戴志强
在上海新一轮发展的大背景下，上海市档案馆正以外滩新馆建设为契机，努力建设一个集档案实体保管与信息加工基地、档案科技研究与教育培训基地和档案开放与社会利用基地为一体的新型档案馆。笔者以为，新型档案馆不同于传统档案馆之处，在于它应真正体现现代档案馆的公共性服务理念，因此，在这一意义上来说，新型档案馆应是名符其实的公共档案馆。那么，公共档案馆建设的涵义及其现实意义何在呢？对此，笔者提出一些初步的意见，以供探讨。
公共档案馆建设的涵义
如果说，公共档案馆与传统档案馆有明显区别的话，笔者以为，两者的根本区别在于服务理念上的不同。公共档案馆奉行公共性的现代服务理念，即以人为本，以贴近公众、服务公众为根本宗旨；而传统档案馆往往信守固有的“国家意志”，甚至与公众的需要对立起来，因而给公众造成一种难以接近的神秘感觉。服务理念上的差异往往导致不同的结果，如，在资源建设上，传统档案馆收藏以党政机关为主形成的国家档案资源，馆藏宏观管理层面的档案居多，操作性、形态性的微观层面的档案缺乏；公共档案馆不仅要收藏以管理公共事务为职能的国家机关宏观层面的国家档案资源，而且十分重视收藏与公众生活直接相关的微观层面的社会档案资源。在管理方式上，传统档案馆一般与相对封闭的国家政治环境相适应，往往存在人为的“宁左勿右，处处设防”的状况，推行的是一种封闭型的管理方式；公共档案馆一般与开放的国家政治环境相适应，其法治型的管理方式与国家政务公开所倡导的“公开、公平、公正”原则一脉相承。在利用服务方面，传统档案馆以实际工作查考和学术研究方面的用户为主要服务对象，几乎没有一般市民的休闲利用；而公共档案馆则要满足包括公众休闲利用在内的社会多方面日益广泛而长久的需求。
因此，笔者以为，所谓公共档案馆，是指从档案馆的环境建设到资源储备，从现代技术应用到信息开发水平，都要符合国家档案馆公共性的现代服务理念，即以人为本，在提升档案馆管理的开放度、资源的共享度和接待的满意度上见实效。上述涵义主要包括以下三个方面的内容：
一是管理的开放度，即公共档案馆在管理方面，不仅要建立外松内紧的安全保密工作管理机制，而且要提高智能化技术的应用水平，并在管理对象的传统性与管理设施的现代性的基础上，建设一种与公共档案馆发展需要相适应的档案馆文化。显然，提升管理的开放度，关键是要建设适应公共档案馆运作需要的管理文化，即体现在公共档案馆环境设施、管理制度、业务规范和运作机制建设上的一种法制化、标准化、现代化的管理模式。据报道（参见上海市档案局综合规划处编印的《档案文摘》2003年第9期），《北京市档案馆条例》日前已被正式列入北京市人大教科文卫体委五年立法规划。笔者以为，通过立法将使公共档案馆建设真正纳入法治的轨道，从而进一步提升和扩大档案馆的社会影响力。因此，公共档案馆建设的法制化、标准化、现代化水平似应作为衡量管理开放度的客观标准。
二是资源的共享度，即公共档案馆在馆藏档案信息资源建设方面，首先要加强公共性档案信息资源的集聚与整合工作。不仅要运用扩大档案资料接收进馆范围、缩短档案资料接收进馆期限、加大新领域建档力度和全方位征集社会散存档案资料等传统方式，切实加强公共性档案信息资源集聚与整合的力度，而且要依托局域网集聚与整合馆藏多媒体档案信息资源、依托公务网建立区域性档案目录中心并在线接收电子档案、依托因特网建设档案信息网站加快馆藏信息资源向网络信息资源转化的进程并在数据库无缝链接条件下集聚与整合相关的公共性信息资源。其次，要大力加强馆藏档案信息资源的开发开放工作。目前国家综合档案馆馆藏档案正式向社会开放，即能公开提供公众利用的档案仅占馆藏档案总数的一半左右，有的甚至仅占三分之一。虽然馆藏档案的开放数量不能作为衡量公共档案馆的唯一标准，但这与公共档案馆的服务宗旨实难相符。因此，把馆藏档案信息资源转化为可在最大范围内共享的公共档案信息资源（或者说要尽可能实现馆藏档案信息资源由控制使用向开放利用的转变），既需要我们依法加强档案的开放鉴定工作，而且要运用多种开发技术手段和成果形式，这无疑是一个与时俱进的发展过程。为此，馆藏档案的利用率（指在单位时间内馆藏档案对外提供利用的数量占馆藏档案总数的百分比）、开放率（指馆藏内已开放的档案数量占符合法定开放期限档案总数的百分比）以及网络信息对馆藏资源覆盖的广度与深度似应作为衡量公共档案馆馆藏资源共享度的客观标准。
