在新世纪来临之时，英国的档案工作出现了一些新的变化，一方面，档案利用工作呈现良好的发展态势，公众利用档案的兴趣与日俱增，高科技手段拓展了档案的利用范围，档案机构致力于为残障人士提供更便捷的服务，档案工作被列入政府日常工作议事日程；另一方面，以缩微胶卷或其他复制手段代替档案原件提供利用和异地保存使档案保管工作获得了新的进展，一些提供资金的组织逐渐意识到保存档案的重要性，档案馆获得资金不再困难重重。然而，档案工作的发展并不均衡，英国一些小型档案机构的保管和利用状况不容乐观，传统载体的文件材料和电子文档的保存都面临严重的问题。在21世纪，档案馆需要通过更多的合作和交流，尽可能地为公众利用档案提供便利。
本文是刊载于英国《档案工作者协会杂志》2005年第2期上的一篇论文，作者海伦?弗德介绍了进入新世纪后英国档案机构在档案利用和保管方面的一些新举措，通过对一些现象的分析，为我们提供了英国档案工作者关于档案利用和保管的新观点。
编 者
勿庸置疑，21世纪的档案工作还存在着诸多变化和不确定因素。仅仅在10年前，档案提供利用的方法还是很明确的：想要利用档案的人必须亲自到档案的保存地，提出利用申请，然后登记查阅。档案部门的工作人员则应当指导读者如何使用相关设备，并在需要时提供帮助。保管工作的指导原则也是明确的，唯一的要求就是保存好各种载体的档案。
那么，现在又有哪些变化呢？最意义深远的改变在于有更多社会各界的人士来利用档案，不分年龄，不分派别，也不分健康人和残疾人。公众热衷于家族历史研究，这使得更多人有利用档案的需求。档案机构由于人权和信息自由法案的实施开始成为社会关注的热点。地方史和国家历史研究的逐渐复苏。这些都是档案利用工作发展的动力。不仅如此，随着档案工作深入到教育和社会文化传承等领域，档案馆已经被人们认为是社会变迁的一个重要推进因素。
为了满足社会各界利用档案的需求，很多档案馆都提供文件的网上查阅，这样，利用者即使不来档案馆，也可以方便地利用档案。以缩微胶卷或者其他复制手段提供利用，可以拓展国内外利用档案资料的潜在读者群。若不是英国档案工作者在网上提供文件的电子版本，其他国家的利用者可能认为这些文件已经湮灭在时间的长河中，无法查找了。对于远程利用档案，久经实践的缩微技术确实是一大进步。然而现在安坐家中就可以利用电子版本的文件进行研究，相比档案的缩微手段又是一个巨大的飞跃。
不仅是信息的传递方式发生了改变，档案实体的查阅工作也有了变化。2004年英国禁止歧视残障人士的法案生效后，各公共档案馆为残障人士提供的阅档服务有了极大改善。英国各公共档案馆、图书馆和博物馆都感受到这一立法的压力，尽管目前的状况还有些欠缺，但是这些公共机构都在尽可能地为残障人士提供便利，让他们可以像健康人一样使用各种设施。有些档案馆还与英国国家皇家盲人研究所（Royal National Institute for the Blind）合作，专门为档案工作人员开设了“关于档案馆、图书馆、博物馆如何为视力不便人士服务”的培训。经过培训后，一些地方档案馆已经扩大了缩微胶卷阅读机的阅读屏幕、提供放大设备或者将一些资料改录为录音磁带。对于听力有障碍的读者，有些档案馆在阅档室、报告厅和公共会议室安装了音频环绕设备。这一措施受到了很多老年阅档者的好评。必要时，公共会议或讲座中也会配备专业的手语翻译。
同时，社会也吸收了各种新型元素，对文化遗产这一概念给予新的界定。这个变化也影响着英国的档案馆、图书馆和博物馆等文化机构，潜移默化地决定了这些机构接触社会人士和收集材料的方向。多年前，英国的博物馆就开始留意一些少数民族，开展一些与移民文化传统相关的活动，注意收集那些从世界各地移民到英国的人们形成的手工艺品，也鼓励这些手工技术在他们各自的文化小环境中蓬勃发展。如今，英国的档案馆也开始着手这样的工作，如开设“英国黑人历史研究”这样的课题，课题研究使档案界意识到，除了传统白人的资料以外，还应当注意收集和积累其他人的材料，以保存整个国家完整的历史记录。英国的一些档案馆还组织了各种活动吸引不同社区的人们，激发他们对档案工作的兴趣，这样的努力不仅使参与的各方都受益，也促进了整个欧洲大陆、甚至更广范围的社区档案馆的发展。例如在贝尔法斯特这样经常发生冲突的地区，社区档案馆通过展示那些记载着历史真实的文件，使各执一词的冲突双方开始正视那段历史，也使那些在冲突中成长、却对实际引起争执和冲突的原因知之甚少的年青一代从中获益匪浅。几年前，在意大利北部的蒂罗尔地区举办了一次展览。展览以照片、回忆录和文件的形式展现了这一地区连绵不断的战争。展览主办方特意邀请了一些了解当时情况的人士来讲述历史，让下一代可以了解当时的真实状况，也希望通过这样的活动可以翻开新的历史篇章。这次展览引发了一场大讨论，触及了许多重要议题，档案馆在此间发挥了积极作用。
