2003年11月16日，中国档案代表团一行12人赴西班牙进行访问。在西班牙访问期间，中国档案代表团先后访问了阿拉贡王朝总档案馆、国家行政总档案馆、国家历史档案馆和印第安总档案馆，主要围绕着档案保护、档案利用和档案工作现代化等问题与西班牙档案工作者进行了座谈和交流。西班牙独特的档案管理体制、悠久的档案工作传统、丰富的档案馆馆藏以及周到的档案服务给我们留下了深刻的印象。
一、独特的档案管理体制
在世界各国的档案管理体制中，西班牙是比较特殊的。2000年，西班牙政府机构进行了改革，内阁中设立了文化、教育、体育部，由这个部管理全国档案事务。这个部设立了部长一人，部长之下设立文化国务秘书(相当于副部长)，他所领导的出版、档案馆和图书馆司下设立国家档案局，具体负责西班牙王国的档案事务。
西班牙国家档案局的职能是对国家档案馆进行管理、监督和技术评估，与各自治区进行档案事务的合作与协调，对档案文献遗产进行保护和传播，进行国际档案合作和对全国档案工作人员的人员培训。此外，它还要对全国档案工作的开展提供技术支持，对必要的档案研究项目进行资金帮助。
西班牙的档案馆大体上可以划分为三个部分。第一个部分是归国家档案局管理的国家档案馆，共有11个，这些档案馆的特点是历史悠久，馆藏丰富，档案珍贵。最著名的有设在巴塞罗那的阿拉贡王朝档案馆，设在马德里的国家历史档案馆，设在塞维利亚的印第安总档案馆，设在巴利亚多利德的西曼卡总档案馆等。第二个部分是各个自治区的档案馆，这部分档案馆共有46个，由各自治区管理，实际上也是由国家所有的档案馆。第三部分是其他一些公共或私人机构设立的档案馆，这些档案馆的数量不详，但也是西班牙档案管理体制的一个重要组成部分。
在西班牙国家档案局的下属单位中，有两个“事业单位”值得一提。一个是档案文件信息中心。这个信息中心并不是西方国家中经常设立的文件中心，而有点像我国一些地方建立的“档案事务所”或“档案咨询服务中心”。这个中心设立于1978年8月，其主要目的是收集所有有关西班牙的档案信息，传播西班牙的档案文献遗产，提高西班牙人的档案意识。为此，该中心在因特网上建立了网站，并在网上运行一些数据库，如西班牙和拉丁美洲档案登记指南、档案资源指南、专题文献数据库等。其中的档案登记指南涉及到西班牙和拉丁美洲国家(哥伦比亚、阿根廷、玻利维亚、哥斯达黎加、智利、萨尔瓦多、尼加拉瓜、巴西、墨西哥、古巴等)的许多个档案馆。
该中心有一个以档案、档案工作和相关科学为主题的图书馆。该馆拥有大量的图书、杂志以及缩微平片、录像带和其他出版物等。该中心定期地将有关信息通报给文化单位。西班牙国家档案局介绍说，无论是在西班牙还是在全世界，这个图书馆都是最好的。
另一个“事业单位”是文件复制服务中心。该中心的历史可以追溯到1950年，当时成立了中央档案缩微胶片中心，主要是为了加强对档案资源财富的保管、保护和传播而对档案进行复制。随着新技术的采用，该中心开展了一些新的业务，如制作地图等材料的彩色缩微胶片，对插图和照片档案进行数字化。国家行政总档案馆有一个照片档案数字化的项目，要把馆藏中的1400万张的照片档案数字化，这个项目就是由这个中心进行的。2002年西班牙教育、文化和体育部与皇家历史科学院签署了协议，建立了可以在因特网上利用的有关西班牙立法史的档案资料数据库。这个项目也是由该中心承担的。
西班牙还有一个顾问和咨询性质的机构，这就是西班牙档案理事会。该理事会成立于1996年11月，2000年被改名为档案管理理事会，直接由文化、教育和体育部部长领导。
二、悠久的历史，丰富的馆藏
西班牙是欧洲大国，在历史上曾经创造过辉煌。15、16世纪，西班牙建立了世界上第一个“日不落”帝国，西欧的大部分地区、北非、南美洲、亚洲的菲律宾都成了西班牙的殖民地。这种“辉煌”一直持续到1588年西班牙“无敌舰队”被英国海军所打败。
海外贸易和扩张，使西班牙产生了大量的档案，而优良的档案工作传统使得这些历史档案得到了很好的保存。