三是接待的满意度，即公共档案馆在满足公众需求方面的总体有效程度。显然，在档案利用接待方面，不仅要运用一切利用方式方法向用户推出档案馆业务建设的一系列成果，而且要注重塑造档案馆的文明形象。因为，档案利用接待工作提供的不仅是用户需要的信息资源，而且是一种服务。这一服务不仅包含在凝聚着幕后无数档案工作者劳动结晶的信息资源上，而且体现在窗口服务人员的言谈举止之中。实践表明，凭藉档案馆现有的信息资源和开发水平，要使每一位查档者都能“高兴而来，满意而归”还是有难度的。为此，我们要尽可能做好用户的接待咨询工作，即便是没有查到所需的档案，我们也应尽可能地为其提供进一步查找的建议。因为，做好接待咨询工作，不仅对于解决公共档案馆的馆藏资源建设和多方面业务建设的深层次问题都会提供有价值的信息，而且将有助于树立档案馆“用户至上”的社会形象。此外，为了满足公众来馆休闲利用的需要，档案馆还有必要提供展览、视听、学生课堂、党团生活、有关文化产品等服务项目和电子信息查询系统，并推行“首问接待责任制”。为此，作为衡量公共档案馆接待满意度的客观标准，不仅应包括接待利用的人次、卷次、查准率、查全率，而且似应包括利用档案产生的效益与咨询服务的有效性等方面。
上述三个方面往往是互相联系的。比如，公共档案馆管理的开放度和接待的满意度还在一定程度上取决于资源的共享度，这又往往与馆藏档案开放鉴定工作的进展状况有关。实践表明，目前档案开放鉴定工作相对滞后，不仅有政策、规范过于原则因而操作性不强的原因，而且有工作机制不够完善的原因。同时，在观念上往往还存在档案形成不满30年者不搞开放鉴定，满了30年可开放可不开放者暂不开放，卷内个别文件需控制整卷不开放之类的思维定势。而对档案法实施办法确定的经济、科学、技术、文化等方面档案可以随时开放的精神则尚未有效的机制予以落实。因此，在开放鉴定或者加快档案开放步伐方面，目前的主要问题不是要去做政策规定不能做的事情，而是有些政策许可的事情因缺乏有效的保障机制而无法落实。笔者以为，在现行政策允许的范围内，通过馆藏档案的文件级开放鉴定和全文数字化扫描，也许就可以从原先控制的案卷中开放出相当一批与公众需求相关的重要档案信息资源。
公共档案馆建设的现实意义
公共档案馆建设并非凭空产生的一种设想，而是新世纪、新阶段我国档案工作部门把握历史性机遇，应对一系列挑战，谋求跨越式发展的一种明智的选择。因此，充分认识公共档案馆建设的现实意义，对于推进公共档案馆建设由理念向实践的发展是十分必要的。
（一）公共档案馆建设是全面建设小康社会的需要
江泽民同志在党的十六大报告中指出，“我们要在本世纪头二十年，集中力量，全面建设惠及十几亿人口的更高水平的小康社会，使经济更加发展、民主更加健全、科教更加进步、文化更加繁荣、社会更加和谐、人民生活更加殷实”。“全面建设小康社会的目标，是中国特色社会主义经济、政治、文化全面发展的目标，……各地各部门都要从实际出发，采取切实有效的措施，努力实现这一目标”。笔者以为，公共档案馆建设正是档案部门为实现全面建设小康社会目标所应该采取的切实有效的措施。因为，可以预见的是，在我国全面建设小康社会的进程中，社会各方面对档案信息资源与档案馆有效服务方面的需求将会空前的增长，并在数量和质量上大大突破目前“还是低水平的、不全面的、发展很不平衡的小康”社会的档案利用水平。推进公共档案馆建设，就是要从管理理念、运作机制、服务方式上解决与全面建设小康社会同步发展、为全面建设小康社会有效服务的问题。因此，可以说，公共档案馆建设是我国档案部门深入贯彻“三个代表”重要思想，为实现十六大确定的在本世纪头二十年全面建设小康社会目标的必要举措之一。