英国档案界的教育培训以前主要集中于历史方面，现在也开始开设一些基础课程。这些基础课程为那些有被社会淘汰危机的人（不管他们处于哪个年龄段）提供了一种非正规的学习渠道，以一种不那么令人生畏的学习方法，帮助他们提升工作能力，甚至激发了他们的学习兴趣。有些档案馆把工作做得更细致。他们组织工作人员与有学习困难的人们一同工作，例如用口述历史把老一辈的记忆都记录下来。以上各种活动利用不同的主题吸引不同的人群参与，激发公众对档案工作的兴趣，这对于参与的双方都是新的探索，可以激励新的创意，由此也拉近了公众与档案馆的距离。
通过增加工作人员、宣传先进经验和开展指导项目，使公众更愿意接近博物馆、图书馆和档案馆这些文化机构，这样的想法已经在英国一些地方议会中获得认同。现在博物馆、图书馆和档案馆已经组成联合，发展成为社会资源库的一部分。这些文化机构经常是政府政策宣传的渠道，也是当地政府发布动议和筹集资金最基础的支持者和推动者。在英格兰和威尔士的九个地区，档案利用工作在档案发展规划中占据了重要地位。档案馆还与更大范围的组织和机构??比如学校、公共组织、旅游开发部门和商界合作，加强服务，为市民提供接触文化遗产的机会。这样的例子很多，比如与其他研究机构共同主办如何申请基金的研讨会，或者为缺乏技术支持的小型组织提供如何建立网站的指导。以上做法在有些地区已经试行。这些方法可以充分利用有限的资源，也宣传了先进的工作方法和经验，更是档案馆与他人开放交流的好时机。
科技的发展还使档案的分类编目工作获得了重大进展。公共机构若想使文件上网提供利用，必须提供检索的途径。这一要求使得最近上网的目录和索引数量猛增，已经达到了前所未有的规模。这也确实是今后的发展趋势。2004年的调查报告显示，很多机构还无法满足读者的需求。尽管已经有了一些创新举措，但是各大小档案馆还是没能彻底解决这个问题。从1993年起，英国档案界就开展了一系列面向档案工作者和在伦敦工作的大学研究者的介绍会。当时的会议已经涉及到如果能够提供具体档案存址的目录信息，就能够进一步做好文件提供利用的工作。它不但可以减少档案工作人员搬动装具的时间，节约读者查找资料的时间，也避免了频繁查阅档案对档案原件造成的损坏。开展这项工作耗费了十几年时间，现代科学技术为此提供了空前支持。这在上个世纪90年代中期还是难以想象的。有了利用网上资料的便利，现在的读者到图书馆和档案馆查找资料时都可以事先准备，能够准确地找到所需信息的保存地点，了解各个机构的不同开放时间，通过查阅目录确认需要的信息是否可以开放利用。在很多大型机构中，有些文件材料还可以通过网上预约登记，以方便读者到达后可以直接阅览。
档案利用工作在各个层面上都发生了变革。尽管整个发展格局可能还参差不齐，但是创新的方法和思路带动着后进者，也推动着新的资金调控方式。保管工作是否也如此呢？大家曾经都认为，总有一天，档案馆可以把所有类型的文件材料，包括纸张、羊皮纸、电子文件、照片、电影胶卷和各种音像资料，全部都保存下来。这个想法虽然美妙，但事实上实现的可能性非常小。21世纪的保管者意识到他们既需要懂行的专家，也要与对文件保管有全局观念的管理者协作，同时还要参与和利用工作相关的讨论，比如是应该用缩微胶卷等其他复制品提供利用，还是满足读者的要求提供原件利用。更广泛的合作也势在必行。英国国家档案馆（the National Archives）已经和大英图书馆（the BritishLibrary）达成约定，共同创办一个实验室进行研究。同时，这两个机构还在寻找更专业的研究机构作为合作伙伴，希望文件资料能够提供更长远、更广泛的利用。从更广阔的保管领域来看，另外一个保管工作合作的新发展，是建立一个涉及各个领域的保管研究机构。经过反复的讨论和研究，最终将各个不同领域的保管专家召集到一起，建立这样一个机构：这个代表了整个保管专业的机构，主要由五大保管组织筹集资金，提供专家，为这个机构的会员以及公众提供保管方面的专业服务。这个机构的宗旨是，通过强强联合，为各种保管人员提供与跨文化领域专家对话的机会，作为一个促进宣传保管工作的主体，这个机构在宣传倡导保管工作上的优势非常明显，此外，它还可以为保护文化遗产的跨国界、跨地区流动提供切实保障。
