上海市档案馆 何品
一、综述
在美国的档案工作体系中，文件中心 (Records Center)是非常关键的中间环节。根据美国档案界通行的文件“生命周期”(Life Cycle)理论，非现行的机关文件在“立卷”之后。并非马上“归档”给档案馆，而是先移交文件中心代为保管，并提供利用，直至文件保管期满以后，或移交档案馆永久保存，或在文件中心就地销毁。由此观之，文件中心所具备的功能并不是“中转站”这?个名词可以简单概括的，文件中心所具备的承上启下作用是美国政府机关文书档案工作所不可或缺的。自从第一个文件中心在第二次世界大战时期诞生以来，文件中心的功效在美国获得了普遍的肯定，文件中心制度进而被不少国家所采纳。这一事实说明文件中心确实有其生存空间和发展前景。由于美国的行政机关采用联邦(中央)、地方(州、县、市)两级分立制度，因此联邦政府有联邦级文件中心，地方政府有地方级文件中心，各管?方，互不干预。目前，在美国国家档案与文件局(NARA)管辖下的联邦级文件中心共有15个，其中13个是地区性的，与设在全美各地的美国国家档案馆分馆合署办公，只有2个为全国性的，即位于圣路易斯国家人事文件中心，以及本文所要探讨的对象??华盛顿国家文件中心(简称WNRC)。笔者曾往访华盛顿国家文件中心，兹根据考查所得之见闻并结合一些相关资料，对该文件中心作一初步的分析介绍。
华盛顿国家文件中心成立于1950年代初，在行政上隶属于美国国家档案与文件局下的华盛顿特区文件服务司，归口于该司下属的现代文件项目部管理，但在业务上接受美国国家档案馆的指导。如果拿中国的行政机构来比对的话，华盛顿国家文件中心相当于一个处级单位。但是该文件中心和美国国家档案与文件局其他下属部门不同，它因为地理位置的缘故而相对独立。华盛顿国家文件中心地处首都华盛顿东郊，离市中心大约有7英里远，它所在的位置是马里兰州的一个名叫休特兰的小镇。休特兰是除首都华盛顿以外另一个美国联邦政府办公机构较为集中的地方。华盛顿国家文件中心的办公建筑只是一大片低矮的平房而已，与周围的联邦政府办公机构建筑群相比毫不起眼，但这并不影响它的重要地位。
华盛顿国家文件中心不仅是全国性的联邦文件中心，而且兼有地区性联邦文件中心功能。因为有了华盛顿国家文件中心的存在，美国首都华盛顿及其周边地区，包括马里兰、弗吉尼亚和西弗吉尼亚三州，就不用再设地区性的联邦文件中心了。华盛顿国家文件中心占地面积约为789,000平方英尺。该文件中心专为下述对象提供文件保管和利用两方面的服务：
(1)设在首都华盛顿的联邦政府机关总部；
(2)设在马里兰、弗吉尼亚和西弗吉尼亚三州的联邦政府分支机关；
(3)设在首都华盛顿的各级联邦法院，即哥伦比亚特区⑴地方法院、美国申诉法院和美国上诉法院；
(4)派遣于世界各地的美国武装部队。
针对文件保管和利用两大服务宗旨，华盛顿国家文件中心相应下设两个主要的业务部门；移交与处理部⑵和参考服务部。以下就文件保管和文件利用两方面分别进行阐述。
二、文件保管服务
在美国，机关部门为何要将“退役”文件交给文件中心保管呢?这是因为文件中心提供的文件保管服务，可以为机关部门节省大量的空间与金钱，同时可以提供更好的文件保管条件。据美国l990年代末的统计数字表明：在1立方英尺的相同空间内，文件中心可存储的文件数量是机关部门办公室的5倍。机关部门在其办公室空间内，如果要存储1立方英尺的文件，每年平均要花费23.10美元，而存储在文件中心，则仅需1.59美元。这意味着，每1立方英尺文件在空间和设备方面的支出，每年就可节省政府和纳税人21.51美元。文件中心所发挥的功效由此可见?斑。
谈及美国华盛顿国家文件中心的文件保管服务，首先必须强调指出：存储于文件中心的文件，虽然已经失去效用，但其所有权依然属于来源机关(或称形成机关)，文件中心只是接受来源机关的委托，代为保管其文件而已，在没有得到来源机关的书面授权之前，文件中心是不能对其保管的文件擅自进行处理的。
