在网络化方面,档案信息化建设涉及三种不同层次的信息网,即:互联网、政府专线网和局域网。上海档案信息化建设提出了以国际互联网构架上海公共档案信息网(外网):依托上海公务网(涉密的党政机关宽带网)建设全市档案目录信息网(专网):结合办公自动化,建设档案局馆内部局域网(内网)的三网建设方案。由于档案目录不同于其他文献目录,其案卷题名和文件题名均是按照一定规则和相对应的主题形成的,在一定程度上,是档案内容的反映,再辅以诸如时间、责任者等相关信息,形成一个相对清晰、完整的档案信息。它虽没有全文内容,却也不是一种单纯的索引,有些题名反映了一部分内容,可以既起到查询作用,同时也有一定的利用价值。正因为如此,档案目录也是涉密的。未开放档案,其目录也不能开放,反之,开放档案必须首先开放其目录。因此,只有借助政府专线网,在此环境下建立档案目录中心,在一定范围内,通过设置不同的权限提供服务,这是档案目录中心的一个重要特点。正在建设的上海档案目录中心就是依靠政府专线网,并与政务信息化建设同步。根据上海市领导要求,要把档案信息化纳入城市信息化建设的总体规划,与上海市公务网建设同步。这为上海档案信息化建设指明了方向。与公务网建设同步,为档案目录中心的建设提供了良好的网络平台。利用这个平台,构架一个全市的档案目录中心,这也是上海档案信息化建设过程中提出“电子档案工程”项目的主要内容之一。建立上海档案目录中心,可以掌握全市档案信息及其管理现状,各联网单位可以进行网上的档案目录传输和设定权限的查询利用,真正实现档案目录资源共享,为各级领导和社会各界查阅档案原件,了解本地区、本系统的档案分布情况,提供利用的线索。
网络环境下的机读档案目录中心建设已经摆在了档案部门面前,它的地位和作用日益突出,应该引起更加广泛的重视。上海市档案局和部分区县档案局都先后制定了档案目录中心建设方案,一个多层次的档案目录中心体系正在筹建之中。不久的将来,人们可以通过中心系统,迅速查询到所需的档案目录信息及其实体所在位置,那时,档案目录中心将会越来越显示出它的突出地位和重要作用。
(牛角摘自《上海档案》2003年第6期)