在由西班牙国家档案局所直接管理的11个档案馆中，我们参观访问了四个。这四个档案馆中除了国家行政总档案馆之外，都以保管历史档案为目的(实际上，行政总档案馆虽然主要保管现代政府机关的档案，但是它也保存了大量的上个世纪中叶以前的档案，如西班牙内战时期的档案)。可以说，这几个档案馆是西班牙悠久的档案工作传统和丰富的档案馆馆藏的象征。
设在巴塞罗那的阿拉贡王朝档案馆的前身可以追溯到1318年詹姆斯二世建立的皇家档案馆。1346年，彼得国王任命他的法律顾问作为皇家档案馆的馆长。1384年，国王发布命令确定了档案馆的职能。1770年以后档案馆改设在宫廷之外，并改名为阿拉贡王朝档案馆。从这时算起，这个档案馆到今天已经有了230多年的历史。除了历史的悠久，这个档案馆的馆藏也十分丰富。阿拉贡王国存在的时间是在13—15世纪(相当于我国的元朝和明朝的前半期)，国土面积不及现在中国的一个中等规模的省份，但其保管的档案大约有6000延长米，此外还有一个颇具规模的图书馆，该馆有23000个专集，138种期刊。
设在巴利亚多利德的西曼卡总档案馆也是一个历史悠久的档案馆。该馆建立于1540年，保管的是西曼卡王国的中央机关的档案，该馆档案有12000延长米之多，另外还有22500个专集和250种期刊的图书馆。
2000年召开了第14届国际档案大会的塞维利亚市也设有一个非常古老的档案馆，这就是印第安总档案馆。该馆筹建于1775年，建立于1785年。设立该馆的目的是要把保存在塞曼卡、卡第兹和塞维利亚三个地方档案馆内的有关印第安人和菲律宾的档案集中起来，以便能够很好地利用这些档案写好西班牙的殖民史。这个档案馆馆藏档案的长度大约有9000延长米，计8000多万页，此外以拉丁美洲为主题的图书馆藏有30600册图书。
设在马德里的国家历史档案馆是西班牙最大的档案馆。该馆建于1866年，也许是受到了法国大革命中档案开放观念的影响，该馆在建立的时候就建立在宫廷之外，并且建立该馆是以保存具有历史价值的文件、为历史研究人员和普通科研人员服务为目的。国家历史档案馆保管档案的时间跨度是从11世纪一直到20世纪，其馆藏大约有42500延长米，其专业图书馆包括2900种手抄本和小册子。此外，国家历史档案馆还建有一个贵族部，主要保管西班牙王国贵族9—20世纪的档案，其档案有2600延长米。
西班牙还有一些非常古老的专门档案馆。例如，皇家法官档案馆就保管巴利亚多利德的皇家法院(1371—1834年)和巴利亚多利德领地法院(1834—1989年)的档案，这些档案有20000延长米，另外还有5000个手抄本，28种期刊。
在欧洲，西班牙是一个大国，但是与中国比较起来，无论是其历史、人口和还是国土面积，都不可同日而语。从目前两国档案管理机构保存档案的总数量上看，西班牙也许不如中国巨大。但是就两国保存的历史档案来说，西班牙国家档案馆保存的档案还是相当丰富的。上面提到的5个档案馆保存的档案基本上是历史档案，并且这5个档案馆只是西班牙国家档案馆中的一部分，但其馆藏已达92100多延长米了。这些档案中有相当一部分是相当于中国元明以前各王朝中产生的档案，而在相同的历史时期里，中国国家档案馆中保存的档案却相当之少。2001年，中国中央级国家综合档案馆保管的全部档案案卷的排架长度为56714延长米，件数的排架长度为71114延长米，两者相加127828延长米。这个数字虽然不比西班牙的小，但是这些档案中有相当一部分是进入20世纪之后产生的，同时排架长度中有相当一部分是卷皮所占的长度(西班牙档案不立卷，只是用盒来装，没有盒装的都打成了包)。20世纪80年代中期以后，我国档案界有一种观点认为，从历史传统、国土面积和人口数量方面来看，中国档案的数量是相当贫乏的。这种观点实际上是没有看到中国档案的特殊的构成状况，即在中国5000多年的文明史中，有档案保存下来的只是最近二三百年，并且在这二三百年的时间里，保存下来的档案的数量也是相当有限。所以，如果说中国档案数量贫乏的话，并不是中国档案整体数量的贫乏，而只是历史档案的贫乏。