（二）公共档案馆建设是推进政府信息公开的需要
在我国推行政府信息公开政策，不仅是顺应世界潮流，而且是我国改革开放和现代化建设发展的需要。首先，在我国社会主义市场经济蓬勃发展，特别是我国加入WTO后，政府职能转变的方向一是要以服务导向代替政府中心主义的绝对管制，二是要以间接调控为主的政企模式代替直接控制、直接经营的旧模式。而这两方面的客观要求都与信息提供有关。政府部门的角色将主要是信息服务的提供者，它的各项具体职能将更加明确地表现为信息的收集、加工、处理、传递、存储。其二，我国加入了WTO，就必须恪守“透明度原则”，加大政务公开力度，对外贸易的各项法律、法规、行政规章、司法判决，政府之间或政府机构之间签署的影响国际贸易政策的现行协定和条约都要迅速公布。其三，随着市场经济体制的不断完善，我国宪法所体现的维护公民监督权、知情权和其他合法权益的精神，将在各项相关法律法规中得到更具体、有形的体现，政府对社会所需信息的采集、发布等行动都将被“法”约束，信息处理、信息管理将成为政府部门的法定职能。同时，社会各有关方面，为法定权益，将产生更加广泛的信息需求，在法律的保护下，他们将要求政府规范而集中地开放信息，有效提供更具权威性、系统性和时效性的信息。面对这样的形势，政府部门应真正了解社会各方面的信息需求，建立尽可能多的窗口，以一切有效方式，向社会提供更加集中、规范、权威、系统和有效的信息。档案部门作为政府专司信息资源管理的主要部门，面对着进一步优化馆（室）藏结构的客观需求，有责任有义务发挥“信息总汇”的优势，积极为政府职能转变做出贡献。实践表明，近年来我国部分地方国家综合档案馆经当地党委和政府批准面向公众开展现行公开文件阅览服务，不仅适应了政府信息公开的需要，受到了人民群众的普遍欢迎，而且为国家综合档案馆转型为现代公共档案馆积累了必要的经验。在某种意义上来说，公共档案馆又可以作为永久性的政府信息公开的公众服务平台来建设。因此，公共档案馆建设已成为政府信息公开的必然要求和发展趋势。
（三）公共档案馆建设是我国档案事业跨越式发展的需要
我国各级国家综合档案馆大多建立于上世纪的五、六十年代，期间经历了从封闭、半封闭走向开放的不寻常的历程。档案馆的每一步发展既离不开国家和社会需要的推动，又无不是档案工作内在规律作用的结果。经历了四十余年的业务建设之后，我国各级国家综合档案馆在馆藏资源、管理设施、服务水平等方面都有了空前的发展。但是，在新的历史时期，地方各级综合档案馆也面临新的挑战。这种挑战，一是来自外部，即图书、文博等公共性文化事业适应市场经济发展的需要，利用其贴近公众的先天性优势，呈现出经济效益与社会效益并进的良性发展的势头，甚至在资源建设、社会教育等方面成为档案馆的“竞争对手”（不仅原有的文博单位新招迭出已经成为公众文化休闲的持续性热点，而且相当多的部门或行业也在大张旗鼓地筹办博物馆），不能不在一定程度上影响着档案馆的发展。二是来自内部，主要是部分专业、部门档案馆，甚至一些机关档案室，在资源建设上未能真正按照国家档案法规的要求，将对国家和社会有长久保存价值的档案定期向有关的国家综合档案馆移交，国家综合档案馆依法集聚与整合国家档案信息资源的工作受到了空前的挑战，不能不在相当程度上制约了国家综合档案馆“两基地一中心”功能的发挥和我国档案事业整体的可持续发展。为此，国家综合档案馆要认清形势，把握机遇，以公共档案馆建设为现实目标，对外拓展社会服务功能，做大做强档案馆服务品牌，以增强公众亲和力；对内形成资源集散与功能辐射优势，充分发挥我国档案事业的主体作用，不断增强档案工作组织体系内部的向心力，从而推进我国档案事业的跨越式发展。
