王芹 陈忠平
所谓私人档案是相对于公共档案而言的。随着人类的进步，社会的发展，私人档案作为国家文化财产的重要组成部分，其本身具有的科学价值、历史价值和文化价值也在不断显现出来，对私人档案进行全面保护、监督和开放利用已越来越受到世界各国的重视。由于政治制度、管理体制、文化传统等多种因素的影响，在私人档案管理方面，中法两国存在着诸多差异。
一、私人档案的征集
法国私人档案进馆的主要方式是移交、捐赠、寄存和购买。然而，由于所有权、隐私权以及个人利益等因素的存在，给私人档案的征集带来一定的难度。为此法国政府制定了一系列政策，采取了一系列有针对性的措施来加强私人档案的征集：(一)档案部门经常不断地加强宣传、动员、说服，力争使私人档案所有者自觉捐献珍贵档案。(二)政府采取免税政策鼓励私人捐赠档案。对于价值很大而档案馆又无力购买的私人档案，国家采取免交个人所得税和财产继承税的方法，鼓励他们向档案馆捐赠有价值的档案。尽管免税幅度不得超过700万法郎，但这对于富有的家族和私人来说，仍不失为一项具有吸引力的政策。(三)档案部门与重要家族和个人经常保持联系，通过协商并签定合同取得私人档案的保管权。(四)政府财政给档案馆拨专款，购买私人档案所有者手中的私人档案。如：法国政府每年给国家档案馆拨款400万法郎用于购买珍贵的私人档案。1982?1985年法国国家档案馆陆续购买了1731?1789年皇家金库和皇族开支的帐册和路易十六与王后玛丽?安特瓦内特的往来书信；1983年又购买了菲力浦收藏的关于法国革命和帝国时代的重要档案资料共1.7万件。目前，法国国家档案馆中国家级的私人档案共有600个全宗。
在我国，?方面，私人档案所有者可以采用寄存的方式将档案寄存在国家档案馆；另一方面，对于集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应该保密的档案，出于安全保管的需要，国家档案行政部门有必要收购或征购这些私人档案。当然，这种收购或征购是以对私人档案价值的准确判断为前提的。但是，到目前为止，私人档案价值评定仍缺乏健全严格的标准，而且多数鉴定都仅限于档案本身价值，对社会需求方面的价值鉴定相对较少，以至私人档案流失严重。此外，在私人档案征集方面，《档案法》还规定，向国家捐赠档案的私人档案所有者，档案馆应给予奖励。
由此可见，法国在私人档案的征集方面，政府行为和一些法律规定起了决定性的作用。而我国在私人档案的征集中，政府参与的程度还远远不够，应加强档案行政管理，充分发挥政府政策的导向作用，切实把有价值的私人档案汇集到国家档案馆里保存。
二、私人档案的保管
法国长期以来都非常重视私人档案的保管，这在一些法令、条例中都有体现。1968年法国为了加强对国家艺术遗产的保管，下令必须将有关的私人档案移交国家档案馆或省档案馆保存。1979年的《档案法》也以将近一半的篇幅对法国私人档案的登记、鉴定、销毁、转让、出售、输往国外等都作了详细规定。紧接着又发布了《关于保护具有历史价值和公共利益的私人档案的法令》，进一步重申了国家对私人档案的各项规定。从而，建立了?系列完备的私人档案保管制度。比如：实行私人档案登记制度、私人档案保管报告制度、私人档案禁止擅自出口制度、私人档案建议帮助制度(包括技术、经济方面)等。这些规定不仅有利于国家全面掌握私人档案的收藏情况，实施对私人档案的监督和动态监控，确保本国档案文化遗产的完整与安全，而且，从法律高度为本国私人档案的管理奠定了理论、法律基础，并在此基础上开展了?系列影响深远的实践活动。例如：1871年法国大革命时，曾不幸烧毁约100万件个人档案和法律文件，之后，巴黎政府尽了极大努力来挽回，前后在60年间，请来当事人与知情者补制了260万份个人档案。