通过缩微或其他复制手段提供利用的方法可以在扩大利用的同时，减轻对档案原件的损坏，其对于保管工作的益处是不言而喻的。人们对家族发展史的兴趣，使他们有利用各种资料的需求，并且希望相关机构能够提供复制件。这种需求始于上个世纪60年代，那时“后期圣徒教堂”（the Church of Latter DaySaints）就开始提供缩微胶卷的服务，一直到现在，人们对各种早期统计资料的兴趣以及各种家谱网站的数量还在激增。与现在政府将大量资料数据上网提供查询的方法相比，当初把整个教区的登记材料缩微成胶卷的做法已经非常过时了。现实状况的这些变化促使资金的分配方式发生了改变。档案馆成功获得新项目的资助已经不再困难重重，各个档案馆将文件缩微或者数字化处理的能力也大大提升了。目前在这方面获得的资金水平，即使在20年前也是难以想象的。有了充分的资金支持，专家们可以设想出最合适的保管方案，并且把这些设想付诸实施。现在有很多可以提供资金的团体为档案、图书和各种保管人员拓宽眼界提供了可能，使他们开始考虑跨专业的合作项目，因为读者的最终目的就是要找到需要的资料，他们并不在乎信息的来源。这些资助团体把管理专业的专家引入了档案发展项目，帮助档案工作者和保管员成功完成预定目标，也使政府和出资者都能够了解档案人员所从事的工作。这样一个互动的过程可以使参与的各方增进了解。如果各方面的观念可以互相理解，沟通也会更容易，那么档案界发展的曙光将近在眼前。档案界需要这样的相互理解，这样才能让他人意识到档案工作的重要性。这种需求也使保管和利用工作更紧密地联系在一起。
文件复制或者数字化处理，使低利用率文件的异地储存第一次真正成为可能，数字化的形式还可以使一份文件存于不同的机构，方便利用。以前，文件异地保存只是作为节约资金的权宜之计，有很多对自己的库存资料小心保护的单位并不愿意实行，但是现在这种做法已经比较普遍了。更经济的异地存放库房，必须能够符合英国国家标准。这个方法可以帮助解决原先库房堆积成山，既不利于文件保护，也无法提供利用的窘境。19世纪档案工作的趋势是将文件收集到一起，便于保管，而21世纪档案工作的趋势是把文件分散保管，以降低保管成本。使用安全的地下库房来保存文件和档案已成为一种常规做法。不少知名的图书馆、档案馆还有文件中心都采用这种方法，既可以完善地保管好文件，也不削弱利用的功能。总之，与外界的商业机构协作，充分地利用原先空置的场地，可以使双方都受益。
在英国和其他国家都有与人权和信息自由法案类似的规定，这些规定对档案部门为公众提供数字化文件起着推进作用，同时也减轻了原件利用的压力。在满足公众获得信息权利的同时，档案部门无法确定一个人翻阅数千份文件原件时，其中的有毒有害物质对人体到底有怎样的损害，但是这对于推进利用工作肯定有着负面影响。而有些机构和组织出于自身的政治考虑，早就把他们收集到的信息和资料直接在网上公开，保证公众的方便利用。这样，档案的保管也可以间接受益。
总的来说，目前档案界的发展呈现良好的态势，能够募集更多资金开展大型项目，在优化档案保存状况的同时，能吸引更多读者来利用。但是整个档案界的良莠差距也越来越大。有一些档案机构发展迅速，然而也有一些机构的生存状况并未好转，甚至有少数机构的情况还不如20年前。有些人可能错误地以为一些先进单位的作业水平可以代表整个档案业界的标准。然而还有不少地方档案馆，特别是位于偏远地区的地方档案机构是处于挣扎求生的状态。有很多档案馆面临着人员缺乏、库房不足和政策不支持的困境。他们的生存已岌岌可危，更谈何发展。一些大型研究单位下属档案机构的发展状况远不如中央和地方政府所属的档案机构。而且，为公众提供利用只是一些档案馆职责的一部分，他们面临着人力、物力资源匮乏等种种难题，连保障基本的保管和利用工作的发展也很困难。一些大学档案馆、博物馆档案馆、企业档案馆（特别是一些小型企业）、志愿者组织的档案馆和专业研究机构的档案馆都在呼吁需要更多的资金，以处理堆积如山、尚未编目的文件，还要改善不能完全达标的库房条件。