有鉴于此，华盛顿国家文件中心对所接收的文件有着较为严格的要求。该文件中心接收的文件主要是文本文件，也有相当数量的非文本文件，包括缩微胶片、电子文件、音像文件等等。在接收前，该文件中心要求文件来源机关应做好下述几项准备工作：对移交的文件进行仔细清理，只保留正式文本，将文件复本以及与文件无关的其他材料从案卷中去除；移交的文件必须分成系列，所谓系列，就是指“具有相同处理权限和相同处理期限的一批文件”，每一系列必须注明编号和保管期限；移交的文件为非现行文件，所谓“非现行文件”，美方定义为“不再为当前业务所需要的文件”，如果是合同文件，则所述合同必须已经完成，如果是案例文件，则所述案例必须已经结案。
对于软磁盘、受到污损的文件以及不到一年就要被销毁的文件，华盛顿国家文件中心一概不予接收。此外，通常不被该文件中心接收的文件类型还有：(1)没有保管期限的文件(unscheuled records)。(2)不确定文件(contingent records)，指的是如何处理尚有待确定的文件。但如果是至关重要的文件或具有法律和财政权利的文件则可以除外；(3)超过保管期限不能被销毁的文件，美方称之为“冻结文件”(frzen records)；(4)混合文件系列(mixed records series)，亦即一个系列中混杂了具有不同处理权限的文件。对于上述限制，如果移交机关希望给予例外通融，则必须事先提交书面申请备审。
来源机关要将文件移交给华盛顿国家文件中心，还必须事先完成下述两道工序：第一，将文件“打包”以便装运。美国文书档案工作部门所通用的文件容具为纸质文件盒。根据文件大小而选择形制不同的文件盒，每一系列的文件需要至少一个文件盒，标准文件盒的尺寸为14.75英寸长*12英寸宽*9.5英寸高。第二，填妥一式二份《文件移交接收表》交给华盛顿国家文件中心审批。《文件移交接收表》是移交和接收双方就文件保管与处理事务进行交涉往来的主要工作依据和法律凭证。在该表内，作为移交方的来源机关必须注明机关名称、联系地址、文件出处、处理权限、处理期限等诸项内容，但不能含有保密信息。每一系列的文件需要一张这样的表格，同时在每?个文件盒上也要标示出相关信息。作为接收方的华盛顿国家文件中心批复后在lO天内将该表一份发还来源机关。来源机关收到批复后应在90天内(海外为120天内)将文件移交华盛顿国家文件中心，同时附上《文件移交接收表》一份。如果来源机关逾期未将文件送至华盛顿国家文件中心，那么双方先前所完成的相关手续全部作废，推倒重来。作为移交方，来源机关可以自行选择运输方式，或采用各种车辆或通过邮寄、快递等其他运输方式传送；作为接收方，华盛顿国家文件中心也可为来源机关提供运输车辆，便于装载大批量的文件，当然这类服务是有偿的，而且服务范围只在首都华盛顿区域以内。
在华盛顿国家文件中心，文件保管服务项目包括接收、存储、处置等一系列工作程序，由移交与处理部(原名接收与处理部)负责提供。该部门的具体职责是：与来源机关洽商文件移交手续：对接收的文件进行物理保管(即不得变更文件的载体与内容)；保管期满后，将永久文件移交国家档案馆，并对临时文件作最终处理(即销毁)；为政府机关工作人员提供文件管理培训。华盛顿国家文件中心的最大文件存储量超过390万大方英尺，目前的存储量为350多万立方英尺。该文件中心拥有20间库房，每间库房面积约为4万平方英尺，均配有必要的监控系统和消防设备。
华盛顿国家文件中心因其保管的文件失效期短，机密性强，所以保密管理很严，一般不允许外人入内参观，更不用说拍照留影了。不过，远道而来的笔者有幸得以入内一窥，粗粗看来，感觉该文件中心的库房就好像一座仓储式大卖场，与印象中的我国档案馆库房有所不同。由于文件中心存储的都是刚刚退出流通领域的文件，产生时间并不久远，没有较高的保管要求，因此虽然华盛顿国家文件中心号称要提供档案馆标准的保管条件，但是相对美国国家档案馆而言，其设施设备还是要差一些。值得注意的是，华盛顿国家文件中心的安全管理，不知是在设施上还是在制度上，似乎存在着一些问题。据了解该文件中心在2000年和2001年已各发生了一起火灾，具体损失情况不详，无论如何这对它的声誉是不小的打击。