三、周到、细致的档案服务
欧洲理事会制订《欧洲档案利用政策标准纲要》提出，欧洲各国档案利用的立法和规章必须使公民个人能够及时地利用到机关中产生的行政文件。为使机关管理公开透明，行政机关文件在产生并移交到档案馆后必须具有可用性。欧洲理事会的规定虽然不是西班牙的法律，但其主要原则在欧盟范围内都要得到广泛的遵守。按照西班牙现有法律的规定，在西班牙利用档案是免费和无限制的，用户在接受了档案馆有关规定的情况下，有在阅览室利用档案的权利，同时也有知悉有关馆藏档案信息的权利。
(一)档案利用的程序
档案利用程序的第一步是办理用户证。当利用进入档案馆后，必须出示有效的身份证明(如身份证、护照等)，接待人员将身份证明信息输入计算机后，打印生成一个用户证。用户证上的项目有该证的顺序编号(从某一时间开始的大流水号)、用户姓名及照片、身份证或护照号码、发证单位及地址。在利用部主任签字后该证立即生效，凭此证即可在西班牙国家档案局所属的档案馆中利用档案。在西班牙国家档案馆的利用规则中，虽然承诺制作出用户证要在24个小时内完成，但是通常的情况下制作用户证都是顷刻之间就能完成的事。我们在参观国家历史档案馆时，我们的成员填完表格三四分钟之后就办成了该馆的第117667号用户证(该证从1994年开始编号)。
在办好了用户证之后，档案馆的工作人员要向研究人员介绍档案馆的利用规则，告诉利用者在利用档案的过程中需要知道或遵守哪些事项。在利用者已经了解了档案馆的档案利用规则之后，档案馆工作人员要向利用者介绍馆藏档案信息，同时向其介绍使用馆藏档案的方法。
来到档案馆的利用者的目的各有不同，有的是为了进行历史研究，有的纯粹是为了休闲。这两种人的知识背景不同，利用档案的方式和要求也有很大不同。进行历史研究的人由于经常利用档案，对档案馆的馆藏及整理方法都有一定的了解，在利用档案的过程中不需要档案馆工作人员进行过多的指导。而带着休闲目的来到档案馆的人，由于对馆藏内容和档案整理方法了解不多，在他们利用档案的要求上，往往需要档案馆工作人员进行必要的指导。在利用档案的要求上，研究人员要求的是要有一个安静的环境，而带着休闲目的的利用者利用档案时往往很难于做到这一点。为了对所有的人都能够提供优质的服务，档案馆对于这两种人采取了不同的服务策略。例如，阿拉贡王朝档案馆就开辟了两个利用室，把利用目的不同的利用者引入不同的利用室，提供不同的服务。
在西班牙的国家档案馆中，阅览室内都安装有必要的电源，利用者可以携带自己的计算机进入阅览室。在信息化程度较高的国家历史档案馆和印第安总档案馆的利用室内，每一个桌子上都有一台计算机，利用者可以利用这台计算机对档案进行检索，并直接利用已经数字化的档案材料，如果需要将有关的档案拷贝下来，可以向档案馆提出申请，档案馆可以在很短的时间内完成拷贝。此外，在档案利用室，一般都备有缩微胶片和缩微平片的阅读和打印机，如果读者有需要，可以即时打印出有关的内容。
(二)档案利用服务的内容
在西班牙国家档案馆的服务中，通过计算机检索自己要求的档案是一种最主要的检索方式。对于检索到的档案，如果已经数字化了并且能够在计算机中直接利用，可以直接在计算机上利用；如果没有数字化的档案，工作人员可以提供纸质的档案文件。随着档案信息化进程的加快，西班牙国家档案馆最近几年开始越来越多地提供了如以下一些服务：
一是通过电子邮件提供服务。1986年印第安总档案馆就开始了档案信息化的进程，它的全部档案目录已经输入到计算机，1000万份文件已经进入了档案数据库，占馆藏档案的10％。其他的一些国家档案馆档案信息化的程度虽然没有印第安总档案馆的那么高，但也都开始了档案数据库的建设。这些档案馆已经把相当一部分档案目录放到了可以与因特网连接的网络上，利用者坐在自己的办公室或自己的家中，就可以通过因特网对有关的档案进行检索。在检索到档案以后，利用者可以向档案馆的有关方面发出电子邮件提出利用申请，档案馆的专门人员将以最快的速度对有关申请进行审核，如果利用要求合法，就以图像格式将有关文件通过电子邮件发送给利用者。印第安总档案馆的接待人员介绍说，他们的服务有30％是通过网络进行的。