本文所列举的还只是其中的一小部分。他们所面临的生存大战还要延续，然而他们和先进单位之间的差距已经无情地扩大了。这些机构的发展需要高层的支持，让大家都能意识到他们的重要性，内外共同协力才有可能帮助他们挽回逐渐流失的读者群。现在的阅档者已经习惯了各种大机构的服务方式，希望其他档案机构也能够提供同样高质量的服务。人权和信息自由法案对各种档案机构提出了更高的要求，也增加了落后者的生存压力。有些档案馆还只能提供馆内的纸质目录索引，有固定的开馆时间，也没有能力建立自己的网站。他们甚至无力开展向各种机构申请资金的活动，如果能够获得足够资助，他们也有机会扭转劣势，开始一些必要的现代化建设。
另一个不足之处是各个机构和组织之间电子文件管理和数字化载体保护措施还存在很大的差异。很多数字化保管工作的管理机构曾经多次呼吁要注意这个问题。由于现代的电子存储设备非常脆弱易损，如果不是从文件生命周期的产生阶段就采取积极的保护措施，那么有一些资料数据存在被损毁或者无法再读取的危机，未来的利用工作也面临着竭泽而渔的险境。目前的调查显示，从整个档案界来说，电子文件保存状况的差距很明显。这个调查只是针对英国中央和地方政府机构保存电子文件的措施，但是为了保障将来的利用工作，保存电子资料数据和保存纸质文件工作应该同样得到重视。不论是像普利茅斯市那样，在全市15个公共查阅点的计算机上提供文件阅览，还是更方便地在公共图书馆的网站上公布文件，有很多地方政府觉得文件提供利用要比保存文件数据本身容易。档案工作者、文件管理者和保护、保管专家们是不是都已经全力以赴地保障整个管理机制都运行正常？那些在档案工作某一方面处于落后地位的组织和机构是否在其他方面也完全没有优势？如果要求他们做到全面提高，是否要求过分了？答案是，尽管他们自身可能已经非常努力了，但是要帮助后进者提高是一件非常困难的事。他们需要更多实际的支持才有可能慢慢地发展起来。这些机构面对着大量积压的档案，不但需要加大对档案工作的宣传，还要为管理者提供服务，应对人权和信息自由法案提出的对档案机构的要求，更要兼顾电子文件和数字化载体的管理和保护，要求他们同时在各个方面齐头并进是完全不可能的。
总的说来，只要那些目前处于落后地位的机构和组织能够得到帮助，及时赶上形势的发展，那么21世纪的档案利用和保管工作发展还是大有希望。作者在本文的题目上选择了“利用和保管工作”这样的排列顺序，是经过反复思考，刻意有别于通常“保管和利用工作”的表达习惯。这并不是由于保管和利用工作的实际逻辑关系发生了转变，----保管工作还是应该先于利用工作，并且为利用工作提供支持，----只是不断发展的利用工作拓宽了保管的工作范围，也对保管工作提出了更高的要求。档案馆本馆和网上利用工作的发展要求保管部门提供的目录能够准确地揭示文件的信息和精确存址，以求能够快速准确地满足利用者需求。以前人们认为，翻阅大量档案资料可以从中获得重大发现。能够得到这样结果固然令人高兴，但是实际情况往往是耗费了大量的时间之后，才沮丧地发现翻阅过的资料都不需要。在查阅档案材料中损失的时间和精力是难以计算的。同时，更完善地分类编目，有利于对文件的精确定位，这对于做好保管工作也会有益。应该意识到档案工作对于维护人权、发展教育、推动终生学习以及社会发展具有很多潜能。档案馆还要加大宣传力度，通过缩微胶卷等各种复制手段为公众提供更广泛的利用服务。目前，能够找到更多提供资金的组织，可以制作质量上乘的复制件，使缩微和数字化手段标准化，与其他文化机构发展和档案相关的合作项目，这些都可以帮助档案馆减少原件利用，使得档案异地保存成为可能。所以，利用工作也同时推进着保管工作的发展。然而，要让落后者赶上先进者的发展步伐并不容易，他们之间的差距非但没有缩小，反而在不断加剧。目前的形势对于落后者来说不容乐观，是不是应该建立起一个机制，将业内的专家分流到各个单位，或者推动地方政府为跨机构合作牵线搭桥？尽管每个机构的发展都需要更多资金，但这不是解决问题的唯一方法，在其他各个方面还有很多工作要做。我们期待着21世纪的档案利用和保管工作能够出现一个各方平衡发展的良好局面，这样才能让未来的利用者享用所有的信息资源。
（曹胜梅编译，戴志强、毛国平审定）