文件被华盛顿国家文件中心接收入库以后，都会有一个较为固定的存放位置，移交与处理部在《文件移交接收表》上注明该文件存放位置后将该表发还来源机关留存，如果文件存放位置发生了变动，则文件中心会及时将新的存放位置告知来源机关。文件接收入库以后，其相关信息还将被输入文件中心的自动化数据库中，直至保管期满。文件在华盛顿国家文件中心的保管期限，由来源机关确定，一般少则数年，多则十数年。保管期满后，存储在华盛顿国家文件中心的文件通常有三种最终处理方式：(1)永久文件，经来源机关批准，华盛顿国家文件中心将按期移交给美国国家档案馆永久保存，同时移交、批准、接收三方必须填具一式三份的协议书。此文件将记录文件法定监管权的变更并开列移交条款，三方各执一份作为凭据。由华盛顿国家文件中心保管的文件，唯有经国家档案馆接收进馆，才最终成为档案。(2)临时文件，将在华盛顿国家文件中心被按期销毁，文件中心在销毁日90天前将书面通知送达来源机关，在此期间如果来源机关并无异议，则文件将被按期销毁，如果来源机关希望继续保存，则必须提交一份书面证明，注明其特殊需要(如审计、法律或其他方面的原因)以及预计继续保存多长时间。(3)不确定文件，文件中心将一年一度向来源机关发放一份针对不确定文件的评估表，如果文件可以被销毁，来源机关必须在该评估资上签字并交还文件中心，批准文件中心进行处理，如果文件不能被销毁，来源机关也必须在该评估表上签字并交还文件中心，并注明一个新的评估日期，这也就是表示延期保存。如果在90天内没有得到答复，华盛顿国家文件中心则将把该文件返还给来源机关。
据华盛顿国家文件中心的工作人员介绍，该文件中心是美国国家档案馆接收永久文件的主要渠道，每年有20％的文件移交给国家档案馆永久保存，这个数字在各联邦文件中心里是最高的，其他文件中心只有2％。另据统计，国家档案馆每年接收进馆的文字档案有85％来自华盛顿国家文件中心。由此可见，华盛顿国家文件中心保管的文件是美国国家档案馆馆藏档案的最重要来源。
除了从事上述业务外，移交与处理部还负责文书档案工作培训项目。针对美国联邦政府机关从事文书档案工作的人员，华盛顿国家文件中心定期提供的技术培训项目有两个，一个名为“使用华盛顿国家文件中心的文件服务”，为期3小时，免费，内容是学习如何使用华盛顿国家文件中心提供的软件系统，通过互联网了解该文件中心提供的文件保管与利用两大服务的具体内容、工作流程，以便于开展相应的业务往来：另一个名为“基本文件操作”，为期两天，收费，内容是教授一些在机关办公室对文件进行有效管理的方式方法。
三、文件利用服务
美国的档案馆在开放利用工作方面一直是做得较为出色的，美国国家档案与文件局甚至声称要提供与商务领域最佳者相匹敌的服务质量。华盛顿国家文件中心在对外服务方面继承了这一良好传统，但也有自己的特点。其下设的参考服务部的职责就是为联邦政府机关和社会公众提供文件咨询服务，包括检索、调卷、送卷、归卷、重新立卷、合并立卷等内容。华盛顿国家文件中心所藏的大多数文件因为所有权仍属于来源机关，因此利用权自然也归其掌握。换而言之，该文件中心在文件开放利用方面的首要服务对象是来源机关。来源机关以外的其他部门或个人，如有兴趣查阅文件，则必须先提交书面申请，在获得来源机关的批准后，文件中心才能为其提供利用服务。但是，该文件中心所藏的华盛顿地区各级联邦法院业已结案的民刑事案例记录，则是对公众开放的，不受上述限制。
为了更好地对客户提供咨询服务，该文件中中心采用并推广?套名为“中心信息处理系统”(CIPS)的应用软件。安装了这套应用软件的政府机关如果需要文件中心提供文件信息咨询，可以通过互联网(严格意义上讲应为广域网)与该文件中心联系，这是移交方与接收方之间最为便捷有效的沟通方式。如果不使用CIPS软件，查询者则需填具一份书面申请，送交参考服务部。对于每一个咨询要求，参考服务部一般在24小时以内给予答复。如果需要调阅案卷，只要通过电话与该部门取得联系，待案卷调出后，即可自行取回使用。如果有紧急调卷要求的话，还可以采用传真或通过文件中心专设的热线电话告知该部门。文件调阅使用完毕后。必须按原样归还，不得更换文件盒，也不能将文件重新立卷，以免给文件中心的日常管理带来不便。