二是电话预约服务。为了使利用者来到档案馆后马上就能够利用到自己所要求的档案，利用者在来到档案馆之前就可以以电话的方式向档案馆预约，档案馆可以提前准备好利用者所需要的3盒或3捆档案(在西班牙，一盒或一捆档案大约有10—20厘米厚)。
三是信函服务。利用者可以向国家档案馆写信，档案馆以邮件的形式答复利用者，从而使利用者获得有关馆藏的信息。
除了上述几种形式的档案服务外，西班牙国家档案馆还广泛开展另外两种形式的服务。一种形式的服务是开展教育活动，这种活动与我国一些档案馆开展的爱国主义和革命传统教育相类似。例如，西班牙国家历史档案馆将此类参观的时间规定为每个星期的星期三上午，人数一般控制在15—20人之间。另一种形式的服务是档案展览。展览可以由档案馆定期地在档案馆内组织进行，展览都是免费参观。档案馆也可以将文件租借给公共或私人机构。不过，将文件出租或出借的限制较为严格，必须有文化教育体育部的部长授权才可进行。此外，档案馆也经常地举办一些有关档案和历史的讲座。
(三)档案利用服务的质量标准
西班牙国家档案馆比较重视档案服务的考核，并制订了由多项指标组成的档案服务质量标准。以国家历史档案馆为例，这个标准就有13项内容：(1)档案馆提供有关利用条件、文件阅览条件及档案馆服务项目的信息必须是即时的；(2)档案用户进入档案阅览室的认证工作必须在24小时内完成；(3)对信函咨询必须在一个月内给予答复；(4)阅览室内必须有有关文件利用和存放地点的人性化建议；(5)为了能够在当日下午就能利用到文件，档案馆必须开展预约服务；(6)每一盒或每一捆档案可以保留5天；(7)在阅读器中阅读的缩微胶片必须能够自己翻拍；(8)加急照片复制必须在24小时内完成；(9)对团体参观的答复必须在7天以内完成；（10）为了便于保存和阅览，破损的档案必须经过修复；（11）对投诉和建议要在20个工作日内答复；（12）文件复制的格式要与国际标准化组织、西班牙和欧盟认证的标准相一致；（13）用户能够使用到服务质量调查表。
(四)重视档案利用服务的信息反馈和投诉
西班牙的档案馆很重视用户信息的反馈。国家历史档案馆利用规则中有一条就是，鼓励档案用户提供建设性的意见，以便他们能够改进档案服务。提供意见的方式一是鼓励档案用户对于档案馆的服务进行评论，并对档案馆的服务工作提出建议；二是建立并鼓励用户积极参加档案用户联谊会；三是可以给档案馆馆长写建议信；四是档案馆准备一些问卷调查表，由档案用户填写；五是鼓励档案工作者将他们利用档案写成的研究著作赠送给档案馆。
如果档案用户有投诉和建议，他们可以在档案馆的意见书中或者在文件存取登记簿中写下自己的投诉意见或建议。如果不愿意使用档案馆提供的登记簿，可以通过信函进行投诉。建议可以是匿名的，可以通过邮件、电话、传真的形式发送，也可以直接投入利用室旁边的意见箱中。
(五)在档案利用服务工作中确保档案安全
为了保证档案的安全，西班牙国家档案馆建立有比较严格的制度，并采取了各种措施确保档案安全。这些措施大概有如下几个方面：
一是在利用者进入档案馆大楼的时候，利用者随身携带的物品必须经过安全部门的严格检查。与中国的安全措施不同的是，在中国的一些较大的档案馆，负责安全保卫的人员一般都是站在档案馆的大门旁，直接查验的是进入档案馆的人员的身份和目的，一般不对进出者的物品进行检查。而在西班牙的一些国家档案馆中，进入档案馆之前不但要经过人工的检查，而且随身携带的物品还要像进入机场一样经过X光安检设备的扫描。只有在确保个人及携带物品安全的情况下才能进入档案馆。