我国的《档案法》第十六条规定：“集体所有和个人所有的对国家、社会具有保存价值的或应保密的档案，档案所有者应妥善保管，对于保管条件恶劣或其他原因被认为可能导致档案严重损毁或不安全的，国家档案行政部门有权采取代为保管等确保档案完整与安全的措施。”可见，我国也已经重视私人档案的保管，但较之于法国仍有薄弱之处。首先，妥善保管缺乏严格的标准，事实上由于档案所有者缺乏必要的保管意识，相当多的私人档案正面临严重损毁的威胁。其次，没有建立一整套体制、制度来确保私人档案的妥善保管。另外，国家对私人档案的转让出卖虽然也作出一些规定，但也仅仅是对集体和个人所有的一小部分有价值的档案规定的，而对于大部分私人档案所有权的转让，没有明确规定，致使私人档案转让现象严重。中国嘉德国际拍卖会上就有一些珍贵档案被拍卖。
三、私人档案的利用
法国作为近现代档案事业的开创者，曾率先实行公共档案向社会开放的原则。随着人们档案价值和档案利用观念的更新，法国也采取了一些切实可行的私人档案保护措施，对于私人档案的开放利用也作出了详细规定。1979年的《法兰西共和国档案法》规定：一般私人档案期满30年向社会开放；处理与私人生活有关的诉讼档案或涉及国家安全利益的私人档案要60年开放；与司法事务有关的文件及私人家庭方面的档案100年开放；涉及私人医疗病历的档案要150年开放。对已经开放的私人档案，档案馆在为用户提供利用时，坚持“人本观”的服务观念，对来馆阅档人员提供各种便利。
在我国，随着人们档案意识的增强，私人档案的利用也频繁起来。《档案法》规定：“向档案馆移交、招赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权”。然而、私人档案的利用限制仍相对较多。尤其是对各种类别的私人文件和档案缺乏十分具体、详细的开放规定，没有可操作性，还不能很好地满足社会对私人档案的利用需求，这方面的规定还有待进一步完善。
借鉴法国经验，结合我国实际，对私人档案的管理，还应加强如下几方面的工作：
第一，增强档案意识，重视私人档案。我国的《档案法》中尽管也涉及到?些私人档案的管理工作，但是，其中并没有对私人档案的定义做出明确的界定，也没有对“对国家和社会有保存价值的档案”的具体界定。整个社会对私人档案的重视还远远不够。各级政府和档案部门应切实把私人档案同样看作是国家的宝贵财富，加大宣传力度，让更广泛的社会公众都能重视私人档案，认识到私人档案是国家文化遗产的重要组成部分，每个公民都有权利来利用它，也有责任来保护和管理好这些私人档案。
第二，建立私人档案登记制度。鉴于目前我国《档案法》中还没有对私人档案进行登记的相关规定，我们有必要尽快建立私人档案登记制度。规定私人档案所有者，特别是拥有对国家和社会有重要价值的私人档案的所有者，应到行政管理部门进行登记，以明确私人档案的保管状况、流动情况等。登记后，私人档案所有者必须要履行其应尽的责任和义务，确保登记过的档案不被修改、销毁，并有责任最大限度地向利用者提供服务。
第三，严格私人档案代管制度。私人档案是国家档案资源的重要组成部分，对其中具有重要价值的私人档案加以监督和保护，是对文化财富的尊重，也是对私人档案所有者权益的保护。国家档案部门在广泛宣传的基础上，应多方动员，争取私人档案所有者将其拥有的有价值的档案寄存到国家档案馆。对于寄存在国家档案馆的私人档案，要建立严格的私人档案代管制度，保证私人档案得到妥善保管。法律应保护公民对其拥有的私人档案的所有权，允许档案所有者根据需要和寄存时达成的协议，随时结束寄存，索回档案，保护私人档案所有者对档案中不适宜向社会开放的部分提出不允许利用或限制利用的要求，对此，档案馆应严格执行，以维护档案所有者的合法权益。
（牛角摘自《新上海档案》2004年第4期）