对公众而言，利用华盛顿国家文件中心所藏的文件，程序要相对复杂一些。如果要查阅法院案例记录，需要完成下列步骤：首先，与有关法院取得联系，获取有关的案例信息，内容包括案卷号、案卷名、文件盒号、文件中心接收序列号、文件中心存放位置(编号)等；然后，与文件中心参考服务部取得联系，将上述信息连同利用者个人姓名、联系电话及预定阅卷时间告知阅览室(必须提前至少24小时告知)，阅览室经过核查，确认该案卷存在并可以提供利用，将及时通知利用者按预定时间前来查阅。调出的文件一般可以连续使用三天，在这之后文件则将归还案卷，利用者就得重新向阅览室申请阅卷。如果要拷贝文件的话，每页收费0.50美元，可以用现金、支票、汇票、信用卡中的任何一种支付。文件中心还可以为拷贝的法院文件出具证明书，每一张证明书收费10美元。
作为移交文件的法定监管人，来源机关控制着移交文件的利用权。如果要查阅联邦政府机关文件，利用者首先必须向文件来源机关提交申请书，获得其批准后，将该申请书连同批准书至少在来访前一天送交文件中心参考服务部。来源机关出具的批准书同样必须包含案卷名、文件盒号、文件中心接收序列号、文件中心存放位置(编号)等内容，如果涉及机密文件，则还要来源机关出具相关解密证明。华盛顿国家文件中心所藏的机关文件都有案卷目录，由参考服务部掌握，利用者还可以查阅解密的《文件移交接收表》以及文件盒目录。《文件移交接收表》是可以复制的，每页同样收费0.50美元，但是，如果要复制联邦政府机关文件，收费就与法院文件有所区别了，一般为三种方式(1)你可以使用自助式读卡复印机，每页收费0.10美元，但需要买一张预付费卡。卡内的金额最低仅1美元，但也只够印10页而已。卡内如有余款在文件中心用不完，还可以在国家档案馆的阅览室继续使用，但是卡内的钱却无法退还。(2)如果自己复印的话，你也可以直接付费给阅览室的服务人员，每页也是0.10美元。(3)文件中心的工作人员可以为你代劳，但是收费就飙升至每页0.50美元。美国的劳动力成本之高，由此可见?斑。
华盛顿国家文件中心虽然地处郊区，但交通还算方便，附近有一条地铁和数条公交线路，自行驱车前来的访问者还可以在文件中心免费泊车。该文件中心的内部工作时间为每周一至周五，上午8时至下午4时半；对外开放时间则为每周一至周五，上午8时至下午4时；周末及国家节假日闭馆。每一来访者进入文件中心时，都必须在门厅接受安全检查、签下大名并出示带有照片的个人身份证明，食物和饮料一概不得带入阅览室。在门厅，文件中心还经常定期布置一些主题展览。在阅览室，文件中心并不为利用者提供电脑，但备有一些电源供其自带便携式电脑使用。
四、一点启示
作为美国文件中心体系的代表，华盛顿国家文件中心的作用与功能已如上述。对于中国档案界而言，是否需要引入文件中心体系，是否应该借鉴文件中心的运作模式，直至目前仍有不小的争议，这些争议往往纠缠于学术理论问题，而很少从工作实践角度出发。就笔者的观点而言，倾向于积极地评价文件中心对中国档案事业的功效，主张因事而设。文件中心的设立，在文件保管方面，便于文件的集中管理，可以大大减少众多机关单位和企事业部门为保管日益增多的文件而在空间与费用两方面承受的越来越大的压力；在文件利用方面，则在为文件来源机关提供咨询服务的同时，也便于向广大社会公众开放。
为了顺应发展潮流，满足社会需求，笔者感到有必要借鉴美国在文件中心方面的实践经验。这就是笔者撰写此文的初衷。
注释：
[1]哥伦比亚特区是美国首都华盛顿所处的行政区划，通常合称为华盛顿特区。
[2]原名接收与处理部(Accession and Disposal Branch)。这里的“移交”(transfer)有两层合义，即(1)文件来源机关将失效文件移交华盛顿国家文件中心保管，(2)华盛顿国家文件中心将永久文件移交国家档案馆收藏，而“处理”(disposition)实际上就是“销毁”(destroy)意思的合蓄表达。现名比原名无疑更强调了文件“移交”的意义。
[3]Guide to Washington National Records Center Services、National Archives andRecords Administration，1998, p1．
（牛角摘自《新上海档案》2004年第3期）