二是对利用者进行身份登记，并在用户进入利用室之前对其进行档案利用方面的教育。西班牙国家档案馆中都有确保档案安全和档案合理利用的规章制度，利用者只有在阅读了有关规定的情况下才可进入利用室。
三是电视监控与人工监控相结合。和我国的一些档案馆中的情况一样，西班牙的所有国家档案馆都设立电视监控系统，在利用者利用档案的过程中，接待服务人员通过接待台后面的监视器可以监视利用档案过程的每一个细节。与我国一些档案馆中的措施不同的是，在西班牙的国家档案馆中，除了电视监控外还辅之以人工监控。在阿拉贡王朝档案馆的利用室，我们看到，在一个大约有40平方米的利用室内，房顶上安装着两个监视用的摄像头，两名接待服务人员在接待台后面的监视器上注视着利用者的利用行为，同时还有一名“警察”(或穿着“保安”服装的人)就站在利用室的一个最显眼的地方，注视着利用室的每一个角落。人工监督不但是对机器监视的一种补充，而且更为重要的是以“警察”之威严可以起到一种“威慑”作用，“防患于未然”。
四、效果显著的现代档案管理措施
（一）重视数字档案信息资源建设
西班牙国家档案馆是世界上进行档案数字化较早的国家之一。1986年，印第安总档案馆开始了馆藏档案的数字化。西班牙的同事介绍说，这是世界上的第一次。至2002年5月有1000多万的图像格式的文件可以在因特网上利用。
为推动“档案上网工程”，1999年开始，西班牙国家档案局开展了西班牙档案馆因特网计划。其目的是要使西班牙国家档案馆的馆藏可以通过因特网来利用。在该计划完成后，档案数据库和数字化的文件可以免费查询。按照西班牙国家档案局的策略，1999年开始首先将印第安总档案馆送上因特网。2003年以后，各个国家档案馆的数据库和数字化的文件都将加入到这一计划中来，使得上网文件达到1200万份，并且这一数字将随着档案信息化进程的推进而不断提高。该计划完成后，用户可以对文件进行拷贝或者打印，同时网上建立的用户论坛可以使用户访问档案馆并参观网上展览。
最近几年，西班牙国家档案局开展的一个较大的项目是建立历史档案指南数据库。这个数据库提供了有关西班牙和国外档案的详细信息，共有5个部分，第一个是拉丁美洲史资料，第二个欧洲史资料，第三个是西班牙史资料，第四个是西班牙内战、放逐和劳工运动资料，第五个是科学技术史资料(该数据库又划分成几个不同的部分，如医药卫生、采矿、物理和化学)。该数据库建立后，在档案利用上已经发挥了一定的效益。2002年一年之中，对该数据库一共进行了220896次查询，查阅文件446103份。
最近几年，西班牙国家档案局进行的另一个项目是建设立法史资料数据库。该项目除了要产生可供因特网利用的文件之外，就是要产生包含有保存在不同的档案馆(如西班牙历史档案馆、西曼卡总档案馆等)的古代王朝法律文本信息的数据库。
(二)利用信息化手段对档案利用进行管理
在对档案利用的管理上，西班牙国家档案馆建立了档案用户管理数据库。在国家历史档案馆，西班牙的同行向我们演示了这个数据库。利用者在办理了用户证之后，具有了一个在国家档案馆利用档案的身份号码，有关该用户的一些信息已经进入了国家档案馆的用户管理数据库系统。利用者在什么时间里利用了什么档案，计算机里登记得清清楚楚。西班牙的同事介绍说，这个系统对他们非常有用：一是利用该系统可以很容易地查找到一个人是否在档案馆中利用了档案，什么时间里利用了档案，利用了什么档案。因此，可以很方便地提供利用者利用档案的证明(西班牙的有关部门经常资助一些科研项目，在进行经费结算时经常要求研究者证明他们使用了某些档案馆的档案)；二是可以方便地对一些档案的运转和去向进行跟踪；三是在利用者办理了一个用户证之后，再去档案馆时可以不必再办理用户证即可直接借阅档案；四是进行档案利用统计时，通过计算机来完成，可以省去许多麻烦。目前该数据库只在一个档案馆内使用，以后档案馆因特网项目完成后该数据库可以在所有的国家档案馆中通用。一个利用者查阅档案的情况可以在另一个国家档案馆的计算机中查阅出来。
（陈慧涵摘自《外国档案工作动态》 中国档案代表团傅华执笔)
